對(duì)于企業(yè)來說，建設(shè)ERP是一個(gè)巨大的挑戰(zhàn)。企業(yè)信息系統(tǒng)的建設(shè)是一項(xiàng)時(shí)效性強(qiáng)、成本投入比較大的項(xiàng)目，為盡快見效益，有些大型企業(yè)CIO采取了快速實(shí)施ERP的方式，以降低系統(tǒng)實(shí)施成本，縮短系統(tǒng)實(shí)施周期，提高系統(tǒng)實(shí)施項(xiàng)目的性價(jià)比，快速推進(jìn)企業(yè)的信息化。
快速實(shí)施ERP是否可行？影響快速實(shí)施ERP的因素和關(guān)鍵流程有哪些？針對(duì)上述問題，記者邀請(qǐng)了中國(guó)中紡集團(tuán)信息部總經(jīng)理駱學(xué)農(nóng)、中歐國(guó)際工商學(xué)院信息中心主任薛東明、北京醫(yī)藥集團(tuán)有限責(zé)任公司信息部經(jīng)理王鑫彥，共同就ERP快速實(shí)施的可行性和適用性展開討論。
圖1 三維度定義快速實(shí)施ERP
在大型企業(yè)中，快速實(shí)施ERP是否可行？
中國(guó)中紡集團(tuán)信息部總經(jīng)理駱學(xué)農(nóng)：快速實(shí)施是可行的。我的體會(huì)是ERP的實(shí)施不能為了追求快而快，項(xiàng)目的質(zhì)量才是最重要的。我們一期ERP上線時(shí)很快，用4個(gè)月的時(shí)間完成了兩個(gè)業(yè)務(wù)公司主營(yíng)業(yè)務(wù)和全系統(tǒng)的財(cái)務(wù)上線。其實(shí)在制定一系列的IT戰(zhàn)略時(shí)，我們并沒有把快速上線作為一個(gè)目標(biāo)，最初制定的時(shí)間是六到七個(gè)月。
而對(duì)實(shí)施商來說，他們才會(huì)要求快速，因?yàn)楣て诳s短對(duì)節(jié)省人力、物力成本是有好處的。對(duì)甲方來說，保證工期或者縮短工期當(dāng)然是很重要的，但絕不是最重要的，我更關(guān)注的是實(shí)施方案與業(yè)務(wù)的切合度、匹配度、用戶對(duì)項(xiàng)目實(shí)施的滿意度等。
北京醫(yī)藥集團(tuán)有限責(zé)任公司信息部經(jīng)理王鑫彥：在一定條件下可行。大家都知道，項(xiàng)目的時(shí)間、范圍、質(zhì)量具有此消彼長(zhǎng)的平衡關(guān)系，縮短項(xiàng)目時(shí)間的方法可以歸結(jié)為兩種：并行和趕工，均影響項(xiàng)目的范圍、質(zhì)量、成本。也就是說，加快實(shí)施會(huì)打破原有的項(xiàng)目節(jié)奏，使企業(yè)承擔(dān)相應(yīng)的新增風(fēng)險(xiǎn)與成本。因此，除非有特殊要求，ERP項(xiàng)目的實(shí)施不應(yīng)加速。
中歐國(guó)際工商學(xué)院信息中心主任薛東明：我的觀點(diǎn)同樣是肯定的。因?yàn)槠髽I(yè)在花費(fèi)了巨大顯性投入和隱形投入以后，對(duì)回報(bào)的期望是急切的，特別是當(dāng)企業(yè)管理層之前沒有使用ERP系統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)時(shí)，這種期望尤為突出。他們往往會(huì)要求快速實(shí)施ERP系統(tǒng)。
哪些因素決定企業(yè)會(huì)采用快速實(shí)施ERP？
駱學(xué)農(nóng)：快速實(shí)施ERP中的“快速”，一是指上線時(shí)間相對(duì)短，一是指上線簡(jiǎn)化版ERP。我對(duì)后者解釋一下，對(duì)信息化的認(rèn)識(shí)，企業(yè)里會(huì)存在兩種極端，一種是漠不關(guān)心，認(rèn)為信息化什么都解決不了；一種是認(rèn)為信息化什么都可以解決。而快速實(shí)施ERP對(duì)這些情況是最有效的，可以樹立信心。一期采用快速上線是給大家信心，在大家對(duì)ERP的使用達(dá)到一定的滿意度時(shí)，在二期、三期時(shí)，根據(jù)項(xiàng)目的要求再精化和細(xì)化。
王鑫彥：我覺得決定企業(yè)采用快速實(shí)施ERP的因素可能比較多，實(shí)際上可以劃分為戰(zhàn)略和戰(zhàn)術(shù)兩個(gè)層面的因素，與企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略、與之對(duì)應(yīng)的IT戰(zhàn)略及其實(shí)施策略相關(guān)，并應(yīng)考慮企業(yè)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)、成本的承受能力等限制性因素。如果決定快速實(shí)施ERP的因素與上述內(nèi)容無關(guān)，則可能是企業(yè)內(nèi)控存在失效環(huán)節(jié)的原因?qū)е碌摹?BR>
