我們的時代正邁向信息時代,信息的作用正變得越來越重要。信息已成為決定經(jīng)濟增長的戰(zhàn)略資源,信息技術將是推動經(jīng)濟發(fā)展、社會進步的核心技術。隨著信息化進程的加快,許多企業(yè)的管理人員都認識到信息管理的重要性,認識到利用先進的信息技術建立企業(yè)管理信息系統(tǒng)是企業(yè)獲得競爭優(yōu)勢的必要手段。
目前我國大中型集團企業(yè)信息技術應用水平是偏低的,還處于諾蘭模型*的初級階段!按蠖鄶(shù)企業(yè)僅實現(xiàn)部分計算機化,還談不上對管理決策的全面支持運作,采用的信息處理設備和處理技術還很不先進!庇嬎銠C用于企業(yè)管理的比重雖然不低,但應用水平很低。造成這種情況的原因是多樣的,主要有以下幾點:對MIS的認識存在誤區(qū),重技術、輕管理;管理水平的落后,限制了信息技術作用的發(fā)揮;缺乏合理的總體開發(fā)策略。針對以上原因,下面主要從管理、投資、人員與組織管理、網(wǎng)絡建設等幾方面提出企業(yè)MIS總體開發(fā)的一些策略。
開發(fā)策略之一:
結(jié)合企業(yè)流程再造進行的策略
傳統(tǒng)的面向職能的企業(yè)管理模式在當前的經(jīng)濟形式下已不再具有競爭力,為了在新的競爭環(huán)境下獲得競爭優(yōu)勢,就必須變革企業(yè)現(xiàn)有的管理模式。企業(yè)必須進行企業(yè)流程再造,變面向職能的管理為面向過程的管理,以求得在速度、質(zhì)量、效率和柔性等方面經(jīng)營特性的巨大提高。
針對我國企業(yè)MIS開發(fā)的現(xiàn)狀,許多企業(yè)在很大程度上僅僅局限于在原有的管理模式上進行MIS的開發(fā),因此,需要將企業(yè)流程再造與MIS的開發(fā)結(jié)合起來。BPR與信息系統(tǒng)(IS)開發(fā)是密切相關的,離開了信息技術與信息系統(tǒng)的支持,BPR只能流于空想;缺少了BPR的指導,IS的開發(fā)往往事倍功半。
1在MIS開發(fā)中必須注意的問題
(1)必須確定正確的開發(fā)方針,正確把握IS與BPR之間的戰(zhàn)略關系,要保證BPR思想的主導地位,用BPR的思想去提升IS開發(fā)技術
在以往的開發(fā)中,存在重技術、輕管理的誤區(qū),忽略MIS的管理特性和社會特性,因此,必須注重管理因素,也就是要堅持BPR思想的主導地位,以管理為主,技術支持為輔。同時,用BPR的思想去提升IS開發(fā)技術。
(2)必須創(chuàng)建一個面向流程的IS的應用體系結(jié)構
創(chuàng)造性地利用信息技術來重新改造企業(yè)流程是BPR的根本所在。因此,在進行BPR的過程中,確定適合BPR的信息系統(tǒng)策略是至關重要的。傳統(tǒng)MIS的體系結(jié)構是建立在面向功能和面向數(shù)據(jù)的基礎上的,不能在BPR中提供全面的、完備的面向流程的支持。因此,必須創(chuàng)建一個面向流程的MIS應用體系結(jié)構,對信息技術進行創(chuàng)造性的應用。
2根據(jù)BPR的實施類型確定合適的MIS開發(fā)方式
按推行的深度和廣度,BPR大體可分為4種類型:局部的、部門級、全局的和擴散型的。顯而易見,4種BPR的類型可能帶來的收益和風險均有不同,要根據(jù)實際情況,選擇合適的類型作為項目目標,也為信息系統(tǒng)的規(guī)劃與實施奠定基礎。同時,也要采用高效的開發(fā)方式,以使得流程分析、流程重組和系統(tǒng)分析等工作完美地結(jié)合起來,最終達到一種體現(xiàn)BPR完整意義的信息系統(tǒng)開發(fā)環(huán)境。
最后,需要建立面向BPR的IS實施的控制和評價機制,保證其過程執(zhí)行系統(tǒng)可行性和有效性,同時對信息的柔性和所取得的效果進行評價。
