信息系統(tǒng)項(xiàng)目成本核算

    信息系統(tǒng)建設(shè)項(xiàng)目的財(cái)務(wù)成本可以分為一次性投入和運(yùn)行維護(hù)投入兩類，其中一次性投入是指軟件建設(shè)開發(fā)階段的各項(xiàng)費(fèi)用支出，主要指標(biāo)包括服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)等基礎(chǔ)設(shè)施費(fèi)用，數(shù)據(jù)庫、操作系統(tǒng)、中間件等基礎(chǔ)軟件采購費(fèi)用，調(diào)研、會議、購買資料等服務(wù)費(fèi)用、軟件開發(fā)和推廣實(shí)施的費(fèi)用；運(yùn)行維護(hù)投入是指軟件投運(yùn)后繼續(xù)產(chǎn)生的日常維護(hù)費(fèi)用，主要指標(biāo)包括需求變更與進(jìn)一步的功能完善，業(yè)務(wù)調(diào)整帶來的系統(tǒng)配置，數(shù)據(jù)重新初始化以及重新培訓(xùn)等，需要說明的是運(yùn)維成本的高低與前期的需求調(diào)研、方案設(shè)計(jì)有著緊密的聯(lián)系。

    除了可以貨幣衡量的資金投入外，信息系統(tǒng)建設(shè)期間業(yè)主方知識的投入、人員的投入，投運(yùn)初期由于流程變化、所產(chǎn)生的無形成本也同樣不能被忽視，由此產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)，被人們俗稱“后遺癥”，其可以概括為十項(xiàng)主要指標(biāo)。

    第一是業(yè)主方的智力投入程度，主要指配合人員的知識水平、需求整理的能力、方案審查、差旅會議等智力與精力上的投入。

    第二是流程變更對效率的短期影響，主要指新的工作方式對員工效率曲線帶來影響，造成短期內(nèi)工作效率明顯下降，有可能挫傷決策者的信心。

    第三是使用者的抵觸情緒，主要指改變既定的操作習(xí)慣、導(dǎo)致崗位職責(zé)的別化、大幅增加工作量或系統(tǒng)本身使用不方便，會讓部分最終用戶產(chǎn)生抵觸情緒。

    第四是造成新的信息壁壘，主要指由于需求調(diào)研時(shí)深度和覆蓋度不夠，不考慮已有信息系統(tǒng)基礎(chǔ)或與相關(guān)業(yè)務(wù)流程的成果交付，導(dǎo)致新的信息孤島的形成。

    第五是基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的大量重復(fù)，同一單位不同的信息系統(tǒng)所需的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)大體相同，如：組織機(jī)構(gòu)、崗位、人員等，新建系統(tǒng)時(shí)不考慮集成共享，造成此類數(shù)據(jù)重復(fù)保存更新，將來造成較大的工作量。

    第六是數(shù)出多源，指不同信息系統(tǒng)功能出現(xiàn)重疊，造成同一事項(xiàng)的統(tǒng)計(jì)結(jié)果出現(xiàn)不合理差異。

    第七是雙軌期間大量的重復(fù)勞動(dòng)，主要指新舊系統(tǒng)切換期間，部分工作需要重復(fù)兩次，且系統(tǒng)間數(shù)據(jù)要進(jìn)行核對，日常工作量大幅上升。

    第八是最終用戶對系統(tǒng)功能的選擇性應(yīng)用，是指功能設(shè)計(jì)大而全，實(shí)用性不強(qiáng)，導(dǎo)致只有部分功能得到應(yīng)用。

    第九是系統(tǒng)設(shè)計(jì)缺乏前瞻性和靈活性，在面對管理變革、需求變更的時(shí)候，系統(tǒng)結(jié)構(gòu)僵化，調(diào)整代價(jià)大。

    第十是信息安全投入成本的增加，主要指信息集中電子化存儲，增加了信息安全風(fēng)險(xiǎn)防范的資金和技術(shù)投入。

信息系統(tǒng)效益指標(biāo)評估

    在信息系統(tǒng)應(yīng)用過程中，成本通常發(fā)生得比較早，而且是可見的，但效益產(chǎn)生通常比較晚，而且具有“有形”與“無形”之分。這里對效益不采用經(jīng)濟(jì)效益和社會效益的分類，而采用有形收益和無形收益的分類方法，有形效益指可以通過統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)量化評價(jià)的效益指標(biāo)，無形效益指無法在短期內(nèi)量化，但長遠(yuǎn)看能夠帶來收益的指標(biāo)，如更高質(zhì)量的客戶服務(wù)、更有效率的決策過程等。

    在實(shí)際應(yīng)用中，可以進(jìn)行量化的有形效益指標(biāo)來自七個(gè)方面。

    第一是人力成本的減少，可根據(jù)減少崗位及人員數(shù)的工資總和來計(jì)算。

    第二是事務(wù)性成本的降低，可根據(jù)減少事務(wù)性開支費(fèi)用計(jì)算，比如：節(jié)約辦公紙張、節(jié)約差旅費(fèi)用等。

