一、項(xiàng)目管理
1.1、項(xiàng)目管理的基本內(nèi)容
實(shí)施ERP是一項(xiàng)項(xiàng)目管理工作,項(xiàng)目管理的基本內(nèi)容可說明如表1,項(xiàng)目管理是為了實(shí)現(xiàn)規(guī)定的目標(biāo),明確項(xiàng)目的范圍與工作內(nèi)容,合理利用各種資源,在規(guī)定的時(shí)間和預(yù)算內(nèi)完成項(xiàng)目的實(shí)施。
表1:項(xiàng)目管理的基本內(nèi)容
內(nèi) 容 | 意 義 |
分析問題、找出原因、提出解決方案 | 為什么要做? |
確定項(xiàng)目的范圍和目標(biāo) | 做到什么程度? |
建立項(xiàng)目組織,調(diào)配人力資源,明確職責(zé) | 具體由誰來做? |
分解工作,明確工作內(nèi)容、層次和順序 | 做什么?如何做? |
制定項(xiàng)目計(jì)劃、控制進(jìn)度 | 何時(shí)做?按什么順序做? |
跟蹤工作進(jìn)程、評價(jià)工作質(zhì)量 | 做得質(zhì)量如何? |
控制項(xiàng)目預(yù)算 | 要花多少錢來做? |
提交工作成果和文檔 | 已做了些什么? |
審批通過工作成果 | 做的結(jié)果如何? |
研究下一步工作 | 還要做什么? |
1.2、項(xiàng)目組織
實(shí)施ERP系統(tǒng)有大量的工作要做;管理改革也要配合進(jìn)行。為了保證項(xiàng)目按計(jì)劃進(jìn)度順利實(shí)施,首先要組織落實(shí)。通常要成立三級項(xiàng)目組織,即項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組、項(xiàng)目實(shí)施小組和項(xiàng)目應(yīng)用小組。
圖1:項(xiàng)目組織結(jié)構(gòu)圖
現(xiàn)分別介紹如下:
1.2.1、項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組
項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組簡稱領(lǐng)導(dǎo)小組,由企業(yè)一把手主持,與ERP有關(guān)的重要領(lǐng)導(dǎo)(如CEO、COO、CIO等),實(shí)施小組組長(企業(yè)實(shí)施ERP的項(xiàng)目的常務(wù)負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目經(jīng)理)組成,共約5至7人。
領(lǐng)導(dǎo)小組的主要工作是:
制定方針策略,指導(dǎo)項(xiàng)目小組;
設(shè)定項(xiàng)目目標(biāo)、范圍及評價(jià)考核標(biāo)準(zhǔn);
批準(zhǔn)項(xiàng)目計(jì)劃,監(jiān)控項(xiàng)目進(jìn)程;調(diào)配人力和資金;
推動培訓(xùn)工作;解決項(xiàng)目小組不能解決的問題;
研究企業(yè)管理改革措施;
研究企業(yè)工作流程的調(diào)整與機(jī)構(gòu)重組;
審批軟件二次開發(fā)方案并驗(yàn)收;審批新系統(tǒng)的工作準(zhǔn)則與工作規(guī)程,保證項(xiàng)目能夠正常進(jìn)行;
對項(xiàng)目成敗全面負(fù)責(zé)。
領(lǐng)導(dǎo)小組至少每兩周舉行一次例會,但是領(lǐng)導(dǎo)小組組長需要經(jīng)常關(guān)心、參與和指導(dǎo)實(shí)施工作,及時(shí)處理各種問題;實(shí)施ERP系統(tǒng),是一種對人的投資,可以把關(guān)注的重點(diǎn)放在以下幾方面:
抓培訓(xùn)效果和人員素質(zhì)的提高;
明確職責(zé),樹立尊重、信任、合作的團(tuán)隊(duì)精神;
查工作成果,賞罰分明;
監(jiān)督數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性,改革不利于數(shù)據(jù)準(zhǔn)確的各種因素;
變職工的管理觀念,推進(jìn)企業(yè)管理深化改革;
把ERP系統(tǒng)用于實(shí)處,解決企業(yè)實(shí)際的業(yè)務(wù)問題,實(shí)現(xiàn)企業(yè)目標(biāo)效益。
實(shí)施ERP系統(tǒng)最大的障礙是人們思想中的傳統(tǒng)舊觀念,國外常用“我們的敵人就是我們自己”說明改革管理首先是改造舊觀念和舊習(xí)慣。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)首先要做的就是“人”的工作。在ERP項(xiàng)目中,領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的重點(diǎn)可以概括地說是:人、企業(yè)文化、改革和效益。為了配合企業(yè)ERP系統(tǒng)的實(shí)施,軟件公司和咨詢公司也有相應(yīng)的項(xiàng)目實(shí)施顧問配合,提供咨詢和指導(dǎo)。
1.2.2、顧問參與的組織形式有兩種:
1)、直接增派實(shí)施顧問、咨詢顧問到領(lǐng)導(dǎo)小組、實(shí)施小組;
