企業(yè)信息化建設包括企業(yè)網絡架構和軟件架構的建立、信息處理設備的配置、各種辦公自動化軟件和輔助設計軟件的使用。其中MIS 系統(tǒng)的建設和應用更是體現企業(yè)信息化水平的標志,MIS系統(tǒng)建設的好壞直接關系到企業(yè)掌握和駕馭信息的能力。由于目前MIS系統(tǒng)建設存在諸多誤區(qū),使已經實施的MIS系統(tǒng)并不能完全滿足用戶的需要。
1.客戶需求不夠明確
目前很多企業(yè)都開發(fā)了自己的MIS系統(tǒng),但是具體應用情況卻不很理想。這其中有多方面的原因,其中不能明確把握客戶需求可以說是最主要的原因。在這一點上,作為最終客戶的企業(yè)和軟件開發(fā)商都有責任。企業(yè)由于自身職能和對信息技術理解的限制,一般不能對MIS系統(tǒng)提出很好的需求;同時軟件開發(fā)商也不愿意費時費力去與客戶進行溝通,通常是按自己對客戶需求的主觀想像或理解來開發(fā)MIS系統(tǒng),經常出現客戶的實際需求與開發(fā)出的軟件產品相脫節(jié)的情況。
現在國內企業(yè)上ERP項目成風,但是很多企業(yè)根本沒有去深刻認識自身當前最需要利用信息技術解決的問題是什么,自身的情況能不能夠駕馭ERP系統(tǒng)。結果是本應該買一輛摩托車給市場人員,卻買來了一輛笨重的拖拉機讓大家享用。這不但不能為企業(yè)帶來信息技術應用的便利,反而成了企業(yè)的額外負擔。
2.不能用好原有系統(tǒng)
其實這已經不僅僅是軟件開發(fā)的問題了,而是如何更好進行企業(yè)信息規(guī)劃和應用的問題。本來用戶對軟件提出的一些需求,利用辦公自動化軟件或其他原有的系統(tǒng)就可以實現,但由于用戶自身缺乏專業(yè)知識而不能準確把握。比如我們可以利用強大的Excel這一電子表格軟件進行分配預算、利潤預測、分析保險程序、匯總所得稅、分析投資及生成各種各樣的綜合分析報表。只要涉及到數字和計算,就應該首先想到電子表格。還有我們可以使用Outlook、Exchange Server郵件服務系統(tǒng)的強大功能在企業(yè)內部相互傳遞和交流信息。作為一個企業(yè)管理人員,如果每天能夠收到來自企業(yè)內部不同崗位、不同職能抄送的幾十封郵件的話,他就可以隨時把握整個企業(yè)各環(huán)節(jié)的經營與運作情況,達到不出辦公室就能夠監(jiān)控管理整個公司的目的。但我們的企業(yè)經常把這些已經由辦公軟件和一些成熟軟件可以解決的問題當作MIS開發(fā)的特殊需求,浪費了大量的人力、物力、財力。因此,企業(yè)在信息化的過程中,用戶要首先著眼于已經存在并可以利用的信息處理技術和設備,并充分發(fā)揮它們的作用。
3.只對流程計算機化
利用信息技術開發(fā)企業(yè)信息管理系統(tǒng)可以極大提高企業(yè)業(yè)務處理的速度和質量,變原來的手工處理為計算機化處理,把員工從重復繁重的勞動中解放出來。但不少企業(yè)在開發(fā)MIS時,只是把過去的業(yè)務處理流程計算機化,而沒有考慮過去流程存在的合理性及其相關效應,不能考慮到企業(yè)軟件應用的長遠發(fā)展和將來企業(yè)對軟件產品可能提出的新要求。這些導致開發(fā)出的軟件產品柔性差,對組織結構、新業(yè)務的要求適應性不強,不能滿足升級換代的發(fā)展需要。這種簡單的流程計算機化經常把人們帶入信息技術應用的誤區(qū)。
