廈門廈工叉車有限公司創(chuàng)建于1957年，現(xiàn)屬于上市公司廈門廈工機(jī)械股份有限公司全資子公司。是一家集科研、開發(fā)、生產(chǎn)、銷售、服務(wù)于一體的知名叉車企業(yè)，是中國（叉車行業(yè)）最早生產(chǎn)側(cè)面叉車及技術(shù)領(lǐng)先的專業(yè)廠家。

    廈叉的ERP項(xiàng)目從2009年4月份正式開始實(shí)施，第一階段實(shí)施了采購、銷售、倉庫、生產(chǎn)計(jì)劃、任務(wù)管理、車間管理等模塊，2009年11月又開始第二階段的實(shí)施，包含應(yīng)收、應(yīng)付、總賬管理等模塊，2010年1月1日起，廈叉的ERP系統(tǒng)開始全面運(yùn)行。經(jīng)過3個月的跟蹤，各業(yè)務(wù)模塊流程順暢、系統(tǒng)運(yùn)行平穩(wěn)、數(shù)據(jù)報(bào)表準(zhǔn)確及時，給企業(yè)的管理帶來切實(shí)可見的效率提升。整個實(shí)施過程中，雙方互相配合，進(jìn)展順利，效果顯著。

    廈門叉車屬于典型的中小型企業(yè)，“麻雀雖小，五臟俱全”，廈叉的ERP項(xiàng)目包含了物流系統(tǒng)、生產(chǎn)計(jì)劃、車間管理、應(yīng)收應(yīng)付及財(cái)務(wù)總賬等主要模塊，是一個相對完整的ERP項(xiàng)目。在我國，中小企業(yè)的管理方法受資深干部主觀經(jīng)驗(yàn)影響大，實(shí)施上面很難找到相同的運(yùn)行規(guī)律，企業(yè)的信息化所投入的資金又相對有限，因此中小企業(yè)信息化實(shí)施的難度也很大，那么如何才能快速實(shí)施，有效的降低企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)呢？

    1.保持與管理者的溝通，引導(dǎo)預(yù)期并達(dá)成一致

    ERP實(shí)施又是“一把手”工程，沒有企業(yè)高層管理者特別是“一把手”對項(xiàng)目的關(guān)注和支持，ERP項(xiàng)目很難成功，對于中小企業(yè)ERP項(xiàng)目來說更是如此，因?yàn)槠髽I(yè)管理者希望通過有限的資源投入，盡快看到他們所期望的實(shí)施效果，因此，實(shí)施顧問在整個實(shí)施過程中都必須與企業(yè)高層保持良好的溝通，溝通內(nèi)容重點(diǎn)是以下兩個方面：其一，了解企業(yè)管理者對項(xiàng)目效果的期望，并且在必要的情況下，適當(dāng)引導(dǎo)管理者對項(xiàng)目效果的期望值做出調(diào)整。實(shí)際上，任何甲乙雙方合作的項(xiàng)目，雙方必然會在合作之初就對項(xiàng)目的結(jié)果產(chǎn)生各自的期望，這種期望伴隨項(xiàng)目的整個過程，并且始終在以有形或無形的方式影響著項(xiàng)目的進(jìn)展，ERP項(xiàng)目也不例外。其二，ERP項(xiàng)目實(shí)施是一個涉及到企業(yè)諸多方面的復(fù)雜而且動態(tài)變化的過程，并非所有的期望都可以在合同中準(zhǔn)確描述。而且，很多企業(yè)的管理者一開始對EPR項(xiàng)目并沒有充分的了解，對項(xiàng)目的期望也是比較模糊。那么，實(shí)施顧問在項(xiàng)目啟動的時候就應(yīng)該充分了解企業(yè)管理者對將要實(shí)施的ERP項(xiàng)目的期望，包括項(xiàng)目結(jié)束后會產(chǎn)生的短期經(jīng)濟(jì)效益、為管理者帶來的信息、對企業(yè)管理效率的提高和管理成本的降低以及該項(xiàng)目計(jì)劃投入的各種資源的數(shù)量等。

