一、主持訪(fǎng)談的能力
訪(fǎng)談的目的
獲取信息
發(fā)布信息
推銷(xiāo)一個(gè)注意,使之被認(rèn)可
向一個(gè)人提問(wèn)不是一件容易的事情,需要對(duì)被訪(fǎng)者充滿(mǎn)尊重和善意
訪(fǎng)談必須遵守的規(guī)則
準(zhǔn)備訪(fǎng)談
1.確定訪(fǎng)談主題
2.列出所要涉及的訪(fǎng)談要點(diǎn)
3.對(duì)所有問(wèn)題按輕重緩急進(jìn)行分類(lèi),在此基礎(chǔ)上制定訪(fǎng)談?dòng)?jì)劃
4.選好訪(fǎng)談對(duì)象:掌握信息的人、有決定權(quán)的人、有影響力的人
5.與被訪(fǎng)者進(jìn)行預(yù)約,告知訪(fǎng)談的目的、持續(xù)時(shí)間、地點(diǎn)和你的聯(lián)系方法
進(jìn)行訪(fǎng)談
選擇最合適的時(shí)間,以免過(guò)多地影響對(duì)方的工作
在對(duì)方工作的地方進(jìn)行訪(fǎng)談
訪(fǎng)談時(shí)間不要超過(guò)2小時(shí)
自我介紹,并再次說(shuō)明訪(fǎng)談的目的
請(qǐng)對(duì)方作自我介紹、說(shuō)明其職位
按預(yù)先指定的計(jì)劃進(jìn)行訪(fǎng)談,對(duì)對(duì)方的發(fā)言做好記錄
對(duì)不清楚的地方或需要詳細(xì)說(shuō)明的地方進(jìn)行復(fù)述
訪(fǎng)談結(jié)束時(shí)作一個(gè)簡(jiǎn)要的綜述,以確保沒(méi)有遺漏或誤解
結(jié)束訪(fǎng)談并致謝
訪(fǎng)談之后
撰寫(xiě)訪(fǎng)談報(bào)告,分清哪些是對(duì)方的語(yǔ)錄,哪些是自己的理解
讓被訪(fǎng)者確認(rèn)訪(fǎng)談報(bào)告
將所收集的信息交叉確認(rèn)
建議
訪(fǎng)談?dòng)?jì)劃不是一成不變的框框,要善于突破計(jì)劃的框架接受被訪(fǎng)者主動(dòng)說(shuō)出的重要信息
訪(fǎng)談中要主動(dòng),要及時(shí)分析對(duì)方給出的信息以調(diào)整提問(wèn)方向
提問(wèn)舉例
問(wèn):您收到的文檔怎么樣?
答:盡是錯(cuò)誤
回答中缺少信息,應(yīng)深究
補(bǔ)充問(wèn)題:什么樣的錯(cuò)誤?從哪兒來(lái)的?
問(wèn):你們的服務(wù)價(jià)格怎樣?
答:人們認(rèn)為太貴
補(bǔ)充問(wèn)題:誰(shuí)認(rèn)為這樣?相對(duì)于什么標(biāo)準(zhǔn)而言?
問(wèn):你們部門(mén)工作質(zhì)量怎么樣?
答:有些部門(mén)的工作更糟
補(bǔ)充問(wèn)題:哪些部門(mén)?更糟是什么意思?質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)是什么?
問(wèn):質(zhì)量好嗎?
答:我知道工作質(zhì)量好
補(bǔ)充問(wèn)題:您怎么知道工作質(zhì)量好?
問(wèn):你們?yōu)槭裁词褂眠@個(gè)流程?
答:因?yàn)槲覀儽仨氝@樣,這是規(guī)矩。因?yàn)槲覜](méi)有別的辦法
補(bǔ)充問(wèn)題:為什么非這樣不可呢?如果不這樣將會(huì)出現(xiàn)什么情況呢?你們?yōu)槭裁床荒?如果你們能這樣做,將會(huì)怎樣?
問(wèn):第一級(jí)檢驗(yàn)是否做好了?
答:從來(lái)不對(duì)檢驗(yàn)負(fù)責(zé)(主觀判斷)
補(bǔ)充問(wèn)題:所有人都這樣嗎?您就從沒(méi)有見(jiàn)過(guò)一人對(duì)其工作負(fù)責(zé)?就您一個(gè)人這樣認(rèn)為嗎?您為什么說(shuō)雇傭從來(lái)不?
問(wèn):處理會(huì)不會(huì)使工作推遲?
答:我知道您對(duì)這是怎么看(對(duì)方已有成見(jiàn))
補(bǔ)充問(wèn)題:您為什么這樣想?您的判斷依據(jù)是什么?您認(rèn)為我對(duì)這件事有定論嗎?
問(wèn):為什么不作更多的檢驗(yàn)?