開發(fā)策略之二:
人員與組織管理策略
MIS開發(fā)中的人員與組織管理策略包括面向流程的企業(yè)組織結(jié)構轉(zhuǎn)變;MIS建設過程中的人員協(xié)調(diào)和企業(yè)信息中心的設置與規(guī)劃等問題,下面分別加以論述。
1面向過程的人員組織管理
在策略一中,我們認識到MIS的建設必須結(jié)合BPR來進行,而BPR的特點是組織及其系統(tǒng)的許多方面都要加以改變。成功的流程創(chuàng)新依賴于有目的的組織結(jié)構的變化及其行為的變化,因此必須轉(zhuǎn)向面向流程的組織管理。在面向流程的MIS系統(tǒng)中也必須有相應的面向流程的組織結(jié)構。
面向流程管理的組織結(jié)構是一種扁平化的分權的網(wǎng)狀結(jié)構,沒有固定的模式,其基本組織原則是決策分權化和信息交互化。
面向流程的管理實踐起來是非常困難的,因為傳統(tǒng)管理模式、組織結(jié)構和習慣的工作方式的改變,員工角色地位的變化,都會產(chǎn)生極大的阻力。企業(yè)在實際組織設計中,應根據(jù)具體情況,找到適合本企業(yè)的組織變革方案。
2信息中心設置的必要性
在企業(yè)計算機應用的一定發(fā)展階段,應建立信息中心,作為企業(yè)管理的重要部門。
企業(yè)的人、財、物均有相應的管理部門(人事、供應、財務)依權限進行有效的管理,而對企業(yè)另一重要的資源——信息,大部分企業(yè)沒有加強管理,特別是沒能加強集中管理,這就容易帶來信息管理的混亂,造成信息的丟失、冗余等浪費,更重要的是信息的不準確、不可靠和不及時會給企業(yè)帶來巨大的經(jīng)濟損失。因此,企業(yè)加強信息管理刻不容緩,而這是需要相應的管理機構來保證的。
信息中心是一個集管理和技術于一體的部門,它必須擁有一定的、必要的管理權限,來管理和協(xié)調(diào)企業(yè)的信息資源。
除了設置信息管理機構外,還需要一位既懂技術又懂管理的權威人士來領導信息管理機構,那就是首席信息主管(ChiefInformationOfficer,CIO)。CIO是對企業(yè)的信息技術和信息系統(tǒng)的所有方面負責的高級執(zhí)行官,他們使用信息技術來支持戰(zhàn)略目標的實現(xiàn)。信息管理涉及管理科學、計算機、運籌學和系統(tǒng)科學等多門學科,因此CIO應具備多方面的知識。另外,CIO更是管理者,擁有技術、商務知識,善于從多角度、多側(cè)面、綜合地看問題,能從商業(yè)戰(zhàn)略角度安排技術設備,提供適時、準確的信息服務,從而幫助企業(yè)在激烈的市場競爭中站穩(wěn)腳跟。
由于信息的重要性和廣泛存在性,對信息的管理必將涉及企業(yè)的每一角落,并延伸到企業(yè)外部。因此,CIO一般由副總經(jīng)理兼任,在企業(yè)中的地位僅次于總經(jīng)理。在國外,CIO的設置是非常成功的,也非常普及。在我國,信息管理人員(包括CIO)的地位比其應有的要低,且企業(yè)對CIO的了解和認識不足。隨著我國信息化的推進,我國企業(yè)界應認識到CIO的重要性,力圖通過設置這一職位,從組織上保證信息管理工作的地位,從根本上改善信息資源的管理。
3MIS建設過程中的人員協(xié)調(diào)
MIS建設的復雜性很高,影響MIS建設成功的因素大大超過了技術范圍,而人的因素達到了主導作用,因此MIS建設過程中的人際關系的協(xié)調(diào)以及人員的培訓是非常重要的。主要有以下兩類關系需要加以協(xié)調(diào):
(1)管理人員與系統(tǒng)開發(fā)人員之間的協(xié)調(diào)
