一、ERP項(xiàng)目實(shí)施和監(jiān)控

    項(xiàng)目實(shí)施階段主要包括數(shù)據(jù)準(zhǔn)備、原型測(cè)試和上線運(yùn)行等關(guān)鍵工作。但是從項(xiàng)目管理的角度看，其涉及的管理過(guò)程并不多，該階段的重點(diǎn)是完成計(jì)劃中確定的工作以實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)，項(xiàng)目管理過(guò)程包括按照項(xiàng)目管理計(jì)劃整合和實(shí)施項(xiàng)目活動(dòng)、協(xié)調(diào)人力資源、實(shí)施質(zhì)量保證、信息發(fā)布和管理干系人期望等。企業(yè)在項(xiàng)目實(shí)施階段需要投入大量的人力資源，以保證項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃的有效執(zhí)行，除了實(shí)施質(zhì)量保證、組建和管理項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，ERP項(xiàng)目實(shí)施階段最重要的就是項(xiàng)目溝通管理。在項(xiàng)目啟動(dòng)和調(diào)研階段，企業(yè)已經(jīng)完成識(shí)別干系人和規(guī)劃溝通，項(xiàng)目實(shí)施階段則重點(diǎn)進(jìn)行信息發(fā)布和管理干系人期望。

    信息發(fā)布的關(guān)鍵是要建立其良好的溝通機(jī)制，項(xiàng)目組的溝通對(duì)象包括雙方企業(yè)高層、各部室、最終用戶(hù)、項(xiàng)目成員等干系人。對(duì)于ERP項(xiàng)目而言，需要干系人了解項(xiàng)目的信息，能夠采取多種手段將項(xiàng)目信息傳遞給相關(guān)人員。從溝通形式上看，企業(yè)一般采用例會(huì)制度、項(xiàng)目階段報(bào)告、問(wèn)題備忘錄、實(shí)施派工及匯報(bào)單、高層匯報(bào)等形式進(jìn)行溝通。

    例會(huì)制度包括月度會(huì)議和周例會(huì)，月度會(huì)議一般由項(xiàng)目管理小組組長(zhǎng)主持，項(xiàng)目組提交項(xiàng)目月度進(jìn)展報(bào)告，對(duì)項(xiàng)目進(jìn)展、預(yù)算執(zhí)行、主要問(wèn)題、后續(xù)重點(diǎn)工作等進(jìn)行分析和匯報(bào)。周例會(huì)由實(shí)施小組每周召開(kāi)，主要匯報(bào)當(dāng)前項(xiàng)目中存在的問(wèn)題，下周主要工作安排，并且針對(duì)問(wèn)題進(jìn)行協(xié)調(diào)。需要注意的是無(wú)論是月度會(huì)議還是周例會(huì)，會(huì)議主要事項(xiàng)的協(xié)調(diào)工作均應(yīng)在會(huì)前達(dá)成一致，在會(huì)上的主要工作就是通報(bào)、匯報(bào)，如果遇到難于協(xié)調(diào)的工作一般可事前召開(kāi)專(zhuān)題會(huì)或與高層領(lǐng)導(dǎo)溝通并獲取支持。項(xiàng)目實(shí)施期間召開(kāi)的各種會(huì)議必須產(chǎn)生會(huì)議紀(jì)要或備忘錄，記錄達(dá)成共識(shí)及遺留的問(wèn)題。

    實(shí)施方為項(xiàng)目發(fā)生的工作一般通過(guò)工作匯報(bào)單的方式進(jìn)行確認(rèn)，實(shí)施方須事前計(jì)劃并獲得客戶(hù)確認(rèn)，并以工作匯報(bào)單的方式確認(rèn)相應(yīng)的工作結(jié)果，工作匯報(bào)單將作為實(shí)施方服務(wù)費(fèi)計(jì)算的依據(jù)。

    ERP項(xiàng)目作為一個(gè)系統(tǒng)工程，被賦予“一把手工程”這個(gè)名稱(chēng)，突出顯示出高層領(lǐng)導(dǎo)的重視程度對(duì)項(xiàng)目成敗的影響，所以理想狀態(tài)下，項(xiàng)目組的組成是由企業(yè)總經(jīng)理?yè)?dān)任項(xiàng)目管理組組長(zhǎng)，但是實(shí)際情況往往是由總經(jīng)理授權(quán)某一主管副總擔(dān)任該角色。由于總經(jīng)理不能隨時(shí)了解項(xiàng)目進(jìn)展以及存在的問(wèn)題，那么定期的高層匯報(bào)就顯得尤為重要。從項(xiàng)目一開(kāi)始企業(yè)就必須建立與高層溝通暢通的渠道，通過(guò)及時(shí)有效的溝通，使企業(yè)“一把手”及時(shí)了解到項(xiàng)目的進(jìn)展、存在的問(wèn)題，并通過(guò)溝通獲得高層對(duì)項(xiàng)目更多的關(guān)注和支持。

    項(xiàng)目目標(biāo)雖然已經(jīng)確定，但是在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，干系人會(huì)產(chǎn)生不同的期望，這些期望有些有利于項(xiàng)目目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，有些則會(huì)阻礙項(xiàng)目目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。項(xiàng)目經(jīng)理需要對(duì)干系人的期望進(jìn)行分類(lèi)和管理。其主要的工作是編制溝通計(jì)劃，制定不同的溝通策略，并且對(duì)干系人施加影響。常用的一些方法，特別是人際關(guān)系的處理則是項(xiàng)目經(jīng)理必備的技能，例如建立信任關(guān)系、解決沖突、積極傾聽(tīng)、解決變化帶來(lái)的抗拒等。干系人的期望隨著項(xiàng)目的進(jìn)行也會(huì)不斷的變化，但是首先我們必須對(duì)項(xiàng)目執(zhí)行結(jié)果產(chǎn)生的變化進(jìn)行管理。

