0 引言
信息系統投資的決策過程是異常困難的。很多企業(yè)都知道信息系統的應用會提高運營效率，卻不知道具體會提高多少，表現在哪些方面。這種價值的不確定性，讓企業(yè)在事前決策時很猶豫不決。曾有一項調查表明，有35%的企業(yè)因為無法確定IT項目所能帶來的價值而不得不放棄項目，而在已投資的項目中，大部分企業(yè)都是建立在對IT的主觀信心。(Faith on IT)之上的，只有16%的企業(yè)采用嚴格的方法進行IT的投資決策評估。
但信息系統項目的投資具有高風險的特點，因而事前的謹慎決策尤其重要。盲目的IT投資帶來的后果是觸目驚心的，一方面，不成熟的投資決策會使得不能準確把握項目的目的和范圍，致使項目偏離方向，得不到期望的結果；另一方面，缺少評估就不能理性地估計和預測項目的成本以及可能出現的問題，風險控制和解決問題的能力就不強，大大增加了項目失敗的可能性。導致IT項目失敗的原因有很多，研究表明，缺少對信息系統投資正確的決策評估是主要原因之一，事前的決策評估如果有什么遺漏或失誤，給企業(yè)帶來的損失將是嚴重的，因此企業(yè)應該慎重行事，不可盲目決策。
本文以信息系統投資決策評估的主要目的為基準，充分考慮評估的可操作性，提出了全面的信息系統投資決策評估框架，旨在比較綜合地介紹評估過程，為企業(yè)信息系統建設提供參考依據。
1 投資決策評估的內容與步驟
從信息系統項目評價的趨勢來看，評價目的正逐漸從“測度項目效益”向“通過評價提高項目效益”轉移。信息系統的投資決策評估也不例外，除了具有傳統的可行性分析與決策判斷等作用外，對確保項目目標和范圍的準確性、正確控制項目實施過程、促使項目效益最大化等也是非常有意義的。由此可以歸納出投資決策評估過程最主要的目的是：充分理解項目，為判斷與決策提供依據，以及為后期控制提供準則等三個方面。為了充分理解項目，決策評估過程就需要分析企業(yè)的需求與信息系統建設的能力，形成最初的解決方案框架設想，并框定具體的項目目標和范圍。為了達到判斷與決策的目的，則需要詳細分析備選方案的成本效益，了解項目的風險系數，再加上技術指標等形成一系列決策評估的標準。在為后期項目管理提供準則方面，主要是在明確目標和范圍的基礎上，解析項目的關鍵成功因素，分析項目實施過程中必須的管理支撐和人員績效等。因此，決策評估過程至少需要包括八個方面的內容，如圖1所示。
圖1 決策評估過程的內容
為了實現這八大決策評估的內容，從決策評估的過程上看，就會依次涉及到以下幾個步驟，第一，根據企業(yè)的戰(zhàn)略目標、企業(yè)能力和特殊的需求，定義具體的項目目標。第二，分別從成本效益、風險、技術等角度形成少數的決策標準，然后根據不同的項目目的以及不同的項目性質，選擇相應的評估指標。第三，選擇合適的評估技術備選方案，得到最終的決策評估結果，并對項目可能出現的問題進行事前的預測和估計，提出為解決這些問題而期望的項目管理方法和人員績效，如圖2所示。
圖2 IS項目事前決策評估鏈
2 項目目標的定義
在傳統的投資決策過程中，財務指標是判斷項目可行與否的關鍵，而項目目標則退居其次。這一階段是將項目目標與企業(yè)戰(zhàn)略目標相匹配，避免盲目投資的重要階段。如果沒有對自身的戰(zhàn)略、建設能力、特殊需求等情況進行分析，隨意確定項目的目標和范圍，則投資決策的隨意性就會比較大，后期投資方案的選擇、相關的選型和項目的控制等就可能失去了評判的依據。
2.1 企業(yè)需求分析
