三、企業(yè)管理基礎(chǔ)工作規(guī)范化

    企業(yè)管理基礎(chǔ)工作是指企業(yè)在整個(gè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中最基本的管理要素的操作過程。如各類管理業(yè)務(wù)中各種記錄、數(shù)據(jù)、標(biāo)準(zhǔn)和制度、文檔等操作，這些都是企業(yè)管理工作的基礎(chǔ)構(gòu)成。企業(yè)管理基礎(chǔ)工作主要包括信息基礎(chǔ)、標(biāo)準(zhǔn)約定、規(guī)章制度、定額制定、質(zhì)量計(jì)量、員工培訓(xùn)等六個(gè)方面的內(nèi)容。

    規(guī)范化管理是指企業(yè)依據(jù)統(tǒng)一的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，按照格式化的模式從事管理工作的過程。規(guī)范化管理的體現(xiàn)形式是：制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、流程化、數(shù)據(jù)化。這里必須著重指出：把規(guī)范化管理理解成了單純的制度化、文件化、表格化管理是一種狹隘模糊的認(rèn)識(shí)誤區(qū)。

    任何一種信息管理系統(tǒng)都必須建立在一定的管理基礎(chǔ)之上，ERP也不例外。管理基礎(chǔ)工作規(guī)范化是有效運(yùn)行ERP的基本前提，實(shí)施ERP又促進(jìn)和提高了企業(yè)管理基礎(chǔ)工作的水平，它們是一對(duì)辯證關(guān)系。雖然不是說一定要等打好基礎(chǔ)后再上系統(tǒng)，但是也必須看到企業(yè)管理基礎(chǔ)工作的質(zhì)量?jī)?yōu)劣和堅(jiān)實(shí)程度是直接影響ERP應(yīng)用成功的最關(guān)鍵的因素�？墒窃S多企業(yè)卻往往忽視了這個(gè)極為重要的環(huán)節(jié)。

    企業(yè)的管理基礎(chǔ)工作規(guī)范化的內(nèi)容十分豐富，這里強(qiáng)調(diào)以下兩個(gè)關(guān)鍵的方面：

    1、 理順與優(yōu)化工作流程

    規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作流程是ERP基本架構(gòu)的基礎(chǔ)，企業(yè)成功應(yīng)用ERP系統(tǒng)則必須通過理順與優(yōu)化工作流程來創(chuàng)建一個(gè)相適應(yīng)的良好運(yùn)行環(huán)境和實(shí)施平臺(tái)。這正是將ERP先進(jìn)的管理思想、方法與企業(yè)管理實(shí)際運(yùn)作相結(jié)合的精髓，同時(shí)也是企業(yè)引進(jìn)和應(yīng)用ERP項(xiàng)目的重點(diǎn)和難點(diǎn)所在。理順與優(yōu)化工作流程是一項(xiàng)艱巨、復(fù)雜、細(xì)致的系統(tǒng)工程"牽一發(fā)動(dòng)全身"，涉及到企業(yè)體系、思想觀念、思維方式、管理變革、機(jī)構(gòu)調(diào)整、利益分配以及相關(guān)的經(jīng)營(yíng)、設(shè)計(jì)、生產(chǎn)、管理、服務(wù)等等工作流程的梳理與整頓。企業(yè)應(yīng)當(dāng)正確地理解ERP軟件與實(shí)際應(yīng)用的關(guān)系，必須下大力氣學(xué)習(xí)和了解ERP的實(shí)質(zhì)，權(quán)衡取舍，主動(dòng)地創(chuàng)造條件滿足ERP的運(yùn)行要求，這就是通常所講的注重企業(yè)內(nèi)功，無論如何也不能省略這一步。強(qiáng)調(diào)重視理順與優(yōu)化工作流程，一定要結(jié)合企業(yè)的具體實(shí)際實(shí)事求是，防止不顧廠情司情"一刀切"和"推倒重建"的機(jī)械教條傾向。有的軟件商和學(xué)者一談到ERP就言必稱"業(yè)務(wù)流程重組"、"業(yè)務(wù)流程再造"等等，這種單純的學(xué)術(shù)觀點(diǎn)本身并沒有錯(cuò)，問題是在于他們對(duì)中國(guó)企業(yè)的實(shí)際缺乏深入的了解，對(duì)不同類型的企業(yè)、不同的經(jīng)營(yíng)狀況、不同的管理模式、不同的運(yùn)作時(shí)機(jī)缺乏唯物辯證的具體分析。筆者從經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)中認(rèn)識(shí)到：對(duì)于一個(gè)經(jīng)營(yíng)環(huán)境較好，經(jīng)濟(jì)實(shí)力較強(qiáng)，信息化建設(shè)比較成熟，信息管理系統(tǒng)應(yīng)用取得一定經(jīng)驗(yàn)，管理基礎(chǔ)工作比較規(guī)范扎實(shí)的企業(yè)或一個(gè)新建待建的項(xiàng)目,引進(jìn)ERP時(shí)強(qiáng)調(diào)"業(yè)務(wù)流程重組"、"業(yè)務(wù)流程再造"的觀點(diǎn)，就非常及時(shí)到位恰到好處。相反，弄得不好非但ERP實(shí)施難以奏效，反而攪亂了企業(yè)正常的管理秩序和生產(chǎn)流程，其結(jié)果事與愿違適得其反 。