    項(xiàng)目編制的計(jì)劃、方案、達(dá)成的共識(shí)需要形成正式的文檔，但這并不代表項(xiàng)目不再發(fā)生變化。形成文檔的主要目的是表示在此時(shí)雙方達(dá)成了共識(shí)，并形成一個(gè)基準(zhǔn)點(diǎn)，隨著項(xiàng)目的推進(jìn)，項(xiàng)目執(zhí)行結(jié)果會(huì)導(dǎo)致變更的產(chǎn)生，此時(shí)就需要在此基準(zhǔn)點(diǎn)根據(jù)變更情況控制過(guò)程變更，并生成新的基準(zhǔn)點(diǎn)。項(xiàng)目在執(zhí)行結(jié)果引起的變更，包括時(shí)間、人員、成本等，這些變更可能導(dǎo)致項(xiàng)目計(jì)劃的調(diào)整，項(xiàng)目經(jīng)理需要認(rèn)真分析執(zhí)行結(jié)果和基準(zhǔn)點(diǎn)之間的偏差，并制定合適的管理措施，一旦這些變更得到批準(zhǔn)，相應(yīng)的就會(huì)形成新的項(xiàng)目計(jì)劃以及其他項(xiàng)目文件的修改。

    項(xiàng)目從啟動(dòng)到收尾都離不開(kāi)項(xiàng)目監(jiān)控，監(jiān)控過(guò)程組是包含跟蹤、審查、調(diào)整項(xiàng)目進(jìn)展與績(jī)效、識(shí)別必要的變更并啟動(dòng)相應(yīng)變更的一組過(guò)程。實(shí)施方一般都會(huì)建立相應(yīng)的機(jī)構(gòu)，對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度、成本、質(zhì)量等實(shí)施整體監(jiān)控，實(shí)施方和企業(yè)方都需要對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行監(jiān)控，包括控制變更、項(xiàng)目計(jì)劃的執(zhí)行、監(jiān)督正在執(zhí)行的活動(dòng)、質(zhì)量、成本等數(shù)據(jù)是否符合計(jì)劃，是否需要調(diào)整等，通過(guò)對(duì)項(xiàng)目的有效監(jiān)控使項(xiàng)目按照預(yù)期執(zhí)行，當(dāng)項(xiàng)目出現(xiàn)異常時(shí)可積極干預(yù)，采取相應(yīng)的預(yù)防或糾正措施。

二、ERP項(xiàng)目收尾階段

    收尾指的是完結(jié)所有項(xiàng)目管理過(guò)程組的所有活動(dòng)以正式結(jié)束項(xiàng)目或階段的過(guò)程。在階段工作結(jié)束時(shí)，雙方要對(duì)階段工作進(jìn)行確認(rèn)，對(duì)ERP項(xiàng)目而言，多采取順序執(zhí)行模式，即當(dāng)前階段工作不確認(rèn)不允許進(jìn)入下階段工作。

    在結(jié)束項(xiàng)目時(shí)，項(xiàng)目經(jīng)理需要審查以前各階段的收尾信息，確保所有項(xiàng)目工作都已完成，確保項(xiàng)目目標(biāo)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)。如果項(xiàng)目在完工前就提前終止，結(jié)束項(xiàng)目或階段過(guò)程還需要制定程序，來(lái)調(diào)查和記錄提前終止的原因。

    項(xiàng)目收尾后，需要移交項(xiàng)目的所有產(chǎn)出，包括產(chǎn)品、服務(wù)或成果，并且對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行總結(jié)、分析，更新組織的知識(shí)庫(kù)，包括項(xiàng)目文檔、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、分析數(shù)據(jù)等，為后續(xù)項(xiàng)目積累經(jīng)驗(yàn)。

    ERP項(xiàng)目具有收尾和項(xiàng)目完成的節(jié)點(diǎn)，但是項(xiàng)目的結(jié)束一般標(biāo)志著企業(yè)運(yùn)維的開(kāi)始，企業(yè)的管理改善是無(wú)止境的，在成功實(shí)施ERP的基礎(chǔ)上，對(duì)企業(yè)管理、業(yè)務(wù)流程和軟件功能的完善則需要企業(yè)長(zhǎng)期的投入。

結(jié)束語(yǔ)

    項(xiàng)目管理并沒(méi)有固定和統(tǒng)一的模式，ERP項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中更多的是借鑒項(xiàng)目管理知識(shí)體系的經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合項(xiàng)目自身特征，對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行整體規(guī)劃，按照規(guī)劃執(zhí)行相關(guān)工作，在執(zhí)行中不斷與項(xiàng)目管理、業(yè)務(wù)基線進(jìn)行對(duì)比，并根據(jù)實(shí)際執(zhí)行情況進(jìn)行變更控制，隨著項(xiàng)目里程碑的不斷實(shí)現(xiàn)，最終迎來(lái)項(xiàng)目的成功。

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本文標(biāo)題：項(xiàng)目管理在ERP實(shí)施過(guò)程中的應(yīng)用之三：項(xiàng)目實(shí)施、監(jiān)控和收尾

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