2)、成立顧問組在需要的各個(gè)地方、時(shí)間參與領(lǐng)導(dǎo)小組、實(shí)施小組和應(yīng)用小組的實(shí)施活動。
1.2.3、項(xiàng)目實(shí)施小組
項(xiàng)目實(shí)施小組的協(xié)同工作在公司范圍內(nèi)實(shí)施ERP軟件,有可能會使組織、業(yè)務(wù)流程與功能發(fā)生變化,因此成立一個(gè)由企業(yè)最高管理層及各個(gè)業(yè)務(wù)部門人員組成的項(xiàng)目實(shí)施小組顯得尤為重要,而不是單純由IT部門去實(shí)施整個(gè)過程。項(xiàng)目實(shí)施小組通稱項(xiàng)目小組,也有稱核心小組(coreterm)以示其重要性。項(xiàng)目小組由項(xiàng)目組長或經(jīng)理負(fù)責(zé),進(jìn)行實(shí)施ERP系統(tǒng)的日常工作。
A、項(xiàng)目組長
項(xiàng)目組長是一個(gè)非常關(guān)鍵的崗位,人選非常重要,關(guān)系到項(xiàng)目的成敗。項(xiàng)目組長最好是副長級干部,便于協(xié)調(diào)各業(yè)務(wù)部門在ERP項(xiàng)目實(shí)施中的工作。它是領(lǐng)導(dǎo)小組的成員,除了領(lǐng)導(dǎo)項(xiàng)目小組外,還要指導(dǎo)各職能組或?qū)I(yè)組,并直接向廠長和領(lǐng)導(dǎo)小組報(bào)告工作。項(xiàng)目組長經(jīng)過認(rèn)真選拔任命后,在ERP項(xiàng)目成功實(shí)施之前,不得輕易變動。
項(xiàng)目組長的基本條件是:
1、必須十分熟悉企業(yè)的管理情況,具備一些重要的基層部門的管理經(jīng)驗(yàn);
2、有改革創(chuàng)新精神,孜孜不倦地學(xué)習(xí)現(xiàn)代管理思想和方法;
3、應(yīng)當(dāng)思維敏捷,條理清楚,精力充沛,具有百折不撓的精神;
4、善于表達(dá)和以理服人,有較強(qiáng)的組織能力,能與人合作共事,在企業(yè)中有一定的威望。
B、項(xiàng)目小組的成員:
項(xiàng)目小組的成員包括各主要業(yè)務(wù)部門的主管或業(yè)務(wù)骨干,這些人員不僅熟悉本部門的工作,也了解其他相關(guān)部門的情況及相互關(guān)系。他們中間一部分如可兼任有關(guān)職能組組長的工作,他們應(yīng)當(dāng)是熱心管理改革并能為實(shí)施ERP系統(tǒng)而勤奮工作的人員。經(jīng)驗(yàn)表明,沒有得力的人員參與ERP系統(tǒng)的實(shí)施,只能是延誤進(jìn)度,嚴(yán)重的甚至導(dǎo)致項(xiàng)目流產(chǎn)。在ERP項(xiàng)目實(shí)施過程中,企業(yè)原有的工作還必須正常進(jìn)行,項(xiàng)目小組和職能組中有些人還難免要兼顧原有的工作。但是,為了保證項(xiàng)目實(shí)施,項(xiàng)目小組的成員至少應(yīng)有80%以上的時(shí)間和精力投入實(shí)施工作中去。對項(xiàng)目組長來講,則必須完完全全脫開他原來承擔(dān)的各項(xiàng)工作,用100%的時(shí)間和精力,全力以赴地投入ERP系統(tǒng)的實(shí)施。他的幾名關(guān)鍵助手,也有必要脫離原有的工作,100%地投入項(xiàng)目實(shí)施。這是為了實(shí)施ERP系統(tǒng)不容忽視和無法避免的問題。有的企業(yè)為副廠長級的項(xiàng)目組長配備一名項(xiàng)目助理,并100%地投入項(xiàng)目實(shí)施。只要副廠長級的項(xiàng)目組長不是虛設(shè),而是真正負(fù)起責(zé)任抓項(xiàng)目實(shí)施工作,也不失為一種變通辦法?傊,人事安排需要企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)重視并親自調(diào)配,這關(guān)系到項(xiàng)目的成敗。
項(xiàng)目小組對廠長和領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé),人數(shù)約6-10人,主要的工作是:
指定實(shí)施計(jì)劃,并監(jiān)督執(zhí)行;
安排企業(yè)項(xiàng)目的日常實(shí)施工作;
負(fù)責(zé)指導(dǎo)、組織和推動應(yīng)用組的工作,積極提出與參與業(yè)務(wù)改革;
負(fù)責(zé)組織原型測試,模擬運(yùn)行ERP軟件系統(tǒng),對管理改革的問題提出解決方案和建議;
負(fù)責(zé)企業(yè)的內(nèi)部培訓(xùn)工作,把ERP的培訓(xùn)落實(shí)到各個(gè)層面,擔(dān)負(fù)起培訓(xùn)教員的角色;
負(fù)責(zé)按要求收集數(shù)據(jù),監(jiān)督數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、及時(shí)和完善的錄入處理,并編制企業(yè)的ERP數(shù)據(jù)規(guī)范;
主持制定新的工作準(zhǔn)則和工作規(guī)程;
負(fù)責(zé)系統(tǒng)的安全和保密工作;
提交各個(gè)階段的工作報(bào)告。
項(xiàng)目小組每周至少有12次例會,必要時(shí)每天召開短時(shí)間的碰頭會。
