隨著我國國民經(jīng)濟(jì)信息化過程的加快，我國在信息化建設(shè)方面投入了大量的社會(huì)資源，但由于用戶自身技術(shù)、能力、人員等方面的不足。系統(tǒng)建設(shè)過程中又缺乏有效的監(jiān)督管理機(jī)制。致使許多工程項(xiàng)目在質(zhì)量、進(jìn)度、投資等方面都無法得到很好的保證和控制。項(xiàng)目中途下馬或完工后難以達(dá)到預(yù)期建設(shè)目標(biāo)的情況屢見不鮮。近年來，隨著信息工程監(jiān)理制度的引入，由用戶委托專業(yè)的第三方監(jiān)理機(jī)構(gòu)對(duì)工程的全過程進(jìn)行有效的監(jiān)督管理，使工程建設(shè)全過程處于嚴(yán)格的監(jiān)控之下。從而有效地降低了建設(shè)風(fēng)險(xiǎn)，控制了建設(shè)經(jīng)費(fèi)。保證了工程進(jìn)度和質(zhì)量。

信息系統(tǒng)工程監(jiān)理概述

　　信息系統(tǒng)工程是指信息化工程建設(shè)中的信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、信息資源系統(tǒng)、信息應(yīng)用系統(tǒng)的新建、升級(jí)、改造工程。信息系統(tǒng)工程監(jiān)理，就是本著”服務(wù)性、獨(dú)立性、公正性和科學(xué)性”的原則，依照國家有關(guān)政策法規(guī)，國際、國內(nèi)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及信息系統(tǒng)工程建設(shè)合同條款的規(guī)定，從技術(shù)和管理的角度。對(duì)工程實(shí)施過程進(jìn)行控制和管理，促使開發(fā)進(jìn)度和質(zhì)量按計(jì)劃(合同)如期實(shí)現(xiàn)，促進(jìn)用戶與系統(tǒng)集成商的有效溝通。敦促雙方履行合約。保護(hù)雙方的正當(dāng)權(quán)益。確保項(xiàng)目實(shí)施的科學(xué)、合理和節(jié)約。

信息系統(tǒng)工程監(jiān)理文件編制與檔案管理

　　(一)信息工程監(jiān)理文件編制、收集存在的問題

　　信息系統(tǒng)工程監(jiān)理按工作流程劃分為四個(gè)階段：工程招標(biāo)、工程設(shè)計(jì)、工程實(shí)施、工程驗(yàn)收。每一階段的監(jiān)理工作都包含了三控(質(zhì)量控制、進(jìn)度控制、成本控制)；兩管(合同管理、信息管理)：一協(xié)調(diào)(業(yè)主與集成商的工作協(xié)調(diào))。

　　工程監(jiān)理文件資料是監(jiān)理單位在工程項(xiàng)目施工階段進(jìn)行三控制、兩管理、一協(xié)調(diào)活動(dòng)的紀(jì)錄，它是工程質(zhì)量的內(nèi)在反映：是工程延期、索賠、質(zhì)量、安全事故原因分析及責(zé)任追究的重要憑證：是監(jiān)理單位的最終產(chǎn)品：是工程技術(shù)人員和各有關(guān)部門實(shí)施工程管理、制定技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的重要參考資料。本人參與了一些工程的監(jiān)理、竣工驗(yàn)收和工程監(jiān)理資料的查閱。發(fā)現(xiàn)工程監(jiān)理資料存在的一些問題。這些問題不解決，監(jiān)理檔案整理就不能規(guī)范，并將給今后的系統(tǒng)維護(hù)帶來困難。監(jiān)理文件資料編制出現(xiàn)的問題歸納可為以下幾個(gè)方面：

　　1、部分內(nèi)容的不真實(shí)、填寫不規(guī)范：由于個(gè)別系統(tǒng)集成商捏造數(shù)據(jù)，掩蓋質(zhì)量問題，或監(jiān)理人員不熟悉信息技術(shù)、不了解監(jiān)理規(guī)范以及施工規(guī)范和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。造成產(chǎn)品性能指標(biāo)或數(shù)據(jù)不真實(shí)。有時(shí)監(jiān)理人員沒有了解具體表格的填寫要求，盲目填寫。