BPR(業(yè)務流程重組)是信息時代對企業(yè)提出的新要求。原有的企業(yè)業(yè)務流程在新的信息時代顯得有些僵硬,面對當前市場競爭越來越激烈,市場的不確定性、模糊性越來越高的新環(huán)境,企業(yè)的適應力越來越差; 所以,企業(yè)要進行變革,就必須利用信息技術對原有的業(yè)務流程進行整合,消除其中的冗余環(huán)節(jié)和路徑。信息技術的飛速發(fā)展,帶來了信息革命,進而引發(fā)了企業(yè)革命,這也對我們的MIS建設提出了更高的要求。我們的MIS系統(tǒng)開發(fā)設計必須很好地配合企業(yè)改革來進行,采取BPR與信息技術雙向驅動的方式,從業(yè)務流程重組的角度來重新定義企業(yè)新的業(yè)務流程和模式。同時從信息技術應用的角度,去深挖信息技術應用的潛力。信息技術能夠解決什么問題,能夠幫助企業(yè)如何優(yōu)化現有的業(yè)務流程,而不能只是對原有業(yè)務流程進行計算機化處理。
很多企業(yè)MIS開發(fā)與應用的經驗表明,最好的技術并不一定就能帶來最好的產出,單純地給企業(yè)套上一個電腦的外殼,而不對原有的業(yè)務流程進行優(yōu)化整合,是不能滿足企業(yè)長遠發(fā)展需求的。
4.客戶滿意度不確定
很多企業(yè)最初既不能對軟件提出一個徹底深入的需求,也不能對軟件的長遠應用和發(fā)展提出一個規(guī)劃,僅僅急于把現有的業(yè)務處理計算機化。而隨著軟件開發(fā)的進行,客戶也逐漸進入角色。于是,客戶開始對軟件提出這樣那樣的新要求,比如在界面、報表格式等方面提出新要求,甚至會添加很多附加模塊要求,而這恰恰是軟件公司最不愿意看到的。軟件公司傾向于低成本、高效率地進行軟件開發(fā),而這樣生成的MIS又是不能很好滿足客戶個性化需求的。因此,在具體的行業(yè)標準還沒有完全出臺之前,怎樣界定用戶的滿意度,履約標準仍然是個很模糊的問題。
這就要求企業(yè)在簽訂合約時確定一個起碼的履約標準,在軟件行業(yè)標準不成熟的今天,需要一個軟件監(jiān)理機構來對最終的軟件做一個滿意度評測。因為客戶是不知情的一方,這種不知情和專業(yè)知識的缺乏會給一些不負責任的軟件開發(fā)商鉆空子的機會。目前能夠有效進行軟件開發(fā)監(jiān)理的方式就是,請具有專門信息規(guī)劃能力的企業(yè)咨詢機構幫助用戶提出需求,進行業(yè)務流程的整合和企業(yè)信息化利用的長遠規(guī)劃。只有這樣才能保證當企業(yè)希望改變當前自己的步行狀態(tài)時,軟件公司送來的是一輛摩托車,而不是一輛拖拉機。
5.信息架構未能從長計議
企業(yè)信息規(guī)劃是有階段性的,即使是在企業(yè)內部推行ERP,也需要分階段實施,不可能來一個瞬間全面轉換。在階段性目標的實現過程中,如何才能使這個階段實現的目標成為下一個目標的臺階而不是障礙呢,這就要求企業(yè)在進行MIS系統(tǒng)建設過程中更具有長遠規(guī)劃的眼光。
企業(yè)長遠信息規(guī)劃將會涉及到企業(yè)信息處理技術和設備的選擇,企業(yè)信息系統(tǒng)架構建設,以及企業(yè)數據規(guī)劃、軟件接口定義、應用規(guī)則制定等問題。如果軟件僅僅著眼于當前業(yè)務處理,采取低成本開發(fā),那么用戶與軟件公司的合作就會陷入一個泥潭。
今天,從企業(yè)長遠信息化建設的角度來規(guī)劃企業(yè)MIS架構建設已經成為企業(yè)的共識,很多企業(yè)都希望在ERP全局規(guī)劃思想的指導下逐步展開信息管理系統(tǒng)的開發(fā)建設,總體數據規(guī)劃已成為企業(yè)MIS建設前期所必須進行的工作。
從上面提到的五點圍繞企業(yè)MIS建設存在的誤區(qū)和問題中,我們可以看到,很多時候不是軟件技術上或者是開發(fā)過程中存在的問題,而是企業(yè)MIS系統(tǒng)開發(fā)和信息架構長遠規(guī)劃中存在的問題。這就要求企業(yè)用戶未來必須站在全局的高度和長遠的角度,來進行企業(yè)管理信息系統(tǒng)的建設。
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本文標題:談MIS建設的五個誤區(qū)
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