一、物料維護(hù)簡述

    物料維護(hù)的最終目的是保證其可識別性、唯一性，而完備的物料描述規(guī)則是其基本保證，所謂描述規(guī)則也就是定義使用哪些參數(shù)來描述一類物料。但是只有物料描述規(guī)則還是不夠的，還需要定義在物料的新增、更新等業(yè)務(wù)過程需要遵循的業(yè)務(wù)規(guī)則，依靠物料描述規(guī)則和業(yè)務(wù)規(guī)則來共同保證物料質(zhì)量。

    物料描述規(guī)則和業(yè)務(wù)規(guī)則的制訂需要遵循服務(wù)于企業(yè)經(jīng)營活動的原則，即不僅僅要考慮保證物料的唯一性，同時要兼顧設(shè)計、采購、庫房、銷售等業(yè)務(wù)運行的需要，方便業(yè)務(wù)操作，而且要保證圖紙與信息系統(tǒng)對物料描述的一致性。

圖1 物料維護(hù)應(yīng)用范圍

    上圖是物料維護(hù)所涉及的業(yè)務(wù)范圍，設(shè)計人員在進(jìn)行產(chǎn)品設(shè)計的時候，能夠非常方便的查詢到需要的外購件及自制件，當(dāng)需要新增的時候，能夠比較方便的提交新物料申請。采購領(lǐng)域主要是保證供應(yīng)商對物料名稱的理解和需求單位的理解是一致的，不能出現(xiàn)供應(yīng)商因為物料名稱而供錯物料的現(xiàn)象；庫房、制造等業(yè)務(wù)領(lǐng)域最重要的是要方便物料名稱與實物的對應(yīng)；銷售部門能夠根據(jù)客戶的需求快速找到系統(tǒng)中的物料。

二、物料描述規(guī)則

    物料描述規(guī)則的主要內(nèi)容也就是定義物料分類，以及針對每個分類定義描述物料的特征參數(shù)。有些物料分類標(biāo)準(zhǔn)是三級，有些是四級，UNSPSC、eCl@ss是四級分類體系，某大型電力企業(yè)集團(tuán)是三級分類體系。而針對每個具體的最小分類制定的特征參數(shù)名稱、數(shù)量等可相同或不同。

    在信息系統(tǒng)中，物料編碼、物料名稱兩個屬性，可以作為物料的唯一性的識別屬性。個別企業(yè)把物料的屬性全部放在物料編碼中，依靠物料編碼來保證物料的唯一性，名稱僅僅填寫物料名稱。而大部分企業(yè)是把物料的屬性放在物料名稱字段，依靠物料名稱來保證物料的唯一性，物料編碼僅僅是作為信息系統(tǒng)中的一個不重復(fù)的字段，一般是沒有任何意義的流水號，或表示簡單含義的有意義碼，如物料分類等。

    1. 物料分類

    UNSPSC的四個層次的分類分別是區(qū)分(Segment)，系別(Family)，門類(Class)，及商品(Commodity)，eCl@ss的四個層次分類分別是專業(yè)范圍、主類、分類、之類。某些公司可能沒有明確定義各級分類的名稱，而是行業(yè)的物料使用范圍和日常的工作習(xí)慣，參考相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類。一般而言物料的分類遵循三個維度，第一維度是功能和用途、如果按照功能和用途不能分類，則按照生產(chǎn)該類物料的行業(yè)領(lǐng)域分類，萬不得已的情況下再按照材質(zhì)進(jìn)行分類。

    物料分類是分到三級、四級或是更多的5級、6級等，不能一概而論，需要結(jié)合企業(yè)的實際及具體的物料確定，而且不同的物料也可以使用不同的分類等級，如在電子產(chǎn)品制造企業(yè)當(dāng)中，對電子元器件的分類可以到4級，而對金屬材料的分類可能2級就夠了，而在機(jī)械加工企業(yè)當(dāng)中，對金屬材料的分類可能到4級，而對電子元器件的分類到2級就可以了。

    不管從哪個維度對物料進(jìn)行分類，都不可避免的會出現(xiàn)分類交叉的情況，遇到這種情況就必須對交叉的情況進(jìn)行說明，根據(jù)日常使用習(xí)慣把具體的物料定義到某個分類中。

