在ERP實(shí)施過(guò)程中,由于項(xiàng)目的復(fù)雜性、多方人員的參加以及時(shí)間跨度比較長(zhǎng)等因素的存在,所有與項(xiàng)目有關(guān)的需求、建議、解決方案和結(jié)論都必須文檔化、標(biāo)準(zhǔn)化,成為項(xiàng)目成果的一個(gè)組成部分,以便查閱、交流和引用。
從《以實(shí)施方法論為綱》一文也可以看出,文檔管理工作一定是ERP實(shí)施中所不可缺少的,從一定意義上講,ERP的實(shí)施就是按照項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃,生成文檔、討論文檔并最終確定文檔的一系列過(guò)程。怎么,ERP實(shí)施難道就是“紙上談兵”嗎?當(dāng)然不是,這里所說(shuō)的文檔包含的內(nèi)容非常廣泛,其中有很多是項(xiàng)目具體工作、現(xiàn)場(chǎng)活動(dòng)的事前指南、事中記錄和事后分析,而更加關(guān)鍵的是,當(dāng)具體工作和現(xiàn)場(chǎng)活動(dòng)執(zhí)行過(guò)后,文檔就成了“記載歷史的語(yǔ)言”了。所以,我們可以說(shuō),文檔管理的專(zhuān)業(yè)化程度可以是反映整個(gè)項(xiàng)目管理水平的一個(gè)側(cè)面。
除了以前提到的“ERP實(shí)施解決方案”以外,項(xiàng)目文檔至少還應(yīng)包括: 項(xiàng)目管理文檔、培訓(xùn)文檔、需求分析文檔、項(xiàng)目變更文檔和批準(zhǔn)書(shū)、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備和批準(zhǔn)文檔、軟件安裝文檔、軟件客戶(hù)化和二次開(kāi)發(fā)文檔、軟件參數(shù)設(shè)置文檔、測(cè)試方案和測(cè)試結(jié)果報(bào)告、客戶(hù)簽署的階段成果確認(rèn)書(shū)等等。
具體地,文檔目錄可以分為四級(jí),即形成這樣的目錄結(jié)構(gòu):“項(xiàng)目名稱(chēng)/項(xiàng)目地點(diǎn)/實(shí)施階段/對(duì)應(yīng)的ERP模塊名稱(chēng)/文檔名稱(chēng)”。如下圖:
當(dāng)很多人要共享使用很多文檔的時(shí)候,最怕見(jiàn)到的就是“a.ppt”、“111.doc”這樣沒(méi)有意義的文件名,所以,要給相應(yīng)目錄里的文檔起一個(gè)明白易懂的名字,如:進(jìn)行了福州實(shí)達(dá)采購(gòu)業(yè)務(wù)調(diào)研之后,形成了一份調(diào)研記錄,文件名可以取為:FZH_ BI_PO_第一次調(diào)研記錄.doc。
對(duì)于每一份文檔的版本號(hào)管理,則以下面的規(guī)則為準(zhǔn):
●創(chuàng)建文檔時(shí)為 1.0版,實(shí)施顧問(wèn)要進(jìn)行調(diào)整時(shí),在此基礎(chǔ)上進(jìn)行版本升級(jí),并簽屬更改人及更改時(shí)間。
●初次提交客戶(hù)的文檔為實(shí)施顧問(wèn)人員更改后的最高版本號(hào),但仍為版本一的內(nèi)容。經(jīng)客戶(hù)初步確認(rèn)或提出更正意見(jiàn)時(shí),由版本一升至版本二,然后正式提交客戶(hù),并進(jìn)行文檔存檔,以后每經(jīng)過(guò)客戶(hù)修改逐次提升一個(gè)版本。
在每一份文檔的開(kāi)頭,就會(huì)有類(lèi)似這樣的一個(gè)表格說(shuō)明了版本控制的信息:
項(xiàng)目實(shí)施中的相關(guān)重要文檔都應(yīng)經(jīng)過(guò)漢普項(xiàng)目經(jīng)理和實(shí)達(dá)項(xiàng)目經(jīng)理的審核。一般審核時(shí)間規(guī)定在提交后的三天之內(nèi)。如果五天沒(méi)有回應(yīng)即作為確認(rèn)處理。對(duì)于階段性成果的審核,應(yīng)由實(shí)達(dá)項(xiàng)目經(jīng)理簽字,確認(rèn)提交的階段性成果已審核,符合項(xiàng)目實(shí)施的要求和客戶(hù)方能接收的標(biāo)準(zhǔn)。
以上的文檔看起來(lái)可能都比較“正式”,另外,其實(shí)還有各種“應(yīng)急”文檔。比如,項(xiàng)目小組成員在遇到實(shí)施問(wèn)題時(shí),首先要對(duì)問(wèn)題進(jìn)行書(shū)面記錄,并建立隨后的跟蹤記錄,經(jīng)過(guò)各種方式使問(wèn)題得到解決以后,還要有解決結(jié)果的記錄,這樣在將來(lái)就有據(jù)可查了。