薛東明：我認(rèn)為主要有兩種因素，一種是企業(yè)信息化基礎(chǔ)差，為了短期內(nèi)達(dá)到提升管理的目的；另外的情況是當(dāng)企業(yè)管理者沒有體驗(yàn)過ERP的功效，快速實(shí)施能盡快看到效果，會(huì)給管理者和企業(yè)員工更多的信心。實(shí)際的案例中，許多企業(yè)用戶沒有接觸過信息化時(shí)，提不出自己的合理需求。為了讓他們更好地理解ERP系統(tǒng)、看到信息化效果、樹立對(duì)信息化信心，企業(yè)就需要采取快速實(shí)施這種遞進(jìn)的辦法。
如何定義快速實(shí)施ERP？有沒有相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)或者流程？
駱學(xué)農(nóng)：快速實(shí)施ERP沒有關(guān)鍵或者標(biāo)準(zhǔn)流程，但是有相關(guān)的方法論，關(guān)鍵還是管理和協(xié)調(diào)的問題�？焖賹�(shí)施ERP的時(shí)間是跟規(guī)模相關(guān)的，但不論怎樣的企業(yè)規(guī)模，能否做到財(cái)務(wù)的統(tǒng)一核算和標(biāo)準(zhǔn)化是最重要的。另外能否快速實(shí)施ERP，與人員對(duì)信息化的理解有關(guān)，時(shí)間上也取決于信息化水平最差的那家公司，也就是“短板效應(yīng)”或“木桶原理”。由于實(shí)施過程會(huì)影響到業(yè)務(wù)人員和財(cái)務(wù)人員的正常工作，所以信息化是一把手工程，ERP能否快速實(shí)施與執(zhí)行力度關(guān)系密切，包括相關(guān)的獎(jiǎng)懲制度的執(zhí)行。
王鑫彥：我認(rèn)為快速實(shí)施ERP更多地表現(xiàn)在項(xiàng)目范圍的界定上，項(xiàng)目范圍不同，項(xiàng)目時(shí)間也不相同。定義ERP項(xiàng)目的實(shí)施時(shí)間，離不開項(xiàng)目范圍、質(zhì)量、成本的確定。
薛東明：通常實(shí)施ERP需要半年、一年時(shí)間不等，這與企業(yè)的規(guī)模、業(yè)務(wù)復(fù)雜度、對(duì)ERP的需求程度等有關(guān)系，這是一個(gè)相對(duì)概念。因此，快速實(shí)施ERP也是個(gè)相對(duì)概念。
圖2 駱學(xué)農(nóng)、王鑫彥、薛東明
影響快速實(shí)施ERP的因素有哪些？有何關(guān)鍵流程？
駱學(xué)農(nóng)：我認(rèn)為在項(xiàng)目管理中有三個(gè)維度：時(shí)間、成本和質(zhì)量。在快速實(shí)施ERP項(xiàng)目時(shí)，一定要在這三方之間找到平衡點(diǎn)，片面地追求任何一方，都會(huì)使項(xiàng)目不成功，或者質(zhì)量不理想。
如果企業(yè)真想快速實(shí)施ERP，就采用標(biāo)準(zhǔn)功能，不要二次開發(fā)或者少用二次開發(fā)。但這要結(jié)合企業(yè)的業(yè)務(wù)實(shí)際和管理實(shí)際，企業(yè)能否接受標(biāo)準(zhǔn)功能，或者項(xiàng)目組能否嘗試讓企業(yè)接受標(biāo)準(zhǔn)功能。這也能使項(xiàng)目實(shí)施周期大大縮短和減少成本。因?yàn)槎伍_發(fā)增加工作量，同時(shí)增加時(shí)間。
第三，選擇實(shí)施商時(shí)一定要找有實(shí)施經(jīng)驗(yàn)和行業(yè)實(shí)施背景的企業(yè)，若是實(shí)施商對(duì)企業(yè)所處的行業(yè)不了解，實(shí)施周期肯定很長(zhǎng)。反之實(shí)施商對(duì)行業(yè)很熟悉，甚至其以前所做過的歷史客戶的實(shí)施方案與自己的企業(yè)在業(yè)務(wù)類型及管控模式上很相似，這將會(huì)大大提高項(xiàng)目的實(shí)施進(jìn)度。許多問題盡管是在實(shí)施階段出現(xiàn)，但實(shí)際上還是選型問題。
王鑫彥：由于快速實(shí)施ERP多表現(xiàn)為項(xiàng)目范圍的界定，那么其內(nèi)部關(guān)鍵影響因素，除了企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略、IT戰(zhàn)略及策略外，最核心的是基準(zhǔn)業(yè)務(wù)需求的確定。外部因素中，有豐富經(jīng)驗(yàn)、充足人力資源的實(shí)施商是非常重要的。