注:例會的會議議程一般如下:
①、項(xiàng)目的進(jìn)度;
②、項(xiàng)目的難度;
③、需要共同討論的事項(xiàng);
④、近期的工作總結(jié);
⑤、下階段工作安排與要點(diǎn);
⑥、資源調(diào)配
1.2.4、項(xiàng)目應(yīng)用小組
項(xiàng)目應(yīng)用小組有兩種含義。
1、與企業(yè)實(shí)施的ERP系統(tǒng)有關(guān)的部門,指定幾名骨干組成應(yīng)用組,在部門主管指導(dǎo)下,研究本部門實(shí)施ERP系統(tǒng)的方法和步驟,掌握與本部門有關(guān)的軟件功能,準(zhǔn)備并錄入數(shù)據(jù),學(xué)會應(yīng)用各種報(bào)表提供的信息,培訓(xùn)本部門的使用人員,參加制定工作準(zhǔn)則與工作規(guī)程,做好新舊管理模式的切換,運(yùn)行新系統(tǒng)。每個(gè)應(yīng)用組的成員數(shù)約35人,應(yīng)用組要隨時(shí)研究工作,并對項(xiàng)目小組負(fù)責(zé)。
2、在研究一個(gè)專題時(shí),如確定物料編碼,有項(xiàng)目組長會同有關(guān)部門,組成專題組,在短期內(nèi)完成某個(gè)專題研究。專題組的人數(shù)根據(jù)需要而定;工作完成后,專題組可以解散。領(lǐng)導(dǎo)小組、項(xiàng)目小組和應(yīng)用小組的關(guān)系是環(huán)環(huán)相扣的。下層的負(fù)責(zé)人是上層的成員,如應(yīng)用小組的負(fù)責(zé)人是項(xiàng)目小組成員,項(xiàng)目組長是領(lǐng)導(dǎo)小組的成員。整個(gè)項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人是企業(yè)第一把手,它是高舉火炬照亮項(xiàng)目前進(jìn)道路的領(lǐng)路人。
總之,ERP系統(tǒng)首先必須由熟悉管理業(yè)務(wù)的人來主持和應(yīng)用,同時(shí),又要有計(jì)算機(jī)專業(yè)人員的通力合作才能取得成功。而當(dāng)前應(yīng)著重強(qiáng)調(diào)的是:必須有企業(yè)自己的管理人員投入。
1.2.5、制定項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃
項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃一般分為兩類:項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃、業(yè)務(wù)改革計(jì)劃。實(shí)施一般會分2至3個(gè)階段,期數(shù)的劃分要依據(jù)企業(yè)的ERP軟件模塊要求、二次開發(fā)量、企業(yè)的業(yè)務(wù)工作量、項(xiàng)目資源、企業(yè)的市場銷售情況進(jìn)行。一般情況的計(jì)劃安排如表2:
表2:項(xiàng)目實(shí)施總體規(guī)劃
序號 | 項(xiàng)目實(shí)施內(nèi)容 | 時(shí)間跨度 | 說明 |
1 | 成立項(xiàng)目組織 | 歷時(shí)三天 | 建立三級組織召開項(xiàng)目實(shí)施動員大會 |
2 | 制定實(shí)施計(jì)劃 | 歷時(shí)一周 | 經(jīng)過企業(yè)確認(rèn)的總體規(guī)劃 |
3 | 調(diào)研與咨詢 | 歷時(shí)三周 | 形成確認(rèn)的報(bào)告 |
4 | 系統(tǒng)安裝 | 歷時(shí)一個(gè)月 | 建立企業(yè)網(wǎng)絡(luò)等硬件和軟件的安裝 |
5 | 培訓(xùn) | 歷時(shí)一個(gè)月 | 各部門、階段交叉進(jìn)行 |
6 | 數(shù)據(jù)準(zhǔn)備 | 歷時(shí)一周 | 分階段同步進(jìn)行 |
7 | 業(yè)務(wù)改革 | 歷時(shí)五個(gè)月 | BPR |
8 | 原型測試 | 歷時(shí)半個(gè)月 | 分模塊、部門同步測試,提出測試報(bào)告 |
9 | 用戶化 | | 根據(jù)需求確定 |
10 | 模擬運(yùn)行 | 歷時(shí)一周 | 并根據(jù)需求確定 |
11 | 建立工作點(diǎn) | 歷時(shí)三天 | 分階段、業(yè)務(wù)建立,產(chǎn)生工作準(zhǔn)則 |
12 | 并行 | 歷時(shí)三個(gè)月 | |
13 | 正式運(yùn)行 | | |
14 | 總結(jié)工作 | | |
A、項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃
項(xiàng)目組織建立以后,下面的工作重點(diǎn)是完成項(xiàng)目實(shí)施前的一系列與項(xiàng)目管理有關(guān)的文檔,其中最重要的是確定項(xiàng)目的范圍、目標(biāo)和方法以及項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃。
1、確定項(xiàng)目的范圍、目標(biāo)和方法