    理順與優(yōu)化工作流程的基本思路是：抓住重點(diǎn)以企業(yè)財(cái)務(wù)工作為核心，從供應(yīng)鏈管理、生產(chǎn)計(jì)劃管理、財(cái)務(wù)管理三個(gè)主要方面入手，采用從頂至下、層層分解、由粗到精、逐步細(xì)化的方法進(jìn)行梳理和優(yōu)化并且落實(shí)到位。具體地講即抓住企業(yè)管理體系這個(gè)中心環(huán)節(jié)，對(duì)ERP模塊涉及到的企業(yè)主要管理業(yè)務(wù)進(jìn)行描述，形成企業(yè)管理業(yè)務(wù)工作流程現(xiàn)狀圖。在此基礎(chǔ)上分專業(yè)分部門組織各種研究分析活動(dòng)，從實(shí)現(xiàn)信息化的角度對(duì)各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程的現(xiàn)狀進(jìn)行分析、診斷和評(píng)估，查找存在的問題，提出業(yè)務(wù)流程優(yōu)化或改進(jìn)的意見，形成既能滿足ERP運(yùn)行條件又符合企業(yè)管理實(shí)際便于操作新的業(yè)務(wù)工作流程，業(yè)務(wù)工作流程用流程圖的形式來表達(dá)。

    企業(yè)在理順與優(yōu)化工作流程的過程中應(yīng)采取部門主管、業(yè)務(wù)經(jīng)辦、信息技術(shù)人員"三結(jié)合"的方法組織實(shí)施，并注意以下幾個(gè)問題：

    1）融入ERP先進(jìn)的管理思想和標(biāo)準(zhǔn)工作流程，盡可能做到對(duì)本企業(yè)未來發(fā)展業(yè)務(wù)留有接口或余地。

    2）轉(zhuǎn)變管理觀念建立流程管理的新思路，按照計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)倉庫的模式全盤權(quán)衡考慮，對(duì)于有共性的工作流程應(yīng)采用標(biāo)準(zhǔn)模塊的方法合理解決。財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)流程特別要注意具有支持多單位、集團(tuán)化核算的能力。

    3）充分考慮工作流程結(jié)果的標(biāo)準(zhǔn)輸出形式，提供豐富的查詢分析依據(jù)，為管理決策打下基礎(chǔ)，最好的方式是由企業(yè)自定義報(bào)表格式。

    4）流程應(yīng)具備一定的科學(xué)性、靈活性和適應(yīng)性，注重流程管理的效率以及可操作性。

    5）理順與優(yōu)化工作流程要與整頓組織機(jī)構(gòu)相結(jié)合，機(jī)構(gòu)的設(shè)立要適應(yīng)新業(yè)務(wù)流程的需要，逐步向"扁平化"方向轉(zhuǎn)化。

    2、 整理與規(guī)范基礎(chǔ)數(shù)據(jù)

    企業(yè)管理在運(yùn)作過程中，產(chǎn)生各種各樣的數(shù)據(jù)，大致可分為：公用基礎(chǔ)數(shù)據(jù)（靜態(tài)數(shù)據(jù)）和流程事務(wù)數(shù)據(jù)（動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)）二類。

