中國加入世貿組織后,從市場經濟環(huán)境下生存與發(fā)展的的角度看,企業(yè)運用ERP系統提高自身管理水平是大勢所趨。如何提高ERP軟件在企業(yè)應用的成功率,是企業(yè)、軟件供應商、管理咨詢公司、以及科研院所、專家學者近一階段討論的熱點和研究的主要課題。
ERP實施成功率不高的原因分析
MRP、MRPII、ERP系統是基于市場經濟環(huán)境下,根據企業(yè)的需求目標和相應的業(yè)務流程誕生和發(fā)展的,在三十多年的實踐和不斷總結過程中,工業(yè)化國家借助它實現了企業(yè)管理水平的大幅提高,經濟效益巨大。那么為什么在西方已經被證明是一套很好的管理系統,進入中國市場二十多年卻出現了問題。成功的案例很少,原因究竟在哪兒?
中國的工業(yè),是在我國第一個五年計劃由前蘇聯援建156個大型企業(yè)后逐漸形成的,同時期的企業(yè)管理理論也在我國開始了積極、有意義的探索,并初步形成了我國計劃時期的企業(yè)管理模式。經過六十年代、七十年代各工業(yè)部的不斷努力,我國企業(yè)的管理水平有了很大的提高,為中國的經濟建設作出了很大貢獻。如果我們翻開所有國有大型企業(yè)的管理制度匯編,就會發(fā)現,目標非常明確、流程非常清晰、制度非常嚴謹。也就是說中國企業(yè)管理也有“法”,而且也想“法治”。所以現在有許多人講國有企業(yè)管理水平差是欠公正的。
再回顧一下中國企業(yè)的日常管理,問題和矛盾顯示的最充分的是企業(yè)的調度會。每一個企業(yè)幾乎都有調度會制度,一些大型的企業(yè)集團更是每天都保持召開調度例會,而每周則有主管生產的副總經理親自主持周例會。如果生產管理出現問題,還會有專題會、現場會等等。諸如此類的會議所討論的基本上都是一些材料短缺、工序銜接、生產進度等問題,偶爾也有技術、檢驗、設備問題。參加會議的人由各生產單位的負責人、調度部門的負責人、技術部門、質量部門、設備能源運行部門的相關人員。調度會的一個普遍現象是每個參會人,都是在出現問題后查找原因。當這些問題可能涉及到本部門時,就開始為自己找各種理由。作為會議的主持人對責任劃分的依據,往往是靠經驗,其次才是依靠調度人員,因為調度員隸屬管理部門而不是生產執(zhí)行部門。盡管會議爭論半天,要作出準確的決策依然很難。分析這種現象,根本原因就在于沒有準確的、及時的、量化的數據支持職能部門作出決策。所以,企業(yè)的計劃是非常粗的、部門與部門之間的工作缺乏明確的銜接和協調。因此企業(yè)的一些管理部門為了減少調度會被批評,想方設法多儲備一些物資,以備急用。它所造成的直接后果就是產品或原材料的庫存積壓和資金的占用。
在企業(yè)市場競爭日益激烈的今天,企業(yè)內部的管理,包括供需鏈的管理越來越需要強調計劃性,特別是要強調計劃的準確性和及時性,這取決于準確的、及時的、量化的數據。過去數據的得到,是靠手工、靠報表、靠電話,這種方式顯然不能滿足現代企業(yè)管理的需要。在沒有解決數據及時采取、迅速傳遞的問題前,只好設立機構,增加管理人員,因此可以這樣講:中國大多數企業(yè)是“人治”,而且也只能是“人治”。如果要從“人治”轉變?yōu)椤胺ㄖ巍保仨毥⒃凇按_鑿的證據”上,也就是說必須建立在準確的數據和及時的傳遞途徑上。
由此可見,中國企業(yè)管理的管理質量和水平,很大程度上取決于企業(yè)數據的準確系數和傳遞速度。
企業(yè)基礎數據需要經過“臺階”逐漸達到準確
企業(yè)數據大致分兩類:靜態(tài)數據,如產品結構、工藝路線、設備代碼、人員編碼等;動態(tài)數據,如計劃要求,實際完成、庫存量、應收帳款等。靜態(tài)數據又可以分為兩種,一種是基礎數據,包括產品結構、工藝路線、設備代碼、人員編碼等,第二種是控制數據,包括各種消耗定額、技術指標、質量指標、有效期、最大庫存量等。眾所周知,如果在企業(yè)計算機系統中輸進去的數據準確,產生的結果就很有價值,如果輸進去的數據不準確,計算機系統就會數倍的復制錯誤,它所造成的損失是不可估量的。尤其是基礎數據,它是ERP系統運行能否成功的關鍵問題。
以筆者所在的和佳公司為例,把基礎數據按中國企業(yè)管理職能分為五大部分,即產品管理、工藝管理、設備管理、人力資源管理和定額管理,分別對應企業(yè)的產品設計部門、工藝管理部門、設備動力部門、人事勞資部門和各種定額管理的職能部門。這樣做的目的是把維護基礎數據準確性與部門職責聯系起來,用企業(yè)的制度這個“法”來確保數據的準確性。這與CAD、CAPP、PDM在企業(yè)的應用直接聯系在一起。當產品結構發(fā)生變化或工藝路線出現調整時,這些部門在完成本職工作的同時,也對數據庫中的數據進行了相應修改。
