于先生是某大型制造企業(yè)的預算負責人，往年的預算工作，都會從10月份折騰到第二年的3月份，其中僅是收齊各部門的預算就需要兩個月的時間；預算調(diào)整經(jīng)�；ㄙM了大量時間依然不能取得令人滿意的效果；預算編制以及差異分析等工作沒有專用軟件支持，用EXCEL手工操作耗費大量人力且不能及時發(fā)現(xiàn)業(yè)務運行中的問題；幾個月下來，于先生都會被累得筋疲力盡。
     但是，今年的情況發(fā)生了天翻地覆的變化，新的專業(yè)預算軟件系統(tǒng)的上線大大縮短了預算匯總、調(diào)整、生成財務報表的周期，部門預算、公司預算、報表迅速生成，調(diào)整方案可以及時分解到各個業(yè)務部門。這一周期從未實施新的預算軟件系統(tǒng)時的6個月天縮短到2個月，從而使得滾動預算成為可能，而且預算的準確性得到了充分的保證，使財務、計劃部門負責預算事務的工作人員從簡單的匯總、報告工作中解脫出來，把寶貴的時間和精力投入到公司價值創(chuàng)造的管理決策中。
   
    眾所周知，全面預算是對企業(yè)未來經(jīng)營狀況和財務結果的事前模擬，已經(jīng)成為國內(nèi)多數(shù)企業(yè)提升管理水平的重要工具。預算要發(fā)揮應有的作用，有兩點非常重要：一是預算應盡可能編制的比較詳細，只有細致的預算才有可能更符合企業(yè)的實際；二是預算必須能夠隨經(jīng)營環(huán)境的變化進行動態(tài)的滾動調(diào)整。要達到這兩點要求，如果沒有信息化的手段，僅靠手工進行預算編制和預算管理，工作非常繁瑣，工作量也非常大，導致預算管理的效率比較低。所以，我們相信，隨著國內(nèi)企業(yè)信息化浪潮的到來，企業(yè)預算管理也必將從利用Excel表進行手工預算管理、過渡到利用財務管理軟件中的財務預算管理模塊進行財務預算管理，最終，轉(zhuǎn)向利用專業(yè)化的全面預算管理軟件進行全面預算管理。

    一、 Excel――手工預算的工具

    自從微軟公司的Microsoft Excel面世以來，其操作簡單、功能強大的表格處理和計算能力受到了廣大財會人員的喜愛，在企業(yè)的預算編制工作中得到了廣泛使用。直到今天，多數(shù)企業(yè)仍然在使用Excel表編制企業(yè)預算。但是，隨著企業(yè)管理精細化需求的不斷提高，傳統(tǒng)使用Excel表進行手工預算編制和管理的方式將將越來越難以適應企業(yè)發(fā)展的要求。
    1． 缺乏預算數(shù)據(jù)共享、交換和流程管理的平臺，影響預算管理的效率。
    全面預算是一個內(nèi)部聯(lián)系緊密的預算體系，既包括業(yè)務預算，還包括財務預算，需要企業(yè)從銷售、生產(chǎn)、采購到人力資源、財務等各部門共同參與，其中某些部門的預算編制需要運用其他部門預算的數(shù)據(jù)，如生產(chǎn)部門編制生產(chǎn)預算一般需要銷售部門編制的銷售預算的數(shù)據(jù)。所以，預算編制過程中公司的上下級及部門之間的數(shù)據(jù)交換量和交換頻率比較高。另一方面，從全面預算管理的流程來看，它是一個自上而下和自下而上相結合、并多次往復的過程，首先由公司董事會從公司的戰(zhàn)略出發(fā)，制定出全年的預算目標，公司預算委員會將其分解至公司的各一級預算單位，再由各一級預算單位逐層向下分解；其次，由公司的各級預算單位自下而上逐級編制或匯總編制本部門的預算；另外，還存在預算的逐級審批、駁回、下發(fā)、預算的自下而上逐層匯總分析的過程。在傳統(tǒng)的手工編制預算的情況下，這些流程管理只能通過人工傳遞的方式來實現(xiàn)，效率低下。而且，越是規(guī)模較大、組織層級較多、預算管理精細、采用滾動預算的企業(yè)，這種數(shù)據(jù)共享、交換和流程管理的工作量就越大，企業(yè)的預算管理的效率就會受到嚴重影響。
    2． 難以實現(xiàn)預算的實時控制和自動分析
    預算的實時控制是企業(yè)實現(xiàn)對各部門的預算進行控制的重要手段， EXCEL缺乏預算實時控制的重要功能；另外，定期對各預算單位預算執(zhí)行情況進行分析和總結，是企業(yè)推行全面預算管理中的一個重要環(huán)節(jié)，它不僅為公司決策層提供決策依據(jù)，而且還是公司績效考評的基礎。一個完善的預算分析需要從不同角度進行，如月度及累計月度預算與實際對比分析、預算完成進度分析、預算完成情況的差異分析等，在傳統(tǒng)的手工分析的情況下，由于工作量比較大，很難難以達到全面、及時和準確的要求。
    3． 缺乏權限管理功能，難以滿足企業(yè)預算信息保密的要求
    預算數(shù)據(jù)包括企業(yè)的經(jīng)營和財務目標和計劃數(shù)據(jù)，屬于公司的機密文件之一。但預算工作又需要各部門參與，這就需要設定不同部門和人員的權限，才能保證預算信息的安全。但Excel 定位于通用辦公軟件，不具備權限管理的功能。

