ERP項(xiàng)目實(shí)施周期長(zhǎng),資金投入多,成功與否受到諸多因素的影響,從系統(tǒng)選型到上線實(shí)施的整個(gè)過程存在種種風(fēng)險(xiǎn)。在進(jìn)行項(xiàng)目實(shí)施前,認(rèn)為不存在或者幾乎不存在可識(shí)別風(fēng)險(xiǎn),直到在項(xiàng)目實(shí)施過程中,才發(fā)現(xiàn)成本和進(jìn)度已經(jīng)大大超出預(yù)期目標(biāo),這時(shí)才意識(shí)到項(xiàng)目的巨大風(fēng)險(xiǎn)。因此企業(yè)有必要對(duì)風(fēng)險(xiǎn)有充分認(rèn)識(shí),建立一套行之有效的風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)制,從而提高ERP項(xiàng)目的實(shí)施成功率,最終提高企業(yè)的管理水平。
風(fēng)險(xiǎn)管理是對(duì)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別、分析、和應(yīng)對(duì)的系統(tǒng)過程。主要包括以下六個(gè)過程
風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃編制
風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別
定性風(fēng)險(xiǎn)分析
定量風(fēng)險(xiǎn)分析
風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)計(jì)劃編制
風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)督和控制
一、風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃編制
風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃不闡述單個(gè)風(fēng)險(xiǎn)的應(yīng)對(duì)計(jì)劃。
下面描述了管理計(jì)劃可以包括的內(nèi)容:對(duì)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)的承受能力,可接受的風(fēng)險(xiǎn)程度是項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)衡量風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)計(jì)劃執(zhí)行效果的標(biāo)準(zhǔn);對(duì)要采用的定性和定量風(fēng)險(xiǎn)分析的形式和時(shí)間制訂標(biāo)準(zhǔn)。
為項(xiàng)目建立一個(gè)用于風(fēng)險(xiǎn)管理的預(yù)算。
為了有利于項(xiàng)目本身、未來需要、以及吸取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn),風(fēng)險(xiǎn)行為的方方面面都要記錄下來。
風(fēng)險(xiǎn)管理要盡早得出分析結(jié)果以輔助決策。在項(xiàng)目執(zhí)行過程中,要對(duì)決策進(jìn)行定期的回顧。
二、風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別
風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別是確定何種風(fēng)險(xiǎn)可能會(huì)對(duì)項(xiàng)目產(chǎn)生影響。ERP項(xiàng)目實(shí)施的風(fēng)險(xiǎn)類型大致分為實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)、管理風(fēng)險(xiǎn)兩部分
實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)
包括a、需求評(píng)估風(fēng)險(xiǎn);b、選型風(fēng)險(xiǎn);c、溝通不暢風(fēng)險(xiǎn)等
需求評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)
企業(yè)對(duì)ERP及企業(yè)E化的理解程度不一樣,企業(yè)自身的企業(yè)信息化程度也不同,選型時(shí)不清楚自己的需求,對(duì)系統(tǒng)的要求大而全,沒有考慮道企業(yè)的實(shí)際情況。要防范這種風(fēng)險(xiǎn),企業(yè)應(yīng)該練好內(nèi)功。
選型風(fēng)險(xiǎn)
企業(yè)片面追求功能全面的軟件或性能存在問題的便宜軟件。要防范這種風(fēng)險(xiǎn),企業(yè)應(yīng)該對(duì)軟件公司與軟件產(chǎn)品的功能及信息技術(shù),ERP產(chǎn)品的完整性,產(chǎn)品客戶的案例,軟件售后服務(wù)及服務(wù)體系及涵蓋地區(qū)進(jìn)行了解與對(duì)比的工作,另外在考慮企業(yè)上系統(tǒng)的預(yù)算的基礎(chǔ)上,綜合考慮,選出最符合本身情況的信息化解決方案。
溝通不暢風(fēng)險(xiǎn)
企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)骨干在業(yè)務(wù)工作和項(xiàng)目實(shí)施工作之間如何協(xié)調(diào)時(shí)間,這其實(shí)是項(xiàng)目進(jìn)行過程中經(jīng)常讓人為難的問題。通過事先溝通來提高項(xiàng)目會(huì)議效率、委派項(xiàng)目會(huì)議“代理人”等等固然都是可行的辦法,但如果沒有領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)骨干實(shí)心塌地的來趕時(shí)間、擠時(shí)間、加班加點(diǎn),等到業(yè)務(wù)叫急的時(shí)候,項(xiàng)目日程一拖再拖往往是必然的。
管理風(fēng)險(xiǎn)
包括a、管理觀念沖突的風(fēng)險(xiǎn);b、項(xiàng)目組織的風(fēng)險(xiǎn)等;