    第三是降低專業(yè)性成本，由于系統(tǒng)或技術(shù)改進(jìn)帶來專項(xiàng)工作成本降低，比如使用專業(yè)的制圖軟件CAD降低設(shè)計(jì)成本。

    第四是提高工作效率，可對一定周期內(nèi)關(guān)鍵流程的平均實(shí)際流轉(zhuǎn)天數(shù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，在系統(tǒng)實(shí)施先后進(jìn)行對比。

    第五是提高工作能力，可以統(tǒng)計(jì)部分主要業(yè)務(wù)在單位時(shí)間內(nèi)的辦結(jié)數(shù)量，在系統(tǒng)實(shí)施前后進(jìn)行對比。

    第六表現(xiàn)為系統(tǒng)帶來的直接收入，使用軟件系統(tǒng)帶來的直接收入，如門戶網(wǎng)站上的廣告費(fèi)收入等。

    第七是計(jì)算系統(tǒng)投資回收年限，計(jì)算公式為總投資/平均年收益。

    在可計(jì)算的有形收益之外，通過軟件應(yīng)用獲得的無形效益往往是更大的，同時(shí)也是影響決策的重要因素，衡量無形收益的主要指標(biāo)包括十個(gè)方面。

    第一是提高內(nèi)部滿意度，主要指一線員工、各管理層對系統(tǒng)功能和使用效果滿意的滿意程度。

    第二是提供信息更加及時(shí)，通過系統(tǒng)應(yīng)用能夠及時(shí)方便的獲得各類信息，減少取得信息的協(xié)調(diào)環(huán)節(jié)。

    第三是提供更多信息，通過系統(tǒng)應(yīng)用使信息集成共享，向各層面提供的信息量更大。

    第四是改善決策過程，系統(tǒng)應(yīng)用后可對信息按既定原則自動(dòng)加工，并將分析結(jié)果作為決策依據(jù)。

    第五是增加溝通手段，通過系統(tǒng)支撐實(shí)現(xiàn)流程化的信息處理和移動(dòng)辦公，促進(jìn)信息共享傳閱，豐富了內(nèi)部溝通與內(nèi)部管理的手段。

    第六是明確責(zé)任界面，通過系統(tǒng)功能、流程、權(quán)限設(shè)計(jì)，使業(yè)務(wù)經(jīng)辦過程中各崗位、部門職責(zé)界面更加清晰。

    第七是工作痕跡可追溯，在系統(tǒng)中可實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)處理結(jié)果與流轉(zhuǎn)流程的一體化，每項(xiàng)工作最終的處理結(jié)果都可以追溯，為監(jiān)督和審計(jì)提供有效手段。

    第八表現(xiàn)為減少工作失誤，系統(tǒng)自動(dòng)處理，有效減少人工干預(yù)加工的次數(shù)，數(shù)據(jù)一次性錄入，出現(xiàn)人為造成失誤的機(jī)率大幅降低。

    第九是提高本單位系統(tǒng)開發(fā)經(jīng)驗(yàn)及項(xiàng)目掌控能力，在系統(tǒng)建設(shè)的同時(shí)，最終用戶、關(guān)鍵用戶都在參與過程中，對自己或本單位的事務(wù)進(jìn)行了梳理，參與了項(xiàng)目建設(shè)全過程，增加了軟件實(shí)施項(xiàng)目的經(jīng)驗(yàn)。

    最后，是提高外部滿意度和社會形象，通過系統(tǒng)應(yīng)用，提高服務(wù)能力、服務(wù)效率和服務(wù)質(zhì)量，使被服務(wù)對象的外部滿意度得到提升，如：各類自助查詢系統(tǒng)、排隊(duì)叫號系統(tǒng)等。

加叔打分法羽應(yīng)用

    在實(shí)際應(yīng)用中，首要工作是選擇評價(jià)指標(biāo)，可根據(jù)信息系統(tǒng)項(xiàng)目的主要內(nèi)容、涉及用戶或服務(wù)對象、覆蓋業(yè)務(wù)面、資金渠道等基本信息，從以上“成本—效益指標(biāo)”中選擇或重新提出本單位最為關(guān)心的指標(biāo)，并為選定的指標(biāo)確定權(quán)重，并且成本與效益指標(biāo)分別計(jì)分，成本指標(biāo)權(quán)重之和為1，效益指標(biāo)權(quán)重之和為1。由決策層討論達(dá)成共識后，這些指標(biāo)既作為衡量方案優(yōu)劣的標(biāo)準(zhǔn)，又作為開展項(xiàng)目效益分析的依據(jù)。

    接下來是專家評分環(huán)節(jié)，聘請業(yè)務(wù)、技術(shù)等各方面專家，根據(jù)經(jīng)驗(yàn)和書面材料對指標(biāo)進(jìn)行打分，為了消除不同計(jì)分方法的差異，這里統(tǒng)一采用5分制的定性平分法，即：1—很差、2—較差、3—一般、4—較好、5—很好。

