也許,劉文富當(dāng)初并沒有想到,自己“企業(yè)如何實施ERP”的主題學(xué)術(shù)報告竟能在1999年“全國自動化學(xué)會大會”上引起這么強烈的反響。這個華北制藥集團倍達公司的副總經(jīng)理,從此沒了清靜:慕名前來咨詢、考察倍達公司ERP實施情況的人駱繹不絕。就在記者采訪他的一個小時內(nèi),他便接到不下三個有關(guān)ERP的電話。不過,劉文富也由此而成了業(yè)界名人、國內(nèi)少有的ERP專家。
但這個“專家”來之不易,這其中所付出的汗水,也許只有劉文富自己才知道。事實上,自打主持實施倍達ERP項目以來,從對ERP不甚了解,直至對它知之甚多,劉文富研究了大量的文獻資料,考察了眾多企業(yè)。更重要的是,在整個項目的實施過程中,劉文富親自參與,摸爬滾打,積累了很多實用的經(jīng)驗。
與53個人簽合同
“我與倍達53個人簽訂了合同”。說起倍達ERP系統(tǒng)的實施,這是劉文富最為經(jīng)典的一個故事。當(dāng)時,劉文富與倍達公司總經(jīng)理簽了合同,與所有中層干部簽了合同,還與項目小組所有成員簽了合同。在合同中,最后一句話就是:“如果ERP實施不成功,我就地辭職!
簽這樣的合同需要劉文富及項目小組成員都有過人的勇氣。白紙黑字,如果不能實現(xiàn)承諾,誰的面子上都過不去。而對劉文富來說,更是背水一戰(zhàn):不成功,則成“仁”。
圖 ERP項目實施進程
當(dāng)然,也許現(xiàn)在還沒有足夠的理由來證明,應(yīng)向全國實施ERP系統(tǒng)的企業(yè)推廣劉文富“簽合同”的做法。系統(tǒng)實施不成功有太多的因素,為什么要把一切都歸咎到實施人員的頭上呢?但從倍達實施的結(jié)果來看,“簽合同”在客觀上促進了ERP系統(tǒng)高質(zhì)量實施,也大大降低了企業(yè)投資ERP的風(fēng)險。其實,由于目前國內(nèi)ERP的成功率實在太低,已有不少業(yè)內(nèi)人士和企業(yè)認識到:“ERP是企業(yè)的風(fēng)險投資”。劉文富認為,企業(yè)在實施ERP時,有這種思想準(zhǔn)備是非常必要的。事實上,這表明了企業(yè)對ERP抱著一種平和的心態(tài),既能享受它成功的喜悅,也能接受它失敗的事實。更為重要的是,它能讓企業(yè)早作準(zhǔn)備,去充分降低ERP所帶來的風(fēng)險。
邊玩邊培訓(xùn)
稍微懂得一點ERP實施方法的人都知道,培訓(xùn)對系統(tǒng)的實施非常重要。作為整個項目的負責(zé)人,劉文富當(dāng)然知道培訓(xùn)的重要性,并對它投入了大量的精力?闪钊瞬唤獾氖牵嘤(xùn)居然讓劉文富遇到了大難題。首先是員工不愿意參加。確實,大家本來就很忙,誰愿意再抽出時間來參加培訓(xùn)呢?況且還不是一兩天。其次,培訓(xùn)內(nèi)容比較枯燥,全是理論與模擬演示,讓人聽著直想打瞌睡。最后,培訓(xùn)效果極其不好。培訓(xùn)工程師把一個概念或業(yè)務(wù)流程辛辛苦苦講了幾個小時,但大部分員工不明白的還是不明白。
這是什么原因呢?經(jīng)過長期的觀察與思索,以及與員工的充分交流,劉文富認識到,是“培訓(xùn)方法”出了問題。為此,劉文富想了一招“邊玩邊培訓(xùn)”,即帶領(lǐng)員工到ERP系統(tǒng)應(yīng)用效果好的企業(yè)去參觀學(xué)習(xí)。例如,他們曾到北京一機床、上海寶鋼等企業(yè)參觀學(xué)習(xí),大家也趁此到北京、上海等地旅游了一趟。這樣培訓(xùn)的效果是,大家的積極性明顯提高,都爭著搶著去培訓(xùn)。由于可以看到企業(yè)ERP系統(tǒng)實際運行的流程,也可充分感受到他們應(yīng)用ERP之后的實際效果,還可與同行充分交流,因此,對員工們的觸動非常大。回去之后,大家一致認為:實施ERP是件好事。統(tǒng)一了思想,培訓(xùn)最主要的目的達到了,實施也就好開展了。