企業(yè)所有的管理人員不僅是MIS的最終用戶,還是MIS的建設主體。只有他們能以系統(tǒng)的觀點觀察、分析系統(tǒng)的業(yè)務流程,對新系統(tǒng)提出明確的要求,特別是企業(yè)高層領導人員參與MIS建設過程,有力于調(diào)動企業(yè)各部門和所有管理人員對MIS開發(fā)的積極性,并保障管理人員與系統(tǒng)開發(fā)人員之間的交流活動正常進行,促進開發(fā)過程,確保資金到位。
(2)企業(yè)信息中心人員與外單位開發(fā)人員之間的協(xié)調(diào)
有的企業(yè)由于計算機技術力量薄弱,不可能完全自立開發(fā)MIS,較多的聘請外單位的專家和技術隊伍。這種方式的最大優(yōu)點是充分利用了專家智慧和外單位技術力量,但需要更多地重視本企業(yè)信息中心的技術力量,應該讓企業(yè)信息中心的人員與外單位的開發(fā)隊伍相結(jié)合,共同承擔MIS建設任務。一旦外部人員撤離,企業(yè)MIS的擴展與維護都不會陷入困境。
4MIS建設過程中的人員培訓
在新技術革命時代,人的使用必須與不斷培訓、開發(fā)相結(jié)合,才能在激烈的競爭中使事業(yè)長盛不衰。對人員的培訓有兩類:對系統(tǒng)開發(fā)人員的培訓與系統(tǒng)使用人員的培訓。此外,培訓也使員工增加了對企業(yè)的認識程度和責任感,提高其歸屬意識和其對自身在工作中自我價值的承認。
(1)對系統(tǒng)開發(fā)人員的培訓影響到MIS開發(fā)的成敗
信息技術的不斷推陳出新,使信息管理人員難以跟上,此時,最好的途徑就是培訓,以加強對新技術的理解與應用能力。另外還應注重對系統(tǒng)開發(fā)人員的管理知識和MIS知識的培訓,努力造就一批復合型的技術人才。
(2)對系統(tǒng)使用人員的培訓影響到MIS實施的成敗
MIS的實施過程中會帶來員工工作方式的改變,肯定會遇到使用人員的阻力,對此應加強對系統(tǒng)使用人員的培訓,增強他們對新系統(tǒng)的適應能力,以利于系統(tǒng)的順利實施。
最后還要注意對信息管理人員的激勵問題。為了調(diào)動員工的積極性,充分發(fā)揮他們的潛力,就必須最大限度地激勵全體員工。對于信息管理人員來說,最注重的是有成就感、有吸引力的工作。信息管理人員的成就感是建立在各管理層反饋信息的基礎上的,因此,加強對信息使用的反饋工作不僅對其它各職能部門,而且對信息管理部門都顯得尤為重要。
5MIS建設過程中企業(yè)文化的轉(zhuǎn)變
企業(yè)管理由經(jīng)營管理、科學管理發(fā)展到文化管理,企業(yè)文化在企業(yè)的先導地位和作用日益增強。隨著企業(yè)計算機應用的深入,企業(yè)結(jié)構和管理模式的變革,必須建立新型的企業(yè)文化,以適應這種管理變革。
原有的企業(yè)文化體現(xiàn)的是一種“剛性管理”的思想,是一種強調(diào)嚴格控制、高度集權的企業(yè)文化,它把人視為機器的附屬品,已不能適應新的經(jīng)濟環(huán)境。
新的企業(yè)文化的轉(zhuǎn)變主要體現(xiàn)在以人為本的“柔性管理”的思想上。在新的管理模式下,員工身處于網(wǎng)狀的扁平式的組織結(jié)構中,面臨著更多的信息交流,擁有更大的決策權和自主性,強調(diào)人與人之間的交流和協(xié)調(diào)、群體協(xié)同工作。新的企業(yè)文化應該注重個人價值的實現(xiàn),增進人與人之間的交流與溝通、合作與信任,以便大家能同心同德、協(xié)同作戰(zhàn),創(chuàng)造更好的團隊業(yè)績。
開發(fā)策略之三:
投資策略
管理信息系統(tǒng)的開發(fā)是一項復雜的系統(tǒng)工程,在工程實施前正確地分析評價信息系統(tǒng)的經(jīng)濟效益,制定恰當?shù)耐顿Y策略,關系到MIS的前途和長期目標的實現(xiàn)。