答:我很想作進(jìn)一步的檢驗(yàn),但忙不過(guò)來(lái)
(對(duì)對(duì)方的因果關(guān)系提問(wèn))
補(bǔ)充問(wèn)題:當(dāng)您忙得過(guò)來(lái)的時(shí)候,您作進(jìn)一步的檢查嗎?是否有過(guò)那么一天,您忙不過(guò)來(lái)的時(shí)候也作了進(jìn)一步檢驗(yàn)?
二、主持會(huì)議的能力
會(huì)議是一種溝通工具,它可以促進(jìn)信息流通, 用集體智慧為問(wèn)題尋求解決方案,作決定
準(zhǔn)備會(huì)議
1.確定會(huì)議的TOP
Theme:主題
Objectif:目標(biāo)
Plan:計(jì)劃
2.確定與會(huì)者名單及會(huì)議時(shí)間和地點(diǎn)
3.作好各類(lèi)后勤準(zhǔn)備(紙版、投影儀等)
主持會(huì)議
按時(shí)開(kāi)會(huì)
在紙版上寫(xiě)明會(huì)議的主題、目標(biāo)、計(jì)劃以及持續(xù)時(shí)間
方便工作的進(jìn)展
方便與會(huì)這之間的交流
方便與會(huì)者的參與
平衡會(huì)議支持人和與會(huì)者的發(fā)言時(shí)間
發(fā)言離題時(shí)應(yīng)及時(shí)將其拉回到主題上來(lái)
會(huì)議間要做一些階段性的復(fù)述和小結(jié)
時(shí)常提示會(huì)議主題
會(huì)議結(jié)束時(shí)總結(jié)會(huì)議要點(diǎn)并明確會(huì)議的后續(xù)工作
取保對(duì)會(huì)議的跟蹤
對(duì)會(huì)議(TOP的遵守情況、與會(huì)者的選擇等)進(jìn)行簡(jiǎn)短的分析
整理好會(huì)議紀(jì)要:(會(huì)議主題和目標(biāo)、與會(huì)人員、所作的決定、下次會(huì)議的要點(diǎn)等〕,將整理好的紀(jì)要及時(shí)發(fā)布
跟蹤會(huì)議決定的執(zhí)行以及會(huì)議期間要求的信息的收集
建議
在安靜的屋子內(nèi)開(kāi)會(huì)
會(huì)議超過(guò)兩小時(shí)應(yīng)考慮中間休息
會(huì)議主持人不要表態(tài),讓與會(huì)者自由表達(dá),應(yīng)采取主動(dòng)傾聽(tīng)的態(tài)度,復(fù)述發(fā)言者的思想,綜合不同觀點(diǎn),以提問(wèn)方式讓發(fā)言人把隱藏的信息明確表達(dá)出來(lái)
始終與整個(gè)小組而不是一個(gè)接一個(gè)地與單個(gè)與會(huì)者工作
三、掌握專(zhuān)業(yè)文檔編寫(xiě)的規(guī)則
定義:
書(shū)面交流(幻燈片、報(bào)告)需要讓人讀懂,因此要遵守行業(yè)內(nèi)的特殊規(guī)則書(shū)面交流的目的不僅是傳達(dá)信息,而且也是培訓(xùn)、鼓動(dòng)、讓人記住、使人產(chǎn)生行動(dòng)的動(dòng)機(jī)
事實(shí):把一篇寫(xiě)得很好的文章放到100個(gè)人手中,90個(gè)人只看題目,75人只讀題目和引言,40個(gè)人讀到第一段結(jié)束,20個(gè)人掃過(guò)全文,5個(gè)人讀完全文
幻燈片
目的:斥諸視覺(jué)、圖解、使敘述生動(dòng)、吸引聽(tīng)眾、說(shuō)服人、讓人作決定
每張幻燈片必須是適當(dāng)?shù)模?BR> 與會(huì)議的TOP相一致
使會(huì)議進(jìn)展增色
幻燈片的內(nèi)容:
記錄要讓他人接受的觀點(diǎn)
字體要大,以便遠(yuǎn)處的人能看得見(jiàn)
每張幻燈片上只表達(dá)一個(gè)重要觀點(diǎn),要使用短句
交替使用文字和圖表,以方便閱讀
幻燈片上只寫(xiě)關(guān)鍵字,將觀點(diǎn)和論據(jù)留作口頭表達(dá)使用
報(bào)告
目的:陳述事實(shí),進(jìn)行評(píng)議,提出建議
報(bào)告要精簡(jiǎn)
盡量壓縮報(bào)告正文部分,以保證接收人讀完它
應(yīng)重分析、重建議、重結(jié)論,輕就事論事的陳述
輔助信息(詳細(xì)資料、數(shù)據(jù)、中間計(jì)算等)應(yīng)放在附錄中以備讀者查閱
報(bào)告要清晰
版面不要擁擠
語(yǔ)句要簡(jiǎn)短
