邯鋼集團(tuán)邯寶鋼鐵有限公司(以下簡(jiǎn)稱(chēng)：邯寶公司)始建于2007年9月25日，從2008年2月以后焦化、煉鐵、煉鋼、熱軋、能源中心相繼投產(chǎn)，冷軋線正在建設(shè)之中，預(yù)計(jì)2010年6月份投產(chǎn)。邯寶公司年設(shè)計(jì)產(chǎn)鋼460萬(wàn)噸，正在建設(shè)成為國(guó)內(nèi)同類(lèi)型最具競(jìng)爭(zhēng)力的鋼鐵企業(yè)。公司建設(shè)之初就開(kāi)始謀劃實(shí)施信息化建設(shè)，2008年11月1日，邯寶公司信息系統(tǒng)一期投入運(yùn)行，這套系統(tǒng)是寶信軟件公司提供技術(shù)支持，切合邯寶公司的實(shí)際管理需求而開(kāi)發(fā)的，應(yīng)用這套系統(tǒng)將使得公司的業(yè)務(wù)流程更加合理，管理更加規(guī)范。通過(guò)一年來(lái)的運(yùn)行，已經(jīng)取得了顯著的效果。邯寶公司自建設(shè)以來(lái)，一直注重成本費(fèi)用的控制，特別是借助ERP的開(kāi)發(fā)環(huán)境，更進(jìn)一步加強(qiáng)了對(duì)公司成本費(fèi)用的有效控制。公司現(xiàn)有職工3000多人，組織機(jī)構(gòu)由八個(gè)職能部室和六個(gè)生產(chǎn)廠組成。公司發(fā)生的所有成本費(fèi)用都?xì)w于相關(guān)的部室管理，并制定全面預(yù)算和相應(yīng)的考核標(biāo)準(zhǔn)。

    ERP報(bào)支模塊分為報(bào)支基礎(chǔ)資料維護(hù)、清單業(yè)務(wù)管理、清單查詢(xún)管理、報(bào)支擴(kuò)展業(yè)務(wù)等�；�礎(chǔ)資料維護(hù)包括類(lèi)別維護(hù)、拋帳規(guī)則、員工基本資料維護(hù)、合同信息管理、物料基礎(chǔ)資料維護(hù)等；清單業(yè)務(wù)管理包括報(bào)支清單錄入、清單會(huì)計(jì)審核、核銷(xiāo)預(yù)付款、付款申請(qǐng)等。費(fèi)用預(yù)算有年度預(yù)算和月度預(yù)算。根據(jù)預(yù)算，各部門(mén)將發(fā)生的費(fèi)用在ERP系統(tǒng)里先行報(bào)支，打印出一式二聯(lián)報(bào)支單。根據(jù)授權(quán)范圍，報(bào)支人，審核人、部門(mén)負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人、公司領(lǐng)導(dǎo)分別簽字，報(bào)支部門(mén)蓋章，一聯(lián)留報(bào)支部門(mén)登記費(fèi)用臺(tái)帳，一聯(lián)送財(cái)務(wù)進(jìn)行會(huì)計(jì)審核、付款審核，最后拋帳結(jié)清。ERP報(bào)支系統(tǒng)具有強(qiáng)大的查詢(xún)功能，月底，財(cái)務(wù)查詢(xún)各單位的費(fèi)用發(fā)生情況，對(duì)比期初的預(yù)算數(shù)，進(jìn)行對(duì)比考核。ERP費(fèi)用報(bào)支模塊挑戰(zhàn)傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理和財(cái)務(wù)記賬模式，在以下幾個(gè)方面得到了很大的改善：

一、利用ERP報(bào)支系統(tǒng)加強(qiáng)了公司的內(nèi)部控制

    公司推行對(duì)成本費(fèi)用實(shí)施精細(xì)管理和精確控制的“兩精”管理，提升了全面預(yù)算管理的水平。公司首先通過(guò)各種制度和規(guī)范文件，明確各部室的職能定位，強(qiáng)化了預(yù)算管理的組織體系，將預(yù)算指標(biāo)分解到各職能部室。傳統(tǒng)的管理理念認(rèn)為，預(yù)算和核算只是財(cái)務(wù)部門(mén)的事情，與其它部室或生產(chǎn)廠關(guān)系不大，有些部門(mén)甚至有抵觸情緒，認(rèn)為財(cái)務(wù)部門(mén)把費(fèi)用控制好就行了，我們只管把自己的費(fèi)用手續(xù)報(bào)財(cái)務(wù)記賬，其他的事情跟我們關(guān)系不大。事實(shí)上，這么大的一個(gè)組織機(jī)構(gòu)，僅靠財(cái)務(wù)部門(mén)控制費(fèi)用，結(jié)果也只能是簡(jiǎn)單的核算和事后分析，難于實(shí)現(xiàn)公司的整體目標(biāo)。ERP報(bào)支模塊也稱(chēng)全員報(bào)支系統(tǒng)，借助ERP的開(kāi)發(fā)平臺(tái)，各種費(fèi)用實(shí)行歸口管理，相關(guān)部室負(fù)責(zé)本部室歸口管理的費(fèi)用，各部門(mén)設(shè)置專(zhuān)職的報(bào)支員，使得所有部門(mén)的專(zhuān)業(yè)管理人員都清楚本部門(mén)的預(yù)算以及實(shí)際發(fā)生數(shù)額，規(guī)范了廣大員工的費(fèi)用發(fā)生行為，避免了以前時(shí)候費(fèi)用的發(fā)生與費(fèi)用報(bào)賬記賬的無(wú)序狀態(tài)。并且根據(jù)管理權(quán)限各部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)在報(bào)支單上審批簽字，不相容崗位嚴(yán)格分離，授權(quán)批準(zhǔn)制度完善，有效地控制了成本費(fèi)用的發(fā)生，使得業(yè)務(wù)流程規(guī)范，職責(zé)權(quán)更加明確，預(yù)算的精細(xì)度和精確度提高了。