效益P

    那么，如財(cái)務(wù)成本、有形效益之類可以定量計(jì)算的指標(biāo)如何轉(zhuǎn)化為定性評分的分值呢？可采用以下方法轉(zhuǎn)化，以財(cái)務(wù)成本為例進(jìn)行說明，在評審前，由專家組根據(jù)經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合項(xiàng)目規(guī)模，給出項(xiàng)目預(yù)計(jì)資金投入的參考數(shù)，參考數(shù)為3分，比參考數(shù)低40％以內(nèi)或等于40％得4分，比參考數(shù)低40％以上得5分，比參考數(shù)高30％以內(nèi)或等于40％得2分，比參考數(shù)高30％以上得1分。其他定量指標(biāo)也可以這種方式轉(zhuǎn)化為定性評價(jià)。

    專家為每項(xiàng)指標(biāo)打分，統(tǒng)計(jì)人員將各位專家對某一指標(biāo)的評分求后，再除以專家個(gè)數(shù)，計(jì)算指標(biāo)得分的算術(shù)平均數(shù)，作為該指標(biāo)的的綜合評分，再將每項(xiàng)指標(biāo)所得綜合得分與各自權(quán)重相乘之后再求和，即為該方案的最終綜合評分。由于方案的成本、效益是分別計(jì)分的，所以最終一個(gè)方案最終會有兩個(gè)最終綜合得分，分別計(jì)為：成本C和收益P。

    最后是方案對比選擇階段，假設(shè)有m個(gè)方案可供選擇，根據(jù)得分將產(chǎn)生一個(gè)組合分布：在D區(qū)間內(nèi)的方案效益高、成本低，應(yīng)予以優(yōu)先考慮；在A、C區(qū)間的方案效益低，應(yīng)予以放棄；在B區(qū)間的方案收益與風(fēng)險(xiǎn)同在，應(yīng)慎重對待。方案最終確定后，選擇方案時(shí)的最終綜合評分和各分項(xiàng)得分即可做為將來項(xiàng)目驗(yàn)收時(shí)的預(yù)期分值。待項(xiàng)目試運(yùn)行結(jié)束后，由關(guān)鍵用戶組建內(nèi)部驗(yàn)收組，對相同指標(biāo)重復(fù)上述打分過程，將最終結(jié)果與預(yù)期分對比，即可得到最終的效益分析結(jié)果。

實(shí)際應(yīng)用的注意事項(xiàng)

    為了避免在加權(quán)打分法的實(shí)際應(yīng)用出現(xiàn)不當(dāng)，對決策造成負(fù)面影響，信息化管理者們需要注意以下幾個(gè)問題。首先是權(quán)重的確定。評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)選定后，需要為每項(xiàng)指標(biāo)確定適合的權(quán)重，權(quán)重設(shè)置不合理有可能導(dǎo)致最終的綜合評價(jià)結(jié)果產(chǎn)生差異，因此在評審開始之前，需要大家對衡量指標(biāo)重要性的權(quán)重進(jìn)行討論，并達(dá)成共識，必要時(shí)可以進(jìn)行預(yù)先的測算。

    其次是專家的經(jīng)驗(yàn)。不同領(lǐng)域?qū)＜矣胁煌�工作�?jīng)歷和知識背景，在評審中可能忽視了某些重要的環(huán)節(jié)，從而影響最終結(jié)果的客觀性。為了解決這一問題，可以從業(yè)務(wù)、技術(shù)、管理等多個(gè)領(lǐng)域選擇專家，專家組人數(shù)上也可以進(jìn)行調(diào)整，必要情況下，可以循環(huán)多次打分，不斷調(diào)整完善標(biāo)準(zhǔn)和權(quán)重，使評價(jià)結(jié)果趨于合理。

    另外是標(biāo)準(zhǔn)的改變。隨著時(shí)間的發(fā)展，有可能出現(xiàn)項(xiàng)目驗(yàn)收評估時(shí)的環(huán)境與立項(xiàng)時(shí)的環(huán)境發(fā)生改變的情況，在最終效益評估時(shí)，應(yīng)該結(jié)合內(nèi)外部環(huán)境的實(shí)際，對標(biāo)準(zhǔn)和權(quán)重進(jìn)行修訂和完善，以期達(dá)到最合理的結(jié)果。

    綜上所述，加權(quán)打分法是一種理性化的決策支持方法，可以在一定程度上解決信息系統(tǒng)項(xiàng)目在立項(xiàng)、方案選擇、效益評估等方面成本效益無法量化的問題，—方面可為領(lǐng)導(dǎo)層決策提供直接有效的依據(jù)，減少立項(xiàng)的盲目性，另—方面有利于項(xiàng)目方案質(zhì)量的提高，避免隨意擴(kuò)大或縮小項(xiàng)目范圍，不進(jìn)行現(xiàn)場調(diào)研，盲目閉門造車的情況出現(xiàn)，從而為科學(xué)、客觀、高效益地建設(shè)信息化項(xiàng)目提供保障。

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本文標(biāo)題：加權(quán)打分法：令ERP系統(tǒng)信息化投資效益評估更精確

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