信息化項目作為企業(yè)未來很長一段時間內的重要管理手段，必須考慮企業(yè)戰(zhàn)略的需求。企業(yè)需求分析是指在了解目前信息化應用的基礎上，結合企業(yè)長遠發(fā)展的需求和企業(yè)的管理模式等綜合情況，形成需求分析報告的過程。它與項目啟動后詳細的需求分析是完全不同的兩個階段。信息化項目與企業(yè)戰(zhàn)略、管理模式之間的關系，在不同的行業(yè)、不同的企業(yè)，甚至在企業(yè)不同的發(fā)展階段都是不一樣的。一般來說，戰(zhàn)略需求評估包括三個階段：①從企業(yè)戰(zhàn)略的角度分析企業(yè)對信息化項目的要求和期望；②考慮企業(yè)目前信息化基礎對未來應用的支撐和限制；③考慮企業(yè)差異化的特殊需求，形成企業(yè)對新項目的綜合需求。
2.2 企業(yè)建設能力評價
世界銀行在總結投資經驗時，把實施機構的能力列為項目保持成功的首要因素，信息化項目尤其如此。建設能力的評價，一方面，可以幫助企業(yè)確定是否有能力實施項目，可以把項目實施到哪種程度。另一方面，在項目正式啟動前了解自身在能力方面的欠缺，可以有針對性地加強和培養(yǎng)，提高項目的成功率。通過分析信息化項目建設的特點，可以初步概括出我國企業(yè)的建設能力應該包括，領導團隊的支持能力、管理與控制的能力、持續(xù)發(fā)展的能力、員工創(chuàng)新與合作的氛圍和項目小組的工作能力等五個方面。在具體評價工作中，應為上述每項內容確定若干指標，并根據企業(yè)的情況酌情選擇指標，通過定量與定性相結合的方式，對比同行業(yè)平均水平或成功實施者，得出有實踐意義的結果。
2.3 項目目標的定義
基于上述兩方面的分析，基本上可以確定幾個“關鍵少數”的，企業(yè)期望達到的，而且有能力實現的目標，另外，再加上一些“必需的must do”目標形成項目的目標集。一般來說，信息系統項目的目標往往都不只一個，但為了便于考核也不會太多，很少超過5個。比如說，某大型企業(yè)準備在企業(yè)范圍內實施ERP項目，其定義的項目目標為降低經營成本，提高客戶滿意度和加強內部經營的規(guī)范性三個戰(zhàn)略層的目標，而另一家投資不大的生產物料管理系統的目標為理順生產中物料的傳遞，提高物料管理的精確性，縮短生產周期和提高操作人員對電腦的熟悉程度四個相對比較具體的操作層的目標。
3 投資決策評估標準與指標的確定
IS投資決策評估的標準有很多種，成本效益因素是事前評估中非常重要的標準，但其他評估標準，如技術因素、風險因素等，也是企業(yè)進行決策時要考慮的重點。
3.1 信息系統的成本因素
在信息系統建設中，事先了解投資可以產生多少利潤，固然是企業(yè)非常關心的問題，但最終會用掉多少錢，花在各方面的錢是否合理，是充分利用了還是浪費掉了等問題也非常重要。事實上，企業(yè)總是無法準確地計算出信息系統的總成本。美國的學者曾經對IT項目的預計成本和實際成本進行調查。
發(fā)現所有的預計成本平均只占實際成本的40%對這種成本估計不足或成本結構估計不合理都會導致一系列問題，最嚴重的后果是資金嚴重超預算，以致于影響到企業(yè)的正常運轉，最終不僅導致項目的徹底失敗，還可能使企業(yè)一蹶不振，如美國的�？怂埂っ穪喒疽约拔覈黄哪撑涮讖S就是如此。
信息系統的成本可以簡單地分為直接成本與間接成本兩種，直接成本是指與信息化建設直接相關的成本，一般包括以下13類：
(1)硬件成本。購買硬件設備，如計算機、服務器和外設等費用。
(2)軟件成本。用于外購軟件的費用。
(3)需求成本。獲取企業(yè)需要和調整企業(yè)需求的成本，以及需求改變后重新獲取的成本。
(4)上線成本。上線過程中發(fā)生的如基礎數據的整理費用、機構調整的費用等。
(5)環(huán)境成本。系統對環(huán)境要求的成本，如防靜電地板、配套的機柜等費用。
(6)運營成本。系統日常運轉所需要的費用。如電費、網絡接入費等。
(7)維護成本。日常對系統的維護，如長期的軟硬件廠商維護合約、緊急備份等。
(8)安全成本。為保證系統的安全性，額外的安全軟硬件措施以及人員費用。
(9)網絡成本。搭建網絡的成本，如布線、工作站、網線和交換器等費用。