    公用基礎(chǔ)數(shù)據(jù)是指企業(yè)管理各部門可以共同使用的通用數(shù)據(jù)，例如：部門機(jī)構(gòu)、崗位設(shè)置、員工名單、物料名稱、物料代碼、單據(jù)規(guī)則、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、計(jì)量單位等。公用基礎(chǔ)數(shù)據(jù)是ERP系統(tǒng)初始化的重要依據(jù)。

    流程事務(wù)數(shù)據(jù)是指企業(yè)各專業(yè)職能管理部門、生產(chǎn)車間在各自專業(yè)日常管理中產(chǎn)生的各種數(shù)據(jù)。例如銷售訂單、采購訂單、計(jì)劃指令、財(cái)務(wù)計(jì)劃、生產(chǎn)、采購、銷售、庫存、人力資源、設(shè)備等管理過程中發(fā)生的單據(jù)報(bào)表等。

    在實(shí)際管理中這些數(shù)據(jù)大多數(shù)是由人工或通過計(jì)算機(jī)辦公軟件進(jìn)行收集加工整理后保存在本地計(jì)算機(jī)或服務(wù)器上。由于企業(yè)內(nèi)各管理職能專業(yè)性質(zhì)和管理方法的差異，采用不同的軟件工具，這些軟件又具有自身特定的格式以及人為等因素的影響，使得數(shù)據(jù)輸入、數(shù)據(jù)格式、數(shù)據(jù)精度、取數(shù)時(shí)段、存儲(chǔ)方式、數(shù)據(jù)輸出等操作也不盡相同。因此冗余數(shù)據(jù)、錯(cuò)誤數(shù)據(jù)、垃圾數(shù)據(jù)就不可避免的存在，這些都將影響系統(tǒng)的工作效率和運(yùn)行安全。為了保證數(shù)據(jù)的真實(shí)性、正確性、及時(shí)性則必須對(duì)所有參加系統(tǒng)運(yùn)行的數(shù)據(jù)和數(shù)據(jù)處理過程按統(tǒng)一約定的規(guī)則加以整理與規(guī)范。

    基礎(chǔ)數(shù)據(jù)規(guī)范化主要包括以下幾個(gè)方面：

    1） 規(guī)范數(shù)據(jù)元素

    數(shù)據(jù)元素是數(shù)據(jù)的最小組成單位，也就是不可再分的數(shù)據(jù)單位。數(shù)據(jù)元素規(guī)范化是整理與規(guī)范數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)。

    主要包括：

    定義數(shù)據(jù)元素的名稱。例如物料基本信息、客戶、供應(yīng)商、財(cái)務(wù)科目、設(shè)備名稱、單據(jù)編號(hào)、產(chǎn)品編碼、庫存量等等。數(shù)據(jù)元素的名稱必須具有唯一性，以區(qū)別其他數(shù)據(jù)元素，數(shù)據(jù)元素的名稱應(yīng)簡(jiǎn)潔明了盡量反映元素的含義和特征，便于理解和記憶。

    數(shù)據(jù)元素的代碼。一個(gè)信息系統(tǒng)有若干個(gè)數(shù)據(jù)元素，必須賦予代碼的形式以利管理。

    數(shù)據(jù)元素的結(jié)構(gòu)。包含數(shù)據(jù)類型、數(shù)據(jù)精度、數(shù)據(jù)長(zhǎng)度等，為ERP提供規(guī)范的數(shù)據(jù)格式。

    數(shù)據(jù)元素的取值。指數(shù)據(jù)元素可能取什么值（數(shù)據(jù)范圍），便于ERP系統(tǒng)分析員在分析問題時(shí)使用。

    數(shù)據(jù)元素的描述。描述該數(shù)據(jù)元素和其他數(shù)據(jù)元素之間的關(guān)系、換算方法，使數(shù)據(jù)元素的邏輯概念更加清晰，以利于ERP事件與過程處理。數(shù)據(jù)元素的規(guī)范化可用數(shù)據(jù)字典的形式來體現(xiàn)。