很多進(jìn)行過(guò)企業(yè)信息化建設(shè)的朋友都知道,項(xiàng)目計(jì)劃的反復(fù)變更是個(gè)大忌,但計(jì)劃畢竟只是計(jì)劃,俗話(huà)還說(shuō)“計(jì)劃沒(méi)有變化快”嘛。因此,為了對(duì)項(xiàng)目范圍、項(xiàng)目計(jì)劃的變化進(jìn)行合理的控制,就有必要建立一份“項(xiàng)目范圍/計(jì)劃變更文檔”。內(nèi)容包括:
●項(xiàng)目范圍或者項(xiàng)目計(jì)劃的改變內(nèi)容、理由。
●改變部分在項(xiàng)目進(jìn)程中的狀態(tài)。
●改變部分對(duì)項(xiàng)目進(jìn)程可能的影響。
●改變部分對(duì)項(xiàng)目費(fèi)用可能的影響。
有了這份文檔,就可以走“批準(zhǔn)流程”了:一方(可能是企業(yè),也可以是實(shí)施服務(wù)方)生成“項(xiàng)目范圍/計(jì)劃變更文檔”,提交實(shí)達(dá)項(xiàng)目經(jīng)理和漢普項(xiàng)目經(jīng)理會(huì)審,簽字批準(zhǔn)并內(nèi)部存檔, 同時(shí)將副本提交給項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組。凡涉及到整個(gè)項(xiàng)目進(jìn)展、整體費(fèi)用成本的調(diào)整較大的改變 ,必須交由項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)通過(guò)。通過(guò)后,可以開(kāi)始正式執(zhí)行。雙方項(xiàng)目經(jīng)理會(huì)同調(diào)整相應(yīng)的實(shí)施計(jì)劃,計(jì)劃完成進(jìn)度報(bào)告應(yīng)定期提交項(xiàng)目雙方檢查,完成后應(yīng)當(dāng)由雙方項(xiàng)目經(jīng)理簽字。
另外,文檔對(duì)于項(xiàng)目質(zhì)量控制也有著重要意義。企業(yè)生產(chǎn)產(chǎn)品離不開(kāi)質(zhì)量檢查,ERP項(xiàng)目的實(shí)施也要進(jìn)行質(zhì)量控制。實(shí)達(dá)項(xiàng)目中,項(xiàng)目總監(jiān)或項(xiàng)目總監(jiān)指定的質(zhì)量控制總監(jiān)專(zhuān)門(mén)承擔(dān)著項(xiàng)目的質(zhì)量控制責(zé)任,具體包括工作質(zhì)量的審查與評(píng)定、工作過(guò)程中資料的完整性檢查、客戶(hù)簽署的階段成果確認(rèn)書(shū)的歸集等。質(zhì)量控制的主要依據(jù)之一,就是剛才列舉的項(xiàng)目文檔。
進(jìn)行工作質(zhì)量審查時(shí),應(yīng)以項(xiàng)目計(jì)劃的內(nèi)容為基礎(chǔ),以項(xiàng)目實(shí)施方法論為依據(jù),對(duì)各項(xiàng)項(xiàng)目工作進(jìn)行檢查,所有文檔都在可審查范圍。當(dāng)然,審查不可能是把所有工作整個(gè)兒遍歷一次,重點(diǎn)一般集中在:項(xiàng)目中各功能模塊的內(nèi)外數(shù)據(jù)流向檢查;業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)接口點(diǎn)的功能檢查;項(xiàng)目中的操作系統(tǒng)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)及其工具技術(shù)、客戶(hù)化相關(guān)技術(shù)等方面的審查等等。
所以,ERP項(xiàng)目實(shí)施的整個(gè)過(guò)程中,我們就是和文檔一起朝夕度過(guò)的。由于大家可以理解的原因,有些技術(shù)問(wèn)題在我們的實(shí)施手記里就不一一贅述了。因?yàn)橛辛饲懊鎱f(xié)同工作的基礎(chǔ),按照我們的實(shí)施計(jì)劃,數(shù)據(jù)準(zhǔn)備、參數(shù)設(shè)置、技術(shù)開(kāi)發(fā)、操作培訓(xùn)、系統(tǒng)測(cè)試等一項(xiàng)項(xiàng)工作就在緊張而充實(shí)的節(jié)奏中度過(guò)了,只是——質(zhì)量控制總監(jiān)又在提醒了,“文檔一個(gè)都不能少!”
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