啟用ERP目的
河北省電力建設(shè)第二工程公司是國家火電建筑安裝施工一級企業(yè),主營火力發(fā)電廠及核電站常規(guī)島建筑安裝施工,兼營民用建筑施工和其他工業(yè)設(shè)備安裝。
隨著科技進(jìn)步和全球信息化進(jìn)程的加快,迫使企業(yè)放棄傳統(tǒng)的管理模式,利用先進(jìn)的管理思想和技術(shù)手段加強(qiáng)競爭力,提高管理水平和資源利用水平。對于建筑施工企業(yè),物流的控制顯得尤為主要。因為一個火電施工項目的直接材料費支出占其建安產(chǎn)值的60%以上,而且材料品種復(fù)雜多樣。據(jù)統(tǒng)計,一個2×300MW的火電項目所耗用的原材料、輔助性材料及半成品要超過2萬種之多。所以,施工企業(yè)物流的控制是經(jīng)濟(jì)管理的難點,更是重點,是企業(yè)制勝的關(guān)鍵之一。而傳統(tǒng)的財務(wù)軟件主要針對財務(wù)部門的財務(wù)核算,偏重于資金流,不能滿足目前企業(yè)的需求。如何解決這些問題?要解決這些問題,應(yīng)用ERP是企業(yè)較好的選擇。
軟件的選擇
我們最終選擇了“浪潮通軟ERP系統(tǒng)”,該系統(tǒng)包括帳務(wù)處理、輔助管理、報表管理、工資管理、固定資產(chǎn)、庫存管理、存貨核算、銷售管理、成本核算、財務(wù)分析、匯總/合并報表等子系統(tǒng)。通過各個子系統(tǒng)的分工、協(xié)作,能夠很好的將物流與資金流結(jié)合。
系統(tǒng)的實施分析
ERP的實施是一項龐大的系統(tǒng)工程,需要軟件開發(fā)商與用戶各方面的緊密配合。考慮到我公司實際情況,如果一口氣上整套系統(tǒng),對舊的管理模式?jīng)_擊太大,可能會受到來自各方面的壓力,形成騎虎難下的局面。結(jié)合浪潮通用軟件公司實施企業(yè)管理系統(tǒng)的經(jīng)驗——管理過程平滑過渡,決定分兩步走:
1.實施財務(wù)系統(tǒng),主要啟用帳務(wù)處理、輔助管理、報表管理、固定資產(chǎn)、財務(wù)分析、現(xiàn)金流量等子系統(tǒng)。
。玻攧(wù)系統(tǒng)步入軌道后,再實施進(jìn)銷存系統(tǒng),主要有采購管理、庫存管理、存貨核算子系統(tǒng)。
財務(wù)系統(tǒng)的實施
。保梗梗鼓甑孜覀冮_始實施財務(wù)系統(tǒng),由于財務(wù)部門電算化較早,因此人員的計算機(jī)水平相對較高,實施過程中對軟件的理解也較快,和軟件公司的實施人員配合較默契。這也是將整個系統(tǒng)分兩步實施的原因之一。
在實施中,我們逐步體會到軟件功能的強(qiáng)大,尤其是增加的輔助核算功能(專項核算、個人往來、單位往來),簡化了科目結(jié)構(gòu)。此外,還有帳務(wù)數(shù)據(jù)的輸出功能,包括各種帳表的查詢和打印。其中包括科目余額表和二維余額表;總帳、三欄式明細(xì)帳、多欄式明細(xì)帳;序時帳、其他日記帳;憑證匯總表等。
無論是查詢余額表還是帳頁,均具有以下特點:1.可以查詢未記帳憑證,即虛擬查詢,將沒有記帳的憑證以記帳后的結(jié)果查詢出來。2.可查詢?nèi)我鈺嬈陂g的余額或者帳頁。3.由余額、帳頁表可以聯(lián)查憑證信息。4.可以聯(lián)查相關(guān)科目的輔助核算情況。并且,用戶可以提前輸入下一月或下幾個月的記帳憑證,這樣可有效避免因月底結(jié)帳而影響下月的正常業(yè)務(wù)處理。
此外,提供更加方便靈活的報表格式定義功能,同時提供方便直觀的計算公式定義,非專業(yè)人員也可以輕松進(jìn)行報表公式定義。提供標(biāo)準(zhǔn)報表的轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出功能,可將系統(tǒng)內(nèi)其他單位的報表轉(zhuǎn)入本單位使用,既減輕了報表定義的工作量,同時也保持了與系統(tǒng)內(nèi)各單位報表格式的一致性,便于上級單位的報表匯總工作。系統(tǒng)具有較強(qiáng)的財務(wù)分析能力,通過“資產(chǎn)負(fù)債表”、“損益表”、“現(xiàn)金流量表”分析財務(wù)狀況評價指標(biāo),及時了解企業(yè)目前的運作情況并進(jìn)行分析,為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供依據(jù)。