    2） 整理基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。

    企業(yè)管理中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)內(nèi)容多數(shù)量大整理起來千頭萬緒，在實(shí)際工作中應(yīng)以財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)為中心，首先對(duì)物流管理和計(jì)劃管理的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進(jìn)行分類和分析，重點(diǎn)放在財(cái)務(wù)期初庫存、物流物料明細(xì)和產(chǎn)品結(jié)構(gòu)BOM清單數(shù)據(jù)的整理與準(zhǔn)備上。同時(shí)對(duì)技術(shù)文件、工藝文件、工作中心定義、組織機(jī)構(gòu)配置、庫存物料等進(jìn)行清理、登記造冊(cè)。

    數(shù)據(jù)整理與準(zhǔn)備的具體操作內(nèi)容包括數(shù)據(jù)收集、分析、分類、錄入、核實(shí)、定義輸出單據(jù)報(bào)表格式等。一般情況下應(yīng)先整理靜態(tài)的公用基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，后整理動(dòng)態(tài)的流程事務(wù)數(shù)據(jù)。由于期初數(shù)據(jù)反映的是上線時(shí)間點(diǎn)的數(shù)據(jù)，越近越好，但這些事務(wù)處理數(shù)據(jù)都是動(dòng)態(tài)的，天天都在變化，過早準(zhǔn)備不但沒有實(shí)際意義反而增加了對(duì)帳盤點(diǎn)的工作量，因此期初數(shù)據(jù)整理和準(zhǔn)備需要制定周密的時(shí)間表，安排好計(jì)劃。

    在數(shù)據(jù)的整理過程中還應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)和管理的需要，適當(dāng)增加新的數(shù)據(jù)項(xiàng)或者更改原數(shù)據(jù)定義并及時(shí)處理清理垃圾數(shù)據(jù)和已經(jīng)失效的數(shù)據(jù)。做好定期數(shù)據(jù)備份，確保數(shù)據(jù)完整，在出現(xiàn)數(shù)據(jù)災(zāi)難時(shí)可以恢復(fù)到最近的數(shù)據(jù)點(diǎn)，最大限度地減少損失，這樣做可以大幅度提高基礎(chǔ)數(shù)據(jù)整理的效率。

    ㈢企業(yè)管理基礎(chǔ)工作規(guī)范化

    企業(yè)管理基礎(chǔ)工作是指企業(yè)在整個(gè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中最基本的管理要素的操作過程。如各類管理業(yè)務(wù)中各種記錄、數(shù)據(jù)、標(biāo)準(zhǔn)和制度、文檔等操作，這些都是企業(yè)管理工作的基礎(chǔ)構(gòu)成。企業(yè)管理基礎(chǔ)工作主要包括信息基礎(chǔ)、標(biāo)準(zhǔn)約定、規(guī)章制度、定額制定、質(zhì)量計(jì)量、員工培訓(xùn)等六個(gè)方面的內(nèi)容。

    規(guī)范化管理是指企業(yè)依據(jù)統(tǒng)一的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，按照格式化的模式從事管理工作的過程。規(guī)范化管理的體現(xiàn)形式是：制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、流程化、數(shù)據(jù)化。這里必須著重指出：把規(guī)范化管理理解成了單純的制度化、文件化、表格化管理是一種狹隘模糊的認(rèn)識(shí)誤區(qū)。

    任何一種信息管理系統(tǒng)都必須建立在一定的管理基礎(chǔ)之上，ERP也不例外。管理基礎(chǔ)工作規(guī)范化是有效運(yùn)行ERP的基本前提，實(shí)施ERP又促進(jìn)和提高了企業(yè)管理基礎(chǔ)工作的水平，它們是一對(duì)辯證關(guān)系。雖然不是說一定要等打好基礎(chǔ)后再上系統(tǒng)，但是也必須看到企業(yè)管理基礎(chǔ)工作的質(zhì)量?jī)?yōu)劣和堅(jiān)實(shí)程度是直接影響ERP應(yīng)用成功的最關(guān)鍵的因素�？墒窃S多企業(yè)卻往往忽視了這個(gè)極為重要的環(huán)節(jié)。