    物料分類制訂好之后是給用戶使用的，而用戶的層次千差萬別，不是每個人看到分類名稱就知道該分類的具體含義的，所以還需要給每個分類做一個簡單說明，同時還需要針對最末梢的分類給出一些常用的物料名稱，以方便使用。下表是物料分類的一個示例

表1  物料分類示例

    2.物料類別的特征參數(shù)

    物料類別特征參數(shù)的定義一般是按照功能、性能和用途定義的，如分類為五金材料——>機(jī)械五金——>普通螺栓的物料分類，其特征參數(shù)包括：國標(biāo)號、螺紋規(guī)格、公稱長度、性能等級、材質(zhì)、表面處理。這類物資僅僅使用功能和用途方面的特征參數(shù)，在圖紙描述、采購、制造等的各個業(yè)務(wù)領(lǐng)域都沒有問題，但有些類物資如果僅僅使用功能和用途方面的特征參數(shù)還不能完全滿足采購、庫房、制造等業(yè)務(wù)領(lǐng)域的需求，還需要定義其他的特征參數(shù)，大致會有以下幾種情況。

    1)制造商特征參數(shù)

    該特征參數(shù)其實主要是為了區(qū)分物料質(zhì)量上的差異，當(dāng)然也可以增加其他特征參數(shù)來區(qū)分質(zhì)量，如：平均無故障時間、最低工作溫度等，但這樣做一方面會增加特征參數(shù)的數(shù)量，增加維護(hù)的工作量，另一方面設(shè)計、采購等大多數(shù)相關(guān)部門比較習(xí)慣于按照制造商進(jìn)行區(qū)分，不習(xí)慣使用這些繁雜的特征參數(shù)。

    2)采購價格特征參數(shù)

    該特征參數(shù)可能會有異議，某些觀點認(rèn)為采購價格不應(yīng)該作為物料的特征參數(shù)，某些觀點認(rèn)為采購價格應(yīng)該作為物料的特征參數(shù)。如果從財務(wù)成本核算的角度考慮，采購價格作為特征參數(shù)是比較合適的，但只有某次的采購價格差異比較大的時候，才需要把價格作為物料的特征參數(shù)，如針對某個大合同的某物料采購價格比正常采購低很多，如果要準(zhǔn)確核算該合同的成本，則需要把價格作為物料區(qū)分的標(biāo)準(zhǔn)，兩個價格的物料作為兩個而不是一個物料處理，當(dāng)然也可以通過ERP系統(tǒng)的其他功能實現(xiàn)價格核算，不過操作起來比較復(fù)雜。

    3)圖號特征參數(shù)

    對于自制件來說，圖號作為特征參數(shù)很有必要，一方面圖號的申請過程就保證了物料的唯一性，另一方面，在整個的生產(chǎn)、采購過程當(dāng)中，非常方便使用人員對應(yīng)查找圖紙，按照圖紙進(jìn)行生產(chǎn)。不過有這樣一個問題需要澄清說明，假設(shè)一個企業(yè)集團(tuán)有兩家單位都設(shè)計、生產(chǎn)變壓器，如果僅按照功能和用途定義的特征參數(shù)來區(qū)分，則是一個物料，如果再加上圖號區(qū)分則是兩個物料，那么究竟變壓器是作為一個物料管理合適，還是兩個物料管理合適呢？如果作為一個物料來管理，則就不能區(qū)分兩家單位的變壓器產(chǎn)品在生產(chǎn)成本、銷售數(shù)量、售后服務(wù)情況等多方面的應(yīng)用情況，沒有辦法為企業(yè)集團(tuán)的業(yè)務(wù)整合提供數(shù)據(jù)支撐，或許需要把總體表現(xiàn)不好的砍掉合并到總體表現(xiàn)好的一方。所以說還是應(yīng)該作為兩個物料來管理，使用圖號特征參數(shù)來區(qū)分。

    4)產(chǎn)品型號特征參數(shù)

    該特征參數(shù)一方面確定了產(chǎn)品的功能用途方面的許多特征參數(shù)，另一方面如果是廠家的自定義型號，則還確定了供應(yīng)商。

    如果不使用產(chǎn)品型號作為特征參數(shù)，而通過其他特征參數(shù)描述產(chǎn)品，一般情況下都需要定義非常多的單值特征參數(shù)，另一方面，供應(yīng)商、庫房、制造等各個環(huán)節(jié)都不太容易對應(yīng)實物。