經(jīng)過半年的運行,系統(tǒng)性能很穩(wěn)定,每月的各種帳表都能及時、準(zhǔn)確的打印出來存檔。財務(wù)系統(tǒng)的成績,堅定了公司領(lǐng)導(dǎo)和下屬的物資公司上物資系統(tǒng),即進(jìn)銷存系統(tǒng)的決心。
物資系統(tǒng)的實施
財務(wù)子系統(tǒng)運行半年后開始著手實施進(jìn)銷存子系統(tǒng)。進(jìn)銷存系統(tǒng)實施過程有很大一部分是基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的建立過程:
。保⒘巳、完整的物資編碼體系。解決了多年來由于各個項目部“各自為政”造成的基礎(chǔ)資料不規(guī)范、不全面等矛盾。
。玻⒘斯こ碳胺枪こ叹幋a體系。進(jìn)一步規(guī)范和細(xì)化了工程項目的核算單位。這兩個體系的推廣和完善,給公司的經(jīng)營考核打下了良好的基礎(chǔ)。
基礎(chǔ)數(shù)據(jù)建立的全面且完善,系統(tǒng)的實施就可以說成功了一半。為了進(jìn)一步考核系統(tǒng)的可用性及實用性,對系統(tǒng)進(jìn)行了一個月的測試。經(jīng)過測試,項目小組認(rèn)為浪潮企業(yè)管理軟件不僅從功能上能夠滿足公司的業(yè)務(wù)需求,并且一定會使公司的物資管理水平邁上新的臺階。
由于公司是電力基建行業(yè),沒有銷售環(huán)節(jié),所以我們只啟用了采購、庫存及存貨模塊。通過采購系統(tǒng)錄入原始單據(jù),庫存系統(tǒng)確認(rèn)物料的收發(fā)數(shù)量,存貨系統(tǒng)確認(rèn)物料的收發(fā)成本。此外,系統(tǒng)提供強(qiáng)大的報表查詢和用戶自定義的任意條件的業(yè)務(wù)統(tǒng)計報表的功能。采購模塊主要有:應(yīng)付款余額查詢、應(yīng)付款帳齡分析;根據(jù)訂單、采購入庫單、發(fā)票等原始資料,任意定義各種需要的統(tǒng)計報表,進(jìn)行采購分析。庫存各種帳表的查詢和統(tǒng)計:庫存余額月報、日報,庫存明細(xì)帳、物料批次明細(xì)帳;收發(fā)存匯總表,入、出庫單據(jù)統(tǒng)計匯總表;存儲庫齡分析、存貨分布分析;庫存物料超儲、短缺、過期、積壓告警。存貨模塊可以隨時查詢存貨的金額余額,其報表完全同庫存一樣,只是庫存管理的是物料的數(shù)量,而存貨反映的既有物料的數(shù)量又有物料金額,軟件在存貨子系統(tǒng)實現(xiàn)物流與資金流同步管理。
二次開發(fā)
浪潮通軟ERP是以制造行業(yè)為模型開發(fā)設(shè)計的,而我公司屬于基建施工企業(yè),有著自身特殊的生產(chǎn)過程和管理流程,產(chǎn)品功能與客戶需求之間不可避免的存在差異。經(jīng)過一年的應(yīng)用后,在供需雙方充分溝通的基礎(chǔ)上,我們同浪潮通軟公司簽訂了二次開發(fā)合同。主要針對以下方面進(jìn)行二次開發(fā):
。保A(yù)算價(計劃價)與實際價并行
隨著基建體制改革的進(jìn)一步深化,施工企業(yè)的“成本、效益”觀念日益強(qiáng)化,經(jīng)營者關(guān)心的不再只是進(jìn)度,轉(zhuǎn)而以效益為重點。這就要求軟件能夠提供材料實際價與預(yù)算價(標(biāo)準(zhǔn)成本)的實時比較,使管理者能夠及時發(fā)現(xiàn)盈虧狀況,迅速作出反應(yīng),調(diào)整生產(chǎn)或經(jīng)營策略。而浪潮通軟公司的商品軟件只提供了單種價格核算體系。為了達(dá)到這一目的,雙方共同努力,我公司適當(dāng)調(diào)整了物流管理的業(yè)務(wù)流程,浪潮通軟公司據(jù)此對源代碼進(jìn)行了修改,完成了二次開發(fā)。實現(xiàn)了兩種價格體系共存,為領(lǐng)導(dǎo)的經(jīng)營決策提供了依據(jù)。
。玻尕浐挠枚S分析表
