1 中小企業(yè)信息化績效評價(jià)現(xiàn)狀
近年來,國內(nèi)外學(xué)者設(shè)計(jì)了許多企業(yè)信息化績效評價(jià)的模型與方法,取得了一定的研究成果。但從現(xiàn)有評價(jià)體系來看,多數(shù)評價(jià)體系將企業(yè)信息化作為一項(xiàng)獨(dú)立的工作或者從純粹技術(shù)的角度進(jìn)行評價(jià),忽略與企業(yè)戰(zhàn)略、業(yè)務(wù)目標(biāo)的結(jié)合。這些評價(jià)體系主要側(cè)重于對技術(shù)、工程和資金使用的合規(guī)性評價(jià),評價(jià)指標(biāo)也往往局限于運(yùn)用若干固定可量化的技術(shù)、工程管理和財(cái)務(wù)指標(biāo)進(jìn)行全過程評價(jià),缺乏對企業(yè)信息化使用效益的績效評價(jià)。
2 COBIT模型介紹
COBIT(Control Objectives for Information and Related Technology),中文譯為信息及相關(guān)技術(shù)的控制目標(biāo),由信息系統(tǒng)審計(jì)與控制協(xié)會(huì)在1996年公布,是目前國際上通用的信息系統(tǒng)審計(jì)的標(biāo)準(zhǔn),在國際上被公認(rèn)的、權(quán)威的安全與信息技術(shù)管理和控制的標(biāo)準(zhǔn),它在商業(yè)風(fēng)險(xiǎn)、控制需要和技術(shù)問題之間架起了一座橋梁,以滿足管理的多方面需要。該標(biāo)準(zhǔn)體系已在世界一百多個(gè)國家的重要組織與企業(yè)中運(yùn)用,有效地評價(jià)信息應(yīng)用水平并指導(dǎo)這些組織有效地利用信息資源。COBIT將IT過程、IT資源與企業(yè)的策略與目標(biāo)(準(zhǔn)則)聯(lián)系起來,形成一個(gè)三維的體系結(jié)構(gòu),為審計(jì)人員、管理人員和IT用戶提供了一套通用的測量、顯示與處理的方法,幫助他們通過在企業(yè)中使用信息技術(shù)并且進(jìn)行適當(dāng)?shù)腎T過程與控制,達(dá)到使企業(yè)的利益最大化的目標(biāo)。COBIT框架是由相互關(guān)聯(lián)的各個(gè)文件構(gòu)成,其結(jié)構(gòu)如圖1所示:
圖1 COBIT框架構(gòu)成圖
從圖1所示的COBIT框架中可以看出,其提供的評價(jià)工具主要有成熟度模型、關(guān)鍵成功因素、關(guān)鍵目標(biāo)指標(biāo)和關(guān)鍵績效指標(biāo)等四個(gè)方面,其相互關(guān)系體現(xiàn)為成熟度模型為企業(yè)制定了一個(gè)基準(zhǔn),企業(yè)可以根據(jù)該模型確定自身等級,從而了解自身目前的狀況,與同行業(yè)平均水平相比情況如何?與國際上的最佳實(shí)踐又有多少差距?在了解自身優(yōu)劣情況的基礎(chǔ)上,可以確定出企業(yè)的關(guān)鍵成功因素,然后可以通過關(guān)鍵績效指標(biāo)進(jìn)行監(jiān)控,并且衡量組織是否能達(dá)到關(guān)鍵目標(biāo)指標(biāo)中所設(shè)定的目標(biāo)。
2.1成熟度模型(Capability Maturity Model)
為更好地對信息技術(shù)水平予以評價(jià),成熟度模型從對風(fēng)險(xiǎn)和控制問題的認(rèn)識和理解、適用于風(fēng)險(xiǎn)和控制問題的培訓(xùn)與交流、加工處理和實(shí)施的慣例、與政策和法規(guī)的一致程度、使用過程更有效率的技術(shù)與自動(dòng)控制、專業(yè)技能的范圍與類型等因素加以考慮,定義了初始級、可重復(fù)級、已定義級、已管理級和優(yōu)化級等五個(gè)不同的“成熟度”等級。企業(yè)確定自身等級后,采取主動(dòng)的措施去找出過程的弱點(diǎn)與長處,分析各有關(guān)過程的有效性資料,進(jìn)行績效評價(jià)。
2.2關(guān)鍵成功因素(Key Success Factors)
關(guān)鍵成功因素是在探討信息系統(tǒng)與企業(yè)戰(zhàn)略之間關(guān)系時(shí)常使用的方法,從戰(zhàn)略、技術(shù)或組織的角度來定義的信息技術(shù)處理過程中最關(guān)鍵的要素,為管理部門控制信息技術(shù)及其處理過程提供實(shí)施指南,可以確保IT過程處于控制之下。
2.3關(guān)鍵目標(biāo)指標(biāo)(Key GOAl Indicators)