1MIS開發(fā)的投資范圍
MIS建設開發(fā)的總投資通常有以下幾點:1MIS系統(tǒng)的硬件、軟件購置費;2MIS應用系統(tǒng)開發(fā)費用,包括系統(tǒng)分析、系統(tǒng)設計、系統(tǒng)實施、它不僅包括用專門語言或軟件編程,更包括相關的設計方案和文檔資料的編寫;3系統(tǒng)維護的費用;4管理方面的投入,研究MIS開發(fā)與實施過程中的管理問題;5人員培訓的費用,包括開發(fā)人員和應用人員的培訓以及領導干部自身的素質(zhì)培養(yǎng)和提高。這幾方面的投資應同等對待,不能輕視或忽略某一方面的投資,否則不利于MIS建設的順利實施。
在以往的MIS建設中,存在著重硬件投入,輕軟件投入;重開發(fā)投入,輕維護投入;重物資投入,輕管理投入;忽視人員的培訓等認識上的誤區(qū),應當加以糾正。
2MIS經(jīng)濟效益的特點
(1)效益的滯后性
管理信息系統(tǒng)一般是分階段逐步實現(xiàn)的,其效益也是逐步實現(xiàn)的,隨著系統(tǒng)發(fā)展和功能完善而逐步顯示其效益,所以不能僅用直接經(jīng)濟效益來評價MIS的經(jīng)濟效益,還要注意MIS的間接經(jīng)濟效益,而間接效益往往是很難評價的。
(2)投資領域和獲益領域的不一致性
企業(yè)內(nèi)部各部門之間是相互影響的,對某部門的投資有可能在其它幾個部門獲得效益,這給MIS的效益評價帶來了困難。
(3)綜合效益的多因素性
MIS的經(jīng)濟效益是一種綜合效益。其效益的獲取不僅取決于企業(yè)內(nèi)部的各種條件和因素,還取決于企業(yè)外部諸多環(huán)境條件和因素,MIS的效益與企業(yè)采取其它手段帶來的效益難以準確區(qū)分。
(4)人-機系統(tǒng)的不確定性
MIS是一個人-機系統(tǒng),它的效益直接與管理、操作和使用系統(tǒng)的人有關。人為因素的不確定性,使管理信息系統(tǒng)效益評價具有不確定性。
由于MIS所帶來的效益主要是間接的、無形的,很難直接度量,可選用貝臺爾(Bedll)方法來評價系統(tǒng)的間接經(jīng)濟效益,它通過對建立的管理信息系統(tǒng)及其子系統(tǒng)在整個企業(yè)營運過程中的重要程度和有效程度進行分析,然后對照一套公式進行計算,從而得出最后的分析結(jié)果,以此作為決定企業(yè)投資的各個過程的優(yōu)先次序的參照。貝臺爾方法既可用作事后的效益評價,也可用于事前的效益預測。
運用貝臺爾方法的同時,還應優(yōu)先考慮企業(yè)領導、中層管理人員從實際出發(fā)的集體研究。貝臺爾法是一種量化分析方法,而由企業(yè)高中層管理人員運用頭腦風暴法,根據(jù)企業(yè)經(jīng)營狀況集思廣益得出投資的優(yōu)先次序,是一種結(jié)合企業(yè)現(xiàn)狀的定性的分析方法。在實踐中應互相結(jié)合,取長補短。
3MIS投資應遵循附加經(jīng)濟價值原則
企業(yè)在建設MIS的過程中的投資、規(guī)劃、開發(fā)、管理和維護等活動都是具有經(jīng)濟性質(zhì)的活動,為了有效地實施MIS建設過程中的各個環(huán)節(jié),必須遵循投入/產(chǎn)出過程中的經(jīng)濟附加值原則。
依據(jù)米歇爾·漢默提出的BPR的觀點:“企業(yè)經(jīng)營過程的再造工程就是徹底重新思考和設計企業(yè)作業(yè)流程,期望在成本、質(zhì)量及顧客服務上能夠得到顯著的改善。”因此在結(jié)合BPR的信息系統(tǒng)開發(fā)中,重視“附加經(jīng)濟價值”是一項極其重要的基本原則。
