筆者最近受一家企業(yè)所托，對(duì)他們使用的ERP效果進(jìn)行評(píng)估。這不查沒感覺，一查嚇一跳。這家企業(yè)存在的問題還真多。筆者下面將這家企業(yè)的業(yè)務(wù)做一個(gè)簡單的介紹，然后再將它們存在的問題做一下分析。各位讀者可以看看，自己企業(yè)是否存在這樣的問題。

　　企業(yè)業(yè)務(wù)背景：

　　筆者評(píng)估的這家企業(yè)，是一家外資企業(yè)。其主要從事五金工具的銷售，業(yè)務(wù)形態(tài)主要是外貿(mào)加簡單的裝配和包裝。從業(yè)務(wù)的性質(zhì)來看，是接單型的生產(chǎn)。接單客戶訂單后，從國內(nèi)購買零件，然后進(jìn)行組裝和包裝，再出口。中國作為五金工具的大出口國，這種業(yè)務(wù)形態(tài)的企業(yè)還是很多的。故筆者選這樣一個(gè)企業(yè)進(jìn)行ERP項(xiàng)目的體檢，具有很大的借鑒性。

　　問題一：成品編碼直接使用客戶的編碼

　　接單型生產(chǎn)企業(yè)，由于沒有自己的自主品牌，為此在成品信息的編碼上，太過于依賴客戶。這家企業(yè)就是如此。他們在成品的編碼上，采用的是客戶的編號(hào)。如在成品的品號(hào)直接使用了客戶的編號(hào)。此時(shí)由于客戶的編碼各種各樣，在企業(yè)ERP系統(tǒng)中成品的編碼也是多種多樣。這不利于企業(yè)后續(xù)信息的管理。如可能不同的客戶之間編號(hào)有重復(fù)的情況，這是系統(tǒng)所不允許的。

　　應(yīng)對(duì)措施：

　　企業(yè)之所以要采用客戶的編碼，這主要是考慮到，企業(yè)在輸入訂單、產(chǎn)品出貨等多種單據(jù)上，都需要使用客戶的編碼。如果使用自己的編碼的話，管理起來不方便。筆者認(rèn)為這種考慮有一定的道理，但是不全面。畢竟這只涉及到少量的用戶。而企業(yè)內(nèi)部的采購、生產(chǎn)等部門，都希望有一個(gè)統(tǒng)一的編碼規(guī)則，以方便他們記憶。

　　在ERP系統(tǒng)中，針對(duì)這種情況其實(shí)都有現(xiàn)成的解決方案。筆者建議，對(duì)于所有的成品，企業(yè)要根據(jù)自己公司的實(shí)際情況，設(shè)置一個(gè)公司內(nèi)部的編碼原則。一般在產(chǎn)品信息窗口中，還以有一個(gè)客戶編號(hào)的字段。用戶可以將客戶的編號(hào)在這個(gè)字段中輸入。然后在輸入銷售訂單時(shí)，即可以按客戶的編號(hào)來輸入、也可以按公司自己的編號(hào)來輸。在出貨時(shí)，也可以設(shè)置在出貨單據(jù)上顯示的是客戶的編號(hào)（通常情況下客戶要求出貨單據(jù)上顯示他們的編號(hào)）、還是公司自己的編號(hào)，或者兩者都顯示。然后其它部門，如采購、生產(chǎn)等等，都可以選擇使用自己公司的編碼。

　　問題二：銷售訂單號(hào)碼采用客戶的訂單號(hào)碼

　　這家五進(jìn)外貿(mào)型生產(chǎn)企業(yè)，內(nèi)部的銷售訂單與客戶的訂單是一一對(duì)應(yīng)的。為了方便起見，他們在銷售訂單編碼時(shí)，直接采用了客戶訂單的編碼。在數(shù)據(jù)量比較少的時(shí)候，這種編碼方式并不見得有什么不妥。可是兩三年過去之后，問題就出現(xiàn)了。由于客戶的數(shù)量比較多，為此訂單號(hào)碼就稀奇古怪。銷售部門、采購部門、生產(chǎn)部門、出貨部門、銷售部門等相關(guān)人員在溝通時(shí)，就非常的麻煩。在傳遞單據(jù)信息時(shí)，總需要隨身帶個(gè)本子。這對(duì)于相互之間的溝通非常不利。

　　應(yīng)對(duì)措施：

　　筆者建議，公司內(nèi)部的單據(jù)需要有自己的編碼原則。這不僅僅是溝通上的需要，也是管理上的需要。如出于審計(jì)方面的要求，企業(yè)內(nèi)部單據(jù)，如銷售訂單，最好有連續(xù)的編號(hào)。這在后續(xù)企業(yè)內(nèi)部審計(jì)時(shí)，能夠幫助管理者是否有多計(jì)或者少計(jì)銷售收入。而且銷售訂單的單據(jù)編碼統(tǒng)一，也方便企業(yè)內(nèi)部員工的記憶。