    二、 財務軟件--簡單財務預算的工具

    財務管理軟件一般主要是為了滿足企業(yè)財務會計核算的需要，同時具有財務分析、固定資產(chǎn)管理、財務預算管理等其他功能的軟件。與傳統(tǒng)手工預算相比，它具有以下特點：
    1. 財務軟件中的預算功能
    與Excel相比，財務軟件在預算管理的信息化方面前進了一步。一般來說，財務軟件具有預算輸入、預算分析、預算控制等功能。其預算功能一般能夠定義預算科目的口徑，并為該科目制定預算額；在預算的執(zhí)行控制方面，它能夠與核算系統(tǒng)緊密集成，從而在某個部門的某項費用超過預算額時，系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)自動報警，達到控制的效果；在預算分析方面，系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)財務實際發(fā)生數(shù)與預算數(shù)的對比分析。
    2. 財務軟件中的預算功能的不足
    由于財務軟件涉及對象主要是會計科目、會計帳簿和會計報表，不可能把企業(yè)的業(yè)務內(nèi)容，如銷售、生產(chǎn)等內(nèi)容涵蓋進來。所以，財務管理軟件的預算功能只能包括財務預算，如收入預算、費用預算、利潤預算等。而對于銷售預算、生產(chǎn)預算、采購預算、存貨預算等業(yè)務方面的預算，財務管理軟件卻無能為力。所以，它僅僅實現(xiàn)了財務預算的信息化，而與現(xiàn)代預算管理所倡導的包括財務部門和業(yè)務部門在內(nèi)的各級部門和組織共同參與、各預算之間緊密關聯(lián)的全面預算管理的思想相距遙遠，難以起到有效的預算管理的效果。
    所以，從某種意義上我們可以認為，在企業(yè)推行全面預算管理的過程中，運用財務軟件中的預算管理的功能是不夠的，在企業(yè)預算管理的信息化道路上，財務管理軟件只能定位為一個過渡型的預算管理產(chǎn)品。