(10)培訓成本。項目生命周期中所有培訓費用的總計。
(11)咨詢成本。外界專家或咨詢公司顧問的輔導費用。
(12)管理成本。制定新的規(guī)章制度或新的控制方式所需要費用。
(13)工資成本。實施系統需要額外支付的人員工資，如加班工資、津貼等。
項目的間接成本是指隱含在項目活動過程中的一些成本，通常占全部成本的20%左右，如果分別從技術成本和非技術成本兩個角度來劃分，可以簡單地列舉，如表1所示。
表1 間接成本列舉
以國外某一企業(yè)已結束的ERP項目為例，該項目的成本結構如圖3所示，企業(yè)可以此為參考，計算項目的預期總成本。
圖3 某企業(yè)ERP項目的成本結構
3.2 信息系統的效益因素
3.2.1 信息系統效益的分類
信息系統可能帶來的效益是非常豐厚的，如加強了客戶服務、系統框架更完善、員工滿意度更高，產品質量更好、內外部溝通更加順暢、獲取和保持競爭優(yōu)勢、減少大量不必要的成本、加強了合作伙伴關系和降低經營風險等。在學術界，研究信息系統投資效益的學者也非常多，例如，長期研究IT項目評價的Willcocks認為，IT的商業(yè)價值可分為五類：①為企業(yè)經營提供的服務。②減少了運營的成本。③提高了管理的能力。④直接增加收入或利潤來源。⑤競爭優(yōu)勢的獲取。在Parker的信息經濟學方法中，把效益分為經濟效益、管理效益和技術效益三種，經濟效益的無形效益部分又分為連帶效益、加速效益、重組效益和創(chuàng)新效益等，國內有人把信息系統的效益分為經濟效益、社會效益、技術效益和系統效益等幾類。
總之，效益的種類紛繁復雜，讓人很難理出頭緒，但從產生影響的過程來看，基本上都可以用自動化產生的效益。信息共享或集成產生的效益，以及由于信息系統的應用而導致組織變革(如流程再造、職能調整等)產生的效益三大部分來表示，如圖4所示。
圖4 信息系統對企業(yè)的影響機制
從影響范圍的角度來說，信息系統給企業(yè)帶來的影響一般是企業(yè)操作層的影響。管理層的影響和戰(zhàn)略層的影響三種，就某個信息系統而言，無論是影響的途徑還是影響的范圍，肯定是多重的，即同時從三種途徑對三個層次產生影響，據此，可以根據這兩個維度把信息系統產生的效益分為九類，如圖5所示。
圖5 信息系統項目效益的分類圖
該圖可以作為全面分析信息系統效益的框架圖，根據不同的項目特點，分別列舉在這九個位置中可能產生的效益，以某企業(yè)的ERP項目為例，從ERP的本質上講，是一類基于事務操作層的集成性應用，規(guī)范了企業(yè)的運營管理，但對于決策層的影響并不顯著，因此ERP項目帶來的效益將如圖4所示。
3.2.2 反映信息系統效益的指標體系
無論效益產生的途徑如何，影響范圍如何，最終體現出來的都是由于信息交換的效率提高，而引起的企業(yè)經濟上的有效性和組織上的有序度的增加，正是基于這一點，可以引用企業(yè)有效性和有序度這兩個方面，把信息系統的效益轉換為可測度的指標，有效性是經濟學意義上的概念，指的是系統的某一組成部分對于系統來說發(fā)揮的有效程度，是系統的價值表現，信息化的有效性主要是指信息化對企業(yè)的價值貢獻在經濟效益或功能發(fā)揮上的整體反映，有序是刻畫系統內部聯系的存在和聯系的程度的概念，而有序性反映的是子系統和子系統之間的一種協調性和組織的合理性，企業(yè)系統的有序性實質是一個組織與管理的問題，表2是制造型企業(yè)ERP項目中一些最常見的效益指標，可供參考。
表2 ERP項目常見效益指標分類
3.3 其他決策標準
偏重經濟意義的全面成本效益分析，只是項目判斷標準中的一部分，用以決定項目是否實施或者在幾個備選方案中選擇哪個，根據James和Graeme的理論，完整的信息系統評估至少應包括以下幾方面因素：