內(nèi)容要有良好的組織結(jié)構(gòu),段落標(biāo)題要能反映出段落的內(nèi)容
每5頁(yè)應(yīng)有一個(gè)小目錄
重要觀點(diǎn)要輔以例證和圖表
建議
報(bào)告正文前要插入一段摘要
四、口頭表達(dá)
口頭表達(dá)面對(duì)的聽(tīng)眾可能人數(shù)眾多,其中有人可能懷有敵意,有人可能身居高位要在這樣的聽(tīng)眾面前自如地表達(dá),必須掌握一定的口頭表達(dá)的規(guī)則
演講準(zhǔn)備
了解聽(tīng)眾的人員構(gòu)成,他們的期待、語(yǔ)言特點(diǎn)、心理狀態(tài)等等
確定演講的目標(biāo)
匯總所要轉(zhuǎn)達(dá)的信息并將其歸類(lèi)
準(zhǔn)備好講稿
引言部分
介紹一個(gè)結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、內(nèi)容均衡的演講框架(2~3個(gè)主要部分,每個(gè)部分分2~3個(gè)小部分)
引言部分結(jié)束時(shí)應(yīng)將演講框架突出地演示出來(lái),并在每次更換章節(jié)時(shí)回顧總的框架
一開(kāi)始就要吸引聽(tīng)眾
表達(dá)主題
注意口頭表述的質(zhì)量(聲調(diào)、節(jié)奏,)
變換姿態(tài)和位置
控制自己的發(fā)言(使用案例、圖表、幽默)
控制內(nèi)容,不要淹沒(méi)在細(xì)節(jié)中以避免具體的技術(shù)問(wèn)題
要表現(xiàn)出建設(shè)性的批評(píng)精神(分析利弊)和務(wù)實(shí)精神
要借助有說(shuō)服力的數(shù)據(jù)和有意義的問(wèn)題(用途、成本)
結(jié)束演講
對(duì)演講進(jìn)行總結(jié),必要時(shí)介紹一下后續(xù)事宜
向聽(tīng)眾致謝
建議:
最后要留出問(wèn)答時(shí)間
在重要問(wèn)題上不要模棱兩可
時(shí)常復(fù)述演講內(nèi)容
避免念講稿,使用框圖
五、圖表的使用
圖表以斥諸視覺(jué)的方式將數(shù)據(jù)表現(xiàn)出來(lái),從而使之更有說(shuō)服力它可以方便對(duì)可以量化的現(xiàn)象進(jìn)行理解
最常用的三中圖表
用直方圖對(duì)不同類(lèi)別進(jìn)行數(shù)量比較
用圓餅圖表示比率(份額)
用曲線(xiàn)表示趨勢(shì)
另兩類(lèi)圖表可以將信息以更復(fù)雜的形式表現(xiàn)出來(lái)
PARETO圖(20-80圖)
累計(jì)輸入輸出圖可以用來(lái)很直觀地表現(xiàn)出某部門(mén)工作量的變化,以及早準(zhǔn)備相應(yīng)的資源,控制和保證工期
六、主持培訓(xùn)
給一組人進(jìn)行培訓(xùn),需要:
從知識(shí)、技能和行為三個(gè)方面確定培訓(xùn)起點(diǎn)
將小組推向項(xiàng)目所預(yù)期的變更目標(biāo)
主講培訓(xùn)課程最好能做到:
開(kāi)講前:
確定具體要求(參加人員的需求、企業(yè)需求、總體目標(biāo)、期待的結(jié)果、參加人員的能力)
設(shè)計(jì)培訓(xùn)(教學(xué)目的、方法、時(shí)間長(zhǎng)短、詳細(xì)內(nèi)容、培訓(xùn)師、培訓(xùn)指南、學(xué)員講義、日期、地點(diǎn)、費(fèi)用)
向?qū)W員講明培訓(xùn)目的及內(nèi)容,以方便他們的參與
向每個(gè)學(xué)員發(fā)出邀請(qǐng)
開(kāi)始培訓(xùn)時(shí):
迎接學(xué)員(介紹場(chǎng)地、培訓(xùn)師、讓學(xué)員自我介紹)
介紹作息時(shí)間、規(guī)則、講義等
培訓(xùn)中:
把握傳達(dá)信息的時(shí)機(jī)
變換講課技巧(講述、啟發(fā)、案例、練習(xí)、大腦風(fēng)暴)
變換授課工具(幻燈片、圖表、模型、文件)
抓住小組的注意力,控制其反應(yīng)
檢查小組的進(jìn)展情況(提問(wèn)或讓其復(fù)述)
注意自身行為舉止(談吐、書(shū)寫(xiě)、肢體語(yǔ)言、語(yǔ)調(diào)、聲音、熱情)
時(shí);仡欀v課目標(biāo)并作小結(jié):“我們將到了哪里?”“下面將什么?”
