0 引言
近幾年來。我國在ERP信息系統(tǒng)建設(shè)和信息產(chǎn)業(yè)發(fā)展方面取得了巨大的成績，一大批ERP信息系統(tǒng)相繼建成并投入使用，產(chǎn)生了巨大的社會和經(jīng)濟(jì)效益。但隨著一些信息化工程的不斷實施，信息化工程在建設(shè)過程中也存在著如下一些問題：①系統(tǒng)質(zhì)量不能滿足應(yīng)用的基本需求；②工程進(jìn)度拖后延期；③項目資金使用不合理或嚴(yán)重超出預(yù)算；④項目文檔不全甚至嚴(yán)重缺失；⑤在項目實施過程中系統(tǒng)業(yè)務(wù)需求一變再變：⑥在項目實施過程中經(jīng)常出現(xiàn)推諉扯皮的現(xiàn)象；⑦系統(tǒng)存在著安全漏洞和隱患；⑧重硬件輕軟件，重開發(fā)輕維護(hù)，重建設(shè)輕使用。這些問題嚴(yán)重阻礙著信息化建設(shè)進(jìn)程，產(chǎn)生了很多豆腐渣工程，使國家和用戶單位蒙受了重大的經(jīng)濟(jì)損失。為了減少ERP信息系統(tǒng)建設(shè)的風(fēng)險，規(guī)范信息工程建設(shè)市場，保證工程投資的效益，對信息工程建設(shè)進(jìn)行有組織、規(guī)范化的監(jiān)理就顯得非常重要。
在這種背景下，ERP信息系統(tǒng)的監(jiān)理逐漸引起了各方的高度關(guān)注，越來越多的業(yè)主方開始在他們的工程建設(shè)中引入監(jiān)理。但是，ERP信息系統(tǒng)的監(jiān)理畢竟是一個新生事物，相關(guān)各方對監(jiān)理的認(rèn)識還存在著各種各樣的誤區(qū)，因此監(jiān)理公司在執(zhí)行監(jiān)理的過程中，有可能遇到各種各樣的情況，中途參與監(jiān)理就是其中一個典型。
1 ERP信息系統(tǒng)監(jiān)理的過程分析
1.1 ERP信息系統(tǒng)監(jiān)理的工作流程
ERP信息系統(tǒng)工程監(jiān)理的一般流程是監(jiān)理單位經(jīng)過監(jiān)理招投標(biāo)，中標(biāo)后接受業(yè)主單位委托，雙方簽訂監(jiān)理合同，主要內(nèi)容包括監(jiān)理項目對象、雙方權(quán)利義務(wù)、監(jiān)理收費、爭議的解決方式等；監(jiān)理公司成立監(jiān)理項目部，確定項目總監(jiān)和監(jiān)理工程師；監(jiān)理項目部熟悉情況，收集項目有關(guān)資料，作為開展監(jiān)理工作的依據(jù)，并制訂項目的監(jiān)理規(guī)劃；在監(jiān)理規(guī)劃指導(dǎo)下，制訂監(jiān)理實施細(xì)則；根據(jù)監(jiān)理規(guī)劃和監(jiān)理實施細(xì)則，規(guī)范地開展監(jiān)理工作，實施ERP信息系統(tǒng)工程監(jiān)理的具體工作內(nèi)容；監(jiān)理工作完成后，進(jìn)行監(jiān)理工作總結(jié)。其流程如圖1所示。
圖1 ERP信息系統(tǒng)監(jiān)理工作流程
1.2 ERP信息系統(tǒng)監(jiān)理的主要內(nèi)容
“四控、三管、一協(xié)調(diào)”是信息工程監(jiān)理的主要內(nèi)容。目前，ERP信息系統(tǒng)建設(shè)主要分為信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)和信息應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)2大類。不同的系統(tǒng)其過程也是不一樣的。網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)一般要經(jīng)歷準(zhǔn)備階段、設(shè)計階段、實施階段和驗收階段。應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)一般也要經(jīng)歷這4個階段，但具體的內(nèi)容卻并不一樣。對于不同系統(tǒng)的不同階段，監(jiān)理工作的側(cè)重點也是不同的，具體的差別如表1所示。
表1 不同ERP信息系統(tǒng)監(jiān)理的區(qū)別
針對每個階段，監(jiān)理工作都有投資控制、進(jìn)度控制、質(zhì)量控制、變更與風(fēng)險控制，合同管理、信息管理、安全管理、協(xié)調(diào)關(guān)系等任務(wù)，從而來保障工程項目按預(yù)期目標(biāo)完成。但是，由于中途介入的監(jiān)理其所經(jīng)歷的過程不完整，監(jiān)理工作中存在比較大的隱患和風(fēng)險，監(jiān)理人員處理不當(dāng)容易引起糾紛，所以必須采取相應(yīng)的對策來保證監(jiān)理工作的順利進(jìn)行。
2 ERP信息系統(tǒng)監(jiān)理中途介入的情況分析
