在電子商務(wù)、B2B和B2C的概念大行其道、如火如荼的今天,我們?nèi)孕枵務(wù)勱P(guān)于ERP實(shí)施的話題。對(duì)于傳統(tǒng)的制造業(yè)來(lái)說(shuō),如何以最少的資源組織生產(chǎn),并迅速響應(yīng)客戶訂單、贏得客戶,仍是企業(yè)最關(guān)心的問(wèn)題之一,而企業(yè)對(duì)ERP的有效應(yīng)用,又恰恰滿足了這一點(diǎn)。眾所周知,實(shí)施ERP系統(tǒng)的難度很大,但制造業(yè)企業(yè)面對(duì)日益變幻的市場(chǎng),必須要練好內(nèi)功,這一步又非走不可。
我公司是美資的電子制造企業(yè),主要生產(chǎn)電動(dòng)車輛的計(jì)時(shí)/計(jì)數(shù)儀表和速度控制器等OEM產(chǎn)品;生產(chǎn)特點(diǎn)是典型的小批量、多品種,按訂單組織生產(chǎn)。由于在生產(chǎn)初期,從總公司轉(zhuǎn)移到中國(guó)生產(chǎn)的產(chǎn)品相對(duì)較少,物料也是由總公司負(fù)責(zé)采購(gòu),因此此時(shí)的企業(yè)更像是一個(gè)純粹的加工中心,業(yè)務(wù)流程相對(duì)簡(jiǎn)單,所有部門的信息流程均是建立在Excel或Access的表格之上;但隨著中國(guó)公司生產(chǎn)能力的增強(qiáng),要求生產(chǎn)的產(chǎn)品品種越來(lái)越多,同時(shí)為了進(jìn)一步降低成本,總公司要求材料國(guó)產(chǎn)化和物料自行采購(gòu),以實(shí)施對(duì)國(guó)內(nèi)市場(chǎng)的不斷拓展;這樣公司才從一個(gè)制造中心,演化成一個(gè)有產(chǎn)、供、銷真正意義上的制造業(yè)企業(yè),業(yè)務(wù)流程也日益復(fù)雜,各部門對(duì)信息的共享需求不斷增強(qiáng),而傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程顯然不能滿足管理要求和市場(chǎng)的變化,公司終于決定啟用早已購(gòu)買一年,遲遲未敢實(shí)施的ERP軟件——Scala系統(tǒng)。作為公司ERP項(xiàng)目的總負(fù)責(zé)人,我自始至終參加了公司業(yè)務(wù)流程的重組、ERP系統(tǒng)的實(shí)施、培訓(xùn)和新業(yè)務(wù)開發(fā)。在3年ERP系統(tǒng)的實(shí)施和企業(yè)信息化的工作中,本人的感受和感想頗多,在此與大家共同探討,也希望能給正在或?qū)⒁獙?shí)施ERP的企業(yè)有所幫助。
關(guān)于軟件選型
是自行開發(fā)、定制,還是購(gòu)買成熟的軟件系統(tǒng)?在企業(yè)考慮ERP系統(tǒng)的自行開發(fā)和定制時(shí),常常是基于以下兩點(diǎn)考慮:一是大大節(jié)約軟件系統(tǒng)投資成本,我們知道購(gòu)買一套ERP系統(tǒng)并實(shí)施,動(dòng)輒上萬(wàn)美元甚至幾十萬(wàn)美元,一般公司很難承受;二是認(rèn)為對(duì)自身業(yè)務(wù)流程比顧問(wèn)公司和軟件提供商更加熟悉,定制和自行開發(fā)可有的放失。其實(shí)這是有很大弊端的。這是因?yàn)槠髽I(yè)的需求分析是從業(yè)務(wù)人員目前的業(yè)務(wù)出發(fā)的,但很多時(shí)候,業(yè)務(wù)人員自身亦不知道如何提升工作效率,基于如此需求,開發(fā)出來(lái)的系統(tǒng)往往只是對(duì)現(xiàn)有流程的系統(tǒng)模擬或僅僅實(shí)現(xiàn)了有關(guān)數(shù)據(jù)的共享,而忽略了應(yīng)用ERP系統(tǒng)的初衷是引進(jìn)新的管理思想,提升企業(yè)管理。而為眾多企業(yè)廣泛應(yīng)用的成熟系統(tǒng),恰恰可以避免這一點(diǎn)。由此可見(jiàn),選擇軟件系統(tǒng),一定要從企業(yè)自身出發(fā),量力而行。