此外,企業(yè)管理最難的要數定額管理了。在要求企業(yè)精細化管理的今天,定額管理重要性表現為其直接牽扯到計劃能否準確制定和執(zhí)行,領投料是否得到科學控制,企業(yè)采購活動是否準確和及時等。然而如此重要的控制數據,在目前中國企業(yè)管理中是相當薄弱的。以工時定額為例,產品總裝要以裝配工時決定部件的配套時間,部件裝配要以工時決定零件的配套時間,零件加工要以加工工時決定工序間的銜接和設備的能力平衡,同時又是成本核算中直接人工計算的依據。對于產品結構復雜、零件加工工藝復雜的企業(yè)來說,工時定額的測定、整理、調整工作量是非常大的,靠企業(yè)配置的定額用手工來做,是很難完成的。ERP系統實施時,企業(yè)反映問題最大的就是定額無法準確提供。因此現行定額與科學合理的定額之間存在差距。ERP系統對這個問題的處理方式是“剛性”的,企業(yè)要提高管理水平,必須提供準確的定額,否則,目標就達不到。和佳ERP系統采用了“柔性化” 的設計,它允許企業(yè)第一次輸入的定額就按現行定額,在這樣定額標準下制定計劃和投領料,并在實際發(fā)生的環(huán)節(jié),認認真真的進行記錄,甚至為此建立相應的“法”,如“流動卡制度”等。經過若干輪的生產,就會建立一組定額與實際發(fā)生的對比數據,并對其進行分析,建立第二批定額數據。如此經過若干次對定額的調整,定額就會變的科學合理。這些步驟相當于在現行定額與科學合理定額之間,搭建了若干“臺階”,幫助企業(yè)在定額管理問題上實現科學管理。在企業(yè)數據上尤其是控制數據,許多都可以采用這樣一種思路或方法來解決準確性問題,如最大庫存量、定貨點數量、安全庫存量等。
企業(yè)業(yè)務流程重組要經過“臺階”才能達到科學合理
業(yè)務流程重組(BPR)是一個非常時髦的詞,許多觀點認為實施ERP必須進行業(yè)務流程重組。
國外的ERP系統是經歷了國外許多成功的企業(yè)運行,積累了大量市場運作環(huán)境下的成功經驗,其所采用的方式是通過管理咨詢公司的介入,對企業(yè)作全面的診斷,發(fā)現問題,分析問題,進而提出一套完整的解決方案。企業(yè)按方案對各項管理流程和組織機構調整以后,再通過軟件將優(yōu)化的流程固化,達到提高企業(yè)管理的目的。實際上隨著經濟全球化的趨勢加快,市場瞬息萬變,當市場情況發(fā)生變化,管理目標和業(yè)務流程需要調整時,這種被固化在軟件中的業(yè)務流程如何進行改變,根據什么進行改變,這都是非常重要的。動態(tài)多變的市場要求企業(yè)的業(yè)務流程有較好的柔性,能根據環(huán)境的變化及時調整其業(yè)務流程。然而,現有的ERP系統的柔性較差,還不能很好滿足這一要求。僵硬的信息系統與動態(tài)多變的市場、頻繁的業(yè)務流程重組將成為今后企業(yè)應用的主要矛盾,這也是許多企業(yè)花巨資得到的管理咨詢報告而將其擱置一邊的原因之一。
這些業(yè)務流程重組的方案,在中國的企業(yè)管理中實施成功率不高的另外一個原因,是因流程調整、管理機構扁平化帶來的人員崗位調整。這種調整對私營企業(yè)難度相對較小,但對國營企業(yè),有時甚至是合資企業(yè)或股份制企業(yè)來說,難度都相對較大。
針對這一矛盾,筆者比較推崇企業(yè)動態(tài)建模的思想。企業(yè)動態(tài)建模的目的是讓用戶按自己熟悉的方式,根據其公司內部和外部環(huán)境的變化,以最快、和最為合理的方式建立公司的業(yè)務控制模型、功能模型和過程模型,或對它們進行相應調整,以期在無法預測和快速變化的市場競爭環(huán)境中求得生存和發(fā)展。
在企業(yè)動態(tài)建模中,主要體現了兩種思想:一是在生成某公司的特定模型時,可以充分利用最好的實例知識和實踐經驗,整合在企業(yè)參考模型中;二是在動態(tài)變化的公司中,其信息系統能夠適應公司環(huán)境的快速變化,表現在企業(yè)動態(tài)建模工具——企業(yè)建模工具的使用。但這種企業(yè)動態(tài)建模模式會不會保護企業(yè)管理中低效、浪費、遺漏等落后的一面呢?目前軟件技術中“管理架構”、“構件”的應用已經比較普遍,可視化流程調整也已經實現,要避免保護企業(yè)管理中低效、浪費、遺漏等落后一面的關鍵在于:對被暫時固化在軟件的流程在執(zhí)行時,建立效率分析和成本分析,利用分析結果,使企業(yè)作出對效率不高、成本較高的環(huán)節(jié)(作業(yè))進行調整的運行機制,發(fā)揮企業(yè)的主動性,用軟件構建的臺階,逐步從企業(yè)管理現狀達到實現現代化管理的目標,規(guī)避實施風險。
總之,中國企業(yè)目前的現狀與現代化企業(yè)管理目標之間,存在一定的差距。這個差距,我國企業(yè)很難一下子“邁過去”。在高差之間搭建幾個臺階,沿著臺階一步步走過去,雖然實現的目標相同, 這種方式可能更適合中國的企業(yè)。
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本文標題:從“創(chuàng)新”的角度談企業(yè)如何成功實施ERP
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