關(guān)鍵目標(biāo)指標(biāo)主要用來度量信息系統(tǒng)是否滿足需求,是在完成IT過程的實(shí)施后,對IT管理部門是否滿足了業(yè)務(wù)需求做出判斷,這種判斷通常是以IT準(zhǔn)則的形式來表達(dá),比如信息的可獲得性、可靠性、一致性、成本效益比、有效性與完整性等。
2.4關(guān)鍵績效指標(biāo)(Key Performance Indicators)
在COBIT框架中關(guān)鍵績效指標(biāo)描述了在對實(shí)現(xiàn)IT目標(biāo)的過程中執(zhí)行情況的好壞程度,對將來成敗的可能性具有預(yù)見性作用。它體現(xiàn)在過程中的控制,用來對性能、慣例和技能進(jìn)行測量,通過檢測某IT處理過程的執(zhí)行情況,告訴管理層該處理是否滿足其經(jīng)營需求。
由此可見,基于COBIT框架構(gòu)建信息化績效評價(jià)體系相對其他評價(jià)體系來講具備如下優(yōu)點(diǎn):
(1)COBIT框架首先對企業(yè)自身的戰(zhàn)略計(jì)劃進(jìn)行考慮,然后分析業(yè)務(wù)環(huán)境和企業(yè)總的業(yè)務(wù)戰(zhàn)略,做H{合理定位,并將戰(zhàn)略規(guī)劃產(chǎn)生的目標(biāo)、策略、行動(dòng)計(jì)劃作為信息技術(shù)的關(guān)鍵環(huán)境。據(jù)此確定IT準(zhǔn)則,進(jìn)而為企業(yè)戰(zhàn)略提供基于技術(shù)的解決方案,為滿足業(yè)務(wù)需求提供技術(shù)與工具。
(2)COBIT框架從信息技術(shù)規(guī)劃與組織、采集與實(shí)施、交付與支持、監(jiān)控等四個(gè)方面確定了34個(gè)信息技術(shù)處理過程,幾乎涵蓋了IT運(yùn)行的所有領(lǐng)域,而且為每個(gè)處理過程提供了成熟度模型,企業(yè)可以借此進(jìn)行組織狀態(tài)的自評價(jià),找出目前所處的境界、與行業(yè)水平的差距以及努力的目標(biāo)。同時(shí)COBIT框架為每個(gè)過程都設(shè)定了相應(yīng)的控制目標(biāo)、詳細(xì)控制目標(biāo)與活動(dòng)目標(biāo),指出了為完成過程所需要的關(guān)鍵成功因素。另外還為此配備了相應(yīng)的關(guān)鍵績效指標(biāo)與關(guān)鍵目標(biāo)指標(biāo)用于過程的監(jiān)控評價(jià)。
(3)COBIT框架是面向過程的信息化管理控制模型。面向過程的評價(jià)體系告訴企業(yè)現(xiàn)在需要改進(jìn)的地方在哪里、改進(jìn)的力度應(yīng)該如何以及達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)的途徑和方法,這有利于管理層對信息化的監(jiān)控評價(jià)以便采取及時(shí)的改進(jìn)措施。
3 基于COBIT框架的績效評價(jià)方法的思考
3.1外部確定
企業(yè)結(jié)合COBIT框架中成熟度模型制訂的基準(zhǔn)可以獲知企業(yè)當(dāng)前所處的地位如何?與本行業(yè)內(nèi)先進(jìn)企業(yè)相比較情況如何?與國際標(biāo)準(zhǔn)相比較情況如何?以及企業(yè)想要達(dá)到什么樣的地位?通過將自身的成熟度與行業(yè)內(nèi)其他企業(yè)的成熟度水平進(jìn)行橫向?qū)Ρ龋M(jìn)而識別企業(yè)的關(guān)鍵IT過程以及相應(yīng)的關(guān)鍵成功因素,同時(shí)也為內(nèi)部評價(jià)提供前提。其具體實(shí)施流程為:
(1)確定評價(jià)目標(biāo)。為明確評價(jià)目標(biāo),首先依據(jù)企業(yè)的產(chǎn)業(yè)特性和信息系統(tǒng)的需求明確企業(yè)的業(yè)務(wù)目標(biāo)并找出支持該業(yè)務(wù)目標(biāo)的主要IT過程。在已知業(yè)務(wù)目標(biāo)的前提下,通過COBIT框架找出支持該業(yè)務(wù)目標(biāo)的所有IT過程,然后依據(jù)管理策略與企業(yè)的具體情況在其中篩選出與業(yè)務(wù)目標(biāo)相關(guān)程度較高的主要IT過程。
(2)確立評價(jià)基準(zhǔn)。評價(jià)基準(zhǔn)的確立需通過成熟度模型對上述主要IT過程進(jìn)行成熟度衡量,找出本企業(yè)的基準(zhǔn)值,依據(jù)成熟度模型的基準(zhǔn)值與同行業(yè)其他企業(yè)進(jìn)行對比,以確定自己“成熟級”等級,了解自身的境界,進(jìn)而找出為達(dá)成既定業(yè)務(wù)日標(biāo)企業(yè)需要重點(diǎn)關(guān)注的IT過程,即關(guān)鍵IT過程。
