1 3C分銷企業(yè)OA建設(shè)的背景和目標(biāo)

    1.1 3C分銷企業(yè)OA建設(shè)的行業(yè)背景

    3C分銷企業(yè)主要指從事計算機(jī)(Computer)、通訊(Communication)、消費類電子(Consumer electronics)產(chǎn)品批發(fā)銷售的行業(yè)。國內(nèi)計算機(jī)產(chǎn)品分銷企業(yè)的典型代表為神州數(shù)碼、英邁國際等主要銷售產(chǎn)品為PC機(jī)、服務(wù)器、筆記本電腦等：通訊分銷企業(yè)以天音通信、中郵器材為代表，主要從事手機(jī)及周邊產(chǎn)品銷售。這兩類分銷企業(yè)同時也銷售IPAD、數(shù)碼相機(jī)、攝像機(jī)等消費類電子產(chǎn)品。目前3C分銷行業(yè)面臨的最大挑戰(zhàn)是高成本，低利潤的行業(yè)環(huán)境以及同行之間的激烈競爭。第二大挑戰(zhàn)是廠商、移動運營商渠道的扁平化以及將分銷商作為資金物流平臺，進(jìn)一步擠壓分銷商的利潤空間，對分銷企業(yè)運營效率和成本控制提出嚴(yán)峻考驗。第三大挑戰(zhàn)是面臨低成本的B2C網(wǎng)上銷售、電視購物等新興模式的競爭。

    面對此市場環(huán)境壓力，3C分銷企業(yè)建設(shè)辦公自動化系統(tǒng)(Office Automation system簡稱OA)主要目標(biāo)是提高內(nèi)部信息溝通共享、優(yōu)化運營流程、降低運作成本。

    1.2 3C分銷企業(yè)OA建設(shè)目標(biāo)

    3C分銷OA主要涵蓋兩個方面的功能：信息管理和工作流。信息管理具體包括企業(yè)信息發(fā)布、查詢、信息沉淀和分類管理等功能，逐步建設(shè)成為企業(yè)的內(nèi)部信息交流平臺：工作流模塊主要包括流程申請、流程審批、流程查詢以及企業(yè)流程分析報表等功能，成為承載企業(yè)內(nèi)部流程流轉(zhuǎn)的平臺。因此OA的建設(shè)目標(biāo)就是成為企業(yè)信息和流程管理的統(tǒng)一平臺。

2 3C分銷企業(yè)OA選型關(guān)鍵要素和評價方法

    2.1 OA選型關(guān)鍵要素分析

    通過對OA的建設(shè)目標(biāo)分析，我們可以看出無論從用戶數(shù)還是使用頻率OA都是企業(yè)應(yīng)用面最廣的系統(tǒng)，因此系統(tǒng)的穩(wěn)定性、運行速度和界面友好性是選型的第一要素。隨著企業(yè)流程的逐步成熟固化以及需要管理的內(nèi)部信息范圍拓寬，OA建設(shè)也是一個長期和不斷完善的工作，這就對OA的工作流平臺以及信息管理平臺的開放性、提出較高要求。

    OA建設(shè)不僅僅是一個技術(shù)性平臺搭建，更重要的是企業(yè)流程梳理和信息管理的知識輸入過程。我們在選擇技術(shù)方案的同時，也要關(guān)注供應(yīng)商的選擇。供應(yīng)商選擇的首要標(biāo)準(zhǔn)是其在分銷行業(yè)的實施經(jīng)驗和系統(tǒng)集成能力，必須有同行業(yè)的成功用戶和良好口碑。

    成本是OA選型需要關(guān)注的另一要素，除了考慮項目當(dāng)期顯性的成本投入，還需要考慮未來系統(tǒng)維護(hù)成本，軟件升級費用，網(wǎng)絡(luò)帶寬等長期隱性成本。

    2.2 OA選型評價方法

    根據(jù)上述OA選型評價要素的分析，分銷企業(yè)可以制定詳細(xì)的評估表如下表1所示。四個評估緯度：供應(yīng)商資質(zhì)、技術(shù)、成本、項目管理，權(quán)重建議按照1：5：3：1定義。具體細(xì)項標(biāo)準(zhǔn)可以針對企業(yè)的關(guān)注點增減。在選型評估的過程中，還需要關(guān)注三點：

    ①供應(yīng)商技術(shù)能力和資質(zhì)的評價不能僅僅依賴供應(yīng)商的投標(biāo)文件，分銷企業(yè)可以請供應(yīng)商提供同類客戶的名單，自行實地調(diào)研考察。

