本來(lái)希望ERP能夠幫助企業(yè)提高管理水平，誰(shuí)料在業(yè)務(wù)最繁忙的時(shí)候ERP卻不能很好地被應(yīng)用。也許有人會(huì)堅(jiān)持用這套系統(tǒng)而導(dǎo)致業(yè)務(wù)停滯，也許有人會(huì)從此徹底放棄這套系統(tǒng)，廈門娜其爾日化有限公司（以下簡(jiǎn)稱娜其爾）的選擇卻是，先停掉系統(tǒng)，等業(yè)務(wù)不繁忙的時(shí)候再重新梳理——不能由于時(shí)間倉(cāng)促草率上線ERP。
企業(yè)管理兩頭復(fù)雜
坐落在廈門市湖里區(qū)高崎工業(yè)園的娜其爾組建于2003年8月，投資規(guī)模1200多萬(wàn)元，是一家集研發(fā)、制造和銷售為一體的民營(yíng)科技企業(yè)，主要生產(chǎn)并出口專業(yè)生產(chǎn)環(huán)保型的沐浴禮品組合。從成立之日起，娜其爾始終堅(jiān)持“質(zhì)量第一，信譽(yù)至上”的原則，為顧客提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，產(chǎn)品主要遠(yuǎn)銷歐美市場(chǎng)，深受廣大客戶的青睞。
從其業(yè)務(wù)內(nèi)容可以清楚地看到，娜其爾既屬于化工生產(chǎn)行業(yè)，又屬于外貿(mào)行業(yè)，兼?zhèn)鋬蓚�(gè)行業(yè)的管理難點(diǎn)。
一方面，作為一個(gè)按訂單生產(chǎn)的化工生產(chǎn)企業(yè)，娜其爾面臨生產(chǎn)的產(chǎn)品種類多、物料管理復(fù)雜、交貨周期短、生產(chǎn)重復(fù)性低等多個(gè)管理難點(diǎn)。而且和一般的化工生產(chǎn)企業(yè)不一樣的是，娜其爾的產(chǎn)品包裝材料包括有金屬、陶瓷、木材、塑料等多個(gè)品種，又增加了其管理的難度。
另一方面，作為一個(gè)外貿(mào)企業(yè)，娜其爾的產(chǎn)品要滿足不同進(jìn)口國(guó)的不同要求，比如說(shuō)，要向不同進(jìn)口國(guó)提供不同的第三方資格認(rèn)證，這需要非常熟悉出口標(biāo)準(zhǔn)的工作人員來(lái)處理出口業(yè)務(wù)。此外，出口產(chǎn)品對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量的要求更高，娜其爾需要更加嚴(yán)格地對(duì)原材料進(jìn)行把控。
與此同時(shí)，不但因?yàn)轭伾馕痘蛘甙b不一，產(chǎn)品的名稱就不一樣，而且由于娜其爾生產(chǎn)的產(chǎn)品100%出口，還會(huì)因?yàn)槌隹趪?guó)的不同，產(chǎn)品名稱不一樣，更是加大了管理的復(fù)雜性。
可見(jiàn)，如果沒(méi)有一套合適的信息化系統(tǒng)，娜其爾很難高效地管理其業(yè)務(wù)。為此，在2004年，娜其爾就將ERP建設(shè)提上日程，希望能夠借此對(duì)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)全過(guò)程進(jìn)行有效控制和跟蹤，加強(qiáng)企業(yè)物流和制造流程管理，實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)、采購(gòu)及賬款管理、庫(kù)存管理、出口管理的完美集成。娜其爾總經(jīng)理毛文證非常重視此項(xiàng)目，并積極參與其中。
停滯兩月后成功