所謂經(jīng)濟附加值,指的是一種衡量資本贏利率的基本尺度,即從經(jīng)營收入中減去納稅額,再減去資本費用,剩下的就是附加經(jīng)濟價值。采用這種原則,經(jīng)營者可以了解自己資本的真正費用是多少,在經(jīng)營中占用了多少資本,特別是了解自己在經(jīng)營中擱死了多少資本。
MIS的建設是一種在需求、開發(fā)和應用中循環(huán)往復、不斷發(fā)展的動態(tài)過程。其效益將在不斷建設、不斷應用的過程中逐步產(chǎn)生和增強,最終會給企業(yè)帶來極大的經(jīng)濟效益。一些企業(yè)在MIS建設過程中,不是逐步投入、逐步產(chǎn)生效益,而是希望一次投資、一步到位、一勞永逸,由此產(chǎn)生并加大了擱死的資本。因此,企業(yè)正確的MIS投資策略應是在做好總體規(guī)劃的前提下分步實施,逐步投入、逐步產(chǎn)出。
開發(fā)策略之四:
網(wǎng)絡架構策略
企業(yè)網(wǎng)絡是現(xiàn)代化企業(yè)十分重要的信息基礎設施,它是企業(yè)在激烈的市場競爭中取勝的必要條件。企業(yè)網(wǎng)絡要提供收集、管理、共享、存取和集成各種信息的能力,包括多媒體數(shù)據(jù)等;提供連接企業(yè)內(nèi)部,并與外界交流信息的能力。采用正確的、有遠見的企業(yè)網(wǎng)絡策略是保證企業(yè)基礎信息設施建好、用好的關鍵。
1企業(yè)MIS架構的網(wǎng)絡平臺——Internet/Intranet
企業(yè)要進行MIS的建設,就需要引入BPR的思想,而BPR的實施又需要基于Internet/Intranet的網(wǎng)絡平臺,要充分發(fā)揮信息技術的使能作用。因此,企業(yè)MIS的架構應是一種基于Internet/Intranet的網(wǎng)絡平臺。
企業(yè)建網(wǎng)技術的選擇必須認真分析技術與經(jīng)濟的發(fā)展前景,以發(fā)展的眼光確定企業(yè)網(wǎng)絡的建設方案,F(xiàn)在計算機和通信技術日新月異,要選擇技術先進又經(jīng)濟實用的方案。該方案既要與企業(yè)現(xiàn)有的設備相互兼容,充分保護現(xiàn)有的投資,又要與未來的網(wǎng)絡技術相銜接,要與未來的技術設備相互兼容或共存,以保持網(wǎng)絡的可持續(xù)發(fā)展。
2Intranet建設策略
(1)Intranet的建設要堅持服務于企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的策略
構筑企業(yè)Intranet決不僅僅是一個技術上的問題,它與轉(zhuǎn)換企業(yè)經(jīng)營方式、變革企業(yè)組織結(jié)構等有密切的關系。目前,國外提倡按組織機構的發(fā)展戰(zhàn)略目標來制定信息系統(tǒng)的發(fā)展戰(zhàn)略。規(guī)劃一個企業(yè)的信息系統(tǒng),要詳細研究企業(yè)的戰(zhàn)略目標、方針策略、關鍵舉措等,據(jù)此制定出信息系統(tǒng)的戰(zhàn)略目標、關鍵因素、關鍵決策、約束條件等。只有在全局思想的指導下規(guī)劃信息系統(tǒng),才能高屋建瓴、勢如破竹。對Intranet也是這樣,它為企業(yè)經(jīng)營管理模式本身的重整和發(fā)展帶來了新的機會。建設Intranet,關鍵是把握這些新機會,而不是把現(xiàn)有系統(tǒng)升級到Intranet。因此,構筑Intranet要遵循以下幾條原則:支持企業(yè)戰(zhàn)略目標,超前于企業(yè)發(fā)展步伐的原則;統(tǒng)一的、綜合的體系結(jié)構的原則;信息資源綜合管理的原則;統(tǒng)一規(guī)劃和分布實施的原則。
(2)實現(xiàn)企業(yè)信息化的全面解決方案的策略