    企業(yè)的管理基礎(chǔ)工作規(guī)范化的內(nèi)容十分豐富，這里強(qiáng)調(diào)以下兩個(gè)關(guān)鍵的方面：

    1、 理順與優(yōu)化工作流程

    規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作流程是ERP基本架構(gòu)的基礎(chǔ)，企業(yè)成功應(yīng)用ERP系統(tǒng)則必須通過理順與優(yōu)化工作流程來創(chuàng)建一個(gè)相適應(yīng)的良好運(yùn)行環(huán)境和實(shí)施平臺(tái)。這正是將ERP先進(jìn)的管理思想、方法與企業(yè)管理實(shí)際運(yùn)作相結(jié)合的精髓，同時(shí)也是企業(yè)引進(jìn)和應(yīng)用ERP項(xiàng)目的重點(diǎn)和難點(diǎn)所在。理順與優(yōu)化工作流程是一項(xiàng)艱巨、復(fù)雜、細(xì)致的系統(tǒng)工程"牽一發(fā)動(dòng)全身"，涉及到企業(yè)體系、思想觀念、思維方式、管理變革、機(jī)構(gòu)調(diào)整、利益分配以及相關(guān)的經(jīng)營(yíng)、設(shè)計(jì)、生產(chǎn)、管理、服務(wù)等等工作流程的梳理與整頓。企業(yè)應(yīng)當(dāng)正確地理解ERP軟件與實(shí)際應(yīng)用的關(guān)系，必須下大力氣學(xué)習(xí)和了解ERP的實(shí)質(zhì)，權(quán)衡取舍，主動(dòng)地創(chuàng)造條件滿足ERP的運(yùn)行要求，這就是通常所講的注重企業(yè)內(nèi)功，無論如何也不能省略這一步。強(qiáng)調(diào)重視理順與優(yōu)化工作流程，一定要結(jié)合企業(yè)的具體實(shí)際實(shí)事求是，防止不顧廠情司情"一刀切"和"推倒重建"的機(jī)械教條傾向。有的軟件商和學(xué)者一談到ERP就言必稱"業(yè)務(wù)流程重組"、"業(yè)務(wù)流程再造"等等，這種單純的學(xué)術(shù)觀點(diǎn)本身并沒有錯(cuò)，問題是在于他們對(duì)中國(guó)企業(yè)的實(shí)際缺乏深入的了解，對(duì)不同類型的企業(yè)、不同的經(jīng)營(yíng)狀況、不同的管理模式、不同的運(yùn)作時(shí)機(jī)缺乏唯物辯證的具體分析。筆者從經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)中認(rèn)識(shí)到：對(duì)于一個(gè)經(jīng)營(yíng)環(huán)境較好，經(jīng)濟(jì)實(shí)力較強(qiáng)，信息化建設(shè)比較成熟，信息管理系統(tǒng)應(yīng)用取得一定經(jīng)驗(yàn)，管理基礎(chǔ)工作比較規(guī)范扎實(shí)的企業(yè)或一個(gè)新建待建的項(xiàng)目,引進(jìn)ERP時(shí)強(qiáng)調(diào)"業(yè)務(wù)流程重組"、"業(yè)務(wù)流程再造"的觀點(diǎn)，就非常及時(shí)到位恰到好處。相反，弄得不好非但ERP實(shí)施難以奏效，反而攪亂了企業(yè)正常的管理秩序和生產(chǎn)流程，其結(jié)果事與愿違適得其反 。

    理順與優(yōu)化工作流程的基本思路是：抓住重點(diǎn)以企業(yè)財(cái)務(wù)工作為核心，從供應(yīng)鏈管理、生產(chǎn)計(jì)劃管理、財(cái)務(wù)管理三個(gè)主要方面入手，采用從頂至下、層層分解、由粗到精、逐步細(xì)化的方法進(jìn)行梳理和優(yōu)化并且落實(shí)到位。具體地講即抓住企業(yè)管理體系這個(gè)中心環(huán)節(jié)，對(duì)ERP模塊涉及到的企業(yè)主要管理業(yè)務(wù)進(jìn)行描述，形成企業(yè)管理業(yè)務(wù)工作流程現(xiàn)狀圖。在此基礎(chǔ)上分專業(yè)分部門組織各種研究分析活動(dòng)，從實(shí)現(xiàn)信息化的角度對(duì)各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程的現(xiàn)狀進(jìn)行分析、診斷和評(píng)估，查找存在的問題，提出業(yè)務(wù)流程優(yōu)化或改進(jìn)的意見，形成既能滿足ERP運(yùn)行條件又符合企業(yè)管理實(shí)際便于操作新的業(yè)務(wù)工作流程，業(yè)務(wù)工作流程用流程圖的形式來表達(dá)。

