計算機(jī)管理信息系統(tǒng)(簡稱ERP系統(tǒng))的開發(fā)是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程。從70年代開始，人們逐漸認(rèn)識到，為了保證ERP系統(tǒng)開發(fā)成功，必須采用工程化的系統(tǒng)開發(fā)方法，并研究出一些符合工程化標(biāo)準(zhǔn)的開發(fā)方法。這些方法旨在指導(dǎo)開發(fā)者進(jìn)行工程化的系統(tǒng)開發(fā)，從而加快ERP系統(tǒng)開發(fā)的速度、保證質(zhì)量、以及降低開發(fā)成本。工程化的系統(tǒng)開發(fā)方法確實在開發(fā)實踐中取得了一定的效果。

　　那么，是不是采用了工程化的系統(tǒng)開發(fā)方法便一定能保證ERP系統(tǒng)開發(fā)的成功呢？答案是否定的。有許多失敗的ERP系統(tǒng)的例子，其開發(fā)也是采用了工程化的方法，或聲稱采用了這種方法。但結(jié)果在投入了大量資金后，系統(tǒng)卻不能達(dá)到預(yù)期的目標(biāo)、滿足用戶的需求，以致用戶方懷疑是否應(yīng)進(jìn)行該項目的開發(fā)，或者開發(fā)所選擇的硬件、軟件以及開發(fā)工具是否得當(dāng)。究竟問題出在哪里呢？筆者通過對一些失敗的ERP系統(tǒng)的分析，發(fā)現(xiàn)問題并沒有出在開發(fā)方法本身，以及硬軟件的選擇上，而是出在了開發(fā)方法的實施過程中，也就是說主要出在開發(fā)項目的管理上。

　　任何一種開發(fā)方法最終是要由人來實施的，人們在開發(fā)工作實施過程中不可避免地要遇到許多項目管理方面的問題，如何正確對待、解決這些問題，直接關(guān)系到ERP系統(tǒng)開發(fā)的成敗。目前計算機(jī)界雖有許多關(guān)于ERP系統(tǒng)開發(fā)中項目管理方面的問題的討論，但大多局限于針對理想開發(fā)環(huán)境中的理想開發(fā)模型的討論。而實際的開發(fā)環(huán)境和開發(fā)模型卻各不相同，它受到各種客觀因素的影響，忽略這些因素，或者回避、不解決存在的問題，必將導(dǎo)致開發(fā)工作的不完善、甚至于失敗。本文就是要通過討論如何處理實際ERP系統(tǒng)開發(fā)中一些重要因素之間的關(guān)系，分析項目管理中存在的矛盾，來揭示其中存在的問題并探討解決的方案。

什么是ERP系統(tǒng)開發(fā)的項目管理
　

　　ERP系統(tǒng)開發(fā)的項目管理是根據(jù)管理科學(xué)的理論，聯(lián)系ERP系統(tǒng)開發(fā)的實際，保證工程化系統(tǒng)開發(fā)方法順利實施的管理實踐。它包括ERP系統(tǒng)開發(fā)中的項目評估及可行性分析、人員管理、進(jìn)度管理及成本控制等方面。
　

項目開發(fā)中的角色及其職責(zé)
　

　　一個ERP系統(tǒng)的開發(fā)需要用戶方與開發(fā)方的共同協(xié)作。在一個ERP系統(tǒng)開發(fā)中，開發(fā)方人員和用戶方人員各自扮演著不同的角色。主要角色有：
　

　　用戶方的項目管理人員：他是開發(fā)項目的組織者，負(fù)有開發(fā)項目的計劃、系統(tǒng)的階段驗收及對系統(tǒng)整體進(jìn)度的監(jiān)控、經(jīng)費(fèi)的使用、與開發(fā)方的項目管理人員工作的協(xié)調(diào)、用戶方的使用人員的組織與培訓(xùn)等職責(zé)。

　　用戶方的業(yè)務(wù)人員：ERP系統(tǒng)的需求的提出者，也是ERP系統(tǒng)的最終用戶。他們是對應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)成功與否的最終評判者。

　　用戶方的決策層：ERP系統(tǒng)開發(fā)的最終決策機(jī)構(gòu)，決策層要對ERP系統(tǒng)開發(fā)的項目的上馬、經(jīng)費(fèi)的預(yù)算以及系統(tǒng)所要達(dá)到的總目標(biāo)等作出決策。其決策直接關(guān)系到ERP系統(tǒng)的開發(fā)成功與順利實施。