　　2、編寫不及時(shí)：由于總監(jiān)師對(duì)資料編制工作不重視、人員安排不當(dāng)，檢查指導(dǎo)不力，使資料編制工作嚴(yán)重落后于工程進(jìn)度。在項(xiàng)目驗(yàn)收時(shí)突擊整理。粗制濫造，漏洞百出。

　　3、對(duì)系統(tǒng)集成商提交的工程技術(shù)資料審查不嚴(yán)：由于監(jiān)理人員工作責(zé)任心不強(qiáng)、對(duì)系統(tǒng)集成商報(bào)來的工程技術(shù)資料未嚴(yán)格審核，就盲目予以認(rèn)可：在審批施工方案時(shí)，對(duì)不切合實(shí)際的施工方案、施工進(jìn)度、組織措施未能提出改進(jìn)建議，使施工計(jì)劃無法落實(shí)。

　　4、收集不全：施工階段的工程監(jiān)理資料包括項(xiàng)目合同、設(shè)計(jì)文件、監(jiān)理規(guī)劃及實(shí)施細(xì)則、技術(shù)交底與會(huì)審紀(jì)要、施工組織計(jì)劃表、工程開工(復(fù)工)審報(bào)表及工程暫停令、設(shè)備核驗(yàn)資料、工程進(jìn)度計(jì)劃、設(shè)備、材料、配件的質(zhì)量證明文件、工程變更資料、隱蔽工程驗(yàn)收資料、工程量清單、工程款支付憑證、監(jiān)理工程師通知單、監(jiān)理工作聯(lián)系單、報(bào)驗(yàn)申請(qǐng)表、會(huì)議紀(jì)要、來往函件、監(jiān)理日記、監(jiān)理月報(bào)、質(zhì)量缺陷與事故的處理文件、項(xiàng)目施工階段質(zhì)量評(píng)估等專題報(bào)告、監(jiān)理工作總結(jié)等方面的資料。由于管理、制度、責(zé)任及人員等原因，經(jīng)常發(fā)生資料收集的疏漏，直接影響了資料的完整性。

信息工程監(jiān)理文件編制問題解決辦法

　　為了進(jìn)一步加強(qiáng)監(jiān)理工作管理，規(guī)范和統(tǒng)一資料的編制工作，確保工程的順利驗(yàn)收，為用戶提供符合要求的施工監(jiān)理資料。就應(yīng)采取以下措施。對(duì)資料中存在的各種問題進(jìn)行有效的預(yù)防。

　　1、強(qiáng)化對(duì)工程施工監(jiān)理資料的監(jiān)控，始終把它作為保證工作質(zhì)量的一項(xiàng)重要工作抓緊抓好。在編制監(jiān)理工作計(jì)劃時(shí)，對(duì)于監(jiān)理資料的編制做出具體安排和部署，有計(jì)劃、有步驟地克服資料中存在的各類問題，使資料編制工作不斷規(guī)范化。

　　2、及時(shí)收集，力求齊全。由于工程監(jiān)理資料原始數(shù)據(jù)來源于各協(xié)作方，數(shù)據(jù)分散、信息量大，除了需要監(jiān)理方的監(jiān)理工程師、總監(jiān)、公司管理人員的密切配合外，還需要建設(shè)方和系統(tǒng)集成商的相關(guān)部門協(xié)調(diào)配合。

　　必須要求系統(tǒng)集成商與工程進(jìn)度同步提交施工技術(shù)資料。同時(shí)加強(qiáng)內(nèi)部管理工作，要求各專業(yè)監(jiān)理工程師及時(shí)收集資料，作好記錄，認(rèn)真填寫各種表格，使工程施工技術(shù)資料和監(jiān)理資料都處于受控狀態(tài)。

　　3、在資料編制中應(yīng)做到：
　　
　　(1)隨時(shí)掌握設(shè)備、材料進(jìn)場情況和工程進(jìn)度。利用設(shè)備、材料進(jìn)場初驗(yàn)時(shí)機(jī)收集資料。對(duì)已收到的文件、資料要做好紀(jì)錄，妥善保管。

