筆者從事企業(yè)MIS/ERP開(kāi)發(fā)、實(shí)施及維護(hù)工作多年,常為媒體上刊登的ERP類(lèi)的精彩文章喝彩,同時(shí)感到報(bào)刊上的文章已經(jīng)從ERP概念的引導(dǎo)發(fā)展到選型實(shí)施類(lèi)報(bào)道。但對(duì)系統(tǒng)維護(hù)工作這部分在系統(tǒng)生存期內(nèi)占用了很多時(shí)間、費(fèi)用、工作量的環(huán)節(jié)介紹得太少。筆者認(rèn)為,當(dāng)ERP應(yīng)用進(jìn)入成熟期時(shí),系統(tǒng)維護(hù)與發(fā)展將會(huì)成為關(guān)注焦點(diǎn)。全面認(rèn)識(shí)ERP應(yīng)用的整個(gè)生存期并客觀評(píng)價(jià),是應(yīng)用ERP的重要成熟標(biāo)志。
那么,管理信息系統(tǒng)的維護(hù)工作目標(biāo)是什么呢?筆者認(rèn)為就是充分發(fā)揮IT投資的作用,規(guī)劃、保持并發(fā)展一個(gè)可靠而有效的數(shù)據(jù)處理及信息提供機(jī)制,及時(shí)、準(zhǔn)確、全面地反映企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)(人力、物品、資金流向等主要資源),服務(wù)于企業(yè)內(nèi)外不同用戶,以便企業(yè)能快速響應(yīng)和提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
系統(tǒng)維護(hù)策略
企業(yè)的規(guī)模有大有小,ERP系統(tǒng)實(shí)施策略及功能模塊配置也各有不同。對(duì)于不同目標(biāo)的應(yīng)用系統(tǒng),系統(tǒng)維護(hù)方法也可以有不同的選擇。如有些企業(yè)規(guī)模較小,產(chǎn)品單一,業(yè)務(wù)流程相對(duì)穩(wěn)定,那么就可以采用完全外包的方式。也可以在本企業(yè)構(gòu)造應(yīng)用環(huán)境,將部分系統(tǒng)維護(hù)工作外包給產(chǎn)品供應(yīng)商/系統(tǒng)(實(shí)施)集成商等企業(yè)外部人員。當(dāng)然,對(duì)于集團(tuán)性企業(yè),其系統(tǒng)日常維護(hù)量大,響應(yīng)要求很高,這些企業(yè)還是得靠本企業(yè)IT環(huán)境和IT人員進(jìn)行系統(tǒng)維護(hù)。除非特定業(yè)務(wù)(如升級(jí)、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換、模塊添加等)做少量外包以補(bǔ)充短期資源的不足。
俗話說(shuō)兵無(wú)常勢(shì),水無(wú)常形,解決維護(hù)系統(tǒng)的問(wèn)題難有既定之法,但理解其原則并靈活應(yīng)用之,可為復(fù)雜問(wèn)題的解決提供方向。
系統(tǒng)維護(hù)原則
1.相信系統(tǒng)。不管數(shù)據(jù)庫(kù)多先進(jìn),軟件考慮多周到,應(yīng)用系統(tǒng)都有局限性。但對(duì)常用的流程,偶然出錯(cuò)時(shí),不要先去想系統(tǒng)有問(wèn)題,要注意觀察操作或數(shù)據(jù)的不尋常之處,如果是系統(tǒng)有缺陷,但可通過(guò)固定操作避免,就應(yīng)該固定操作流程,并注意反復(fù)培訓(xùn)。
2.勤于積累。不論是主動(dòng)發(fā)現(xiàn)或被動(dòng)遇上問(wèn)題,事后都要記錄解決過(guò)程、方法,以便經(jīng)驗(yàn)共享并延續(xù)。注意及時(shí)更新有關(guān)文檔,不僅記錄下業(yè)務(wù)要求的操作過(guò)程,也要記下繞過(guò)一些系統(tǒng)固有缺陷的途經(jīng),用戶應(yīng)當(dāng)像法規(guī)條例那樣去執(zhí)行,不論理解與否都不可簡(jiǎn)化或異化,即“死步驟,莫發(fā)揮”。
3.測(cè)試與比較。新出現(xiàn)的異常要判別其重現(xiàn)性(必然性),可考慮構(gòu)造測(cè)試環(huán)境,在其上完全仿照原操作,尋找維護(hù)操作的方向,并研究修改的方法。
4.可逆修改。即使找到維護(hù)操作的方向,也不可冒然修改,搞不好出現(xiàn)連帶負(fù)作用,使問(wèn)題性質(zhì)變復(fù)雜或由局部向更大范圍擴(kuò)散。應(yīng)該判斷問(wèn)題涉及的數(shù)據(jù)、影響范圍,理解全部流程。修改數(shù)據(jù)時(shí)要留好余地,要具有可逆性,改不好也能退回。
5. 繞過(guò)。這是緊急情況下或一時(shí)無(wú)解決頭緒時(shí)常常采用的方法。如從一個(gè)模塊向另一模塊傳數(shù)據(jù),如果有原因不明的丟失,而且是偶發(fā)且難以查明的原因,那么就要有一個(gè)檢查機(jī)制發(fā)現(xiàn)這類(lèi)異常,然后在相應(yīng)的后續(xù)模塊補(bǔ)上有關(guān)信息。
6. 例行檢查與操作。這是減少問(wèn)題緊急程度的有效方法。利用標(biāo)準(zhǔn)功能和一些自開(kāi)發(fā)的實(shí)用小程序,應(yīng)用系統(tǒng)數(shù)據(jù)主動(dòng)做一些檢查。把正常情況下要到今后某一時(shí)刻(如月末)才反映出問(wèn)題的數(shù)據(jù)(如成本更新、接口異常)提前找出來(lái)處理掉,這種不斷檢查、測(cè)試、發(fā)現(xiàn)和解決問(wèn)題的過(guò)程,是系統(tǒng)穩(wěn)定和完善的基石。
7. 客戶的需求。用戶有時(shí)在不經(jīng)意時(shí)可能指出系統(tǒng)需要大力改進(jìn)的地方,也可能會(huì)在正式場(chǎng)合提出一個(gè)類(lèi)似于“我要一敲鍵就出工資”的無(wú)理要求。這時(shí)不能因聲音大小決定取舍,要仔細(xì)聽(tīng),但不能草率承諾。如果對(duì)用戶的要求總是有求必應(yīng)的話,維護(hù)人員很容易就陷入疲于奔命的狀態(tài)之中。
8.人員的維護(hù)。在實(shí)施和維護(hù)的不同階段,系統(tǒng)對(duì)維護(hù)人員數(shù)量的要求也會(huì)不同。隨著維護(hù)人員水平不斷提高,人員流動(dòng)在所難免。但I(xiàn)T組織架構(gòu)中骨干用戶、維護(hù)工程師都是系統(tǒng)環(huán)境中的重要組成部分,他們的離去會(huì)給企業(yè)ERP系統(tǒng)造成巨大震蕩和不可估量的損失,有可能出現(xiàn)系統(tǒng)轟然倒地、不可收拾的局面。所以企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)需要有“人才第一” 的意識(shí),而維護(hù)人員一定要有“數(shù)據(jù)第一、系統(tǒng)第一”的素質(zhì)。
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本文標(biāo)題:ERP系統(tǒng)維護(hù)工作淺談
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