    另外型號確定供應(yīng)商，好像是增加了供應(yīng)商的談判籌碼，會增加采購成本，這個問題許多企業(yè)是由設(shè)計、質(zhì)檢、采購等部門選擇多個供應(yīng)商，這幾個供應(yīng)商的產(chǎn)品型號雖然不同，但可以通用，然后再與多個供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)談判，以此來降低采購成本。在信息系統(tǒng)中把這幾個物料定義為互換件即可，另外設(shè)計員也需要在圖紙上注明這些物料的互換性。

    5)訂貨號、品牌

    如果這兩項作為物料的特征參數(shù)，實際上是確定了物料的制造商，按照產(chǎn)品型號方式進(jìn)行處理即可。

    特征參數(shù)定義好之后還需要做進(jìn)一步的規(guī)范說明，以保證規(guī)范性使用，一般包括一下幾方面的內(nèi)容
   
    a、空格：單字節(jié)空格、雙字節(jié)空格，或用其他符號取代。
   
    b、字母大小寫：什么情況下，哪些字母大寫、哪些小寫等。
   
    c、特殊字符：直徑、開方、公差等特殊符號使用什么符號取代。
   
    d、計量單位：部分物料存在多個計量單位的情況，需要規(guī)定主計量單位和輔助計量單位以及計量單位間的換算關(guān)系。

    通過上面的分析，究竟物料的特征參數(shù)應(yīng)該怎么定義，才能滿足各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的需要呢。建議制造企業(yè)按照產(chǎn)品型號規(guī)格加其他特征參數(shù)表示，不能舍棄型號規(guī)格，而全部采用單值特征參數(shù)，當(dāng)然如果沒有型號，則只采用型號之外的特征參數(shù)。但是怎么解決全球貿(mào)易問題，或者說怎么從全球的供應(yīng)商供應(yīng)的物料中找到自己需要的物料呢？怎么讓客戶在浩瀚的供應(yīng)商中找到本企業(yè)提供的物料呢？能否通過產(chǎn)品型號來確定是否滿足需求呢？找到產(chǎn)品型號之后實際上還需要查看產(chǎn)品說明書才能知道該物料具體的功能、性能，而企業(yè)的需求可能就幾項，只需要知道一個物料的這幾項功能是否滿足需求就可以了，所以說通過查詢說明書來確認(rèn)物料是否滿足需求比較不方便，所以不能通過產(chǎn)品型號的查詢來解決各個問題。比較好的解決方法是成立一個全球化的物料分類標(biāo)準(zhǔn)化機(jī)構(gòu)，來綜合多數(shù)用戶的需求，然后把物料分類、定義特征參數(shù)。這樣全球銷售的企業(yè)，可以按照該標(biāo)準(zhǔn)發(fā)布自己的產(chǎn)品，以供全球用戶 選用。而在企業(yè)內(nèi)部的ERP、PLM等信息系統(tǒng)中，還是按照型號規(guī)格加其他特征參數(shù)的模式定義物料的描述規(guī)則。

三、維護(hù)業(yè)務(wù)規(guī)則

    完備的描述規(guī)則僅僅是物料規(guī)范性、唯一性的基礎(chǔ)保證，在執(zhí)行過程中會出現(xiàn)這樣或那樣的問題，如各人理解的不同、誰具備增加新物料的權(quán)限等，這就需要從業(yè)務(wù)層面進(jìn)行保證，制訂相應(yīng)的規(guī)則，主要包括物料新增、更新、失效以及數(shù)據(jù)清理等方面的規(guī)則。

    一般的物料維護(hù)流程為，使用人員提出申請，審核崗位人員審核，物料維護(hù)團(tuán)隊復(fù)核之后，輸入到相應(yīng)的信息系統(tǒng)中。

    1.新增物料

    最主要的新物料提出部門是設(shè)計部門，工藝、生產(chǎn)部門也會有一些零星的新物料。從成本控制、質(zhì)量控制等方面考慮，企業(yè)應(yīng)該嚴(yán)格控制新物料的數(shù)量，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)維護(hù)人員的職責(zé)僅僅是保證描述符合規(guī)則、不出現(xiàn)一物多嗎，控制新物料數(shù)量的職責(zé)應(yīng)該單獨設(shè)置審核崗位，這個崗位的人員一般應(yīng)該由資深設(shè)計人員或總工等組成，從技術(shù)的角度把握是否可以使用現(xiàn)有的物料替代。

