所謂ERP項目監(jiān)理是指在整個ERP項目實施過程中,包括前期的可行性分析、項目軟件選型和后期的項目評價,對項目實施中所涉及到的各種資源和所達到的目標進行監(jiān)督和控制。ERP項目實施中有沒有必要引入監(jiān)理機制已成為人們討論的話題,筆者根據ERP項目事實的經驗,認為在ERP項目實施中引入監(jiān)理機制是必要的,為此作以下討論。
ERP項目監(jiān)理的必要性
ERP是企業(yè)在信息時代保持和發(fā)展競爭優(yōu)勢的重要系統,對企業(yè)的發(fā)展起著重大的作用。但一般來說,企業(yè)在實施ERP項目前往往缺乏實現大型管理系統的經驗,同時ERP項目的建設也會涉及到管理機構、業(yè)務流程的變化,這對企業(yè)的方方面面都會產生不小的沖擊。ERP項目實施需要投入大量的人力、財力、物力,因此,ERP項目的展開必須經過科學的論證,這一論證由誰來做?我國一般的做法有三種:一是由企業(yè)自己來做,完成后由專家進行評審。這種方式弊端較多,企業(yè)由于缺乏這方面的經驗和專業(yè)知識,往往不能有效的進行論證,而專家的評審一般也只是走過場,因為評審專家很難在短時間內全面了解企業(yè)的情況,也就很難進行有效的評審。二是由軟件公司來做。由于軟件公司其出發(fā)點是軟件的銷售,加上搞論證、出方案一般是無償的,因此由軟件公司出的方案要么過于簡單,要么避重就輕,很難做出高質量的論證報告。三是由專業(yè)咨詢公司進行論證。專業(yè)咨詢公司由于專業(yè)從事管理咨詢工作,應該是以后我國企業(yè)實施ERP項目的首選,但目前由于一方面咨詢公司也魚龍混雜,另一方面有些咨詢公司也難免存在偏向,因此如何保證咨詢公司的咨詢質量成了十分重要的問題。監(jiān)理作為具有專業(yè)技術能力的中介人,可以在此過程中起到中間評判人的作用,以保證ERP項目前期論證的科學性。
ERP項目是一個系統工程,在實施過程中業(yè)務流程的重組是關系ERP項目成敗的關鍵環(huán)節(jié),但由于業(yè)務流程重組涉及各部門的利益,因此可能會在實施過程中產生一些問題和阻力,需要協調。企業(yè)由于經驗不足,往往對此沒有引起足夠的重視,如有一企業(yè)在ERP項目開始實施時由財務部牽頭組織實施,但當業(yè)務流程重組涉及到跨部門處理時,特別是某些部門的局部利益受到損害時,財務部就無法協調處理,結果造成整個系統擱淺。而引入監(jiān)理機制則可以事先進行控制,避免類似問題的發(fā)生。
ERP系統實施周期長、實施完成后是否達到預期的效果是評判ERP系統實施是否成功的重要因素,由于ERP系統是一個管理、控制系統,評判系統成功的標準缺乏規(guī)范性和依據,這就很難對ERP項目進行有效的評判。目前常用的辦法是鑒定,但鑒定缺乏專業(yè)性、規(guī)范性,實質上這種鑒定往往只是走過場,很難取得實際效果。要真正達到評判的目的,只有通過監(jiān)理,利用科學的評價標準進行評價。
除上述外,在ERP項目實施過程中還存在著不少風險,表現為:
1.項目預準備不充分,表現為硬件選型及ERP軟件選擇錯誤、咨詢合作伙伴力量不足;
2.實施過程控制不嚴格,階段成果未達標;
3.設計流程缺乏有效的控制環(huán)節(jié);
4.系統安全設計不完善,存在系統被非法入侵的隱患;
5.災難防范措施不當或不完整,容易造成系統崩潰。
要降低這些風險,更需要有專業(yè)的監(jiān)理公司。綜上所述,在ERP項目實施的全過程中,為了降低風險,提高ERP項目實施的成功率,有必要引入監(jiān)理機制。
監(jiān)理與咨詢的關系