為了保證項(xiàng)目在給定的時(shí)間和成本范圍內(nèi)高質(zhì)量地完成,必須有一整套關(guān)于咨詢服務(wù)、技術(shù)支持和培訓(xùn)的方法和軟件,其中首先要明確的就是項(xiàng)目的范圍、目標(biāo)和方法,本文檔同項(xiàng)目的質(zhì)量管理計(jì)劃相結(jié)合,將成為整個(gè)項(xiàng)目實(shí)施的基礎(chǔ)性文件,并提交給所有項(xiàng)目小組成員。
本文檔的目的是提供項(xiàng)目實(shí)施方法,策略,風(fēng)險(xiǎn),效益和假設(shè)等信息,以及有關(guān)項(xiàng)目資源需求的依據(jù)。具體來說,本文檔將提供以下信息的唯一來源:
1)、實(shí)施范圍:目標(biāo),里程碑,成功因素
2)、實(shí)施方法:管理,環(huán)境,其他業(yè)務(wù)需求
3)、技術(shù)處理策略
4)、項(xiàng)目實(shí)施政策,風(fēng)險(xiǎn)和假設(shè)
5)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和需求改變管理
2、確定項(xiàng)目工作進(jìn)度計(jì)劃
根據(jù)項(xiàng)目范圍、目標(biāo)和方法,經(jīng)雙方項(xiàng)目組成員討論進(jìn)一步確定項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃。表3為一般企業(yè)該計(jì)劃的主要內(nèi)容:
表3:企業(yè)的項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃
編號 | 階段 | 主要工作內(nèi)容 |
1 | 總體需求調(diào)查、 總體業(yè)務(wù)需求調(diào)研、 報(bào)告和討論 | 總體業(yè)務(wù)需求調(diào)研、報(bào)告和討論安裝產(chǎn)品Demo環(huán)境對項(xiàng)目小組進(jìn)行軟件標(biāo)準(zhǔn)功能培訓(xùn) |
2 | 總體解決方案設(shè)計(jì) | 業(yè)務(wù)分析與業(yè)務(wù)流程重新設(shè)計(jì) 業(yè)務(wù)需求與軟件功能匹配建立測試原型并進(jìn)行初步模擬測試討論、審批并形成最終總體解決方案 |
3 | 詳細(xì)方案設(shè)計(jì) | 軟件模塊設(shè)置分析 計(jì)算機(jī)業(yè)務(wù)流程分析與設(shè)計(jì) 在測試環(huán)境中進(jìn)行詳細(xì)模擬測試 討論、審批并形成最終方案 |
4 | 模塊實(shí)施與上線 | 財(cái)務(wù)、倉庫、采購、分銷、制造等模塊分步實(shí)施上線 |
5 | 并行運(yùn)行 | 經(jīng)過一個(gè)月的并行運(yùn)行驗(yàn)證表明,結(jié)果正確,運(yùn)行正常 |
6 | 實(shí)施結(jié)束 | 實(shí)施結(jié)束,并開始后期支持 |
B、業(yè)務(wù)改革計(jì)劃
企業(yè)實(shí)施BPR的方法和步驟,如圖2所示
圖2:BPR程序綜合示意圖
二、項(xiàng)目實(shí)施
2.1、項(xiàng)目的前期準(zhǔn)備工作(軟件安裝之前的階段,這階段一般由咨詢公司完成)
這個(gè)階段非常重要,關(guān)系到項(xiàng)目的成敗,但往往為實(shí)際操作所忽視。這個(gè)階段的工作主要包括:領(lǐng)導(dǎo)層培訓(xùn)及ERP原理的培訓(xùn)。主要的培訓(xùn)對象是企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)及今后ERP項(xiàng)目組人員,使他們掌握ERP的基本原理和管理思想。這是ERP系統(tǒng)應(yīng)用成功的思想基礎(chǔ)。因?yàn)橹挥衅髽I(yè)的各級管理者及員工才是真正的使用者,真正了解企業(yè)的需求,只有他們理解了ERP,才能判斷企業(yè)需要什么樣的ERP軟件,才能更有效率的運(yùn)用ERP。
2.1.1、企業(yè)診斷
由企業(yè)的高層領(lǐng)導(dǎo)和今后各項(xiàng)目組人員用ERP的思想對企業(yè)現(xiàn)行管理的業(yè)務(wù)流程和存在的問題進(jìn)行評議和診斷,找出問題,尋求解決方案,用書面形式明確預(yù)期目標(biāo),并規(guī)定評價(jià)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的標(biāo)準(zhǔn)。這里會用到我們在下一個(gè)部分里將要介紹的業(yè)務(wù)流程重組方法。
2.1.2、需求分析,確定目標(biāo)
企業(yè)在準(zhǔn)備應(yīng)用ERP系統(tǒng)之前,還需要理智地進(jìn)行立項(xiàng)分析:
企業(yè)是不是到了該應(yīng)用ERP系統(tǒng)的階段?
企業(yè)當(dāng)前最迫切需要解決的問題是什么,ERP系統(tǒng)是否能夠解決?
ERP系統(tǒng)的投資回報(bào)率或投資效益的分析?
在財(cái)力上企業(yè)能不能支持ERP的實(shí)施?
上ERP的目的所在,到底為什么,系統(tǒng)到底能夠解決哪些問題和達(dá)到哪些目標(biāo)?
基礎(chǔ)管理工作有沒有理順或準(zhǔn)備在上ERP之前讓咨詢公司幫助理順、人員的素質(zhì)夠不夠高?