二、利用ERP報(bào)支系統(tǒng)強(qiáng)大的查詢(xún)功能，避免了考核時(shí)查詢(xún)賬務(wù)系統(tǒng)的繁瑣

    傳統(tǒng)的賬務(wù)查詢(xún)，需要根據(jù)不同部門(mén)所發(fā)生的費(fèi)用，查詢(xún)管理費(fèi)用、制造費(fèi)用、在建工程等幾個(gè)會(huì)計(jì)科目，然后再歸納分析進(jìn)行處理。而在ERP報(bào)支模塊內(nèi)，按考核科目查詢(xún)時(shí)，只需要查詢(xún)歸口考核的科目，就可以得到各部門(mén)在設(shè)定期間所發(fā)生的費(fèi)用，而無(wú)需考慮具體的財(cái)務(wù)拋帳規(guī)則；同樣地，按部門(mén)查詢(xún)時(shí)，可以得到該部門(mén)設(shè)定期間發(fā)生的所有各項(xiàng)費(fèi)用；按職能部室查詢(xún)時(shí)，可以得到各部室所歸口控制的費(fèi)用，還可以鏈接到發(fā)生費(fèi)用的部門(mén)的費(fèi)用明細(xì)。所有這些查詢(xún)起來(lái)簡(jiǎn)單方便快捷，也為預(yù)算執(zhí)行時(shí)的事中控制提供了保證。
三、針對(duì)費(fèi)用發(fā)生的偶發(fā)性和經(jīng)常性的兩種情況，ERP報(bào)支系統(tǒng)設(shè)置了掛賬付款和直接付款兩種報(bào)支形式

    報(bào)支人在報(bào)支大類(lèi)里可以選擇直接付款或者掛賬付款。對(duì)于需要先期掛賬或者同一個(gè)供應(yīng)商發(fā)生的經(jīng)常性的費(fèi)用，可以按期先行報(bào)支掛賬，按需要定期請(qǐng)款或集中請(qǐng)款。這樣既規(guī)范了會(huì)計(jì)準(zhǔn)則講的費(fèi)用的發(fā)生核算準(zhǔn)則，又有利于資金的管理和控制。

四、報(bào)支單上的信息全面，也避免了有些信息的重復(fù)提供，而且報(bào)支的狀態(tài)相關(guān)報(bào)支人都可以方便地查出

    對(duì)于所有的費(fèi)用結(jié)算，按照相關(guān)的財(cái)務(wù)規(guī)定和公司管理規(guī)定，可以選擇員工或供應(yīng)商。選擇員工，相應(yīng)的工號(hào)、員工姓名、銀行工資卡號(hào)自動(dòng)彈出，報(bào)銷(xiāo)上卡時(shí)方便。清晰，準(zhǔn)確。報(bào)支單處于審核狀態(tài)還是已付款狀態(tài)，報(bào)支員可以在系統(tǒng)里實(shí)時(shí)查到，便于個(gè)人報(bào)銷(xiāo)上卡及時(shí)查詢(xún)核對(duì)。選擇供應(yīng)商，初次結(jié)算時(shí)，供應(yīng)商信息如稅號(hào)、單位名稱(chēng)、開(kāi)戶銀行賬號(hào)、開(kāi)戶行名稱(chēng)等維護(hù)到系統(tǒng)里，以后再結(jié)算時(shí)，只要輸入單位名稱(chēng)或代號(hào)，其它信息將自動(dòng)彈出，不需要每次結(jié)算時(shí)都要提供相關(guān)資料。

五、降低了財(cái)務(wù)部門(mén)記賬的工作量

    傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)結(jié)算記賬，會(huì)計(jì)審核好結(jié)算手續(xù)后，以手工錄入方式按借貸規(guī)則做轉(zhuǎn)賬掛賬憑證，或做付款憑證轉(zhuǎn)給付款審核，再轉(zhuǎn)出納結(jié)清。而應(yīng)用這個(gè)ERP系統(tǒng)，會(huì)計(jì)審核只管審核好報(bào)支清單所需結(jié)算手續(xù)，在系統(tǒng)里做審核標(biāo)識(shí)，屬掛賬的業(yè)務(wù)，系統(tǒng)自動(dòng)形成轉(zhuǎn)賬憑證，屬直接付款的，再轉(zhuǎn)付款審核做付款標(biāo)識(shí)，出納出票據(jù)結(jié)清，系統(tǒng)自動(dòng)拋帳。一些有預(yù)付款業(yè)務(wù)的核銷(xiāo)轉(zhuǎn)賬更是簡(jiǎn)單，審核好手續(xù)后，只需點(diǎn)按審核即自動(dòng)轉(zhuǎn)賬核銷(xiāo)。

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本文標(biāo)題：邯寶公司借助ERP系統(tǒng)進(jìn)行費(fèi)用控制

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