由于浪潮通軟ERP系統(tǒng)是以制造行業(yè)為模型設(shè)計的,而建筑行業(yè)的產(chǎn)品(建筑物、構(gòu)筑物)屬單件產(chǎn)品,其產(chǎn)品結(jié)構(gòu)相對制造行業(yè)來說要復(fù)雜得多。因此,我們也把物料去向分析作為了二次開發(fā)的又一重點。開發(fā)后的“存貨耗用二維分析表”可以以領(lǐng)料單位、物料類別、工程項目等要素任意組合查詢,形成二維表格,一目了然,給管理者提供極大便利。
。常牧腺|(zhì)量跟蹤表
河北電建二公司是ISO9002認(rèn)證企業(yè),根據(jù)ISO9002(2000版)有關(guān)要素(7.5.3標(biāo)識和可追溯性)要求,對主要材料進(jìn)行全過程跟蹤。經(jīng)過供需雙方共同努力,在浪潮通軟ERPV6.3標(biāo)準(zhǔn)版基礎(chǔ)上,增加了材料質(zhì)量跟蹤功能,從而滿足了主要材料從供貨廠商直至所用分項工程的全過程追蹤。
實施的效果
經(jīng)過兩階段分步驟的實施應(yīng)用,企業(yè)管理軟件給我們企業(yè)帶來的效益已充分體現(xiàn)出來:
1.減輕了財務(wù)人員的工作量
在平時的業(yè)務(wù)過程中,財務(wù)人員只要在計算機(jī)上輸入記帳憑證,就可以進(jìn)行財務(wù)部分的處理,月底憑證都錄入完并審核記帳后,只要運行報表管理子系統(tǒng)的公式計算,系統(tǒng)就可以計算出所需各種報表。整個過程除憑證需手工輸入外,不需要進(jìn)行任何人工處理。
固定資產(chǎn)、資產(chǎn)折舊科目及庫存材料等科目無需手工錄入憑證,只要在固定資產(chǎn)及進(jìn)銷存子系統(tǒng)根據(jù)憑證生成定義,系統(tǒng)自動生成轉(zhuǎn)帳憑證,并傳遞到帳務(wù)處理子系統(tǒng)。
2.減輕了核算員、統(tǒng)計員的工作量
應(yīng)用ERP后,極大程度地減輕了物資核算員、統(tǒng)計員的工作量,以前物資公司完全是手工管理庫存帳,倉庫保管員平時手工做帳,月底十幾個倉庫將手工單據(jù)交到核算員、統(tǒng)計員處,核算員、統(tǒng)計員再手工統(tǒng)計單據(jù),制作各種報表,F(xiàn)在,倉庫保管員平時將單據(jù)錄入計算機(jī),月底核算員、統(tǒng)計員只要點擊幾下鼠標(biāo),系統(tǒng)自動計算入庫及出庫成本,記帳后就可以打印所需各種報表,并可以隨時查詢以前任意期間的資料。
。常WC了庫存帳同財務(wù)庫存科目帳同步
提高了工作效率和工作質(zhì)量。以前為了保證核算員、統(tǒng)計員月底前能將報表上交到公司財務(wù)部門,各個倉庫總是提前10天結(jié)每個月的賬目,就是說每個月總有1/3的發(fā)生數(shù)要到下一個財務(wù)期間才能結(jié)算。這不但造成了財務(wù)信息失真、經(jīng)濟(jì)核算不準(zhǔn)確,日積月累還會影響公司決策層的正確決策,F(xiàn)在不僅提高了工作效率和工作質(zhì)量,而且實現(xiàn)了物資公司庫存金額帳同財務(wù)庫存帳的同步,解決了長期以來困擾公司的帳帳不符問題。
。矗(guī)范了物資業(yè)務(wù)流程
在實施過程中項目小組在公司領(lǐng)導(dǎo)的大力支持下有效組織各部門人員,協(xié)調(diào)各部門間的關(guān)系,增強(qiáng)管理力度,制訂了一套適合公司的物資管理工作流程,形成一個由采購管理、庫存管理、材料核算、質(zhì)量跟蹤等大小環(huán)節(jié)組成的相互聯(lián)系、相互制約的管理系統(tǒng)。
現(xiàn)在,河北電建二公司的ERP管理系統(tǒng)已初具規(guī)模。通過實施,造就了一批能熟練應(yīng)用計算機(jī)的管理人員,也培養(yǎng)了一批懂企業(yè)管理的計算機(jī)應(yīng)用軟件實施人員。我們堅信,財務(wù)及物資系統(tǒng)的應(yīng)用帶來的管理模式的改變,企業(yè)效益的提高,一定會為全公司的管理信息化的進(jìn)一步應(yīng)用與推廣打下堅實的基礎(chǔ)。
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