2.1 監(jiān)理中途介入的起因分析
盡管在ERP信息系統(tǒng)建設(shè)中引入監(jiān)理很有必要，但它卻是近2、3年來才興起的一門新興行業(yè)(此前只有建筑監(jiān)理)，很多項目的業(yè)主方對其在ERP信息系統(tǒng)建設(shè)中所起的作用知之甚少。某事業(yè)單位在ERP信息系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)工程建設(shè)招投標(biāo)階段，監(jiān)理公司曾主動和其聯(lián)系過。但該單位因為種種原因拒絕監(jiān)理的介入。但隨著項目建設(shè)在實施階段的逐漸深入，該事業(yè)單位發(fā)現(xiàn)工程建設(shè)中暴露的問題越來越多，而自身又沒有能力解決，才重新重視起監(jiān)理的作用，從而決定在工程建設(shè)中途引入監(jiān)理。
2.2 監(jiān)理中途介入后所面臨的一些問題
監(jiān)理中途介入后，監(jiān)理人員面臨如下問題：
(1)監(jiān)理工作的開始階段在工程的實施階段，對于工程項目在準(zhǔn)備階段和設(shè)計階段的情況幾乎是一無所知；
(2)缺少一些必備的監(jiān)理文檔，比如監(jiān)理大綱、監(jiān)理規(guī)劃和監(jiān)理實施細(xì)則等；
(3)由于項目雙方的原因，有可能對監(jiān)理工作的開展造成一些阻力。比如：建設(shè)方對監(jiān)理工作存在一些認(rèn)識誤區(qū)，認(rèn)為監(jiān)理人員應(yīng)該全天旁站，時刻監(jiān)督承建方的工作，并要求監(jiān)理人員幫助承建方的工作。而承建方也可能因為監(jiān)理的中途介入而產(chǎn)生抵觸情緒，出現(xiàn)不配合監(jiān)理工作的現(xiàn)象，比如不按時提交工程進(jìn)度計劃表和項目的有關(guān)文檔資料等；
(4)由于商業(yè)利益的沖突，不時會有其它設(shè)備供商進(jìn)入旅工現(xiàn)場，干擾監(jiān)理工作和施工進(jìn)度。
3 相關(guān)對策
為了有效解決這些問題，保證項目的質(zhì)量，最大可能地規(guī)避監(jiān)理工作中可能產(chǎn)生的風(fēng)險，有必要采取如下相關(guān)對策。
3.1 監(jiān)理準(zhǔn)備工作
3.1.1 盡快組建監(jiān)理項目部
根據(jù)業(yè)主委托監(jiān)理合同的內(nèi)容，并結(jié)合該工程建設(shè)特點。監(jiān)理公司成立了相應(yīng)的工程建設(shè)監(jiān)理項目部進(jìn)駐施工現(xiàn)場，并將該監(jiān)理機(jī)構(gòu)的組織形式、人員構(gòu)成及對總監(jiān)理工程師的任命書面通知建設(shè)單位。
3.1.2 收集工程檔案資料
讓業(yè)主方提供項目的招投標(biāo)文件、設(shè)計文件、施工合同、工程預(yù)算書等資料。同時要求承建方提供網(wǎng)絡(luò)施工的組織設(shè)計方案和進(jìn)度計劃表，主要技術(shù)人員和管理人員名單，以及有關(guān)工程檔案資料，并要求承建單位補(bǔ)辦開工申請。
3.1.3 編寫監(jiān)理規(guī)劃
總監(jiān)理工程師根據(jù)收集的工程檔案資料主持編制詳細(xì)的監(jiān)理規(guī)劃，明確項目監(jiān)理機(jī)構(gòu)的工作目標(biāo)，確定了具體的監(jiān)理工作制度、程序、方法和措施；當(dāng)涉及到建設(shè)單位和承包單位工作時，監(jiān)理工作程序應(yīng)符合委托監(jiān)理合同和施工合同的規(guī)定。監(jiān)理規(guī)劃完成后經(jīng)公司技術(shù)負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)后，在召開第一次工地會議前報送建設(shè)單位，由其進(jìn)行審批。
3.1.4 召開第一次三方監(jiān)理工作會議
監(jiān)理人員努力督促并積極參加由建設(shè)單位主持召開的第一次三方監(jiān)理工作會議，會議主要內(nèi)容有：
(1)承建單位介紹施工現(xiàn)場的組織機(jī)構(gòu)、人員及分工，以及工程籌建和施工情況；
(2)建設(shè)單位根據(jù)委托監(jiān)理合同宣布對總監(jiān)理工程師的授權(quán)；
(3)總監(jiān)理工程師介紹監(jiān)理規(guī)劃的主要內(nèi)容和實施監(jiān)理工程的主要人員；
(4)研究確定施工過程中監(jiān)理例會召開的周期、地點、主要議題以及參加會議的主要人員等。
3.1.5 盡快熟悉項目情況