然后將分析的結(jié)果寫成需求分析和投資效益分析正式書面報(bào)告,從而做出是否上ERP項(xiàng)目的正確決策。
2.1.3、業(yè)務(wù)分析及BPR設(shè)計(jì)
在業(yè)務(wù)調(diào)研階段,項(xiàng)目小組要逐一對下表所列的各項(xiàng)業(yè)務(wù)及業(yè)務(wù)流程進(jìn)行調(diào)研和進(jìn)行深入的討論,最后總結(jié)和提出各項(xiàng)業(yè)務(wù)的需求,并要求畫出業(yè)務(wù)流程表。企業(yè)的主要業(yè)務(wù)管理如表4
表4:企業(yè)主要的業(yè)務(wù)及流程
1、企業(yè)管理 | 5、物料管理 | 9、售后服務(wù) | 13、設(shè)備管理 |
2、財(cái)務(wù)管理 | 6、產(chǎn)品開發(fā) | 10、庫存管理 | 14、文件管理 |
3、人力資源管理 | 11、采購管理 | 15、托工管理 | |
4、營銷管理 | 8、計(jì)劃管理 | 12、成本管理 | |
2.1.4、軟件選型
在選型過程中要知己知彼。知己:就是要弄清楚企業(yè)的需求,即先對企業(yè)本身的需求進(jìn)行細(xì)致的分析和充分的調(diào)研,這我們在需求分析階段已經(jīng)完成;知彼:就是要弄清軟件的管理思想和功能是否滿足企業(yè)的需求。這兩者是相互交織進(jìn)行的,可以通過軟件的先進(jìn)的管理思想來找出企業(yè)現(xiàn)有的管理問題,特定的軟件則可能由于自身的原因,不能夠滿足企業(yè)一定的特殊需求,也需要一定的補(bǔ)充開發(fā)。另外,還要了解實(shí)施的環(huán)境。這里的環(huán)境包括兩個(gè)方面:國情(像財(cái)務(wù)會計(jì)法則等一些法令法規(guī),還包括漢化等)、行業(yè)或企業(yè)的特殊要求。根據(jù)這些來運(yùn)行流程和功能,從“用戶化”和“本地化”的角度來為ERP選型
2.2、準(zhǔn)備階段(包括數(shù)據(jù)和各種參數(shù)的準(zhǔn)備和設(shè)置)
這一階段要建立的項(xiàng)目組織和所需的一些靜態(tài)數(shù)據(jù)可以在選定軟件之前就著手準(zhǔn)備和設(shè)置,在這個(gè)準(zhǔn)備階段中,要作這樣幾項(xiàng)工作:
2.2.1、項(xiàng)目組織
前面已作了比較詳細(xì)的介紹。
2.2.2、數(shù)據(jù)準(zhǔn)備
在運(yùn)行ERP系統(tǒng)之前,要準(zhǔn)備和錄入一系列基礎(chǔ)數(shù)據(jù),這些數(shù)據(jù)是在運(yùn)用系統(tǒng)之前沒有或未明確規(guī)定的,故需要做大量分析研究的工作。包括一些產(chǎn)品、工藝、庫存等信息,還包括了一些參數(shù)的設(shè)置,如系統(tǒng)安裝調(diào)試所需信息、財(cái)務(wù)信息,需求信息等等。
基礎(chǔ)數(shù)據(jù)薄弱、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)量龐大等是我國企業(yè)實(shí)施ERP難以獲得成功的重要因素。有效實(shí)施ERP,一定要投入足夠的人力,重視基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的整理、修改和完善工作。數(shù)據(jù)整理要滿足軟件的格式要求,并確保其正確性、完整性和規(guī)范化。
A、數(shù)據(jù)規(guī)范與準(zhǔn)確性
ERP一種管理信息系統(tǒng),要進(jìn)行大量的數(shù)據(jù)處理;因此,要求數(shù)據(jù)必須規(guī)范化,有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。數(shù)據(jù)規(guī)范化是實(shí)現(xiàn)信息集成的首要條件。ERP對數(shù)據(jù)的另一個(gè)要求是數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。數(shù)據(jù)的及時(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性計(jì)算機(jī)輔助企業(yè)管理的基本要求。這里,“及時(shí)”指必須在規(guī)定的時(shí)間進(jìn)行和完成數(shù)據(jù)的采集和處理;“準(zhǔn)確”就是必須去偽存真、符合實(shí)際;“完整”是指要滿足系統(tǒng)對數(shù)據(jù)項(xiàng)規(guī)定的要求,沒有疏忽遺漏。通常,我們把各種管理數(shù)據(jù)歸納為三類。
⑴、靜態(tài)數(shù)據(jù)(或稱固定信息)。
一般指生產(chǎn)活動開始之前要準(zhǔn)備的數(shù)據(jù),如物料清單、工作中心的能力和成本參數(shù)、工藝路線、倉庫和貨位代碼、會計(jì)科目的設(shè)定等。我們所處的客觀環(huán)境是在不斷變化的,因此,所謂靜態(tài)也是相對的;就是說,即使是靜態(tài)數(shù)據(jù),也要定期維護(hù),保持其準(zhǔn)確性。系統(tǒng)運(yùn)行時(shí),訪問靜態(tài)數(shù)據(jù)一般不作處理。
⑵、動態(tài)數(shù)據(jù)(或稱流動信息)。
一般是指生產(chǎn)活動中發(fā)生的數(shù)據(jù),不斷發(fā)生、經(jīng)常變動。如客戶合同、庫存記錄、完工報(bào)告等,一旦建立,就需要隨時(shí)維護(hù)。
⑶、中間數(shù)據(jù)(或稱中間信息)。