薛東明：我認(rèn)為從項(xiàng)目來說有寬度和深度兩個(gè)維度。寬度就是可以減少模塊，有些不重要的模塊暫時(shí)可以先不上，范圍就會(huì)減�。簧疃染褪琼�(xiàng)目功能可以分得很細(xì)，可以先實(shí)施重要的功能，暫緩次要的功能。對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行裁剪，減少相對(duì)不重要的部分，從而減少實(shí)施的工作量。例如，采購(gòu)管理中可以先完成生產(chǎn)性采購(gòu)流程，簡(jiǎn)化處理非生產(chǎn)采購(gòu)部分。
從實(shí)施范圍上，盡可能標(biāo)準(zhǔn)化，避免客戶化。流程設(shè)計(jì)盡可能避免二次開發(fā)，要先實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化，以后再進(jìn)行個(gè)性化和優(yōu)化，節(jié)省上線時(shí)間。
如何實(shí)現(xiàn)快速實(shí)施ERP并有效降低實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)？
駱學(xué)農(nóng)：我認(rèn)為快速實(shí)施ERP，首先與項(xiàng)目的執(zhí)行力度有關(guān)。作為任何信息化項(xiàng)目，如果領(lǐng)導(dǎo)很重視，相應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度能很快落實(shí)；其次，與項(xiàng)目實(shí)施的策略有關(guān)，有的公司財(cái)務(wù)采用新、舊財(cái)務(wù)系統(tǒng)并行的方式，但我們認(rèn)為并行的方式并不太合適。現(xiàn)在的軟件精細(xì)度比以前高很多，新舊軟件無法對(duì)比，管理要求也不一樣。因此，我們采用直接切換。
第三，從項(xiàng)目管理上看與CRP（Conference Room Pilot，會(huì)議室導(dǎo)航） 這種實(shí)施方法論有關(guān)。CRP是一種快速實(shí)施的方法論，即盡快建立一個(gè)原型模型，讓大家看有無不合理的地方，通過幾輪CRP之后，再真正實(shí)施。第一輪CRP是看標(biāo)準(zhǔn)軟件所具備的功能，這也是個(gè)培訓(xùn)的過程；第二輪CRP，是把大家提出來的個(gè)性需求、改進(jìn)方案等非標(biāo)準(zhǔn)流程演示的需求，通過系統(tǒng)配置揉合到業(yè)務(wù)流程中，同時(shí)把定制化開發(fā)的流程收集上來，交給實(shí)施方開發(fā)；第三輪CRP中加入二次開發(fā)的內(nèi)容，并進(jìn)一步優(yōu)化。這也叫做快速原型法，通過搭建實(shí)際的模型讓人看，來縮短需求和實(shí)際操作的距離。這個(gè)過程解決的是談不清需求、談不透需求、談不全需求的情況，真正解決需求和實(shí)際流程相匹配的問題，盡量縮短把握精度、力度、完整度的過程。大家對(duì)這種方法的叫法不一，但這是解決因?yàn)樾枨蟮牟幻鞔_而浪費(fèi)時(shí)間的有效辦法。
王鑫彥：項(xiàng)目實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)的控制，主要包括在項(xiàng)目期間關(guān)注如下工作流程：項(xiàng)目范圍及變更控制、風(fēng)險(xiǎn)管理、需求控制等。
薛東明：降低風(fēng)險(xiǎn)的關(guān)鍵是找好的實(shí)施團(tuán)隊(duì)�？焖賹�(shí)施對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理的要求很高，要求他對(duì)系統(tǒng)的理解和企業(yè)的業(yè)務(wù)理解都必須透徹，能得心應(yīng)手地把握項(xiàng)目。
駱學(xué)農(nóng)：我覺得一般實(shí)施ERP用七八個(gè)月的時(shí)間都屬正常。因?yàn)闀r(shí)間的拖延造成的項(xiàng)目在時(shí)間上的不可控，確實(shí)需要關(guān)注，項(xiàng)目實(shí)施不能為了快而快，但也不能拖時(shí)間，實(shí)施ERP超過一年是有問題的，就會(huì)造成項(xiàng)目泥潭。這就像微笑曲線，到一定的時(shí)間項(xiàng)目的人心散了，信心就沒有了。因此，是否快速實(shí)施主要看企業(yè)對(duì)信息化的期望值在哪里。
王鑫彥：每一個(gè)范圍、成本確定了的項(xiàng)目，其項(xiàng)目時(shí)間隨即確定，這是項(xiàng)目管理的客觀規(guī)律。如果以時(shí)間為關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)，那么在范圍、成本乃至相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)方面的承受能力，決定了企業(yè)是否可以采用快速實(shí)施ERP的方式。