(1)滿足項目目標的程度。即項目預期結果與項目目標之間的一致性，如滿足企業(yè)特殊需求的指標，對企業(yè)目標的貢獻度等；
(2)與競爭環(huán)境相關的因素。即項目實施后，是否有助于改善企業(yè)在行業(yè)中的競爭地位，為企業(yè)贏得或保持競爭優(yōu)勢，如滿足行業(yè)條例的程度、響應競爭的速度、與競爭對手信息化水平的對比等；
(3)與技術相關的因素。主要是指系統的技術性指標，如系統的技術可行性、穩(wěn)定性、可擴展性和可操作性等；
(4)與風險相關的因素。主要考慮到實施的難度和可能遇到的問題，如時間風險、成本風險、技術風險和軟件、或對企業(yè)調整的程度、對領導團隊政治因素的依賴、對專業(yè)人員的要求等；
(5)考察主要軟硬件供應商的因素。供應商是影響信息系統項目成敗的關鍵因素，對供應商的資歷、專業(yè)水準、服務和項目投入等進行評估非常重要；
要對這五個方面分別做出定量的評估是非常困難的，而且從項目時間和成本上考慮也是沒有必要的，只要根據項目的特點，針對這五個因素，分別列出企業(yè)所關心的指標，進行定性評估即可；仍然以某企業(yè)的ERP項目為例，除去該項目的成本效益因素，事前評估的標準以及指標體系如表3所示。
表3 ERP項目事前評估指標體系
4 決策結果的獲得與分析
通過各類評價指標的評估分析，對項目的預期結果有了初步的了解，但并不能得到一個綜合的評估結果，因此，還要通過一定的方法整合這些指標的考察結果，也就是事前評估方法的選擇；就信息系統這一大類而言，對企業(yè)的影響往往都是戰(zhàn)略意義大于財務意義，無形效益多于有形效益，作出精確的財務分析幾乎是不可能的，而且信息系統的建設往往會涉及到多方的利益，需要綜合考慮；另外，企業(yè)一般不愿意為事前評估投入太多時間和資源；因此，信息系統在事前評估方法的選擇上應該更傾向于采用軟評價法，如多目標多準則法(MOMC)、模糊綜合評判法，德爾菲法和專家評分法等，簡化評價標準與步驟，得出一個較為滿意的評估結論；例如，MOMC方法，事先通過專家評分法為各個指標賦權重，讓不同的評估主體對各評價指標用統一的規(guī)范進行預測或估計，然后把結果乘以指標的權重，再乘以各個評估主體的重要性權重，相加就可以得出最終的評價結果。
同時，應該讓盡可能多的人參與到該過程中來，不僅可以達到群策群力的效果，而且可以讓項目相關人員更加系統，更加理性地了解項目本身，以及項目價值產生的過程，可以在企業(yè)范圍內達成共識，減少實施過程中因為不熟悉項目情況而引起的抵制行為。
事前決策評估的過程，是充分預測項目未來可能結果的過程，也是全面估計項目可能存在問題的過程，評估方在評估的過程中隱含了他對項目實施過程以及項目相關人員行為的期望。因此，事前評估除了為決策者提供判斷依據外，還為未來的項目實施和人員考核甚至是事后評價提供標準，作為糾正偏差和協調各方利益的工具。實際上，評價本身并不是目的，而是為了獲得一個更高的業(yè)績水平而使用的手段。企業(yè)通過評價，把項目的期望值傳遞給項目的所有相關人員，進而影響這些人員的項目行為，才是評價的真正意義所在。
5 結束語
信息系統的投資決策評估過程，從分析企業(yè)戰(zhàn)略和特殊需求開始，經過全面的成本效益分析，決策標準的確定，得出決策結果，到最后為項目管理和人員績效考評提供依據，對確保項目的順利實施，促使項目效益最大化等具有非常顯著的意義。本文全面總結了信息系統項目的投資決策評估過程，并提出了各階段分析的框架與方法，最主要的目的也在于此。
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本文標題：ERP信息系統的項目投資決策評估過程研究
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