　　開發(fā)方的項目管理人員：負(fù)責(zé)項目的計劃、開發(fā)人員的組織與調(diào)度、開發(fā)進(jìn)度的檢查、以及與用戶方項目管理人員工作的協(xié)調(diào)。

　　開發(fā)方的軟件編程人員：根據(jù)用戶方的需求、按照項目的計劃及進(jìn)度進(jìn)行系統(tǒng)開發(fā)。

項目管理中各種問題及各種關(guān)系的處理

1、用戶方與開發(fā)方的關(guān)系
　

　　用戶方與開發(fā)方是對立的統(tǒng)一體，雙方均希望將開發(fā)項目做好。但用戶方可能對計算機(jī)系統(tǒng)工程，如工程組織，缺乏全面的了解；而開發(fā)方對用戶方的需求、細(xì)節(jié)了解不充分等因素，使得用戶方與開發(fā)方對工程的理解從一開始就存在著差異。而這種認(rèn)識上的差異與理解的不同往往在開發(fā)初期并沒有表現(xiàn)出來，當(dāng)系統(tǒng)開發(fā)結(jié)束時，雙方才發(fā)現(xiàn)這種差異使開發(fā)出的系統(tǒng)與實際需求偏差甚遠(yuǎn)。因此，ERP系統(tǒng)開發(fā)項目管理的重要目標(biāo)便是建立一個便于開發(fā)方與用戶方之間進(jìn)行交流的環(huán)境。在系統(tǒng)需求分析階段，開發(fā)方與用戶方的深入的交流是項目獲得成功的關(guān)鍵。但這種交流卻經(jīng)常由于各種雙方的誤解而難以溝通。
　

　　在需求分析階段，開發(fā)方的分析人員總是先把精力集中在整個系統(tǒng)的總的需求上，而不會對具體細(xì)節(jié)作過多的考查。當(dāng)用戶方提出一些細(xì)節(jié)要求時，開發(fā)方往往說：“這些問題留待后面討論”，而糟糕的是以后卻可能永遠(yuǎn)不會再談及這個問題。當(dāng)用戶方認(rèn)為已經(jīng)向開發(fā)方提出這些需求時，開發(fā)方卻根本未予考慮。因此，開發(fā)初期，用戶方的項目管理人員應(yīng)該把這些“留待后面討論”的需求單獨(dú)記錄整理，在開發(fā)方做完系統(tǒng)的整體需求分析后，項目管理人員應(yīng)及時提出對系統(tǒng)進(jìn)行進(jìn)一步的、更深入的、細(xì)致的、具體的需求分析，以解決那些開發(fā)方要“留待后面討論”的問題。

　　在某些需求尚未確定時，用戶方項目管理人員往往會說：“這部分需求我們還要考慮，不過你們可以先按現(xiàn)在的模式做。”遺憾的是，開發(fā)方經(jīng)常就會把現(xiàn)在的工作模式作為將來的、確定的需求去設(shè)計開發(fā)系統(tǒng)，而把用戶方在此需求上的未確定因素拋在腦后。當(dāng)后來用戶方要求其改變時，開發(fā)方便陷入了窘境。因此，用戶方管理人員應(yīng)盡量將需求陳述清楚，對不能確定的因素，應(yīng)提出幾種可能的實施方案供開發(fā)方參考，以保證開發(fā)方系統(tǒng)設(shè)計時，將不確定因素設(shè)計成靈活可變的功能。

　　開發(fā)方說：“用戶方已經(jīng)認(rèn)可了需求分析報告，這表明我們已經(jīng)徹底了解了用戶方的要求�！�

　　用戶方說：“盡管我不太明白需求分析報告中的一些技術(shù)術(shù)語，但他們能寫出這個報告，一定是對我們的需求了解得很深入了�！�

　　其實，需求分析報告是對系統(tǒng)需求的書面表達(dá)形式。由于需求分析報告是采用軟件設(shè)計的術(shù)語編寫的，因此常常令計算機(jī)背景知識較少的用戶方難以理解，也就很難發(fā)現(xiàn)需求報告中與實際需求不符之處，更難提出建設(shè)性的意見。特別是那些編寫得較差的需求分析報告，用戶方更是不知所云。

　　因此，用戶方的項目管理人員一定要要求開發(fā)方對需求分析報告進(jìn)行進(jìn)一步更詳細(xì)的解釋，以便用戶方準(zhǔn)確地理解需求分析報告的內(nèi)容，能及早地發(fā)現(xiàn)需求與實際的偏差。這也是對需求分析工作的總結(jié)與確認(rèn)。

