一、企業(yè)簡(jiǎn)介
滬東重機(jī)有限公司是中國(guó)船舶工業(yè)股份有限公司全資子公司,主營(yíng)業(yè)務(wù)為各類大型、超大型遠(yuǎn)洋運(yùn)輸船舶、海軍艦艇和海洋工程提供船用低速柴油機(jī)、大功率中速柴油機(jī)及其配件的設(shè)計(jì)、開發(fā)、生產(chǎn)和服務(wù);同時(shí)為市政建設(shè)提供隧道盾構(gòu)、核電站用應(yīng)急發(fā)電機(jī)組及柴油機(jī)陸用電站、GE排氣缸、大型鑄鋼、鑄鐵件等多門類產(chǎn)品及其零部件的生產(chǎn)和服務(wù)。作為國(guó)內(nèi)生產(chǎn)規(guī)模最大和技術(shù)開發(fā)能力最強(qiáng)的船用大功率柴油機(jī)生產(chǎn)和研發(fā)基地,公司迄今已有50多年的船舶動(dòng)力建造歷史,是目前國(guó)內(nèi)船用柴油機(jī)行業(yè)的龍頭,2012年公司實(shí)現(xiàn)營(yíng)業(yè)收入29.74億元;資產(chǎn)總額66.15億元;完成工業(yè)總產(chǎn)值29.73億元,公司產(chǎn)品結(jié)構(gòu)在過去兩年中也發(fā)生了很大變化,柴油機(jī)產(chǎn)品當(dāng)中智能機(jī)的比例大幅提升,2012年智能機(jī)臺(tái)份數(shù)為2010年的4倍。面對(duì)新的機(jī)遇和挑戰(zhàn),公司積極調(diào)整組織機(jī)構(gòu)和運(yùn)營(yíng)模式,通過職能調(diào)整進(jìn)一步做大非柴業(yè)務(wù),通過建立集配中心增強(qiáng)企業(yè)倉(cāng)儲(chǔ)、物流能力和效率,全球服務(wù)中心,帶動(dòng)公司柴油機(jī)營(yíng)銷和備配件銷售,不斷促進(jìn)企業(yè)轉(zhuǎn)型升級(jí)、相關(guān)多元化發(fā)展。
二、項(xiàng)目目標(biāo)與實(shí)施原則
根據(jù)公司要求和形勢(shì),該項(xiàng)目的目標(biāo)是:通過開發(fā)全面預(yù)算管理系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)預(yù)算項(xiàng)目申報(bào)、預(yù)算評(píng)審、評(píng)審結(jié)果下達(dá)、分項(xiàng)拆分備案、費(fèi)用審批或超額評(píng)審、統(tǒng)計(jì)分析等信息系統(tǒng)功能,支撐對(duì)預(yù)算年度內(nèi)預(yù)算的編制、上報(bào)、審核、批準(zhǔn)、執(zhí)行、反饋、分析、考核和總結(jié)等,并以推進(jìn)全面預(yù)算管理系統(tǒng)為契機(jī),建立起公司多層次的全面預(yù)算管理體系。
在上述總體要求下,該信息化項(xiàng)目的建設(shè)需要實(shí)現(xiàn)如下目標(biāo):
*建立起企業(yè)多層級(jí)的全面預(yù)算管理體系,規(guī)范企業(yè)預(yù)算費(fèi)用科目,并明確歸口管理部門和二級(jí)專業(yè)管理部門;
*公司所有的預(yù)算費(fèi)用全部通過信息系統(tǒng)審批、下達(dá);
*公司專業(yè)管理部門應(yīng)通過信息系統(tǒng)管理其預(yù)算費(fèi)用的拆分、備案及評(píng)審過程;
*合同評(píng)審、費(fèi)用請(qǐng)款、費(fèi)用超額評(píng)審、新增預(yù)算項(xiàng)評(píng)審等費(fèi)用執(zhí)行情況全部在信息系統(tǒng)中走審批流程,以實(shí)現(xiàn)費(fèi)用使用部門向?qū)I(yè)管理請(qǐng)款和專業(yè)管理部門向歸口部門申請(qǐng)調(diào)整費(fèi)用總額等管理工作;