培訓(xùn)結(jié)束:
評(píng)估培訓(xùn)
致謝
建議
所有培訓(xùn)成功的先決條件是從要獲得的知識(shí)、要開(kāi)發(fā)的能力和要支配的行為等方面表述培訓(xùn)的目標(biāo)效果。
抓住每個(gè)學(xué)員的學(xué)習(xí)特點(diǎn)相應(yīng)調(diào)整教學(xué)法。
講,讓人將,做,讓人做,要不斷變換教學(xué)法積極的參與比被動(dòng)的聽(tīng)講更有吸引力。
在組織培訓(xùn)前應(yīng)提的問(wèn)題:
這次培訓(xùn)是由誰(shuí)發(fā)起?
需求者表達(dá)的培訓(xùn)目標(biāo)是什么?
培訓(xùn)的對(duì)象是誰(shuí)?
培訓(xùn)對(duì)象是否也感受到這種需求?
培訓(xùn)是否與機(jī)構(gòu)、工具流程、市場(chǎng)或其他環(huán)境因素的變化有關(guān)
有哪些限制?
承諾的效果是什么?
培訓(xùn)內(nèi)容準(zhǔn)備的一般程序:
需求分析
制定授課程序(主題、順序)
擬定授課大綱
制作講義和教案
后勤準(zhǔn)備
七、主持解決問(wèn)題的會(huì)議
這種會(huì)議在一個(gè)具有工作積極性和必要技術(shù)能力的小組中進(jìn)行,其目的是用小組的集體智慧解決問(wèn)題
主持這類(lèi)會(huì)議需要特殊的方法,主持人要經(jīng)過(guò)訓(xùn)練
7步法:
捕捉住問(wèn)題:
將問(wèn)題表書(shū)出來(lái)
列出問(wèn)題的各個(gè)方面以及對(duì)其的種種看法
盡可能多地收集想法和注意
按照一定的標(biāo)準(zhǔn)(價(jià)格、緊急程度等)進(jìn)行分類(lèi)
按照小組討論結(jié)果,把問(wèn)題表述并記錄下來(lái)
收集信息:
收集與問(wèn)題有關(guān)的事實(shí)和問(wèn)題的特性(什么,誰(shuí),何處,怎樣,多少)。
將收集的信息進(jìn)行分類(lèi)整理,將事實(shí)與意見(jiàn)區(qū)分開(kāi)來(lái),把相矛盾的地方記錄下來(lái)。
找出問(wèn)題的原因:
列出各種可能的原因
分析每種原因?qū)?wèn)題作用,估算其相對(duì)重要性,對(duì)原因的特性作詳盡的描述,找出最重要的原因
尋求解決方案和測(cè)度指標(biāo):
想象出所有能對(duì)原因起作用的手段
定出可用來(lái)選擇最佳解決方案的指標(biāo)(價(jià)格、期限、利弊、可行性等)
選擇一個(gè)或幾個(gè)最佳解決方案
建立整改計(jì)劃
溝通并付諸行動(dòng)
實(shí)施整改計(jì)劃,跟蹤指標(biāo)的變化
效果跟蹤
把觀察到的效果與預(yù)期效果相比較。
分析偏差原因,必要時(shí)提出糾正措施。
建議
會(huì)議分兩次進(jìn)行,工作要分配到人,并非每個(gè)階段都要集體工作。
為了評(píng)測(cè)進(jìn)展效果,應(yīng)選一些有意義的綜合性的指標(biāo)指標(biāo)要便于理解,人人都要了解指標(biāo)的內(nèi)容并對(duì)之進(jìn)行跟蹤,由負(fù)責(zé)人對(duì)指標(biāo)進(jìn)行評(píng)價(jià)。
在對(duì)整改計(jì)劃進(jìn)行跟蹤時(shí),要對(duì)項(xiàng)目成功指標(biāo)進(jìn)行逐一檢查。
核心關(guān)注:拓步ERP系統(tǒng)平臺(tái)是覆蓋了眾多的業(yè)務(wù)領(lǐng)域、行業(yè)應(yīng)用,蘊(yùn)涵了豐富的ERP管理思想,集成了ERP軟件業(yè)務(wù)管理理念,功能涉及供應(yīng)鏈、成本、制造、CRM、HR等眾多業(yè)務(wù)領(lǐng)域的管理,全面涵蓋了企業(yè)關(guān)注ERP管理系統(tǒng)的核心領(lǐng)域,是眾多中小企業(yè)信息化建設(shè)首選的ERP管理軟件信賴(lài)品牌。
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本文標(biāo)題:ERP咨詢(xún)顧問(wèn)必備的7種公關(guān)能力
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