(3)確定關(guān)鍵成功因素。由于不同行業(yè)的關(guān)鍵成功因素各不相同,即使是同一個(gè)行業(yè)的組織,由于各自所處的外部環(huán)境的差異和內(nèi)部條件的不同,其關(guān)鍵成功因素也不盡相同,所以對關(guān)鍵成功因素的提取應(yīng)結(jié)合企業(yè)內(nèi)身特點(diǎn)通過分析影響企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的各種因素和影響這些因素的子因素,然后采取目標(biāo)分解與識別的方法選擇關(guān)鍵成功因素,應(yīng)用適當(dāng)?shù)墓ぞ哌M(jìn)行分析提取。
3.2內(nèi)部評價(jià)
內(nèi)部評價(jià)是存外部確定的基礎(chǔ)之上進(jìn)行的。通過COBIT框架外部確定相應(yīng)的關(guān)鍵性指標(biāo)之后,選取與關(guān)鍵成功因素相應(yīng)的關(guān)鍵績效指標(biāo)、關(guān)鍵目標(biāo)指標(biāo)以及企業(yè)依照自身情況選取的擴(kuò)展指標(biāo)建立IT平衡計(jì)分卡的評價(jià)指標(biāo),并將關(guān)鍵成功因素與IT平衡計(jì)分卡指標(biāo)體系的要素層相對應(yīng);將IT目標(biāo)與IT平衡計(jì)分卡的目標(biāo)層相對應(yīng);將關(guān)鍵績效指標(biāo)、關(guān)鍵目標(biāo)指標(biāo)與IT平衡計(jì)分卡的指標(biāo)層相對應(yīng),構(gòu)建評價(jià)指標(biāo)體系,然后運(yùn)用AHP(Analytic Hierarchy Process)法進(jìn)行群體決策確定指標(biāo)權(quán)重,輸入評價(jià)數(shù)據(jù)執(zhí)行內(nèi)部評價(jià),并分析評價(jià)結(jié)果。
(1)建立評價(jià)指標(biāo)體系。在COBIT框架中,通過選取與關(guān)鍵成功因素相應(yīng)的關(guān)鍵目標(biāo)指標(biāo)、關(guān)鍵績效指標(biāo)作為IT平衡計(jì)分卡的評價(jià)指標(biāo),并結(jié)合關(guān)鍵成功因素和IT目標(biāo)依據(jù)兩者對應(yīng)關(guān)系建立評價(jià)指標(biāo)體系,進(jìn)行內(nèi)部評價(jià)。
(2)確定指標(biāo)權(quán)重。在確定指標(biāo)權(quán)重時(shí),為克服所選權(quán)重的主觀性。應(yīng)采用將定性與定量相結(jié)合進(jìn)行決策分析的AHP法。這種方法的主要思想是把復(fù)雜系統(tǒng)中的各種因素,通過劃分為相互聯(lián)系的有序?qū)哟,使之條理化,根據(jù)一定客觀現(xiàn)實(shí)的判斷,就每一層次相對重要性給予定量表示,利用數(shù)學(xué)方法確定每一層次各元素相對重要性的權(quán)重,并進(jìn)行決策。
3.3執(zhí)行評價(jià)
在取得評價(jià)對象的相關(guān)數(shù)據(jù)后,輸人數(shù)據(jù)運(yùn)行內(nèi)部評價(jià),然后將評價(jià)結(jié)果與歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行縱向?qū)Ρ龋髽I(yè)可以將把各指標(biāo)的初始值記錄下來,作為比較的基準(zhǔn),定期考核相關(guān)指標(biāo),找到弱點(diǎn)和問題所在,可以依據(jù)評價(jià)的結(jié)果進(jìn)行及時(shí)的針對性地改進(jìn)。
核心關(guān)注:拓步ERP系統(tǒng)平臺是覆蓋了眾多的業(yè)務(wù)領(lǐng)域、行業(yè)應(yīng)用,蘊(yùn)涵了豐富的ERP管理思想,集成了ERP軟件業(yè)務(wù)管理理念,功能涉及供應(yīng)鏈、成本、制造、CRM、HR等眾多業(yè)務(wù)領(lǐng)域的管理,全面涵蓋了企業(yè)關(guān)注ERP管理系統(tǒng)的核心領(lǐng)域,是眾多中小企業(yè)信息化建設(shè)首選的ERP管理軟件信賴品牌。
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