　　(2)仔細(xì)核查，不留隱患。核查主要設(shè)備、材料的資料內(nèi)容是否齊全。是否符合合同要求。對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)按規(guī)定的程序正確處理。特別要注意將設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理單位等三方共同研究的處理方案，施工單位的處理紀(jì)錄。權(quán)威性部門的檢測報(bào)告等歸入編制資料中。

信息工程監(jiān)理檔案資料分類辦法

　　監(jiān)理檔案是建設(shè)項(xiàng)目檔案的重要組成部分，是業(yè)主所委托的監(jiān)理單位在實(shí)施項(xiàng)目建設(shè)管理過程中的文字記載。監(jiān)理檔案反映了施工過程中的控制、管理和協(xié)調(diào)的全過程。監(jiān)理檔案管理是項(xiàng)目監(jiān)理工作的重要任務(wù)之一，存在于施工、驗(yàn)收各個(gè)階段，是與工程同步進(jìn)行的，也是考核監(jiān)理工作的重要依據(jù)。因此，規(guī)范信息系統(tǒng)工程監(jiān)理的檔案管理為項(xiàng)目建設(shè)提供質(zhì)量保證至關(guān)重要。

　　要按照國家及有關(guān)部門規(guī)定。結(jié)合本單位實(shí)際，編制本企業(yè)監(jiān)理檔案資料編制實(shí)施細(xì)則。在細(xì)則中明確各分項(xiàng)目的編制辦法，各類資料的具體要求及編制人員的職責(zé)，使規(guī)定具體化、資料編寫標(biāo)準(zhǔn)化。資料分類及編制工程竣工后，監(jiān)理資料應(yīng)分類組卷。監(jiān)理資料按監(jiān)理規(guī)范要求分為下列幾大類：

　　1、合同文件類。包括各種協(xié)議文件、招標(biāo)投標(biāo)文件、合同文件等。

　　2、設(shè)計(jì)文件類。包括設(shè)計(jì)單位編制的可行性研究、初步設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)等設(shè)計(jì)文件、圖紙，以及設(shè)計(jì)變更通知單、工程竣工后的設(shè)計(jì)文件和圖紙。

　　3、施工文件類。包括系統(tǒng)集成商編制的施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、施工計(jì)劃、施工技術(shù)措施。

　　4、業(yè)主指示類。包括來自業(yè)主單位的指令、文件、信息及上級(jí)機(jī)關(guān)、主管部門的規(guī)定、批示、決定、指示及審查意見等。

　　5、施工管理及監(jiān)理類。①工程開工令、停工令、返工令、工程大事記；②質(zhì)量檢查記錄及檢查報(bào)告、質(zhì)量鑒定書：③設(shè)備安裝記錄及其質(zhì)量檢查評(píng)定材料；④隱蔽工程記錄：⑤現(xiàn)場監(jiān)理日記、監(jiān)理旬報(bào)、月報(bào)、季報(bào)、總結(jié)；⑥各種驗(yàn)收文件；⑦竣工驗(yàn)收和交付使用文件等。

　　6、規(guī)程規(guī)范設(shè)備儀器類。①技術(shù)規(guī)程、規(guī)范、準(zhǔn)則及說明文件：②計(jì)算、網(wǎng)絡(luò)及其他設(shè)備的隨機(jī)系統(tǒng)軟件、源程序、使用說明書、圖紙、圖片及隨機(jī)資料；③出廠檢驗(yàn)合格證、裝箱單、開箱記錄和備品備件清單：④設(shè)備儀器安裝、調(diào)試、測試數(shù)據(jù)、性能鑒定和驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。⑤設(shè)備訂貨清單、概要和預(yù)算。