管理觀念沖突的風(fēng)險(xiǎn)
上ERP系統(tǒng),與企業(yè)原有的管理思想碰撞,有一個(gè)融合的過程,甚至有可能會(huì)影響到企業(yè)的組織架構(gòu),引發(fā)政治斗爭(zhēng)。會(huì)直接影響到ERP項(xiàng)目的實(shí)施。企業(yè)能否從管理的角度真正把系統(tǒng)用起來,積極主動(dòng)地進(jìn)行企業(yè)流程的重組和優(yōu)化,是系統(tǒng)實(shí)施的一個(gè)關(guān)鍵因素。否則企業(yè)在以前投入的人力、物力、財(cái)力也到頭來付之東流。
項(xiàng)目組織的風(fēng)險(xiǎn)
大量的實(shí)踐表明,實(shí)施ERP關(guān)鍵在于企業(yè)的總體素質(zhì),更直接取決于決策者的重視力度。有好的強(qiáng)有力的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì),能夠保證項(xiàng)目工作順利進(jìn)行。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的搭建原則上應(yīng)以業(yè)務(wù)部門為主,IT部門為輔。ERP項(xiàng)目實(shí)施的參與者,不但要完成本職工作,還要完成項(xiàng)目要求的大量的堅(jiān)苦的工作。如何保證這些人能對(duì)項(xiàng)目工作非常投入。需要項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)好。高層領(lǐng)導(dǎo)必須經(jīng)常關(guān)心ERP的應(yīng)用情況,并支持ERP項(xiàng)目組考核工作,使ERP的實(shí)施工作可以持之以恒。
三、定性風(fēng)險(xiǎn)分析
定性風(fēng)險(xiǎn)分析是評(píng)估已識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)的出現(xiàn)的概率和影響后果的嚴(yán)重性的過程,根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)對(duì)項(xiàng)目目標(biāo)的影響能力,對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行排序。下面談?wù)劤S玫亩ㄐ燥L(fēng)險(xiǎn)分析的方法――風(fēng)險(xiǎn)影響評(píng)級(jí)、概率/風(fēng)險(xiǎn)影響評(píng)分矩陣
項(xiàng)目目標(biāo) | 非常低.05 | 低.1 | 中.2 | 高.4 | 非常高.8 |
成本 | 不明顯的成本增加 | 成本增加小于5% | 成本增加介于5-10% | 成本增加介于10-20% | 成本增加大于20% |
進(jìn)度 | 不明顯的進(jìn)度拖延 | 進(jìn)度拖延小于5% | 項(xiàng)目整體進(jìn)度拖延5-10% | 項(xiàng)目整體進(jìn)度拖延10-20% | 項(xiàng)目整體進(jìn)度拖延大于20% |
范圍 | 范圍減少幾乎察覺不到 | 范圍的次要部分受到影響 | 范圍的主要部分受到影響 | 范圍的減少不被業(yè)主接受 | 項(xiàng)目最終產(chǎn)品實(shí)際上沒有 |
質(zhì)量 | 質(zhì)量等級(jí)降低幾乎察覺不到 | 只有某些非常苛求的工作受到影響 | 質(zhì)量的降低需要得到業(yè)主批準(zhǔn) | 質(zhì)量降低不被業(yè)主接受 | 項(xiàng)目最終產(chǎn)品實(shí)際上不能使用 |
一個(gè)具體風(fēng)險(xiǎn)的風(fēng)險(xiǎn)值 | |||||
概率 | 風(fēng)險(xiǎn)值=概率(P)×影響(I) | ||||
0.9 | 0.05 | 0.09 | 0.18 | 0.36 | 0.72 |
0.7 | 0.04 | 0.07 | 0.14 | 0.28 | 0.56 |
0.5 | 0.03 | 0.05 | 0.10 | 0.20 | 0.40 |
0.3 | 0.02 | 0.03 | 0.06 | 0.12 | 0.24 |
0.1 | 0.01 | 0.01 | 0.02 | 0.04 | 0.08 |
| 0.05 | 0.10 | 0.20 | 0.40 | 0.80 |
| 對(duì)某一項(xiàng)目目標(biāo)(如成本、時(shí)間或范圍)的影響(比值) 每一風(fēng)險(xiǎn)的值是根據(jù)其發(fā)生的概率和它如果發(fā)生將會(huì)產(chǎn)生的影響來計(jì)算的,上面矩陣中,對(duì)低、中、高風(fēng)險(xiǎn)的承受限度分別用綠、黃、紅表示。 |
概率/風(fēng)險(xiǎn)影響評(píng)分矩陣
四、定量風(fēng)險(xiǎn)分析
定量風(fēng)險(xiǎn)分析是量化分析每一風(fēng)險(xiǎn)的概率及其對(duì)項(xiàng)目目標(biāo)造成的后果,也分析項(xiàng)目總體風(fēng)險(xiǎn)的程度。常使用的方法有蒙特卡羅模擬技術(shù)、決策樹分析、訪談等。
五、風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)計(jì)劃編制
風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)計(jì)劃編制保證已識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)得到合適的處置。詳細(xì)到能夠采取行動(dòng)的細(xì)節(jié)層面。
六、風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)督和控制
在項(xiàng)目整個(gè)生命周期中,風(fēng)險(xiǎn)的影響力可能會(huì)發(fā)生變化,任何變化可能都需要進(jìn)行額外的定性和定量分析。為了控制風(fēng)險(xiǎn),還要定期對(duì)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)計(jì)劃審計(jì),保證應(yīng)對(duì)措施的有效性。
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