中間數(shù)據(jù)是根據(jù)用戶對管理工作的需要,由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)按照一定的邏輯程序,綜合上述靜態(tài)和動態(tài)兩類數(shù)據(jù),經(jīng)過運(yùn)算形成各種報(bào)表。它是一種經(jīng)過加工處理的信息,供管理人員掌握經(jīng)營生產(chǎn)狀況、進(jìn)行分析和決策。如主生產(chǎn)計(jì)劃和物料需求計(jì)劃都是根礙靜態(tài)和動態(tài)數(shù)據(jù)加工處理后生成的中間信息。管理軟件功能的強(qiáng)弱,往往體現(xiàn)在它能提供多少有用的中間信息。如果人們對ERP原理理解得比較透徹,報(bào)表又設(shè)置得合理,就能有效地發(fā)揮這些中間數(shù)據(jù)的作用。
B、主要輸入數(shù)據(jù)
運(yùn)行ERP系統(tǒng)必須先建立一系列數(shù)據(jù),這對任何ERP軟件幾乎都是相同的,已形成一種標(biāo)準(zhǔn)。ERP這套成熟的規(guī)范化數(shù)據(jù),對應(yīng)用計(jì)算機(jī)輔助企業(yè)管理帶有普遍意義。這些數(shù)據(jù)可分為以下幾種主要類型見表5:
序號 | 類型 | 備 注 |
1 | 物料與產(chǎn)品信息 | 產(chǎn)品信息是通過物料清單來描述的。物料清單中所涉及的物料,都必須建立物料主文件(Item Master 或 Part Master)。一種物料可能用于多種產(chǎn)品,但主文件只有一份。在建立物料主文件之前,要對每個(gè)物料進(jìn)行編碼,規(guī)定物料號;還要按照軟件的要求,確定所有物料的類型和分類。 |
2 | 能力信息 | MRP要與CRP相伴運(yùn)行,占用能力資源是通過工藝路線文件及其時(shí)間定額來確定的,在ERP系統(tǒng)中主要的能力資源是工作中心,工作中心又是屬于某個(gè)車間或部門的,要事先定義。各種作業(yè)活動只能在工作日進(jìn)行,必須設(shè)定各種用途的工作日歷。 |
3 | 庫存信息 | 運(yùn)行MRP必須知道物料的可用量,各種物料按照定置管理的要求必須有存放地點(diǎn),也就是倉庫與貨位。 |
4 | 財(cái)務(wù)信息 | ERP要實(shí)現(xiàn)物流與資金流信息集成,各物料要有對應(yīng)的會計(jì)科目。為了控制成本,要對分廠、車間、部門或工作中心設(shè)置利潤中心或成本中心。 |
5 | 需求信息 | 所有計(jì)劃都是為了滿足市場需求,必須先有需求信息(包括預(yù)測和合同以及企業(yè)內(nèi)各部門之間的需求等)才能編制生產(chǎn)計(jì)劃。 |
6 | 供需方信息 | 系統(tǒng)執(zhí)行采購作業(yè),必須先建立供應(yīng)商文檔;執(zhí)行銷售作業(yè),必須先有客戶信息。 動態(tài)信息一般在建立產(chǎn)品信息之后建立。有些靜態(tài)信息本來是企業(yè)的基礎(chǔ)工作,在系統(tǒng)安裝之前就可以著手準(zhǔn)備。也只有用積極的態(tài)度及早動手準(zhǔn)備,才能為實(shí)施ERP打好基礎(chǔ),并縮短實(shí)施進(jìn)程。 |
3、數(shù)據(jù)準(zhǔn)備
在運(yùn)行ERP系統(tǒng)之前,要準(zhǔn)備和錄入一系列數(shù)據(jù)。只有在充分理解了ERP原理、方法,并經(jīng)過軟件應(yīng)用培訓(xùn)后才能開始。必須正確理解了各項(xiàng)數(shù)據(jù)的定義、概念、作用和要求后,才能開始準(zhǔn)備數(shù)據(jù),避免或減少由于理解錯(cuò)誤造成的返工。數(shù)據(jù)準(zhǔn)備包括數(shù)據(jù)收集、分析、整理和錄入等項(xiàng)工作,一般有3種情況:
⑴、現(xiàn)成的數(shù)據(jù)。
多為現(xiàn)行管理中用到的數(shù)據(jù),不須過多的加工就可以使用。如零件圖號、材料消耗定額、供應(yīng)廠商紀(jì)錄等;
⑵、要加工的數(shù)據(jù)。
現(xiàn)有數(shù)據(jù)需要重新分解或組合的。如工時(shí)定額要轉(zhuǎn)換為提前期的時(shí)間構(gòu)成,補(bǔ)充排隊(duì)時(shí)間、傳送時(shí)間,在現(xiàn)有零件明細(xì)表、工藝過程卡和材料消耗定額的基礎(chǔ)上建立產(chǎn)品結(jié)構(gòu)圖和物料清單等。
⑶、要研究確定的數(shù)據(jù)。
現(xiàn)行管理中沒有用到的數(shù)據(jù),如各種編碼(如物料號、類型碼、分類碼、車間或部門代碼、工作中心的劃分和編碼、倉庫、或?yàn)、各種會計(jì)科目、計(jì)劃員、采購員、銷售員等的代碼)、標(biāo)準(zhǔn)成本、間接費(fèi)率、批量規(guī)則、安全庫存和定貨量調(diào)整因素等。
2.2.3系統(tǒng)安裝調(diào)試
在人員、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)已經(jīng)準(zhǔn)備好的基礎(chǔ)上,就可以將系統(tǒng)安裝到企業(yè)中來了,并進(jìn)行一系列的調(diào)試活動。
2.2.4軟件原型測試
這是對軟件功能的原型測試(prototyping),也稱計(jì)算機(jī)模擬(computerpilot)。由于ERP系統(tǒng)是信息集成系統(tǒng),所以在測試時(shí),應(yīng)當(dāng)是全系統(tǒng)的測試,各個(gè)部門的人員都應(yīng)該同時(shí)參與,這樣才能理解各個(gè)數(shù)據(jù)、功能和流程之間相互的集成關(guān)系。找出不足的方面,提出解決企業(yè)管理問題的方案,以便接下來進(jìn)行用戶化或二次開發(fā)。
原型測試的目的是:
1.深入理解ERP,分析它同現(xiàn)行管理的差異;
2.熟悉軟件,學(xué)會使用軟件的各種指令、功能,測試軟件的運(yùn)算速度;