　　7、其他。①圍繞項(xiàng)目建設(shè)所形成的有關(guān)聲像材料：②其他有價(jià)值的技術(shù)文件材料。
 

信息工程監(jiān)理檔案資料信息化管理

　　開發(fā)信息工程監(jiān)理資料信息收集、儲(chǔ)存、加工處理、分析和檔案管理的應(yīng)用軟件、實(shí)現(xiàn)檔案信息接收、傳遞、存儲(chǔ)和提供利用的一體化、檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化。建立一套科學(xué)的電子檔案業(yè)務(wù)管理工作流程、方法及原則，以提高管理效率，規(guī)范管理手段。使信息工程監(jiān)理檔案管理的科學(xué)化、便捷性及準(zhǔn)確性。

信息系統(tǒng)工程監(jiān)理檔案管理制度建設(shè)

　　(一)信息系統(tǒng)工程監(jiān)理檔案管理原則

　　信息工程監(jiān)理是新興的行業(yè)。目前信息工程監(jiān)理的法律法規(guī)尚未健全，但有關(guān)國際、國家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范為監(jiān)理單位提供了監(jiān)理依據(jù)。監(jiān)理采用的最主要工作方法是控制，而控制的依據(jù)是檔案資料，控制成果的反映也是檔案資料。因此，監(jiān)理業(yè)務(wù)檔案是監(jiān)理單位實(shí)施工程建設(shè)監(jiān)理的真實(shí)寫照。又是監(jiān)督系統(tǒng)集成商按項(xiàng)目施工合同要求，控制施工的質(zhì)量、投資、進(jìn)度的實(shí)際記錄。在其具體管理中應(yīng)當(dāng)遵循以下原則：

　　1、真實(shí)可靠性原則

　　監(jiān)理人員對(duì)自己所形成的檔案文件的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性負(fù)責(zé)。如實(shí)填寫監(jiān)理日記，審核集成商報(bào)送的監(jiān)理報(bào)表的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性。

　　2、及時(shí)有效性原則

　　監(jiān)理業(yè)務(wù)檔案應(yīng)當(dāng)隨著工程的進(jìn)展同步形成、并及時(shí)整理，監(jiān)理人員在辦理簽證、見證、驗(yàn)收等監(jiān)理業(yè)務(wù)的同時(shí)，按照”形成規(guī)范、真實(shí)齊全、整理及時(shí)、分類有序”的原則形成監(jiān)理文件、檔案資料。

　　3、分工負(fù)責(zé)的原則

　　工程建設(shè)監(jiān)理檔案的管理是一項(xiàng)綜合性、業(yè)務(wù)性、技術(shù)性都較強(qiáng)的工作，不僅需要監(jiān)理單位在機(jī)構(gòu)建設(shè)、人員配備和制度建設(shè)上加大管理力度，更需要包括項(xiàng)目總監(jiān)、各專業(yè)監(jiān)理工程師、監(jiān)理員、專職檔案資料員在內(nèi)的各級(jí)監(jiān)理人員樹立檔案意識(shí)，規(guī)范檔案管理，自覺遵守建設(shè)工程監(jiān)理檔案的管理原則，履行各自檔案管理職責(zé)，從而提高建設(shè)項(xiàng)目檔案管理水平。

　　(二)信息系統(tǒng)工程監(jiān)理檔案管理制度建設(shè)

　　監(jiān)理檔案管理工作是監(jiān)理工作的重要內(nèi)容，因此必須建立科學(xué)、規(guī)范的監(jiān)理檔案管理制度。

　　1、總監(jiān)理工程師負(fù)責(zé)制原則

　　總監(jiān)理工程師對(duì)監(jiān)理業(yè)務(wù)檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性、系統(tǒng)性負(fù)首要責(zé)任。其職責(zé)是。指定專人負(fù)責(zé)檔案資料的具體管理并對(duì)歸檔檔案資料的真實(shí)性、有效性負(fù)責(zé)；制定編制監(jiān)理規(guī)劃，明確規(guī)定監(jiān)理檔案資料的內(nèi)容、要求、歸檔及移交時(shí)間：督促檢查系統(tǒng)集成商整理工程檔案；工程竣工后，按照檔案管理的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的規(guī)定。向建設(shè)單位和本單位檔案機(jī)構(gòu)移交監(jiān)理檔案資料。