負責(zé)人要能說會道
在采訪劉文富的過程中,記者充分體會到一個ERP項目負責(zé)人所必須具備的四項基本功“看、聽、說、寫”是多么重要!澳苷f會道”,成為選擇ERP項目負責(zé)人的首要條件。
劉文富特別“愿意聽”。雖然記者提的可能是個稀奇古怪的問題,但他能仔細地“聽”。其實,這就是一個ERP項目負責(zé)人最好的形象。劉文富認為,實施ERP是個系統(tǒng)工程,它會涉及到企業(yè)的方方面面,光靠負責(zé)人自己,可能永遠也想不周全。因此,“多聽別人講、會聽別人講”便成了實施過程中非常重要的一環(huán)。ERP項目負責(zé)人不僅要會聽正式場合的講話,還要會聽非正式場合的講話;不僅要善于聽好話,也要善于聽反話。他必須能“聽話聽聲、鑼鼓聽音”,即能根據(jù)說話人的態(tài)度及當(dāng)時的環(huán)境,判斷出說話人的真實意思。因此,所謂“兩耳不聞窗外事,一心只讀圣賢書”的人是不能擔(dān)任ERP項目負責(zé)人的,盡管他可能業(yè)務(wù)能力非常強。
“能說會說”是劉文富的另一大特色。作為一個ERP項目負責(zé)人,他離不開“說”:說服領(lǐng)導(dǎo)時要說,說服員工時要說,培訓(xùn)時要說,討論時還要說。其實,ERP項目負責(zé)人不僅要說,而且要學(xué)會“見什么人說什么話”、“在什么場合說什么話”。如果不分對象亂說,不但不會對ERP的實施有所幫助,反而會產(chǎn)生負作用。而且,他說話的內(nèi)容邏輯性要強,要能打動人心,有鼓動性、趣味性及藝術(shù)性。
當(dāng)然,劉文富“看與寫”的功夫也非常過硬。就看他與53個人簽訂的合同,便足以證明他“寫”的出色與“看”問題的敏銳。
三個小經(jīng)驗
通過對倍達ERP項目實施的采訪,記者覺得有三個小經(jīng)驗值得向大家推廣。事實上,在ERP項目啟動后,企業(yè)不要急于安裝軟件及進行軟件的實施。在實施之前,企業(yè)應(yīng)當(dāng)與軟件提供商進行溝通,使得雙方在項目的實施上達成共識;在項目實施的過程中,也要經(jīng)常不斷地進行交流,尤其是和企業(yè)“一把手”進行必要的交流,使他掌握整個項目的實施過程。
在實施過程中,如果出現(xiàn)企業(yè)業(yè)務(wù)需要調(diào)整的情況,就必須由企業(yè)“一把手”全面考慮,盡快決定是否進行調(diào)整。如果調(diào)整了,則要經(jīng)過一段時間的手工運行。等到業(yè)務(wù)流程中的各個環(huán)節(jié)基本沒有問題后,再納入計算機管理,以防出現(xiàn)經(jīng)常調(diào)整的現(xiàn)象。
另外還有很重要的一點:在整個ERP實施過程中,企業(yè)必須培養(yǎng)出兩人以上的系統(tǒng)管理員,使其清楚整個過程,并具備維護該系統(tǒng)的能力。企業(yè)不要養(yǎng)成依賴軟件提供商工程實施人員的習(xí)慣。尤其在平時,要盡量讓這兩個系統(tǒng)管理員維護該系統(tǒng)。如果能做到這一點,雙方都將受益匪淺。
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本文標(biāo)題:當(dāng)好ERP負責(zé)人
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