    了解管理者的期望有助于實(shí)施顧問掌握管理者的關(guān)注點(diǎn)，從而抓住項(xiàng)目的重點(diǎn)，集中力量解決主要矛盾。另外，實(shí)施顧問在與管理者溝通過程中僅僅了解他們對項(xiàng)目的期望是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，在必要的時候要對管理者的期望給予合理的引導(dǎo)，使期望更加貼近現(xiàn)實(shí)、具備可行性。相當(dāng)一部分企業(yè)的管理者認(rèn)為ERP項(xiàng)目只是一個IT項(xiàng)目，或者認(rèn)為ERP系統(tǒng)能夠管理企業(yè)所有的業(yè)務(wù)進(jìn)而解決所有的問題，諸如此類，不勝枚舉。管理者對ERP項(xiàng)目的這種理解和認(rèn)識對項(xiàng)目將來的實(shí)施和驗(yàn)收是非常不利的。在溝通中，實(shí)施顧問一旦發(fā)現(xiàn)管理者有這種不合理期望，就必須采取恰當(dāng)?shù)姆绞�，向管理者介紹ERP項(xiàng)目的特點(diǎn)，合理引導(dǎo)，將對方的期望調(diào)整的符合實(shí)際的范圍內(nèi)。

    沒有管理者的理解和支持，ERP項(xiàng)目不可能成功。實(shí)施顧問在整個實(shí)施過程中，都要經(jīng)常與管理者溝通項(xiàng)目的狀態(tài)、實(shí)施中取得的階段性成績和遇到的困難，及時獲得管理者的理解和支持，保證項(xiàng)目實(shí)施順利進(jìn)行。

    2.使用系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)功能，實(shí)現(xiàn)企業(yè)關(guān)鍵業(yè)務(wù)

    中小企業(yè)ERP項(xiàng)目的基本特征之一就是企業(yè)計(jì)劃投入的資源是有限的。項(xiàng)目既要投入少、速度快，還要提升管理、見到效益。同時達(dá)到這兩個目標(biāo)就要求實(shí)施顧問能夠使用系統(tǒng)現(xiàn)有的標(biāo)準(zhǔn)功能實(shí)現(xiàn)關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程的管理。這樣，在滿足企業(yè)要求的同時，還避免了二次化開發(fā)帶來的成本和風(fēng)險(xiǎn)。

    3.企業(yè)建立實(shí)施小組，掌握“自我實(shí)施”能力

    ERP項(xiàng)目中，企業(yè)應(yīng)建立一個堅(jiān)強(qiáng)有力的實(shí)施小組，小組成員包括企業(yè)負(fù)責(zé)該項(xiàng)目的領(lǐng)導(dǎo)、信息化部門的領(lǐng)導(dǎo)和技術(shù)成員以及各部門的業(yè)務(wù)骨干。實(shí)施顧問要通過向?qū)嵤┬〗M成員培訓(xùn)實(shí)施理念、ERP原理、系統(tǒng)操作方法等內(nèi)容。在項(xiàng)目的初期，該小組負(fù)責(zé)制定各種保障項(xiàng)目實(shí)施的規(guī)章制度、協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)部資源、信息化理念的宣傳和推廣等；在項(xiàng)目的中后期，小組成員要初步具備解決實(shí)施中的一些問題，例如為各業(yè)務(wù)人員做培訓(xùn)、解決突發(fā)的程序問題等。

    企業(yè)實(shí)施小組的人員本質(zhì)上是通過向?qū)嵤╊檰柌粩嗟膶W(xué)習(xí)，逐步成長為能部分替代實(shí)施顧問工作內(nèi)部人員。此時，企業(yè)降低了實(shí)施顧問的依賴程度，開始具備自身的信息化能力。

    更為重要的意義在于，企業(yè)的管理提升和信息化是一個持續(xù)不斷的過程，會始終伴隨企業(yè)的發(fā)展，因此，企業(yè)在需求專業(yè)ERP供應(yīng)商提供幫助的同時，培養(yǎng)自身的實(shí)施力量是推動信息化應(yīng)用持續(xù)深入和降低成本的重要手段。對于ERP供應(yīng)商來說，只有企業(yè)具備了一定的實(shí)施能力、學(xué)會了游泳，實(shí)施顧問才能逐步脫身，否則ERP項(xiàng)目會變成泥潭，雙方都無法自拔。

    4.實(shí)施方案和基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備要充分

    對于一個小型ERP項(xiàng)目，在明確目標(biāo)之后，實(shí)施方案的全面性和可行性至關(guān)重要，直接關(guān)系到項(xiàng)目的進(jìn)展速度和實(shí)施效果。實(shí)施方案要盡可能的描述清楚以下幾個問題：