    申請人員在申請新物料的時候，都會先查詢一下是否是新物料，但難免有出錯的地方，數(shù)據(jù)維護(hù)人員一般情況下需要注意審核的內(nèi)容包括：

    1)物料分類是否正確

    2)是否使用規(guī)則定義的計量單位

    3)字母大小寫是否錯誤，如工作電壓用V、kV，而不能用v，KV。

    在確認(rèn)上述內(nèi)容無誤之后，再從系統(tǒng)中進(jìn)行查詢，確認(rèn)是否是新物料，是則新增，不是則打回。

    2.物料更新

   無論規(guī)則多么完美，從業(yè)人員多么認(rèn)真，物料特征值填寫錯誤的現(xiàn)象只能是發(fā)生頻率比較低，但還是會發(fā)生。設(shè)計、采購、生產(chǎn)或者是物料維護(hù)人員，都可以提出物料更新的申請，因特征值錯誤的種類比較多，有些是文字方面的錯誤，有些是不完備，所以沒有辦法固定什么崗位可以先審核，然后由物料維護(hù)人員復(fù)核錄入系統(tǒng)，比較好的方法是申請人提出，然后物料維護(hù)人員根據(jù)情況進(jìn)行確認(rèn)，或聯(lián)系廠家、或到庫房直接對照實物，確認(rèn)之后，然后發(fā)布更新通知，更新系統(tǒng)中的物料名稱。

    如果根據(jù)實物確認(rèn)之后，出現(xiàn)了一碼多物的情況，則還需要新增物料，同時處理信息系統(tǒng)中的采購訂單、庫存、生產(chǎn)單、BOM等，并通知相關(guān)單位，必要時可能還需要與供應(yīng)商重新簽訂采購合同。

    3.物料失效

    所謂物料失效，就是限制該物料的使用，包括生成采購訂單、生產(chǎn)單、出入庫、銷售訂單等。

    有兩種情況需要進(jìn)行物料失效，一種是物料特征參數(shù)錯誤，而且沒有辦法修改為正確的特征值，這種情況一般發(fā)生在信息系統(tǒng)運行時間比較長的單位；另一種情況是供應(yīng)商物料停產(chǎn)。

    一般情況下采購、設(shè)計部門會提出物料失效申請，物料失效最好由總工、物料管理專員等負(fù)責(zé)審核、物料維護(hù)人員復(fù)核、處理，物料維護(hù)人員一般按照下述步驟處理。

    1)首先核查該物料的使用情況

    2)根據(jù)使用情況，通知使用單位盡快處理

    3)使用單位處理好之后，發(fā)布通知

    4)在系統(tǒng)中進(jìn)行失效操作。

    如果個別業(yè)務(wù)暫時不能處理，則可以先限制該物料其他方面的用途，等能夠處理之后，再全面限制使用。如某個采購物料需要失效，但某個工廠還有大量庫存，則可以限制在該工廠禁制下采購單，在其他工廠全部失效。

    4.定期清理

    雖然物料的新增、變更、失效等過程已經(jīng)很大程度上避免了垃圾數(shù)據(jù)的出現(xiàn)，但隨著業(yè)務(wù)的發(fā)展，終究還會出現(xiàn)一些垃圾數(shù)據(jù)。另外原來制定的物料分類體系、特征參數(shù)等也可能會出現(xiàn)新增或修改。所以每隔一段時間需要對物料本身以及分類、描述規(guī)則等進(jìn)行集中清理，進(jìn)一步提高數(shù)據(jù)質(zhì)量。

    定期清理的頻率每個企業(yè)都不一樣，一般有專門的物料維護(hù)團(tuán)隊的企業(yè)，建議每年清理一次，清理時間一般選擇企業(yè)經(jīng)營業(yè)務(wù)比較空閑的時段，如農(nóng)歷年初。當(dāng)然每個企業(yè)的情況都不一樣，可以根據(jù)實際情況，具體安排。定期清理由數(shù)據(jù)維護(hù)團(tuán)隊負(fù)責(zé)具體安排。