薛東明：對(duì)企業(yè)沒有要求，其實(shí)越是信息化程度差的企業(yè)，就越需要這種實(shí)施方式，關(guān)鍵是企業(yè)能找到內(nèi)行的人幫他做實(shí)施。我認(rèn)為快速實(shí)施ERP也是一種策略。對(duì)管理基礎(chǔ)差的企業(yè)采用這種方式，收效明顯。而信息化管理較好的企業(yè)，實(shí)施周期本身就比較短，反而不需要這種方式。
例如，在收購(gòu)信息化水準(zhǔn)較差的企業(yè)后，由于人員信息化基礎(chǔ)較差，可以先做一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)流程，如財(cái)務(wù)、銷售、采購(gòu)很重要，生產(chǎn)部分可以先放一放，等到3個(gè)月時(shí)前面重要的模塊上線使用后，他們對(duì)流程和系統(tǒng)能夠比較理解后，再根據(jù)他們所提的需求做一些微調(diào)、優(yōu)化。這樣項(xiàng)目很快就會(huì)完成，同時(shí)這種狀況下的企業(yè)，要求操作流程盡可能簡(jiǎn)潔，實(shí)施快速，給管理者帶來有效的管理信息和工具。但是應(yīng)該指出的是，這種做法整個(gè)的工作量是不會(huì)減少的。
圖3 快速實(shí)施ERP七大準(zhǔn)則
成功快速實(shí)施ERP有何秘訣？
駱學(xué)農(nóng)：我認(rèn)為快速實(shí)施重要的是控制好需求，采用標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)施，至少能保證在實(shí)施時(shí)不會(huì)掉入項(xiàng)目泥潭。其實(shí)快速實(shí)施只是一種提法，ERP實(shí)施5?10個(gè)月都很正常，超過1年要警惕�？傊�，實(shí)施ERP一定要保持時(shí)間、成本和質(zhì)量之間的平衡，盡量避免掉入項(xiàng)目泥潭。
為了成功上線，對(duì)有些功能一定要有取舍。實(shí)施的效果不同，不是軟件本身的問題，不同的公司實(shí)施效果與企業(yè)內(nèi)部信息化文化和領(lǐng)導(dǎo)對(duì)信息化的理解重視程度密切相關(guān)。
快速實(shí)施的方法由于項(xiàng)目的不同而不同，一般一期主要目的是盡快成功上線，保證成功使用，給大家以信心，有些功能采用標(biāo)準(zhǔn)化功能，某些特殊的管控功能可以置后。而二期、三期時(shí)就要做精做優(yōu)了。因?yàn)�，這時(shí)大家對(duì)系統(tǒng)的期望值和滿意度都到了相對(duì)合理的水平，對(duì)軟件的認(rèn)識(shí)比較實(shí)際、客觀、到位，適合對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行精化和優(yōu)化。
一般一期不會(huì)有風(fēng)險(xiǎn)管理，而后期會(huì)加入這些。例如我們ERP一期實(shí)際用了4個(gè)月，而三期主要是做項(xiàng)目模塊功能的優(yōu)化、人性化，計(jì)劃時(shí)間是用6個(gè)月，保證項(xiàng)目的滿意度進(jìn)一步提高，對(duì)信息化有信心，這也是一種策略。也就是說，在項(xiàng)目的落地階段盡量快速，在項(xiàng)目的優(yōu)化、深化階段要精和優(yōu)為主，對(duì)一期實(shí)施要做進(jìn)一步的優(yōu)化或微調(diào)。每個(gè)企業(yè)都可以快速實(shí)施ERP，主要是看IT規(guī)劃和IT目標(biāo)是否一致，這也跟選型和實(shí)施商有關(guān)。
王鑫彥：具體而言，這個(gè)問題的核心就是需求控制。ERP不是簡(jiǎn)單的現(xiàn)有業(yè)務(wù)模式自動(dòng)化，對(duì)業(yè)務(wù)流程的改進(jìn)是必然的和無可避免的，需要平衡好需求的個(gè)性化與標(biāo)準(zhǔn)化。
薛東明：我認(rèn)為，快速實(shí)施ERP主要是對(duì)把握項(xiàng)目的實(shí)施人要求比較高，他做出的決定必須是合理和可行的。實(shí)施者如果有經(jīng)驗(yàn)和能力，就能對(duì)系統(tǒng)合理規(guī)劃，能將真正重要的模塊先實(shí)施。總體來說，ERP的實(shí)施是個(gè)過程，快速實(shí)施不等于走捷徑，但是可以幫助企業(yè)減少等待的痛苦，企業(yè)因而能盡快得到投資的回報(bào)。
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