    ②技術(shù)和項目管理指標(biāo)要和商務(wù)條款掛鉤，項目分階段實施驗收付款。

    ③對供應(yīng)商提供的項目經(jīng)理和關(guān)鍵技術(shù)人員面試并保證其持續(xù)在本項目中工作。

表1 OA選型評分表

3 3C分銷企業(yè)OA實施過程

    3.1 OA項目邊界和分階段目標(biāo)確定

    OA項目選型完畢進(jìn)入項目實施階段，為了保證項目順利開展并成功，項目邊界和分階段驗收目標(biāo)必須在分銷企業(yè)管琿層、技術(shù)部門以及供應(yīng)商之間達(dá)成共識。分銷企業(yè)要確認(rèn)最重要的通用OA功能，如公司公文、知識文檔等，不在OA選型標(biāo)準(zhǔn)之內(nèi)的新需求原則上不再新增：在流程電子化方面，先要選擇成熟、簡單、覆蓋面廣的基礎(chǔ)流程，再選擇對提高分銷企業(yè)運營效率的關(guān)鍵流程，忌貪大求全，面面俱到。建議OA項目分三個階段實施和驗收：

    第一階段：基礎(chǔ)OA搭建，與人力資源系統(tǒng)同步分銷企業(yè)的組織架構(gòu)和人員信息，完成公司公文、通信錄等通用模塊開發(fā)上線：選擇財務(wù)費用報銷、請假等簡單、成熟的流程電子化。系統(tǒng)一期推廣使用，讓用戶養(yǎng)成使用OA的習(xí)慣。

    第二階段：OA與ERP等系統(tǒng)整合；選擇一個關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程梳理固化如價格管理審批或者采購流程，通過對其電子化，提高企業(yè)運營效率，體現(xiàn)OA價值。

    第三階段：OA性能優(yōu)化，流程管理報表開發(fā)如審批效率、財務(wù)費用報表等，手機(jī)移動審批，短信、郵件提醒等功能完善。

    3.2 OA關(guān)鍵功能和流程電子化實施過程

    OA建設(shè)不僅僅是技術(shù)平臺的搭建，更重要是分銷企業(yè)管理提升的催化劑。因此IT部門在OA建設(shè)的定位首先是技術(shù)與管理的結(jié)合體。IT部門不是OA項目的領(lǐng)導(dǎo)者，更多是項目的協(xié)調(diào)者。IT部門在OA需求發(fā)掘和實施上通常按照以下四個步驟進(jìn)行：第一，找到客戶痛點。找到功能模塊或流程的受益者和具體的參與者，厘清之間的關(guān)系．第二，協(xié)助流程的受益者整理需求，并用IT優(yōu)勢啟發(fā)其進(jìn)行進(jìn)一步的思考，告訴他哪些東西是必做的，哪些東西可以提供報表參考；第三，先固化再優(yōu)化。當(dāng)固化了使用，大家習(xí)慣這樣的流程，那么優(yōu)化過程也會比較省事；第四，小范圍試點和全面推廣的節(jié)奏把控。試點不夠就推廣，易給企業(yè)帶來巨大損失：反之，試點過多則會貽誤好時機(jī)。

    找到最核心流程并電子化才能發(fā)揮OA應(yīng)用對企業(yè)最大的價值回報。這種核心的流程往往是跨部門的，分銷企業(yè)運營的關(guān)鍵流程如訂單管理、價格審批等。流程梳理和電子化的前期一定要認(rèn)識到流程受益者的困難，同時結(jié)合管理者的痛點。由最大的受益崗位部門來調(diào)動OA實施和應(yīng)用的積極性，而不是流程管理部或IT部門。

4 結(jié)論

    所謂“三分技術(shù)，七分應(yīng)用”，OA的項目投資回報真正體現(xiàn)在用戶體驗和企業(yè)流程效率提升上。以某手機(jī)分銷企業(yè)為例，經(jīng)過一年多的系統(tǒng)建設(shè)和應(yīng)用推廣，OA已經(jīng)成為企業(yè)員工每天必登陸的系統(tǒng)，公司的新聞、公告、市場銷售信息、常用資料全部在此系統(tǒng)“一站式”共享。基礎(chǔ)流程如財務(wù)費用管理、請假、申請報告等全部電子化，核心的價格管理流程不僅完成電子化而且根據(jù)流程效率分析找到審批瓶頸并進(jìn)行優(yōu)化，流程效率提升兩倍，企業(yè)取得了顯著的投資回報。

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本文標(biāo)題：3C分銷企業(yè)OA系統(tǒng)選型和實施的研究

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