　　用戶方說：“計算機(jī)應(yīng)該能實現(xiàn)這個功能，為什么會作不到？”用戶方往往容易過高地估計計算機(jī)的軟件開發(fā)工具的能力，總認(rèn)為它一定能實現(xiàn)任何所需功能，期望值過高，所以經(jīng)常會對所設(shè)計的軟件大失所望。其實任何技術(shù)均有其一定的局限性，計算機(jī)系統(tǒng)也不例外，系統(tǒng)開發(fā)的最終結(jié)果只能達(dá)到有限的目標(biāo)。因此，雙方應(yīng)詳細(xì)制定系統(tǒng)最終實現(xiàn)的目標(biāo)，切不可用一些簡單的術(shù)語來籠統(tǒng)概括需求，例如：“實現(xiàn)辦公自動化”、“建立現(xiàn)代化的ERP系統(tǒng)”這種抽象的術(shù)語只能將用戶對ERP系統(tǒng)的理解引入誤區(qū)。

　　總之，用戶方與開發(fā)方的關(guān)系是項目管理所要處理的最重要的關(guān)系之一，增加溝通和減少誤解是處理好這個關(guān)系的關(guān)鍵。所以項目管理人員要有效地安排開發(fā)方軟件人員與需求方使用人員的交流，保證有暢通的交流渠道。在交流中用戶方要盡量避免含糊不清的需求，而開發(fā)方要杜絕敷衍了事、得過且過的行為。

2、用戶方項目管理人員與使用人員(業(yè)務(wù)人員)及決策層的關(guān)系
　

　　用戶方項目管理人員與系統(tǒng)使用人員的關(guān)系是十分微妙的。一方面，ERP系統(tǒng)使使用人員減輕工作強(qiáng)度、提高工作效率；而另一方面，ERP系統(tǒng)改變了現(xiàn)行的工作管理模式，使使用人員失去了一定的靈活性和隨意性。但是ERP系統(tǒng)的成功與否有賴于使用人員的檢驗。再好的系統(tǒng)，如果使用人員不愿意用，也不能說獲得了成功。特別是在ERP系統(tǒng)的試運(yùn)行階段，使用人員對ERP系統(tǒng)的使用實際上是對系統(tǒng)的深入測試，他們將發(fā)現(xiàn)許多在軟件測試時疏漏的程序錯誤，從而有助于幫助開發(fā)方進(jìn)一步完善軟件功能，提高軟件的實用性、穩(wěn)定性及可靠性。因此，如何鼓勵使用人員使用ERP系統(tǒng)，幫助他們克服對新的工作模式的為難情緒，也成為項目管理的任務(wù)之一。

　　用戶方的決策人士是用戶方項目管理人員領(lǐng)導(dǎo)，由于行政手段是推行ERP系統(tǒng)使用的有力手段之一，他對項目的支持是使ERP系統(tǒng)開發(fā)成功關(guān)鍵與順利實施的保證。因此用戶方項目管理人員應(yīng)隨時與決策層溝通，取得其鼎力支持，這也是保證軟件開發(fā)、使用成功的一個致關(guān)重要的因素。

　　任何一種新的工作方式，均必然有其適應(yīng)及完善過程，用戶方的項目管理人員、決策層及使用人員必須充分認(rèn)識到這一點(diǎn)。當(dāng)出現(xiàn)問題時，用戶方項目管理人員應(yīng)迅速分析問題，正確判斷哪些問題屬于不適應(yīng)新的工作模式引起的，哪些問題屬于操作不當(dāng)引起的，哪些問題屬于ERP系統(tǒng)本身不完善引起的。對于那些由于不適應(yīng)新的工作模式引起的問題，項目管理人員應(yīng)引導(dǎo)使用人員迅速適應(yīng)新的工作模式，必要時也要說服用戶方的決策層采用行政手段推動實施；對于那些由于操作方法不當(dāng)引起的問題，項目管理人員應(yīng)培訓(xùn)使用人員正確操作系統(tǒng)；而對于那些由于ERP系統(tǒng)本身不完善引起的問題，項目管理人員應(yīng)迅速與開發(fā)方協(xié)調(diào)，盡快排除系統(tǒng)中的錯誤。

　　在系統(tǒng)試運(yùn)行初期，使用人員常抱怨說：“這個界面不方便，不好用”

　　在軟件界面設(shè)計方面，用戶方管理人員應(yīng)注意提醒開發(fā)方注重其實用性、簡便性、易操作性，要注意現(xiàn)行工作模式的特點(diǎn)，照顧使用人員的工作習(xí)慣，以便降低系統(tǒng)的使用難度。這將有利于新系統(tǒng)的順利實施，有助于工作方式的順利過渡。