關(guān)于實(shí)施項(xiàng)目負(fù)責(zé)人
項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在整個(gè)實(shí)施過(guò)程中,作用很大,他是整個(gè)項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃的制定者和貫徹者,同時(shí)又是企業(yè)和顧問(wèn)公司緊密聯(lián)系的紐帶。因此,作為項(xiàng)目負(fù)責(zé)人,應(yīng)通過(guò)充分調(diào)查,設(shè)法讓顧問(wèn)公司理解整個(gè)企業(yè)現(xiàn)有運(yùn)作流程,同時(shí)其本身應(yīng)充分學(xué)習(xí)ERP原理,深刻理解其樸素而又先進(jìn)的管理思想。當(dāng)然,項(xiàng)目負(fù)責(zé)人除了在職務(wù)上需具有修改現(xiàn)有生產(chǎn)流程的充分權(quán)力之外,其個(gè)人還應(yīng)具備充分的說(shuō)服力和影響力。這樣,利用ERP成功實(shí)施整合企業(yè)傳統(tǒng)流程才能成為可能。
關(guān)于培訓(xùn)
在系統(tǒng)實(shí)施的整個(gè)過(guò)程中,培訓(xùn)是一個(gè)重要的環(huán)節(jié),其中以原理和觀念的培訓(xùn)尤為重要。培訓(xùn)的目的是讓公司所有員工自覺(jué)接受ERP原理,同時(shí)理解改變現(xiàn)有流程的必要性,這其中還有一個(gè)重要的目的是,讓每一位員工理解自己的工作和在系統(tǒng)中的操作,對(duì)于整個(gè)系統(tǒng)流程的重要性。在培訓(xùn)的過(guò)程中,我們還需澄清對(duì)系統(tǒng)常見(jiàn)的一些誤解,如:
“由于應(yīng)用了系統(tǒng),我的工作量將大大減輕。對(duì)此,我的回答是,由于系統(tǒng)的應(yīng)用,公司整個(gè)生產(chǎn)流程的效率定然會(huì)大大提高,而某一點(diǎn)的工作量不一定會(huì)減少,甚至?xí)兴黾。例如,原先采?gòu)人員下訂單采購(gòu)原材料,而應(yīng)用系統(tǒng)后使訂單的動(dòng)態(tài)跟蹤修正成為可能,他因此將增加跟蹤訂單的工作,雖然在這一點(diǎn)上工作量增加了,但公司由于系統(tǒng)的幫助而實(shí)現(xiàn)了“合理的交貨期,合適的交貨數(shù)量,滿足物料需求,從而達(dá)到了減少庫(kù)存的目的”。
“系統(tǒng)會(huì)幫我們解決一切我們想解決的問(wèn)題。這又顯然走到了另外的一個(gè)極端。ERP系統(tǒng)可以幫助我們解決生產(chǎn)制造過(guò)程中的諸多問(wèn)題,但由于國(guó)內(nèi)整個(gè)應(yīng)用環(huán)境不夠成熟,其在供應(yīng)鏈管理和客戶關(guān)系管理上的解決方案并不十分理想;同時(shí)ERP系統(tǒng)往往在統(tǒng)計(jì)分析的功能上仍需完善。
“ERP系統(tǒng)已經(jīng)過(guò)時(shí)了,為何不一步到位上電子商務(wù)”?誠(chéng)然,企業(yè)信息化的未來(lái)是電子商務(wù),但實(shí)施好ERP系統(tǒng),保證企業(yè)內(nèi)部運(yùn)作的高效率,顯然是未來(lái)實(shí)施電子商務(wù)的基礎(chǔ)。因此,二者并不矛盾,而是相輔相成的。
關(guān)于實(shí)施方法和過(guò)程