    物料分類和特征參數(shù)的修訂一般遵循如下步驟

    1)物料維護(hù)團(tuán)隊根據(jù)平時的維護(hù)記錄，整理需要修訂的內(nèi)容

    2)如果基本上能夠定義修改方案，則把新方案發(fā)布給相關(guān)使用單位征求意見，必要時集中討論。

    3)如果不能確定修改方案，則抽調(diào)設(shè)計、采購、生產(chǎn)等業(yè)務(wù)單位資深物資人員組成專家團(tuán)隊，共同討論修改方案。然后再把新方案發(fā)布征求意見、完善。

    4)物料分類及特征參數(shù)修訂完成之后，主要由物料維護(hù)團(tuán)隊負(fù)責(zé)，采購、庫房等單位協(xié)助，完成信息系統(tǒng)中歷史數(shù)據(jù)的修改，包括調(diào)整物料分類、修改特征值等。

    物料清理主要工作包括物料特征值的修改、物料失效兩項內(nèi)容，物料特征值的修改一般遵循如下步驟

    1)數(shù)據(jù)維護(hù)團(tuán)隊導(dǎo)出所有的物料

    2)按照物料名稱排序

    3)檢查物料特征值和分類有無錯誤

    4)修訂物料特征值和分類

    5)發(fā)布新舊物料特征值和分類征求意見、完善。

    6)修改系統(tǒng)中的物料特征值和分類

    7)發(fā)布修改通知

    物料失效一般遵循如下步驟

    1)物料維護(hù)團(tuán)隊按照使用單位導(dǎo)出所有物料

    2)物料維護(hù)團(tuán)隊根據(jù)經(jīng)驗標(biāo)記需要失效的物料，一般是描述不規(guī)范的物料，以及長時間未使用的物料。

    3)把物料發(fā)布給使用單位的設(shè)計、采購部門，由其補充、修改失效物料清單。

    4)物料維護(hù)團(tuán)隊根據(jù)各單位反饋的失效物料清單，查詢物料使用狀態(tài)，如果不存在未完成業(yè)務(wù)（采購訂單、銷售訂單、庫存等），則失效之，否則，協(xié)調(diào)相關(guān)單位處理之后失效。

    5)發(fā)布失效物料清單

四、團(tuán)隊建設(shè)

    物料維護(hù)工作包括兩大方面的內(nèi)容，1）規(guī)則的制訂；2）數(shù)據(jù)維護(hù)。規(guī)則包括兩個方面，一方面是物料分類和特征參數(shù)的定義，另一方面是物料新增、失效、更新等需要遵循的業(yè)務(wù)規(guī)范、流程。數(shù)據(jù)維護(hù)就是具體的物料新增、物料更新、物料失效等工作。

    大多數(shù)企業(yè)會在信息系統(tǒng)實施的時候組織設(shè)計、采購、生產(chǎn)等領(lǐng)域物料方面的資深人員組成專家團(tuán)隊，制訂物料分類及特征參數(shù)描述規(guī)則，制訂物料維護(hù)流程及需要遵循的規(guī)則，然后交由物料維護(hù)團(tuán)隊執(zhí)行。一般的物料維護(hù)流程都會設(shè)置一個審核節(jié)點，控制新物料的數(shù)量，物料維護(hù)團(tuán)隊負(fù)責(zé)復(fù)核和錄入信息系統(tǒng)�？偫ㄆ饋�，物料相關(guān)工作由三個團(tuán)隊組成：專家團(tuán)隊、審核團(tuán)隊、物料維護(hù)團(tuán)隊。物料維護(hù)團(tuán)隊負(fù)責(zé)規(guī)則的解釋、執(zhí)行和細(xì)節(jié)的修改完善，另外負(fù)責(zé)定期組織專家團(tuán)隊討論規(guī)則的大的修改、升級。三個團(tuán)隊的職責(zé)和能力要求如下表。

表2 團(tuán)隊職責(zé)及能力

 

轉(zhuǎn)載請注明出處：拓步ERP資訊網(wǎng)http://www.ezxoed.cn/

本文標(biāo)題：物料基礎(chǔ)數(shù)據(jù)維護(hù)

本文網(wǎng)址：http://www.ezxoed.cn/html/consultation/10820224157.html