　　綜上所述，項目管理人員時刻注意取得決策層的理解與支持；要幫助使用人員盡快地適應(yīng)新的工作方式，幫助他們解決使用中遇到的問題；并使系統(tǒng)在使用中不斷地得以完善。

3、項目管理人員與軟件編程人員的關(guān)系
　

　　項目管理人員與軟件編程人員的關(guān)系處理得如何將直接影響軟件編程人員的積極性。在ERP項目開發(fā)中，項目管理人員經(jīng)常處在兩面夾攻的地位。一面是使用人員，而另一面是軟件編程人員。當(dāng)使用人員對系統(tǒng)提出問題，并要求改動時，除了最簡單的界面修改外，軟件編程人員往往總是找出各種理由(如影響進(jìn)度、系統(tǒng)結(jié)構(gòu)會打亂、性能會受影響等)予以否定。而這正是引起開發(fā)方與用戶方矛盾的最經(jīng)常的原因。

　　經(jīng)常可以聽到軟件編程人員抱怨：

　　“用戶的需求老是變，我的開發(fā)進(jìn)度又延誤了”

　　“無法增加這個功能了，因為需求分析報告中沒有”

　　“這個錯誤我們過幾天統(tǒng)一作修改�！�

　　作為項目管理人員，既要滿足用戶方的需求變化，又要充分調(diào)動開發(fā)人員的積極性。由于系統(tǒng)分析不夠準(zhǔn)確，用戶方業(yè)務(wù)需求的改變等諸多因素，均會導(dǎo)致要求開發(fā)方修改程序。作為項目管理人員應(yīng)及早提醒開發(fā)方程序修改的必然性，在實際運(yùn)作過程中用戶方管理人員應(yīng)盡早介入開發(fā)工作，及時發(fā)現(xiàn)問題，解決問題。在系統(tǒng)試運(yùn)行階段，將用戶方不斷提出的需求改動加以歸納整理，集中問題與開發(fā)方一起討論解決方案。這樣既滿足了用戶方對系統(tǒng)改動的需求，又不會不規(guī)則地時常打斷開發(fā)人員的正常開發(fā)工作，使開發(fā)人員處于不斷的修改狀態(tài)而失去耐心。

4、硬件與軟件的關(guān)系
　

　　ERP系統(tǒng)的硬件與軟件都是組成ERP系統(tǒng)的重要部分。但目前在ERP系統(tǒng)的建設(shè)中，卻經(jīng)常出現(xiàn)重硬輕軟的情況。

　　總能聽到用戶方：“設(shè)備要最好的、最先進(jìn)的、一步到位”

　　“軟件開發(fā)費(fèi)怎么會這么貴”

　　據(jù)統(tǒng)計，目前國內(nèi)用戶在硬件（包括網(wǎng)絡(luò)）方面的投資占總投資額的78％，而軟件投資只占22％。確實，先進(jìn)的設(shè)備、優(yōu)良的技術(shù)性能有助于提高ERP系統(tǒng)的性能。而ERP系統(tǒng)的建設(shè)是否應(yīng)追求高、新、尖、一步到位，卻是值得商榷的。在計算機(jī)技術(shù)飛速發(fā)展的今天，計算機(jī)廠商不斷地推出新產(chǎn)品，其性能價格比均極大地優(yōu)于舊產(chǎn)品。就拿硬盤技術(shù)來舉例：1994年1個GB的硬盤價格與1997年9個GB的硬盤價格相當(dāng)，可見一步到位的想法是不切合實際的。同時，系統(tǒng)性能過多地超出應(yīng)用需求實際上是一種浪費(fèi)。好比殺雞用宰牛刀。因此，根據(jù)業(yè)務(wù)需求“統(tǒng)一規(guī)劃、分步實施”是項目管理人員應(yīng)注意掌握的原則。在規(guī)劃時認(rèn)真考慮業(yè)務(wù)發(fā)展、技術(shù)的進(jìn)步，在實施方面，時刻要將硬件配備的重點(diǎn)放在設(shè)備穩(wěn)定、性能可靠及可擴(kuò)充可升級方面。