　　至于客戶的訂單號(hào)碼，在系統(tǒng)中也可以解決。如在銷售訂單上，可以顯示客戶的訂單號(hào)碼。然后在出貨時(shí)，可以通過銷售訂單轉(zhuǎn)出貨單作業(yè)，將客戶的出貨單號(hào)帶到出貨單上。這么做的話，即能夠滿足企業(yè)日常辦公的需要，也能夠滿足客戶管理上的要求。對(duì)于這些類似的問題，在系統(tǒng)中都有對(duì)應(yīng)的解決方案。沒有必要將客戶的那一套東西一成不變的帶過來。

　　問題三：手工采購訂單脫離了與銷售訂單的關(guān)聯(lián)

　　接單型的生產(chǎn)企業(yè)，在采購環(huán)節(jié)中，很重要的一個(gè)特點(diǎn)就是大部分物料都是根據(jù)銷售訂單來采購。即采購訂單與銷售訂單之間也有很直接的關(guān)聯(lián)。此時(shí)就可以根據(jù)銷售訂單去追蹤物料的到料情況，并安排相關(guān)的生產(chǎn)計(jì)劃。這本來是一種很好的管理途徑。但是在實(shí)際工作中，由于手工訂單的存在，導(dǎo)致采購訂單與銷售訂單之間脫離了關(guān)系。當(dāng)銷售訂單與采購訂單之間的鏈條斷掉時(shí)，在管理上就會(huì)出現(xiàn)種種問題。如無法準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)銷售訂單的采購成本、無法根據(jù)銷售訂單來追蹤物料等等。

　　應(yīng)對(duì)措施：

　　企業(yè)用戶為什么在系統(tǒng)中要開手工采購訂單呢？這有很多種原因。不同的原因需要采用不同的解決方式。筆者這里舉兩個(gè)比較典型的例子。各位讀者可以舉一反三，找到合適自己的解決方案。

　　一是采購分單導(dǎo)致的手工采購訂單。如現(xiàn)在某個(gè)原材料，數(shù)量比較多，假設(shè)有十萬套。此時(shí)如果交給一個(gè)供應(yīng)商來進(jìn)行生產(chǎn)，交期上可能來不及。此時(shí)采購就會(huì)考慮將這個(gè)原材料分別下給兩家以上的供應(yīng)商�？墒菑匿N售訂單-請夠單-采購單這個(gè)鏈條中，其默認(rèn)都只是下給一家供應(yīng)商。用戶在操作時(shí)，是先更改采購訂單的數(shù)量，然后將剩余的材料再手工開單，下給另外一家供應(yīng)商。這就是問題的癥結(jié)所在。針對(duì)這種情況，筆者的建議是，可以再跑一次請購單到采購單的作業(yè)。在采購訂單上更改數(shù)量并審核之后，請購單上的請購數(shù)量與采購數(shù)量就對(duì)不上。此時(shí)就可以讓系統(tǒng)再走一次請購轉(zhuǎn)采購的流程，讓系統(tǒng)再將剩余的數(shù)量自動(dòng)生成一張采購訂單，這也就是說，一張請購單對(duì)應(yīng)多張采購訂單。其實(shí)這么操作工作量并不沒有增加。因?yàn)椴少徲唵尾恍枰�手工下，系統(tǒng)仍然可以自動(dòng)生成。而保證了銷售訂單與采購訂單之間的鏈條關(guān)系。

　　二是采購訂單作廢導(dǎo)致的手工訂單。在實(shí)際工作中，由于種種的原因，采購訂單會(huì)有作廢的情況。如供應(yīng)商不能夠按時(shí)交滿所有的貨物或者質(zhì)量不令人滿意，此時(shí)采購訂單就會(huì)有作廢或者部分作廢的情況。用戶在操作時(shí)，他們會(huì)將作廢的數(shù)量，通過手工開單的形式交給其他供應(yīng)商生產(chǎn)。這也是導(dǎo)致手工訂單存在的一個(gè)原因。針對(duì)這種情況，其實(shí)解決起來也并不難。用戶可以先將原有的采購訂單作廢（如果只有采購訂單中的某一項(xiàng)物料有問題，可以將采購訂單行單項(xiàng)作廢）或者重新打開采購訂單（只要沒有交貨，用戶就可以直接對(duì)采購訂單撤銷審核，然后更改供應(yīng)商）。如果采取作廢的形式，那么在物料申購單上其申請的數(shù)量與采購的數(shù)量就會(huì)不一致，用戶可以重新走一次流程，來生成采購訂單。這么操作就可以保障銷售訂單與重新下的采購訂單之間的關(guān)聯(lián)，從而方便后續(xù)物料的追蹤動(dòng)作。

　　另外在實(shí)際工作中，由于新供應(yīng)商沒有及時(shí)審核（新供應(yīng)商可能要多個(gè)部門審核后才能錄入到系統(tǒng)中）、價(jià)格的限制（采購訂單價(jià)格有最高的限制，而供應(yīng)商不同意這個(gè)價(jià)格，正在協(xié)商）等原因，也會(huì)造成手工訂單的情況。這些內(nèi)容主要是管理流程上的問題，光靠系統(tǒng)還很難解決�？傊�，實(shí)施顧問在維護(hù)采購訂單時(shí)，要做到無單采購的限制。在ERP系統(tǒng)運(yùn)行到一定的階段，這個(gè)控制還是做的到的。執(zhí)行無單采購的限制之后，就能夠有效的解決銷售訂單與采購訂單脫節(jié)的問題。

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