在ERP項目實施過程中,逐步引入專業(yè)咨詢公司,發(fā)揮專業(yè)咨詢公司的特點,這已經開始為我國的用戶所接受。咨詢公司的任務是幫助用戶進行可行性分析,幫助用戶進行軟件選型工作,幫助用戶進行業(yè)務流程重組,理順和規(guī)范企業(yè),對用戶進行培訓,幫助用戶進行標準化編碼工作,幫助用戶進行軟件客戶化服務,幫助進行初始化工作等等。但咨詢公司也良莠不齊,咨詢的水平、質量也不一致,如何評價咨詢公司咨詢質量這是監(jiān)理的任務。因此咨詢與監(jiān)理的關系猶如建筑業(yè)中的建筑與監(jiān)理的關系,是一個執(zhí)行與監(jiān)督的關系。所以在ERP項目實施過程中應充分發(fā)揮用戶、咨詢、監(jiān)理的作用,忽視任何一方都有可能造成ERP項目的失敗。
監(jiān)理的工作內容
項目實施監(jiān)理要做的工作主要有以下幾點:
1.對項目實施計劃和目標進行把關
在項目開始啟動之際,需要制定出項目的實施計劃和目標。如果企業(yè)對ERP項目的實施結果不滿意,實際上就說明實施結果和計劃目標有差異。一般來說,造成這種差異的原因是多方面的:
(1)在項目開始之前存在著太高的期望值,即使充分努力也達不到預期結果;
(2)對實施的困難估計不足,在遇到困難時無法面對并克服,而達不到預期結果;
(3)對實施所需的各種資源估計不足,由于資源的原因而達不到預期的結果;
(4)由于合作伙伴的原因,使實施達不到預期的結果;
(5)實施計劃和目標沒有得到高層領導的批準。
要解決這些問題,首先必須認真負責地制定出項目實施的計劃和目標;其次是必須對項目實施計劃和目標進行把關,分析并確認這個計劃與目標是合理的和切實可行的,這是項目監(jiān)理的第一步工作。實際上,要做到這一點,主要是看項目實施計劃與目標是否至少包含以下幾個主要內容:
(1)項目實施的總目標;
(2)項目實施的各個階段定義和分階段目標;
(3)達到這些分階段目標的時間表;
(4)達到這些目標所需要的資源保證,以及達到每一個目標的責任者;
(5)評價達到這些目標的標準和方法;
(6)高層領導批準了這一計劃和目標。
2.監(jiān)督和控制投入的各種資源及達到的目標
當一個切實可行的實施計劃和目標被制定和批準以后,如何監(jiān)督和控制實施過程就成了一個重要問題。根據許多項目中的實施經驗,基本上可以這樣講,很少有哪一個項目是完全按照實施計劃進行的,因為再好的計劃也不可能預見到所有的問題并事先制定出對策。
3.評判系統實施結果
(1)評判系統實施結果是指項目監(jiān)理對整個項目的實施過程和結果進行分析和評判。一般來講,有不少企業(yè)不太重視項目監(jiān)理對ERP系統實施結果進行的分析和評判,這可能有幾個原因:或者自己對實施結果不滿意,擔心分析和評判會暴露出更多的問題;或者希望早些結束項目實施;或者比較公正和有經驗的分析評判者不多;而且一般的分析和評判對企業(yè)的形象沒有直接的好處,可能還要花錢。
(2)實際上,從項目監(jiān)理的角度出發(fā),對ERP系統的實施結果進行分析和評判是必要的,因為進行分析和評判的目的是要使企業(yè)和系統實施人員知道以下幾點:一是整個系統實施工作和計劃目標的吻合程度;二是系統的實施效果;三是系統還需要提高的方面,從中總結出一套適合本企業(yè)的大型管理系統的實施方法。
(3)在實際工作中,這種分析和評判可以分階段進行,但是在整個系統實施完成以后,應該進行一次總的分析和評判。
ERP項目監(jiān)理的困難
ERP項目監(jiān)理是一種新的機制,由于ERP項目實施中本身的困難較多,因此要開展ERP項目監(jiān)理困難也不少,具體表現在以下幾個方面:
1.對ERP項目監(jiān)理認識不足
長期以來我國在實施IT項目時,往往是由兩方合作的,即用戶方和實施方,有些單位甚至是自行實施的,實施完成后由專家進行評審,項目便算完成了,由此形成了一個定式,F在提出一個監(jiān)理機制,這樣就多了一個第三方,這個監(jiān)理是干什么用的?起什么作用?有了監(jiān)理是不是要增加費用?增加多少費用?增加了費用合不合算?ERP項目監(jiān)理到底有沒有必要?……這些認識上的問題都將影響ERP項目監(jiān)理的發(fā)展。有人只從建筑工程上聽到過監(jiān)理,但在IT行業(yè)卻從來沒有聽過,因此對其認識不足。