　　如果說在硬件設(shè)備方面存在不惜投入、追求一步到位的現(xiàn)象，那么在軟件開發(fā)方面，用戶方卻往往太苛刻了一點(diǎn)。殊不知，一個好的、高質(zhì)量的ERP系統(tǒng)，是要靠軟件編程人員來開發(fā)的。這里的高質(zhì)量是指軟件的可用性、使用的方便性以及可維護(hù)性、可升級性諸方面，這是軟件得以推廣的必要條件。如果投入資金過少，必造成開發(fā)人員不能全身心地投入到某一個項目的開發(fā)工作中，當(dāng)開發(fā)方認(rèn)為他們的投入已與用戶方的付出相當(dāng)時，便不愿意繼續(xù)投入精力，從而造成開發(fā)工作的虎頭蛇尾。ERP系統(tǒng)達(dá)不到預(yù)期效果，再好的硬件也難能發(fā)揮其作用。當(dāng)然，由于用戶方對工程組織、工程量計算、技術(shù)含量分析等諸方面開發(fā)因素估價困難，很難正確計算出合理的軟件開發(fā)價格。用戶方項目管理人員可以聘請有關(guān)專家、或參考同行業(yè)國內(nèi)外開發(fā)情況加以核定。

　　在開發(fā)費(fèi)的控制方面，用戶方應(yīng)合理運(yùn)用價格這個有力武器，付款方式及付款條件要嚴(yán)格與開發(fā)進(jìn)度、軟件質(zhì)量以及軟件維護(hù)服務(wù)質(zhì)量掛鉤，使其成為督促及約束開發(fā)方的手段。

5、性能與靈活的關(guān)系
　

　　性能與靈活是系統(tǒng)設(shè)計中的一對矛盾，似乎是系統(tǒng)設(shè)計人員而不是項目管理人員應(yīng)該考慮的問題。但實際上，由于國內(nèi)的許多ERP系統(tǒng)的失敗都與這個矛盾處理得不當(dāng)有關(guān)，因此，我們認(rèn)為應(yīng)該在項目管理中充分考慮性能與靈活的關(guān)系，隨時提醒系統(tǒng)設(shè)計人員處理好這個矛盾。性能是系統(tǒng)可用性的重要因素，很難想象一個響應(yīng)速度很慢的系統(tǒng)能得到最終用戶的認(rèn)可。而靈活性是系統(tǒng)適應(yīng)變化能力的重要因素，一個無法適應(yīng)工作模式變化的系統(tǒng)也是難以推行的。然而，根據(jù)傳統(tǒng)的ERP系統(tǒng)理論，增加靈活性將增加系統(tǒng)復(fù)雜性，降低系統(tǒng)性能。那么，應(yīng)該如何對待這對矛盾呢？

　　在目前的情況下，相對系統(tǒng)性能來說，靈活性是矛盾的主要方面，其原因有如下兩點(diǎn)：

　　（1）由于目前大部分單位的管理模式都處在探索階段，可能引起變動的因素很多，因此根據(jù)現(xiàn)行的管理模式設(shè)計出的ERP系統(tǒng)將面臨使用單位管理模式的變化的考驗。所以現(xiàn)在的ERP系統(tǒng)在設(shè)計時要充分考慮這些不確定因素，靈活才能適應(yīng)這些變化。

　�。�2）由于計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，計算機(jī)硬件速度飛速提高，系統(tǒng)性能的極大地提高，從而增加靈活性所引起的系統(tǒng)性能的下降并不明顯。

　　當(dāng)聽到軟件編程人員說：“為了提高運(yùn)行速度，我們假設(shè)某個參數(shù)是不變的”、“如果想加一種查詢方式，可能要改動表結(jié)構(gòu)”時，項目管理人員應(yīng)引起足夠的重視。提醒軟件編程人員要充分考慮到用戶方需求的靈活性，在軟件設(shè)計中，要盡量避免用犧牲系統(tǒng)靈活性來換取系統(tǒng)性能的提高。而是應(yīng)在程序設(shè)計方面通過優(yōu)化程序結(jié)構(gòu)來提高系統(tǒng)性能。

　　ERP系統(tǒng)開發(fā)方面已有比較成熟的工程化的方法。但是工程化開發(fā)方法仍然不能保證其一定開發(fā)成功，還需要有完善的項目管理方法來保證。每個項目的開發(fā)環(huán)境及實施環(huán)境各不相同。因此，在項目管理方面所面臨的問題均不盡相同。但是在項目管理中所要處理的關(guān)系卻基本相同。如何處理好這些關(guān)系是項目管理人員的重要任務(wù)。本文對項目管理中所要處理的關(guān)系及經(jīng)常遇到的問題進(jìn)行了討論，希望能對項目管理人員及系統(tǒng)開發(fā)人員有所幫助。筆者相信隨著項目管理方法的不斷完善，必將為ERP開發(fā)的成功提供進(jìn)一步的保證。

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本文標(biāo)題：ERP系統(tǒng)開發(fā)中的項目管理

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