成功實(shí)施ERP的方法很多,這一般可視企業(yè)的自身情況而定。鑒于系統(tǒng)實(shí)施工作量巨大,我公司采取的做法是循序漸進(jìn),逐步實(shí)現(xiàn)。盡管這樣有可能會(huì)人為割開系統(tǒng)各功能模塊間的有機(jī)聯(lián)系,但只要理解業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的真正流向,這種方法對(duì)于日常業(yè)務(wù)繁忙,無(wú)法全面同時(shí)運(yùn)作新老流程的企業(yè),還是比較適用的。
我們首先從財(cái)務(wù)模塊入手,建立起總賬、銷售分類賬、采購(gòu)分類賬和固定資產(chǎn)等模塊,當(dāng)然由于還未使用訂單模塊,采購(gòu)和銷售發(fā)票直接從采購(gòu)和銷售分類賬進(jìn)入;成功實(shí)現(xiàn)了“財(cái)務(wù)的電算化”后,我們實(shí)施了庫(kù)存管理模塊,并實(shí)現(xiàn)了庫(kù)存模塊和財(cái)務(wù)總賬的連接,使庫(kù)存交易直接過(guò)到總賬;接下來(lái),我們實(shí)施了采購(gòu)管理模塊和銷售訂單模塊,并實(shí)現(xiàn)了采購(gòu)模塊和庫(kù)存、采購(gòu)分類賬的連接以及銷售與庫(kù)存和銷售分類賬的連接,使采購(gòu)訂單→采購(gòu)入庫(kù)→財(cái)務(wù)入賬、銷售訂單→銷售出庫(kù)→發(fā)票有了清晰且共享的數(shù)據(jù)流。以上模塊我們經(jīng)歷了大約一年的時(shí)間才實(shí)施完成。
經(jīng)過(guò)大量的需求分析和數(shù)據(jù)準(zhǔn)備,我們終于開始實(shí)施Scala的核心模塊——MPC(ManufacturingPlanningControl)。其中包括物料需求計(jì)劃(MRP)、能力需求計(jì)劃(CapacityRequirementPlanning)、主生產(chǎn)計(jì)劃(MPS)、生產(chǎn)訂單(WorkOrder)、車間控制(ShopFloorPlanning)、成本核算等子系統(tǒng)。我們花了盡一年半的時(shí)間終于建立起兩個(gè)流程,即銷售預(yù)測(cè)和銷售訂單→MRP→采購(gòu)建議→采購(gòu)訂單、銷售預(yù)測(cè)和銷售訂單→MRP→生產(chǎn)建議→生產(chǎn)訂單,并因此整合了銷售、采購(gòu)和庫(kù)存模塊;此外由于有了材料清單(BillOfMaterial)和工藝路線(Routing),在生產(chǎn)訂單完成的同時(shí),還實(shí)現(xiàn)了生產(chǎn)成本的結(jié)算。
總結(jié)我們的實(shí)施經(jīng)驗(yàn),提請(qǐng)大家在實(shí)施ERP時(shí)需要注意以下問(wèn)題:
1. 由于分步實(shí)施,實(shí)施時(shí)間會(huì)延長(zhǎng),所以一定要有切實(shí)可行的實(shí)施計(jì)劃,明確規(guī)定各模塊的預(yù)計(jì)實(shí)施時(shí)段和完成時(shí)間;
2. 實(shí)施相關(guān)模塊的同時(shí)應(yīng)提前安排其他模塊實(shí)施的需求分析和數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作,因?yàn)镋RP系統(tǒng)中有些基礎(chǔ)數(shù)據(jù)是以前流程中所沒(méi)有的,且準(zhǔn)備時(shí)間較長(zhǎng),甚至需做很多試驗(yàn)才能得來(lái);
3. 各模塊安排試運(yùn)行時(shí)間,一般為3個(gè)月,但時(shí)間長(zhǎng)短建議按各模塊具體實(shí)施效果而定;
4. 新老系統(tǒng)并行的同時(shí),一定要注意積累有關(guān)數(shù)據(jù),為改變業(yè)務(wù)及管理流程,配合新系統(tǒng)運(yùn)作做好準(zhǔn)備。