　　2、規(guī)范和統(tǒng)一資料的編寫工作

　　建立并不斷完善《信息系統(tǒng)工程監(jiān)理規(guī)范手冊》，并組織監(jiān)理人員學(xué)習(xí)，熟練掌握資料的編寫標(biāo)準(zhǔn)。明確檔案管理的要求。制定標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理辦法，使監(jiān)理檔案管理工作既有指導(dǎo)方法。又有檢查標(biāo)準(zhǔn)，保證監(jiān)理檔案的質(zhì)量。

　　3、設(shè)立監(jiān)理檔案專職管理人員

　　檔案管理人員必須同時(shí)具備綜合信息管理、文檔管理、合同管理的能力，因此必須由具有一定檔案管理知識(shí)、懂得一般的監(jiān)理業(yè)務(wù)、能夠熟練操作計(jì)算機(jī)、對(duì)信息系統(tǒng)工程技術(shù)有所了解并具備一定的工作協(xié)調(diào)能力的人員擔(dān)任檔案管理工作。

　　4、建立核查機(jī)制

　　建立監(jiān)理工程師編制、總監(jiān)師檢查、公司審核三級(jí)核查制，嚴(yán)把監(jiān)理檔案質(zhì)量。并由公司領(lǐng)導(dǎo)、檔案員、項(xiàng)目總監(jiān)組成的考評(píng)小組，每月對(duì)各項(xiàng)目組、各項(xiàng)工程施工過程中的監(jiān)理文件編制情況進(jìn)行全面考評(píng)，發(fā)現(xiàn)問題隨時(shí)糾正。并給予指導(dǎo)性的幫助，通過考評(píng)促進(jìn)了監(jiān)理檔案管理的規(guī)范化。

　　5、制定文件編制和檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

　　制定嚴(yán)格的文件、檔案的編制和管理標(biāo)準(zhǔn)。如對(duì)監(jiān)理日記。要求記錄人員認(rèn)真記錄當(dāng)日施工內(nèi)容、工序進(jìn)度、質(zhì)量問題、發(fā)生過的事件以及處理過程、處理結(jié)果，做到收集及時(shí)，編制系統(tǒng)全面，完整真實(shí)。管理分類有序。

　　6、注重監(jiān)理檔案信息資源的綜合利用

　　信息工程監(jiān)理檔案作為監(jiān)理活動(dòng)的記錄，凝結(jié)了員工在從事監(jiān)理工作過程中獲得的知識(shí)、體會(huì)、經(jīng)驗(yàn)和數(shù)訓(xùn)。是企業(yè)最主要的顯性知識(shí)，因此它是企業(yè)最重要的知識(shí)資源。它的開發(fā)和利用是檔案信息化的核心任務(wù)，開發(fā)利用的程度是衡量檔案信息化水平的一個(gè)重要標(biāo)志。因此，要以知識(shí)管理思想指導(dǎo)企業(yè)檔案信息化工作。按照檔案信息產(chǎn)業(yè)化、規(guī)模化、集約化的發(fā)展思路，利用Intemet網(wǎng)進(jìn)行營銷運(yùn)作，使福建省計(jì)算中心檔案信息資源融入社會(huì)綜合信息資源庫，為社會(huì)提供系統(tǒng)的、綜合的、集成的信息服務(wù)。支持用戶對(duì)各種檔案信息的有效訪問、檢索和查詢，實(shí)現(xiàn)信息資源共享。

核心關(guān)注：拓步ERP系統(tǒng)平臺(tái)是覆蓋了眾多的業(yè)務(wù)領(lǐng)域、行業(yè)應(yīng)用，蘊(yùn)涵了豐富的ERP管理思想，集成了ERP軟件業(yè)務(wù)管理理念，功能涉及供應(yīng)鏈、成本、制造、CRM、HR等眾多業(yè)務(wù)領(lǐng)域的管理，全面涵蓋了企業(yè)關(guān)注ERP管理系統(tǒng)的核心領(lǐng)域，是眾多中小企業(yè)信息化建設(shè)首選的ERP管理軟件信賴品牌。

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本文標(biāo)題：信息系統(tǒng)工程監(jiān)理檔案管理規(guī)范研究

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