3.弄清各種數(shù)據(jù)之間的關(guān)系以及一種數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確程度對其它數(shù)據(jù)的影響;
4.弄清軟件各種報(bào)表的作用,學(xué)會運(yùn)用系統(tǒng)提供的報(bào)表來分析問題和決策;
5.發(fā)現(xiàn)容易混淆的觀點(diǎn),在擴(kuò)大培訓(xùn)是重點(diǎn)講解,作為編制企業(yè)內(nèi)部案例式教材的依據(jù);
6.作為全面采用ERP系統(tǒng)進(jìn)行管理的依據(jù)。
2.3、模擬運(yùn)行及用戶化
這一階段的目標(biāo)和相關(guān)的任務(wù)是:
2.3.1、模擬運(yùn)行
在基本掌握軟件功能的基礎(chǔ)上,選擇代表產(chǎn)品,將各種必要的數(shù)據(jù)錄入系統(tǒng),帶著企業(yè)日常工作中經(jīng)常遇到的問題,組織項(xiàng)目小組進(jìn)行實(shí)戰(zhàn)性模擬,提出解決方案。模擬可集中在機(jī)房進(jìn)行,也稱之為會議室模擬(conferenceroompilot)。
用戶化或二次開發(fā)以后,必須在進(jìn)行一次模擬運(yùn)行,這是帶有實(shí)戰(zhàn)性的模擬運(yùn)行;就是說,模擬運(yùn)行之后,就要投入實(shí)際應(yīng)用;是切換至MRPII系統(tǒng)前的試運(yùn)行,一般應(yīng)由項(xiàng)目小組成員在計(jì)算機(jī)房進(jìn)行,也可在會議室模擬(conferenceroompilot)運(yùn)行。模擬運(yùn)行的目的是:
1、驗(yàn)證或測試用戶化和二次開發(fā)(如果有的話)的可執(zhí)行性;
2、檢查數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性與合理性,確定系統(tǒng)運(yùn)行甬道的各種參數(shù);
3、調(diào)整和確定各種憑證和報(bào)表;
4、編制實(shí)施MRPII的工作準(zhǔn)則與工作規(guī)程;測試文件的實(shí)用性,補(bǔ)充完善,提交審批通過后執(zhí)行;
5、制定企業(yè)管理改革措施;
6、模擬結(jié)果要使MRPII系統(tǒng)真正運(yùn)行起來,使企業(yè)全體員工親眼目睹看到MRPII模式的做法和實(shí)效模擬運(yùn)行選擇的代表產(chǎn)品必須有實(shí)用意義,便于切換。這一點(diǎn)同原形測試是不同的。選擇代表產(chǎn)品的原則是:
a)是一種生產(chǎn)多年的成熟產(chǎn)品,數(shù)據(jù)資料比較完整;
b)產(chǎn)品有市場,模擬后有使用價(jià)值;能比較全面地反映各種管理上的問題;
c)物料品種(包括原材料)控制在5001000種。這種實(shí)戰(zhàn)性模擬運(yùn)行仍是全系統(tǒng)的模擬,涉及各有關(guān)職能部門。模擬的結(jié)果要想個(gè)職能部門和車間演示。要經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)小組審查,判斷是否具備轉(zhuǎn)入實(shí)際應(yīng)用的條件。如果工作深度不夠,在轉(zhuǎn)入實(shí)際應(yīng)用前要線補(bǔ)充完善。
軟件功能模擬必須是各個(gè)功能模塊同時(shí)進(jìn)行,這是一次系統(tǒng)的測試。模擬運(yùn)行由項(xiàng)目組長親自主持,全體項(xiàng)目小組成員參加。原型測試可選用一個(gè)小的部件作為代表產(chǎn)品,甚至可以虛擬一個(gè)組件,物料品種以1530種為宜,盡量簡單,但是必須能反映企業(yè)管理中經(jīng)常發(fā)生的普遍問題,盡可能覆蓋軟件所提供的各種功能。模擬時(shí)要假定各種條件,測試軟件是如何處理企業(yè)各種管理問題的,解決到什么程度。模擬的問題應(yīng)事先計(jì)劃好,假定各種條件是應(yīng)考慮管理改革的因素,不要用經(jīng)過改革不再出現(xiàn)的問題來模擬。模擬運(yùn)行的過程應(yīng)做好紀(jì)錄,便于查閱總結(jié)。人們形象地用“知己(企業(yè)的需求和現(xiàn)狀)知彼(軟件的功能)”來說明原型測試的重要意義,只有知己知彼才能取得勝利。原型測試的最終目的是檢查軟件的功能是否滿足企業(yè)的需求和目標(biāo),如有差距,找出合理的解決方案,確有必要時(shí)才進(jìn)行二次開發(fā)。
2.3.2、用戶化和二次開發(fā):
(1)、用戶化
一般把不牽動程序的改動稱為用戶化,如修改報(bào)表格式。軟件如果有報(bào)表生成功能,或采用第四代語言,任何業(yè)務(wù)人員,不需要有很多計(jì)算機(jī)知識就可以自行設(shè)置。當(dāng)然,還需要項(xiàng)目實(shí)施小組的批準(zhǔn)。多數(shù)軟件都提供了強(qiáng)大的支持用戶化的功能。比如動態(tài)企業(yè)建模(DynamicEnterpriseModeling,DEM)技術(shù)。
(2)、二次開發(fā)
通常把改動程序的工作稱為二次開發(fā)。要增加或修改軟件的功能,需要ERP系統(tǒng)提供支持二次開發(fā)的工具,還可能需要有軟件的源程序,這些都要支付額外的費(fèi)用。二次開發(fā)的工作是在軟件功能模擬運(yùn)行的基礎(chǔ)上進(jìn)行的,一般工作量比較大,需要一定的時(shí)間,會延誤項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)程且改動軟件后還會影響今后軟件版本升級。經(jīng)過分析和權(quán)衡,能不二次開發(fā)就不要進(jìn)行。如果必須進(jìn)行二次開發(fā),則應(yīng)盡量使得二次開發(fā)出的功能模塊獨(dú)立于原來的ERP系統(tǒng)。這樣,當(dāng)ERP系統(tǒng)版本更新時(shí),二次開發(fā)出來的模塊無需修改或者只需較少的修改就可以應(yīng)用于高版本的ERP系統(tǒng)。