    企業(yè)在理順與優(yōu)化工作流程的過程中應(yīng)采取部門主管、業(yè)務(wù)經(jīng)辦、信息技術(shù)人員"三結(jié)合"的方法組織實(shí)施，并注意以下幾個(gè)問題：

    1）融入ERP先進(jìn)的管理思想和標(biāo)準(zhǔn)工作流程，盡可能做到對(duì)本企業(yè)未來發(fā)展業(yè)務(wù)留有接口或余地。

    2）轉(zhuǎn)變管理觀念建立流程管理的新思路，按照計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)倉庫的模式全盤權(quán)衡考慮，對(duì)于有共性的工作流程應(yīng)采用標(biāo)準(zhǔn)模塊的方法合理解決。財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)流程特別要注意具有支持多單位、集團(tuán)化核算的能力。

    3）充分考慮工作流程結(jié)果的標(biāo)準(zhǔn)輸出形式，提供豐富的查詢分析依據(jù)，為管理決策打下基礎(chǔ)，最好的方式是由企業(yè)自定義報(bào)表格式。

    4）流程應(yīng)具備一定的科學(xué)性、靈活性和適應(yīng)性，注重流程管理的效率以及可操作性。

    5）理順與優(yōu)化工作流程要與整頓組織機(jī)構(gòu)相結(jié)合，機(jī)構(gòu)的設(shè)立要適應(yīng)新業(yè)務(wù)流程的需要，逐步向"扁平化"方向轉(zhuǎn)化。

    2、 整理與規(guī)范基礎(chǔ)數(shù)據(jù)

    企業(yè)管理在運(yùn)作過程中，產(chǎn)生各種各樣的數(shù)據(jù)，大致可分為：公用基礎(chǔ)數(shù)據(jù)（靜態(tài)數(shù)據(jù)）和流程事務(wù)數(shù)據(jù)（動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)）二類。

    公用基礎(chǔ)數(shù)據(jù)是指企業(yè)管理各部門可以共同使用的通用數(shù)據(jù)，例如：部門機(jī)構(gòu)、崗位設(shè)置、員工名單、物料名稱、物料代碼、單據(jù)規(guī)則、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、計(jì)量單位等。公用基礎(chǔ)數(shù)據(jù)是ERP系統(tǒng)初始化的重要依據(jù)。

    流程事務(wù)數(shù)據(jù)是指企業(yè)各專業(yè)職能管理部門、生產(chǎn)車間在各自專業(yè)日常管理中產(chǎn)生的各種數(shù)據(jù)。例如銷售訂單、采購訂單、計(jì)劃指令、財(cái)務(wù)計(jì)劃、生產(chǎn)、采購、銷售、庫存、人力資源、設(shè)備等管理過程中發(fā)生的單據(jù)報(bào)表等。

    在實(shí)際管理中這些數(shù)據(jù)大多數(shù)是由人工或通過計(jì)算機(jī)辦公軟件進(jìn)行收集加工整理后保存在本地計(jì)算機(jī)或服務(wù)器上。由于企業(yè)內(nèi)各管理職能專業(yè)性質(zhì)和管理方法的差異，采用不同的軟件工具，這些軟件又具有自身特定的格式以及人為等因素的影響，使得數(shù)據(jù)輸入、數(shù)據(jù)格式、數(shù)據(jù)精度、取數(shù)時(shí)段、存儲(chǔ)方式、數(shù)據(jù)輸出等操作也不盡相同。因此冗余數(shù)據(jù)、錯(cuò)誤數(shù)據(jù)、垃圾數(shù)據(jù)就不可避免的存在，這些都將影響系統(tǒng)的工作效率和運(yùn)行安全。為了保證數(shù)據(jù)的真實(shí)性、正確性、及時(shí)性則必須對(duì)所有參加系統(tǒng)運(yùn)行的數(shù)據(jù)和數(shù)據(jù)處理過程按統(tǒng)一約定的規(guī)則加以整理與規(guī)范。