廈門離臺(tái)灣很近，毛文證非常了解臺(tái)灣企業(yè)的管理先進(jìn)性，所以就有意讓娜其爾向臺(tái)灣企業(yè)學(xué)習(xí)管理。所以在ERP選型的時(shí)候，毛文證重點(diǎn)關(guān)注具有臺(tái)灣軟件背景的正航軟件。通過(guò)多方了解，毛文證最終選擇了正航軟件專注于中型制造企業(yè)的ERP產(chǎn)品——正航T357。
根據(jù)化妝品行業(yè)生產(chǎn)工序特點(diǎn)，正航軟件做到了在每個(gè)業(yè)務(wù)單據(jù)之間、業(yè)務(wù)流程之間形成一個(gè)全面、嚴(yán)密的信息網(wǎng)，這種聯(lián)系確保了業(yè)務(wù)信息與流程之間的統(tǒng)一，數(shù)據(jù)內(nèi)直接和間接的聯(lián)系使得整個(gè)ERP信息流不間斷傳輸于各個(gè)部門中的各個(gè)流程，保證單據(jù)和資料之間的信息遞推式的傳播和即時(shí)獲取，提高整個(gè)系統(tǒng)的綜合運(yùn)作水平和效率。
但是，實(shí)施應(yīng)用的過(guò)程并非一帆風(fēng)順。首先遇到的困難是產(chǎn)品編碼問(wèn)題。除了因?yàn)榛ぶ圃煨袠I(yè)本身的編碼就復(fù)雜以外，還因?yàn)槟绕錉栕陨順I(yè)務(wù)的復(fù)雜性，大大增加了編碼的復(fù)雜性：一方面，產(chǎn)品種類太多——同一種產(chǎn)品，包裝不一樣，產(chǎn)品的編碼可能就不一樣；另一方面，娜其爾的很多產(chǎn)品是在各個(gè)展銷會(huì)上根據(jù)客戶的要求而定的，產(chǎn)品多數(shù)按單研發(fā)生產(chǎn)，產(chǎn)品結(jié)構(gòu)時(shí)常變動(dòng)，物料計(jì)算非常復(fù)雜。另外，商品標(biāo)簽不同，就算是同一產(chǎn)品，出口不同國(guó)家的文字也不一樣，比如說(shuō)，出口加拿大的要用英文和法文，而出口英國(guó)的就只有英文就可以了。這些問(wèn)題困擾娜其爾已久，他們希望借此機(jī)會(huì)能夠獲得解決。為此，如何制定有諸多特性的編碼規(guī)則讓ERP項(xiàng)目組頭疼不已。正航軟件項(xiàng)目小組通過(guò)調(diào)研了解到情況后，結(jié)合正航ERP在兩岸的一些化工企業(yè)的實(shí)施經(jīng)驗(yàn)，經(jīng)過(guò)幾次商討以后，才提出了比較理想的編碼方案——將年度和展銷會(huì)納入編碼前幾位，而產(chǎn)品的特征，如組合情況、顏色等由娜其爾人工介入，按每期情況自定義，納入編碼后幾位。
實(shí)施100天以后，項(xiàng)目開(kāi)始并線運(yùn)行。在正航軟件公司的建議下，項(xiàng)目上線之初娜其爾保留了手工做賬模式，系統(tǒng)、手工兩套賬并行。這是確保員工在適應(yīng)ERP的環(huán)境過(guò)程中，不因?yàn)檫z漏單據(jù)數(shù)據(jù)的錄入而出錯(cuò)，但這樣無(wú)形中加大了娜其爾相關(guān)員工的工作量。
此時(shí)正值娜其爾為了完成歐美客戶圣誕節(jié)的訂單而業(yè)務(wù)最繁忙的時(shí)候，時(shí)間非常緊，兩條線同時(shí)忙碌。相關(guān)員工常常要加班加點(diǎn)錄入數(shù)據(jù)，大大加重了他們的負(fù)擔(dān)，而且匆忙之余難以保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。為了不影響業(yè)務(wù)的正常運(yùn)行，同時(shí)保證ERP的實(shí)施效果，不因?yàn)闃I(yè)務(wù)繁忙而導(dǎo)致導(dǎo)入的數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，降低員工對(duì)ERP的信心，毛文證決定暫停ERP的實(shí)施，還是采用手工方式處理業(yè)務(wù)。