鑒于傳統(tǒng)MIS存在的問題,基于Intranet技術的企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)應該為企業(yè)的全面信息管理提供一個完整、開放、先進與經(jīng)濟的解決方案。
完整性方面包括優(yōu)化的網(wǎng)絡設計、安全的數(shù)據(jù)管理、高效的信息處理、友好的用戶界面。開放性是指在Intranet的體系結(jié)構、網(wǎng)絡協(xié)議、應用接口等方面作開放設計,以使系統(tǒng)具有顯著的靈活性、適應性與可擴展性。先進性是指解決方案在網(wǎng)絡設計、設備配置、開發(fā)工具等方面具有先進性。經(jīng)濟性是指解決方案應能兼容已有系統(tǒng),保護原有投資。
(3)面向企業(yè)決策應用的策略
應將Intranet在信息管理上的優(yōu)勢與傳統(tǒng)MIS在事務處理與決策支持方面的優(yōu)秀成果結(jié)合起來,以便更好地服務于企業(yè)的應用。Intranet應該實現(xiàn)以下應用:1信息的發(fā)布與共享:資料文檔的共享查詢、電子公告牌、產(chǎn)品目錄與廣告;2遠程交互應用:遠程數(shù)據(jù)存取、客戶服務與技術支持、虛擬辦公室等;3協(xié)同工作:利用群件技術實現(xiàn)問題與技術求助、合作設計、網(wǎng)絡會議等。
以上四點策略是互相聯(lián)系的:要利用新的信息技術,就需要變革企業(yè)舊有的管理模式,企業(yè)新的管理模式要建立在新的信息系統(tǒng)平臺之上,要適應企業(yè)信息化的需要。Intranet平臺能適應企業(yè)信息管理的需求,是MIS系統(tǒng)發(fā)展的新趨勢,能有效支援新的企業(yè)管理模式。在企業(yè)MIS的建設中,需要有合理的投資策略作為保證。隨著技術的日新月異,MIS建設成功的關鍵因素主要不在技術方面,而在人文方面,因此要注重人員與組織的管理,重視企業(yè)文化的轉(zhuǎn)變。企業(yè)領導應充分意識到以上四點的重要性,確保MIS建設的成功。
小資料
諾蘭模型
美國哈佛大學教授理查德·諾蘭(RichardNolan)于80年代初提出了企業(yè)MIS建設的階段劃分理論,通稱“諾蘭模型”,它把企業(yè)MIS建設劃分為六個階段。
初始階段:企業(yè)引進計算機,主要用來完成一些報表統(tǒng)計、計算,MIS建設停留在低水平上;
擴展階段:企業(yè)對計算機有所了解,應用種類增加,但出現(xiàn)盲目購機、開發(fā)軟件的現(xiàn)象,缺少計劃和規(guī)劃,所以應用水平仍然不高;
控制階段:企業(yè)高層管理人員用投入產(chǎn)出的法則來審視計算機的應用,發(fā)現(xiàn)現(xiàn)實并不美好,甚至花錢多、效益少,所以開始對計算機的使用實行控制,做出規(guī)劃,先用好現(xiàn)有設備,然后在計劃指導下發(fā)展;
統(tǒng)一階段:系統(tǒng)設計人員努力把一個機構內(nèi)部不同的計算中心和處理中心統(tǒng)一在一個系統(tǒng)中,使資源能夠共享;
數(shù)據(jù)管理階段:企業(yè)不僅有了數(shù)據(jù)庫,而且要建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)管理體系和數(shù)據(jù)庫管理辦法,真正做到對整個機構的數(shù)據(jù)進行統(tǒng)一的規(guī)劃和應用;
成熟階段:企業(yè)真正地把計算機同整個管理過程結(jié)合起來,把機構內(nèi)部、外部的數(shù)據(jù)庫資源很好地規(guī)劃利用,為機構的管理和決策服務。
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