    基礎(chǔ)數(shù)據(jù)規(guī)范化主要包括以下幾個(gè)方面：

    1） 規(guī)范數(shù)據(jù)元素

    數(shù)據(jù)元素是數(shù)據(jù)的最小組成單位，也就是不可再分的數(shù)據(jù)單位。數(shù)據(jù)元素規(guī)范化是整理與規(guī)范數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)。

    主要包括：

    定義數(shù)據(jù)元素的名稱。例如物料基本信息、客戶、供應(yīng)商、財(cái)務(wù)科目、設(shè)備名稱、單據(jù)編號(hào)、產(chǎn)品編碼、庫存量等等。數(shù)據(jù)元素的名稱必須具有唯一性，以區(qū)別其他數(shù)據(jù)元素，數(shù)據(jù)元素的名稱應(yīng)簡(jiǎn)潔明了盡量反映元素的含義和特征，便于理解和記憶。

    數(shù)據(jù)元素的代碼。一個(gè)信息系統(tǒng)有若干個(gè)數(shù)據(jù)元素，必須賦予代碼的形式以利管理。

    數(shù)據(jù)元素的結(jié)構(gòu)。包含數(shù)據(jù)類型、數(shù)據(jù)精度、數(shù)據(jù)長(zhǎng)度等，為ERP提供規(guī)范的數(shù)據(jù)格式。

    數(shù)據(jù)元素的取值。指數(shù)據(jù)元素可能取什么值（數(shù)據(jù)范圍），便于ERP系統(tǒng)分析員在分析問題時(shí)使用。

    數(shù)據(jù)元素的描述。描述該數(shù)據(jù)元素和其他數(shù)據(jù)元素之間的關(guān)系、換算方法，使數(shù)據(jù)元素的邏輯概念更加清晰，以利于ERP事件與過程處理。數(shù)據(jù)元素的規(guī)范化可用數(shù)據(jù)字典的形式來體現(xiàn)。

    2） 整理基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。

    企業(yè)管理中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)內(nèi)容多數(shù)量大整理起來千頭萬緒，在實(shí)際工作中應(yīng)以財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)為中心，首先對(duì)物流管理和計(jì)劃管理的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進(jìn)行分類和分析，重點(diǎn)放在財(cái)務(wù)期初庫存、物流物料明細(xì)和產(chǎn)品結(jié)構(gòu)BOM清單數(shù)據(jù)的整理與準(zhǔn)備上。同時(shí)對(duì)技術(shù)文件、工藝文件、工作中心定義、組織機(jī)構(gòu)配置、庫存物料等進(jìn)行清理、登記造冊(cè)。

    數(shù)據(jù)整理與準(zhǔn)備的具體操作內(nèi)容包括數(shù)據(jù)收集、分析、分類、錄入、核實(shí)、定義輸出單據(jù)報(bào)表格式等。一般情況下應(yīng)先整理靜態(tài)的公用基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，后整理動(dòng)態(tài)的流程事務(wù)數(shù)據(jù)。由于期初數(shù)據(jù)反映的是上線時(shí)間點(diǎn)的數(shù)據(jù)，越近越好，但這些事務(wù)處理數(shù)據(jù)都是動(dòng)態(tài)的，天天都在變化，過早準(zhǔn)備不但沒有實(shí)際意義反而增加了對(duì)帳盤點(diǎn)的工作量，因此期初數(shù)據(jù)整理和準(zhǔn)備需要制定周密的時(shí)間表，安排好計(jì)劃。

    在數(shù)據(jù)的整理過程中還應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)和管理的需要，適當(dāng)增加新的數(shù)據(jù)項(xiàng)或者更改原數(shù)據(jù)定義并及時(shí)處理清理垃圾數(shù)據(jù)和已經(jīng)失效的數(shù)據(jù)。做好定期數(shù)據(jù)備份，確保數(shù)據(jù)完整，在出現(xiàn)數(shù)據(jù)災(zāi)難時(shí)可以恢復(fù)到最近的數(shù)據(jù)點(diǎn)，最大限度地減少損失，這樣做可以大幅度提高基礎(chǔ)數(shù)據(jù)整理的效率。

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本文標(biāo)題：企業(yè)應(yīng)用ERP管理基礎(chǔ)工作規(guī)范化：制造企業(yè)應(yīng)用ERP的準(zhǔn)備階段（3）

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