為了使該項(xiàng)目盡快推進(jìn),公司領(lǐng)導(dǎo)采取多種形式進(jìn)行宣傳:明確建立全面預(yù)算管理體系的重要意義,強(qiáng)調(diào)智能化管理和協(xié)同管理的思想,并詳細(xì)說明具體內(nèi)容和要求,提出實(shí)施的辦法和措施,這些宣傳為推行《全面預(yù)算管理》打下了扎實(shí)的思想基礎(chǔ)。在此基礎(chǔ)上,在具體實(shí)施該項(xiàng)目時(shí),企業(yè)也明確該項(xiàng)目的推進(jìn)原則:
*先實(shí)施再改進(jìn):該項(xiàng)目的實(shí)施實(shí)際上首先是管理模式的改變,由原來的財(cái)務(wù)部一級(jí)扁平化管理調(diào)整為歸口管理、專業(yè)管理和執(zhí)行三級(jí)管理體系,因此,先保證按照既定的模式推進(jìn)運(yùn)行起來,再逐步優(yōu)化改進(jìn)。
*先保證從無(wú)到有:在預(yù)算編制、執(zhí)行等環(huán)節(jié),因有人工方式改為信息系統(tǒng)管理模式,諸多細(xì)節(jié)必將暴露,因此,先不追究數(shù)據(jù)質(zhì)量,保證信息系統(tǒng)中有數(shù)據(jù),使信息系統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn)起來,用時(shí)間效應(yīng)來逐步提升數(shù)據(jù)質(zhì)量。
*先人工后自動(dòng):在預(yù)算使用情況反饋時(shí),先實(shí)現(xiàn)人工反饋,再依據(jù)關(guān)聯(lián)信息系統(tǒng)的建設(shè)情況,實(shí)現(xiàn)從業(yè)務(wù)管理信息系統(tǒng)中直接獲取數(shù)據(jù)的方式實(shí)現(xiàn)自動(dòng)反饋。
*先統(tǒng)計(jì)后評(píng)估:信息化的最終目的不是為了信息化而信息化,是為了為企業(yè)運(yùn)營(yíng)提供支撐或決策參考,因此在實(shí)施時(shí),先將數(shù)據(jù)進(jìn)入信息系統(tǒng)管理,運(yùn)行一段時(shí)間后,再調(diào)整費(fèi)用欄目等內(nèi)容使其和決策支持需求對(duì)接起來。
在上述目標(biāo)和原則下,公司明確了全面預(yù)算管理的總體架構(gòu),如下:
圖1 全面預(yù)算管理的總體架構(gòu)
三、參評(píng)信息化項(xiàng)目詳細(xì)情況介紹
1.系統(tǒng)總體架構(gòu)
項(xiàng)目組首先根據(jù)上述各方面的要求,提出了信息系統(tǒng)的總體架構(gòu),如下:
圖2 信息系統(tǒng)的總體架構(gòu)
該圖表明:公司的全面預(yù)算管理分為預(yù)算項(xiàng)目申報(bào)、預(yù)算審批、預(yù)算結(jié)果下達(dá)、預(yù)算項(xiàng)目拆分備案、預(yù)算項(xiàng)目執(zhí)行控制和預(yù)算項(xiàng)目使用情況反饋統(tǒng)計(jì)等環(huán)節(jié)。
其中,財(cái)務(wù)部作為歸口管理部門只負(fù)責(zé)“一級(jí)項(xiàng)目”的申報(bào)、評(píng)審、統(tǒng)計(jì)等管理工作,二級(jí)專業(yè)管理部門負(fù)責(zé)該一級(jí)科目拆分成二級(jí)科目的拆分、備案、評(píng)審和控制等工作,即:專業(yè)管理部門有權(quán)決定二級(jí)科目的審批和費(fèi)用調(diào)整工作,而一旦涉及其一級(jí)科目的超額評(píng)審時(shí),必須提交歸口管理部門審批。
另外,專業(yè)管理部門按相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)或模板形成拆分項(xiàng),將作為執(zhí)行部門使用費(fèi)用的控制依據(jù),同時(shí)通知財(cái)務(wù)部備案,這些數(shù)據(jù)作為后面實(shí)際發(fā)生費(fèi)用的限額。相應(yīng)的,系統(tǒng)也要求:每一筆成本費(fèi)用的發(fā)生都有在系統(tǒng)中申請(qǐng)并按金額的大小走不同級(jí)別的審批流程,如果使用費(fèi)用超出限額必須要走多及審批流程。