    三、 專業(yè)預算管理軟件--全面預算管理信息化的工具

    專業(yè)預算管理軟件是針對企業(yè)預算管理的需求而設計的軟件系統(tǒng)，與一般財務管理軟件相比，它彌補了財務管理軟件在業(yè)務預算方面功能不足的缺陷，能夠使全面預算管理的各項工作實現(xiàn)信息化管理。其一般架構包括預算基礎設置、預算方案設置、預算的權限和流程設置三層結構。其中，從預算管理的基本流程來看，它包括預算目預算編制、預算的分發(fā)和合并、預算調(diào)整（含滾動預算）、預算查詢和分析。與EXCEL和財務管理軟件相比，它具有以下特點：
    1. 它為推行全面預算管理的企業(yè)提供了一個專業(yè)的預算管理平臺
    專業(yè)預算管理軟件為企業(yè)推行全面預算管理提供了一個專業(yè)的平臺，使企業(yè)的各部門可在該軟件平臺上協(xié)同工作，共享和交換數(shù)據(jù)；另外，系統(tǒng)根據(jù)客戶的靈活設置，自動實現(xiàn)預算目標的制定和分解、預算編制、多級審批、下發(fā)等流轉(zhuǎn)過程管理，并可以根據(jù)企業(yè)組織和人員的變化進行靈活調(diào)整。徹底改變了傳統(tǒng)的預算管理模式，大大提高了預算編制和管理的效率。
    2. 支持與財務軟件及其他管理軟件的無縫集成，實現(xiàn)預算管理的實時控制和自動分析。
    專業(yè)預算管理軟件能夠支持與企業(yè)的財務、銷售、生產(chǎn)、采購等其他信息系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)接口，可以實現(xiàn)對企業(yè)各部門的預算執(zhí)行情況進行自動報警，從而達到實時監(jiān)控的目的；另外，系統(tǒng)支持自動導入或手工輸入其他信息系統(tǒng)的實際發(fā)生數(shù)，通過自定義的分析報表格式和分析方法，自動進行多維度、深入的預算分析，從而大大提高分析的效率和準確性。
    3. 支持預算調(diào)整、彈性預算、滾動預算，大大提高了預算對企業(yè)外部環(huán)境的適應性。
    在軟件的功能上，專業(yè)預算管理軟件能夠靈活支持企業(yè)進行預算調(diào)整，解決了手工條件下，調(diào)整工作量大，調(diào)整效率低的問題；同時，軟件也支持彈性預算、滾動預算等現(xiàn)代預算管理思想，大大提高了預算對企業(yè)外部環(huán)境的適應性。
    4. 靈活的權限控制，確保企業(yè)預算文件的信息安全
    在專業(yè)的預算管理平臺上，企業(yè)預算管理流程中的每一個關鍵步驟，如預算的編制、審批、下發(fā)、查詢等都在預先設定的管理權限的控制之下，確保了企業(yè)預算信息的安全性。
    5. 支持集團預算管理，實現(xiàn)集團下屬分、子公司預算的匯總或合并
    專業(yè)預算管理軟件支持企業(yè)預算賬套數(shù)據(jù)的導入和導出，靈活實現(xiàn)集團型企業(yè)下屬分、子公司預算的匯總或合并，提高了集團預算管理的效率。
    專業(yè)預算管理軟件從功能來看，它融入了現(xiàn)代全面預算管理的思想，基本覆蓋了企業(yè)日常預算管理中的所有功能，而且管理靈活、信息安全，從其技術特點來看，具有高度的集成性、可擴展和跨平臺的特點，因此，從真正意義上滿足了現(xiàn)代企業(yè)，特別是大型集團企業(yè)的預算管理的需求，也是真正意義上的全面預算管理的信息化工具。目前，全球領先的專業(yè)預算信息化軟件供應商hyperion（海波龍）已經(jīng)進入國內(nèi)市場，其產(chǎn)品也在國內(nèi)部分領先企業(yè)如:中石化、浙江電力等得到應用，并取得了很好的應用效果。我們相信，不遠的將來，專業(yè)預算管理軟件必將成為市場的主流，并為我國企業(yè)全面預算管理的提升發(fā)揮重要的作用。

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本文標題：預算管理平臺：鳥槍換炮

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