隨著MPC模塊的實(shí)施完成,我公司ERP系統(tǒng)實(shí)施暫告一段落。盡管我們接著又實(shí)施了薪資模塊,并與總賬相連,但對(duì)我們來(lái)講,接下來(lái)最重要的工作是系統(tǒng)維護(hù)工作,它幾乎決定了系統(tǒng)能否持續(xù)成功運(yùn)行的關(guān)鍵。
關(guān)于數(shù)據(jù)維護(hù)
系統(tǒng)運(yùn)作是以數(shù)據(jù)為載體的,它是我們?nèi)粘I(yè)務(wù)操作和決策分析的依據(jù),因此對(duì)于有效地運(yùn)作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)的及時(shí)和正確維護(hù)尤其重要。結(jié)合我們實(shí)施的經(jīng)驗(yàn),提出以下問(wèn)題請(qǐng)大家注意:
1. 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的維護(hù),包括對(duì)物料/供應(yīng)商/客戶的編碼、各種訂單和交易的序號(hào)、各種統(tǒng)計(jì)分類代碼等的增改,都應(yīng)遵循當(dāng)初設(shè)立時(shí)的規(guī)范,切不可任意編設(shè)。忽視這個(gè)問(wèn)題,長(zhǎng)期下來(lái),系統(tǒng)中會(huì)存在大量的無(wú)規(guī)律的信息,給統(tǒng)計(jì)分析帶來(lái)難度。
2. 業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的更新,如訂單的輸入更新、庫(kù)存交易、工廠日歷的變更、車間日常統(tǒng)計(jì)等業(yè)務(wù),其數(shù)據(jù)的要求一定是及時(shí)、準(zhǔn)確,滯后或錯(cuò)誤的數(shù)據(jù)必然會(huì)影響業(yè)務(wù)決策分析,從而影響企業(yè)的績(jī)效。
3. 系統(tǒng)參數(shù)的調(diào)整原則是謹(jǐn)慎而靈活,系統(tǒng)參數(shù)規(guī)定了系統(tǒng)運(yùn)作的規(guī)則,對(duì)于它的調(diào)整當(dāng)然需要謹(jǐn)慎,但因?yàn)樗嬲w現(xiàn)的是企業(yè)業(yè)務(wù)流程的規(guī)范,由于市場(chǎng)變化引起的日常流程變更,對(duì)參數(shù)的修改又是自然的事了。
需澄清的幾個(gè)問(wèn)題:
1. 系統(tǒng)實(shí)施可以告一段落,但系統(tǒng)運(yùn)作和維護(hù)隨企業(yè)的業(yè)務(wù)發(fā)展是無(wú)止境的;
2. 對(duì)于系統(tǒng)功能的開發(fā),其主體應(yīng)是各業(yè)務(wù)部門,而不是系統(tǒng)管理員;
3. 因?yàn)橄到y(tǒng)的要求,需對(duì)工作流程做出調(diào)整,但同時(shí)也要重新審視系統(tǒng)建立初的數(shù)據(jù)流程是否適應(yīng)現(xiàn)有工作流程;
4. 如果習(xí)慣于用老的業(yè)務(wù)流程的思維方式去套用ERP系統(tǒng)流程,就容易將系統(tǒng)實(shí)施引入死角;
5. 僅用系統(tǒng)去模擬不同環(huán)節(jié)的舊的業(yè)務(wù)流程操作,絕不能發(fā)揮系統(tǒng)強(qiáng)大的管理和改進(jìn)功能。
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本文標(biāo)題:關(guān)于ERP系統(tǒng)實(shí)施中的幾個(gè)問(wèn)題
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