總監(jiān)理工程組織專業(yè)監(jiān)理工程師全面熟悉和掌握該工程的網(wǎng)絡(luò)設(shè)計方案和施工合同內(nèi)容，并撰寫監(jiān)理實施細(xì)則。對網(wǎng)絡(luò)設(shè)計方案存在的問題，應(yīng)通過建設(shè)單位向設(shè)計單位提出建議，督促設(shè)計單位編制設(shè)計變更文件，經(jīng)與承包單位和建設(shè)單位協(xié)調(diào)變更費用和工期后。由總監(jiān)理工程師審核簽發(fā)工程變更單，交承包單位組織實施。如果施工合同中存在漏洞，應(yīng)及時召開三方監(jiān)理會議，討論解決的辦法，盡快實施合同變更。
3.2 積極開展監(jiān)理工作
(1)進(jìn)行現(xiàn)場勘察，實行材料報驗制度�，F(xiàn)場勘察的主要目的是熟悉施工現(xiàn)場，檢查綜合布線的質(zhì)量，查看進(jìn)場設(shè)備的運轉(zhuǎn)情況。對于已經(jīng)進(jìn)場的軟、硬件設(shè)備，監(jiān)理人員應(yīng)認(rèn)真審核其合格證書和生產(chǎn)廠家以及序列號，查看是否與合同相符。重點是查看承包方購買的軟件產(chǎn)品，查看其是否與系統(tǒng)已經(jīng)安裝的軟件相一致。實踐中我們就發(fā)現(xiàn)承包方購買的數(shù)據(jù)庫是Windows平臺的，而系統(tǒng)中實際安裝的數(shù)據(jù)庫卻是在Linux平臺下！
在設(shè)備抽檢合格的情況下，要求承包方填寫工程材料/設(shè)備/配件報審表，在監(jiān)理工程師核驗后方可使用；對沒有驗收或者驗收不合格的工程材料、設(shè)備和配件不準(zhǔn)使用。已經(jīng)使用的，要予以更換。
(2)審核施工現(xiàn)場人員的工作資質(zhì)，并做好相應(yīng)的記錄。由于該項目的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備涉及多個廠家，對于廠商派來的技術(shù)人員，監(jiān)理人員應(yīng)對其進(jìn)行資質(zhì)審核，查看其工作證，了解其技術(shù)經(jīng)歷是否與本工程的技術(shù)要求相符合，并登記其姓名和聯(lián)系方式。對于沒有工作證的，或無法證實其身份能力的，或其它與施工無關(guān)的人一律禁止其入場，保護(hù)建設(shè)方和承建方的利益不受侵害。
(3)針對承建方消極配合的情況，下發(fā)監(jiān)理通知。針對承建方不按時提交工程進(jìn)度計劃表資料等不配合監(jiān)理工作的情況，監(jiān)理可以采用監(jiān)理通知單、監(jiān)理工作聯(lián)系單等書面通知的手段，明確監(jiān)理要求，并要求承包單位限期完成，督促其按照規(guī)范的方式開展工作。
(4)審批承包單位報送的施工進(jìn)度計劃，檢查進(jìn)度計劃實施，記錄實際進(jìn)度及其相關(guān)情況，并及時與進(jìn)度計劃實旋對比、分析，及時糾偏。
(5)堅持以文件為主要溝通手段協(xié)調(diào)工程建設(shè)有關(guān)各方關(guān)系。
從實際的監(jiān)理工作中我們發(fā)現(xiàn)，組織協(xié)調(diào)工作是監(jiān)理過程中的重點，也是難點。組織協(xié)調(diào)工作除了采用匯報、交談和三方會議等形式之外，以文件的形式和業(yè)主、承建單位進(jìn)行協(xié)調(diào)是保證工程順利進(jìn)行的有效方法。比如：監(jiān)理單位可以定期和不定期地向建設(shè)單位提供監(jiān)理周報、月報、書面通知回復(fù)等監(jiān)理文件，便于建設(shè)單位了解工程的進(jìn)展和存在的問題；對承建單位可以采用一式三份的監(jiān)理通知單、監(jiān)理通知回復(fù)單、項目進(jìn)度計劃審批表、開工令、復(fù)工令、停工令、工程款支付證書等文件來約束承建方的行為，保證項目有計劃、有步驟、穩(wěn)妥地向前推進(jìn)實施。監(jiān)理單位則可以使用收發(fā)文登記表、監(jiān)理日志、備忘錄等文件來規(guī)范自身的監(jiān)理工作�？傊�，以文件為主要的溝通手段可以盡最大可能規(guī)避行業(yè)風(fēng)險。
4 結(jié)束語
通過實施以上措施，有效地解決了ERP信息系統(tǒng)監(jiān)理中途介入后所面臨的一系列問題，最大可能地規(guī)避了監(jiān)理工作當(dāng)中可能產(chǎn)生的風(fēng)險，保證了ERP信息系統(tǒng)工程建設(shè)的質(zhì)量。目前，該信息工程已經(jīng)按時竣工，開始投入使用，運行情況良好。
轉(zhuǎn)載請注明出處：拓步ERP資訊網(wǎng)http://www.ezxoed.cn/
本文標(biāo)題：ERP信息系統(tǒng)監(jiān)理中途介入所面臨的問題及對策
本文網(wǎng)址：http://www.ezxoed.cn/html/consultation/1082022493.html
相關(guān)文章