2.系統(tǒng)推進(jìn)過程
在明確系統(tǒng)架構(gòu)后,IT部門和業(yè)務(wù)部門分頭行動(dòng):一方面,是IT部門如火如荼的系統(tǒng)開發(fā)工作:流程、代碼、測(cè)試、調(diào)試、修改,等等,一方面是財(cái)務(wù)部門的業(yè)務(wù)梳理工作,將其原來200余項(xiàng)預(yù)算項(xiàng)目進(jìn)行了逐一討論和明確:最終確定了66個(gè)大項(xiàng),500余子項(xiàng)的費(fèi)用科目框架。
在系統(tǒng)開發(fā)結(jié)束后, IT部門和業(yè)務(wù)部門又聯(lián)合起來,多次討論,確定信息系統(tǒng)的推進(jìn)計(jì)劃和方案。如下:
*第一期:優(yōu)先完成成本拆分項(xiàng)目、預(yù)算費(fèi)用拆分項(xiàng)目的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)整理,重點(diǎn)做好下達(dá)、拆分、備案、評(píng)審整個(gè)過程的控制和執(zhí)行。
*第二期:考慮到產(chǎn)品零部件采購(gòu)是預(yù)算費(fèi)用的重中之重,而產(chǎn)品零部件采購(gòu)管理在物流系統(tǒng)中管理,因此,后續(xù)處理目標(biāo)成本中產(chǎn)品零部件采購(gòu)成本與物流系統(tǒng)中的零部件采購(gòu)合同模塊對(duì)接,實(shí)現(xiàn)信息集成。
*第三期:以各項(xiàng)目管理系統(tǒng)為切入點(diǎn),逐步完善公司級(jí)核算項(xiàng)下一層次的預(yù)算管理。
當(dāng)然,信息系統(tǒng)的推進(jìn)是十分繁雜的過程,諸多問題交織。這個(gè)環(huán)節(jié)中,IT部門和業(yè)務(wù)部門始終保持緊密聯(lián)系,幾乎每天碰頭一次,就發(fā)現(xiàn)或暴露的問題緊張商討,明確解決方案,其中比較典型的矛盾和解決方案如下。
*預(yù)算項(xiàng)目分類的問題:原來對(duì)所有預(yù)算項(xiàng)目都以“工程編號(hào)”為歸屬欄目進(jìn)行判斷和歸屬的,運(yùn)行中發(fā)現(xiàn)有些欄目十分瑣碎,且費(fèi)用額度較小,因此管理中不需要申請(qǐng)工程編號(hào)控制。為此,項(xiàng)目組對(duì)公司所有的預(yù)算項(xiàng)目進(jìn)行分類:分成產(chǎn)品預(yù)算項(xiàng)目和年度預(yù)算項(xiàng)目?jī)纱箢,再?duì)兩大類的管理模式進(jìn)行調(diào)整,分別管理。
*關(guān)于審批流程:因各項(xiàng)費(fèi)用歸口科目比較復(fù)雜,且流程不同,用戶使用中多有不便。因此,系統(tǒng)進(jìn)行了統(tǒng)一和改進(jìn):明確每一筆費(fèi)用的發(fā)生都要走請(qǐng)款流程,部門在使用這些費(fèi)用時(shí)加以控制,只能在額度范圍內(nèi)使用審批;一旦超出額度,信息系統(tǒng)提示:費(fèi)用超出需申請(qǐng)額度,責(zé)任部門負(fù)責(zé)申請(qǐng)并提交相關(guān)審批流程。
*關(guān)于費(fèi)用額度修改頻繁:費(fèi)用欄目中分成兩級(jí),二級(jí)欄目多達(dá)500項(xiàng),費(fèi)用調(diào)整十分頻繁。為此,信息系統(tǒng)中在對(duì)一級(jí)費(fèi)用拆分時(shí)自動(dòng)增加一個(gè)欄目“不可預(yù)計(jì)費(fèi)”,專業(yè)管理部門可以預(yù)留一定比例的費(fèi)用或?qū)①M(fèi)用終結(jié)后的結(jié)余費(fèi)用都納入該子欄目,這樣在對(duì)二級(jí)欄目的審批時(shí),可以根據(jù)不可預(yù)計(jì)費(fèi)的情況相應(yīng)審批,大大簡(jiǎn)化審批流程。
3.系統(tǒng)功能
按照上述規(guī)劃,最終形成了整個(gè)全面預(yù)算管理系統(tǒng),該系統(tǒng)的主要功能如下:
*預(yù)算費(fèi)用下達(dá)、審批:主要用于財(cái)務(wù)部下達(dá)柴油機(jī)成本和每年向各個(gè)部門下達(dá)今年的費(fèi)用指標(biāo),作為公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)。
*預(yù)算費(fèi)用拆分和備案:對(duì)財(cái)務(wù)部下達(dá)的費(fèi)用指標(biāo)接收、按模板拆分、提交責(zé)任部門領(lǐng)導(dǎo)審批并到財(cái)務(wù)部備案。
*合同的價(jià)格審批:柴油機(jī)的采購(gòu)零件按備案項(xiàng)進(jìn)行價(jià)格審批,并控制不可超出備案金額。
*費(fèi)用請(qǐng)款審批:按下達(dá)的核算項(xiàng)請(qǐng)款申請(qǐng)費(fèi)用提交審批并不可超出下達(dá)金額。
*費(fèi)用超額審批:當(dāng)有發(fā)生的費(fèi)用超出預(yù)算金額時(shí)用此功能提交相關(guān)審批。
*各種查詢:就是信息從各種角度匯總展現(xiàn)的界面。
4.信息系統(tǒng)關(guān)聯(lián)關(guān)系
全面預(yù)算管理系統(tǒng)是企業(yè)預(yù)算管理和費(fèi)用控制的核心系統(tǒng),也是企業(yè)管理信息化的核心信息系統(tǒng)。同時(shí),費(fèi)用的使用控制管理是滲透在各項(xiàng)日常管理工作中的,因此,該系統(tǒng)與公司其他與費(fèi)用有關(guān)的信息系統(tǒng)有密不可分的關(guān)聯(lián)。主要關(guān)聯(lián)的信息系統(tǒng)如下:
圖3 全面預(yù)算管理系統(tǒng)與其他系統(tǒng)間關(guān)系圖
四、效益分析
全面預(yù)算管理系統(tǒng)通過業(yè)務(wù)與信息化的完美融合,促進(jìn)了企業(yè)的管理提升。
通過對(duì)業(yè)務(wù)流程的梳理、重新組合核算項(xiàng)目,調(diào)整明確了業(yè)務(wù)管理模式,改進(jìn)和優(yōu)化了業(yè)務(wù)流程。同時(shí),信息系統(tǒng)提供了對(duì)預(yù)算費(fèi)用的下達(dá)、拆分、備案、執(zhí)行、控制等管理活動(dòng)的信息化手段,提高了管理效率,也提高了管理質(zhì)量。更重要的是,通過信息系統(tǒng)的費(fèi)用審批等流程,對(duì)公司各項(xiàng)預(yù)算費(fèi)用可以實(shí)現(xiàn)預(yù)控,可以提前發(fā)現(xiàn)費(fèi)用執(zhí)行偏差,及時(shí)找到對(duì)策,保證預(yù)算費(fèi)用的有效、受控并有序執(zhí)行。而且,在利用信息系統(tǒng)積累預(yù)算費(fèi)用和實(shí)際發(fā)生費(fèi)用的數(shù)據(jù)后,可以建立目標(biāo)成本資料庫(kù),指導(dǎo)今后的預(yù)算費(fèi)用的科學(xué)編制,進(jìn)而預(yù)測(cè)企業(yè)的現(xiàn)金流和利潤(rùn)狀況等財(cái)務(wù)狀況,輔助企業(yè)科學(xué)決策。
全面預(yù)算管理體系的建立,將先進(jìn)的管理模式與信息技術(shù)相結(jié)合,對(duì)公司提升管理效益、優(yōu)化業(yè)務(wù)流程及職能具有重要的指導(dǎo)、借鑒作用。
核心關(guān)注:拓步ERP系統(tǒng)平臺(tái)是覆蓋了眾多的業(yè)務(wù)領(lǐng)域、行業(yè)應(yīng)用,蘊(yùn)涵了豐富的ERP管理思想,集成了ERP軟件業(yè)務(wù)管理理念,功能涉及供應(yīng)鏈、成本、制造、CRM、HR等眾多業(yè)務(wù)領(lǐng)域的管理,全面涵蓋了企業(yè)關(guān)注ERP管理系統(tǒng)的核心領(lǐng)域,是眾多中小企業(yè)信息化建設(shè)首選的ERP管理軟件信賴品牌。
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