2.3.3、制定工作準(zhǔn)則與工作規(guī)程
ERP系統(tǒng)是一種規(guī)范化和條理化的管理信息系統(tǒng),任何崗位上的人員在任何時(shí)刻都必須遵循統(tǒng)一的準(zhǔn)則和規(guī)程工作,不允許各行其是。因此,必須在模擬運(yùn)行的基礎(chǔ)上,結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況,制定一套實(shí)施ERP系統(tǒng)的工作準(zhǔn)則和工作規(guī)程(PolicyandProcedure)。工作準(zhǔn)則與工作規(guī)程同一般的企業(yè)規(guī)章制度不同,它不是離散的條文,而是按照業(yè)務(wù)流程說明要做什么?什么時(shí)候做?誰來做?按什么準(zhǔn)則做?例外情況如何處理?前后工作的順序及關(guān)系是什么?執(zhí)行軟件那一條指令等。“準(zhǔn)則”是指處理各種事務(wù)或問題的原則,特別要說明例外情況的處理原則。“規(guī)程”是指在業(yè)務(wù)流程的基礎(chǔ)上制定的事務(wù)處理的步驟。
工作準(zhǔn)則與工作規(guī)程由項(xiàng)目小組會同各職能部門共同制定,結(jié)合模擬運(yùn)行進(jìn)行驗(yàn)證,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)小組和常務(wù)會議批準(zhǔn),形成企業(yè)的正式文件,發(fā)至全企業(yè)執(zhí)行,并定期總結(jié)修訂。
ERP系統(tǒng)中的每一個(gè)環(huán)節(jié),如數(shù)據(jù)準(zhǔn)備、設(shè)計(jì)修改、主生產(chǎn)計(jì)劃、物料需求計(jì)劃、庫存盤點(diǎn)、能力計(jì)劃、車間作業(yè)控制、采購、成本計(jì)算等等,都要制訂各自的工作準(zhǔn)則與工作規(guī)程。在工作準(zhǔn)則與工作規(guī)程文件的封面要說明文件號,標(biāo)題,編制人,編制日期,審批人,批準(zhǔn)日期,版次和修改說明等。具體內(nèi)容如表6:
序號 | 內(nèi)容 | 說明 |
1 | 主題 | 流程名稱 |
2 | 目的 | 提供什么保證或規(guī)定那些方法 |
3 | 范圍 | 規(guī)程包括什么和不包括什么 |
4 | 文件 | 實(shí)用的數(shù)據(jù)來源和工作依據(jù)的文件 |
5 | 工作準(zhǔn)則 | 處理各種事務(wù)或問題的原則和方針 |
6 | 責(zé)任關(guān)系 | 責(zé)任部門和具體責(zé)任人及權(quán)限 |
7 | 工作規(guī)程 | 說明工作的程序 |
8 | 業(yè)務(wù)流程圖 | 按照工作順序繪制,每一部要說明一下內(nèi)容:負(fù)責(zé)部門、負(fù)責(zé)人、 工作任務(wù)與內(nèi)容、 使用的系統(tǒng)程序或指令號、 執(zhí)行時(shí)間等,并用菱形判斷框說明例外情況的處理流程。 |
9 | 附件 | 報(bào)表格式,文件格式,單據(jù),憑證等 |
表6:工作準(zhǔn)則與工作規(guī)程文件的制訂內(nèi)容
實(shí)施ERP系統(tǒng)是一場深刻的企業(yè)管理改革。改革的成果來之不易,要用新的管理標(biāo)準(zhǔn)把它鞏固下來。工作準(zhǔn)則與工作規(guī)程就是這樣一種新的標(biāo)準(zhǔn),它將保證MRPII系統(tǒng)能堅(jiān)持下來,并不斷發(fā)展,是一項(xiàng)不容易忽視的工作。也是實(shí)施ERP的重要保證。
2.3.4、驗(yàn)收
在完成必要的用戶化的工作、進(jìn)入現(xiàn)場運(yùn)行之前還要經(jīng)過企業(yè)最高領(lǐng)導(dǎo)的審批和驗(yàn)收通過,以確保ERP的實(shí)施質(zhì)量。
2.4、切換運(yùn)行
這要根據(jù)企業(yè)的條件來決定應(yīng)采取的步驟,可以各模塊平行一次性實(shí)施,也可以先實(shí)施一兩個(gè)模塊。在這個(gè)階段,所有最終用戶必須在自己的工作崗位上使用終端或客戶機(jī)操作,處于真正應(yīng)用狀態(tài),而不是集中于機(jī)房。如果手工管理與系統(tǒng)還有短時(shí)并行,可作為一種應(yīng)用模擬看待(livepilot),但時(shí)間不宜過長。
2.5、新系統(tǒng)運(yùn)行
一個(gè)新系統(tǒng)被應(yīng)用到企業(yè)后,實(shí)施的工作其實(shí)并沒有完全結(jié)束,而是將轉(zhuǎn)入到業(yè)績評價(jià)和下一步的后期支持階段。這是因?yàn)槲覀冇斜匾獙ο到y(tǒng)實(shí)施的結(jié)果作一個(gè)小結(jié)和自我評價(jià),以判斷是否達(dá)到了最初的目標(biāo),從而在此基礎(chǔ)上制定下一步的工作方向。還有就是由于市場競爭形勢的發(fā)展,將會不斷有新的需求提出,再加之系統(tǒng)的更新?lián)Q代,主機(jī)技術(shù)的進(jìn)步都會對原有系統(tǒng)構(gòu)成新的挑戰(zhàn),所以,無論如何,都必須在鞏固的基礎(chǔ)上,通過自我業(yè)績評價(jià),制定下一目標(biāo),再進(jìn)行改進(jìn),不斷地鞏固和提高。
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本文標(biāo)題:ERP項(xiàng)目實(shí)施與管理
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