也許很多人認(rèn)為，娜其爾的ERP項(xiàng)目可能會(huì)就此失敗。然而，事實(shí)卻遠(yuǎn)非如此。過(guò)了那個(gè)業(yè)務(wù)繁忙的季節(jié)，毛文證重新將ERP項(xiàng)目提上日程，將原來(lái)所遇到的問(wèn)題進(jìn)行重新梳理。第二次啟動(dòng)，前期的積累并沒(méi)有白費(fèi)，有了第一次的經(jīng)驗(yàn)，企業(yè)更有經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)更清楚自身的需求，因此，實(shí)施起來(lái)反而事半功倍，很快即宣告上線成功。
走進(jìn)發(fā)展快車道
功夫不負(fù)有心人。次年初，停滯近兩個(gè)月的正航ERP終于開(kāi)始正式應(yīng)用，而且給娜其爾的管理提升提供了非常大的幫助。毛文證總結(jié)了以下幾點(diǎn)：
首先，系統(tǒng)為娜其爾的信息保存和維護(hù)提供了一個(gè)很好的平臺(tái)，使得管理更加規(guī)范。系統(tǒng)使得娜其爾的內(nèi)部流程和人員責(zé)任得到固化。這樣，毛文證不用像很多企業(yè)那樣擔(dān)心熟悉業(yè)務(wù)的業(yè)務(wù)人員離職后找不到經(jīng)驗(yàn)豐富的繼任者了，新的員工借助固化在系統(tǒng)中的流程就能快速適應(yīng)新的工作。
其次，借助系統(tǒng)的應(yīng)用，娜其爾的業(yè)務(wù)信息提取、匯總和分析變得更加容易和準(zhǔn)確，大大提高了整個(gè)公司的工作效率，并降低了整體的人力資源成本。
再次，系統(tǒng)清晰地記錄了娜其爾的歷史交易信息，幫助娜其爾更好地維護(hù)客戶。值得一提的是，系統(tǒng)能夠提供針對(duì)不同客戶的產(chǎn)品歷史報(bào)價(jià)，銷售人員在報(bào)價(jià)的時(shí)候就有據(jù)可依了。此外，前文提到的各個(gè)國(guó)家不同的進(jìn)口標(biāo)準(zhǔn)在系統(tǒng)中會(huì)有詳細(xì)的記錄，產(chǎn)品出口時(shí)相關(guān)人員只要查看這些記錄就可以了，再也不用擔(dān)心會(huì)忽略哪個(gè)進(jìn)口國(guó)的要求。
最后，系統(tǒng)詳細(xì)記錄了進(jìn)銷存等各種數(shù)據(jù)，使得娜其爾的無(wú)形資產(chǎn)得到了保護(hù)。以前娜其爾的這些數(shù)據(jù)主要通過(guò)Excel文檔來(lái)保存，很容易被人刪除，存在很大的隱患。毛文證說(shuō)，曾經(jīng)有個(gè)公司的一位員工在離職的時(shí)候與管理人員發(fā)生沖突，離開(kāi)前有意篡改了保存在Excel文檔中的庫(kù)存信息。事后，這家公司只好重新盤點(diǎn)庫(kù)存。這種事情很難避免，而系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)卻不是一般人都有權(quán)限來(lái)處理的，而且即使刪除了，還有備份。
這些，都使得快速發(fā)展的娜其爾大大減少了后顧之憂，在快速發(fā)展的同時(shí)保持穩(wěn)健的步伐。至此，正航攜手娜其爾的發(fā)展快車也將沿著化工行業(yè)信息化車道駛向未來(lái)。
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