    ·項(xiàng)目的實(shí)施目標(biāo)：幫助企業(yè)解決的管理問題或者通過ERP優(yōu)化的業(yè)務(wù)流程；

    ·企業(yè)現(xiàn)有的業(yè)務(wù)流程中，有哪些是將要實(shí)施的ERP系統(tǒng)的管理范圍，這些要通過系統(tǒng)管理的業(yè)務(wù)流程中，怎么樣通過系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)，特殊流程怎么處理。對于本次ERP項(xiàng)目不通過系統(tǒng)管理的業(yè)務(wù)，在ERP系統(tǒng)上線之后是否會發(fā)生改變，企業(yè)應(yīng)該如何處理這種改變；

    ·為了達(dá)成實(shí)施目標(biāo)，企業(yè)應(yīng)該制定哪些規(guī)章制度作為保障。例如，實(shí)施小組的崗位職責(zé)、各部門的人員配備、項(xiàng)目推進(jìn)過程中的信息傳遞規(guī)章、參與人員的獎懲制度等等。實(shí)施方案明確這些制度后，實(shí)施顧問需要協(xié)助企業(yè)實(shí)施小組制定具體內(nèi)容；

    ·整個實(shí)施過程中會涉及到的部門和崗位，以及需要這些部門和人員參與的工作或提供的支持；

    ·項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃的整體時間表。

    有人這樣描述數(shù)據(jù)在ERP項(xiàng)目中的重要性：“三方軟件，七分管理，十二分?jǐn)?shù)據(jù)”。數(shù)據(jù)是ERP系統(tǒng)的血液。

    對于小型ERP項(xiàng)目，為了縮短周期和降低投入，企業(yè)應(yīng)選擇有代表性的產(chǎn)品的作為項(xiàng)目的樣本，這樣做的明顯優(yōu)勢是降低初期數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的工作難度、減輕工作量，同時又能充分驗(yàn)證實(shí)施方案的可行性，并且?guī)椭�企業(yè)實(shí)施人員快速掌握工作方法從而具備“自我實(shí)施”能力。因此，項(xiàng)目實(shí)施成功的可能性也大幅提高。

    5.充分的培訓(xùn)，完備的文檔

    一切方案最終都要落到實(shí)處，一切信息系統(tǒng)最后都要靠人去使用。ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)來源是企業(yè)日常發(fā)生的業(yè)務(wù)，是依靠一線業(yè)務(wù)人員的及時錄入。因此，在制定相應(yīng)的管理制度和操作規(guī)范外，還應(yīng)該對一線人員做充分的培訓(xùn)，盡量讓他們明白其工作的重要性，掌握系統(tǒng)使用的技巧，從而有利于系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行和快速見效。

    企業(yè)的人員是經(jīng)常流動的。新來的業(yè)務(wù)人員可能需要重新學(xué)習(xí)系統(tǒng)的操作，新的信息化部門技術(shù)人員可能就需要掌握整個系統(tǒng)。因此，實(shí)施顧問和項(xiàng)目實(shí)施小組在實(shí)施過程中必須要做好完備的文檔記錄，包括系統(tǒng)的使用說明、培訓(xùn)課件、考試題目、使用技巧說明等一切有助于后來人掌握系統(tǒng)的文檔，這些文檔是知識轉(zhuǎn)移的重要載體，使企業(yè)積累的實(shí)施能力得以傳遞和繼承。

    6.對出現(xiàn)的問題要迅速響應(yīng)

    ERP項(xiàng)目的實(shí)施涉及到企業(yè)的各相關(guān)部門，參與人既有管理者也有普通員工，經(jīng)過ERP項(xiàng)目實(shí)施，企業(yè)改變的不僅僅是管理和作業(yè)的方式，更是管理的思想和作業(yè)的習(xí)慣。加上每個企業(yè)都有自身的特點(diǎn)等因素，整個項(xiàng)目的實(shí)施過程中難免出現(xiàn)各種事先沒有預(yù)料的情況和困難，實(shí)施顧問要能夠在最短的時間內(nèi)對出現(xiàn)的各種問題做出響應(yīng)，提供解決方案。

    響應(yīng)速度不僅影響到項(xiàng)目的進(jìn)度，而且關(guān)系到所有參與人員對項(xiàng)目的信心和對實(shí)施顧問的信任。企業(yè)對實(shí)施顧問的信心和信任又直接關(guān)系到方案的落實(shí)和項(xiàng)目的實(shí)施結(jié)果。因此，對出現(xiàn)問題的迅速響應(yīng)也是項(xiàng)目成功快速實(shí)施的一個重要條件。

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本文標(biāo)題：廈門叉車公司快速實(shí)施ERP系統(tǒng)的方法

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