2.ERP項目監(jiān)理缺乏評判依據和方法
有效的ERP項目監(jiān)理需要一套量化的監(jiān)理指標和可行的監(jiān)理方法。由于我國的ERP監(jiān)理剛剛提出,對監(jiān)理方法和量化指標還處于探索階段。另一方面,ERP項目實施比較復雜,它涉及到管理、技術等等領域,同時也涉及到企業(yè)自身的人員素質、管理水平、業(yè)務流程等。因此,很難對ERP項目進行量化考核。正是因為對ERP項目的評判難度大,缺少標準。所以給ERP項目監(jiān)理的開展帶來了困難。
3.ERP項目監(jiān)理缺乏人才
要開展ERP監(jiān)理,必須由一批既具有企業(yè)管理專業(yè)知識和特定行業(yè)的企業(yè)管理經驗,還要有很強的IT背景知識,并了解ERP的原理、方法的專業(yè)人才,而這樣的復合型人才目前是相當缺乏的,更談不上專家級的監(jiān)理人才。正是因為人才的缺乏,使得開展ERP監(jiān)理困難重重,也影響ERP監(jiān)理的質量。
4.ERP項目收費困難
由于ERP項目監(jiān)理的特殊性,對ERP項目監(jiān)理的收費目前還沒有一種通常做法,管理咨詢業(yè)一般是按人天工作時間收費的。在西方國家一般按每人每天1000美金以上的價格收費,而監(jiān)理與咨詢完全不同,監(jiān)理花費的時間、精力并不比咨詢少,但如果按人天收費用戶的壓力就會很大,另一種是按項目定價收費,這種方法操作上容易,但收費標準則是一個問題。
5.ERP項目監(jiān)理缺乏扶持
由于ERP監(jiān)理剛剛起步,因此它的生存也困難不少,表現為:
(1)ERP監(jiān)理從屬不清,在工商登記中與其他服務行業(yè)等同看待,在取名等問題上都會遇到麻煩。
(2)監(jiān)理公司財務處理困難,ERP監(jiān)理公司既不同于服務業(yè)也不同于建筑業(yè)監(jiān)理。如在會計核算中采用服務業(yè)或建筑監(jiān)理的核算方式,有可能扼殺剛剛起步的ERP監(jiān)理。
(3)國家對技術密集型的高科技行業(yè)發(fā)展給予了各種優(yōu)惠政策扶植,而對知識密集的咨詢業(yè)、IT監(jiān)理業(yè)并沒有特殊的優(yōu)惠政策。
(4)概念不清。通常將ERP監(jiān)理與ERP咨詢混為一談,ERP監(jiān)理需要有ERP咨詢的能力,但ERP咨詢絕不能替代ERP監(jiān)理,兩者一個是執(zhí)行者,一個是監(jiān)督者。
我國開展ERP監(jiān)理方法探討
由于在我國開展ERP項目監(jiān)理剛剛起步,如何有效地進行ERP監(jiān)理,用什么方法進行監(jiān)理,已經成為擺在我們面前的任務,確定ERP項目監(jiān)理的方法是我們需要研究的課題,國外目前普遍采用的方法是項目審計制度,包括財務審計、項目進度審計、風險分析等。筆者認為這些方法同樣適合于我國對ERP的監(jiān)理,但必須符合國情。
根據前面第三點中項目監(jiān)理的內容,在此以國標作為評價體系指導我國ERP監(jiān)理,筆者認為是可以討論的一種方法。1997年公布的新國標GB856695信息技術軟件生存過程,對軟件生存期過程定義了七個基本的主要過程:管理過程、獲取過程、支持過程、供應過程、開發(fā)過程、操作過程、維護過程、支持過程。國標GB856695中對這七過程如何進行、如何控制都作了詳細的描述,而這七個過程剛好包含了ERP項目實施的全過程。因此以國標作為指導我國ERP項目監(jiān)理,將是一種可行的方法。
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