本來希望ERP能夠幫助企業(yè)提高管理水平，誰料在業(yè)務最繁忙的時候ERP卻不能很好地被應用。也許有人會堅持用這套系統(tǒng)而導致業(yè)務停滯，也許有人會從此徹底放棄這套系統(tǒng)，廈門娜其爾日化有限公司（以下簡稱娜其爾）的選擇卻是，先停掉系統(tǒng)，等業(yè)務不繁忙的時候再重新梳理——不能由于時間倉促草率上線ERP。

企業(yè)管理兩頭復雜

    坐落在廈門市湖里區(qū)高崎工業(yè)園的娜其爾組建于2003年8月，投資規(guī)模1200多萬元，是一家集研發(fā)、制造和銷售為一體的民營科技企業(yè)，主要生產并出口專業(yè)生產環(huán)保型的沐浴禮品組合。從成立之日起，娜其爾始終堅持“質量第一，信譽至上”的原則，為顧客提供優(yōu)質的服務，產品主要遠銷歐美市場，深受廣大客戶的青睞。

   從其業(yè)務內容可以清楚地看到，娜其爾既屬于化工生產行業(yè)，又屬于外貿行業(yè)，兼?zhèn)鋬蓚�行業(yè)的管理難點。

    一方面，作為一個按訂單生產的化工生產企業(yè)，娜其爾面臨生產的產品種類多、物料管理復雜、交貨周期短、生產重復性低等多個管理難點。而且和一般的化工生產企業(yè)不一樣的是，娜其爾的產品包裝材料包括有金屬、陶瓷、木材、塑料等多個品種，又增加了其管理的難度。

    另一方面，作為一個外貿企業(yè)，娜其爾的產品要滿足不同進口國的不同要求，比如說，要向不同進口國提供不同的第三方資格認證，這需要非常熟悉出口標準的工作人員來處理出口業(yè)務。此外，出口產品對產品質量的要求更高，娜其爾需要更加嚴格地對原材料進行把控。

    與此同時，不但因為顏色、氣味或者包裝不一，產品的名稱就不一樣，而且由于娜其爾生產的產品100%出口，還會因為出口國的不同，產品名稱不一樣，更是加大了管理的復雜性。

    可見，如果沒有一套合適的信息化系統(tǒng)，娜其爾很難高效地管理其業(yè)務。為此，在2004年，娜其爾就將ERP建設提上日程，希望能夠借此對企業(yè)生產經營全過程進行有效控制和跟蹤，加強企業(yè)物流和制造流程管理，實現(xiàn)生產、采購及賬款管理、庫存管理、出口管理的完美集成。娜其爾總經理毛文證非常重視此項目，并積極參與其中。

停滯兩月后成功

    廈門離臺灣很近，毛文證非常了解臺灣企業(yè)的管理先進性，所以就有意讓娜其爾向臺灣企業(yè)學習管理。所以在ERP選型的時候，毛文證重點關注具有臺灣軟件背景的正航軟件。通過多方了解，毛文證最終選擇了正航軟件專注于中型制造企業(yè)的ERP產品——正航T357。

    根據(jù)化妝品行業(yè)生產工序特點，正航軟件做到了在每個業(yè)務單據(jù)之間、業(yè)務流程之間形成一個全面、嚴密的信息網(wǎng)，這種聯(lián)系確保了業(yè)務信息與流程之間的統(tǒng)一，數(shù)據(jù)內直接和間接的聯(lián)系使得整個ERP信息流不間斷傳輸于各個部門中的各個流程，保證單據(jù)和資料之間的信息遞推式的傳播和即時獲取，提高整個系統(tǒng)的綜合運作水平和效率。

    但是，實施應用的過程并非一帆風順。首先遇到的困難是產品編碼問題。除了因為化工制造行業(yè)本身的編碼就復雜以外，還因為娜其爾自身業(yè)務的復雜性，大大增加了編碼的復雜性：一方面，產品種類太多——同一種產品，包裝不一樣，產品的編碼可能就不一樣；另一方面，娜其爾的很多產品是在各個展銷會上根據(jù)客戶的要求而定的，產品多數(shù)按單研發(fā)生產，產品結構時常變動，物料計算非常復雜。另外，商品標簽不同，就算是同一產品，出口不同國家的文字也不一樣，比如說，出口加拿大的要用英文和法文，而出口英國的就只有英文就可以了。這些問題困擾娜其爾已久，他們希望借此機會能夠獲得解決。為此，如何制定有諸多特性的編碼規(guī)則讓ERP項目組頭疼不已。正航軟件項目小組通過調研了解到情況后，結合正航ERP在兩岸的一些化工企業(yè)的實施經驗，經過幾次商討以后，才提出了比較理想的編碼方案——將年度和展銷會納入編碼前幾位，而產品的特征，如組合情況、顏色等由娜其爾人工介入，按每期情況自定義，納入編碼后幾位。

    實施100天以后，項目開始并線運行。在正航軟件公司的建議下，項目上線之初娜其爾保留了手工做賬模式，系統(tǒng)、手工兩套賬并行。這是確保員工在適應ERP的環(huán)境過程中，不因為遺漏單據(jù)數(shù)據(jù)的錄入而出錯，但這樣無形中加大了娜其爾相關員工的工作量。

    此時正值娜其爾為了完成歐美客戶圣誕節(jié)的訂單而業(yè)務最繁忙的時候，時間非常緊，兩條線同時忙碌。相關員工常常要加班加點錄入數(shù)據(jù)，大大加重了他們的負擔，而且匆忙之余難以保證數(shù)據(jù)的準確性。為了不影響業(yè)務的正常運行，同時保證ERP的實施效果，不因為業(yè)務繁忙而導致導入的數(shù)據(jù)不準確，降低員工對ERP的信心，毛文證決定暫停ERP的實施，還是采用手工方式處理業(yè)務。

    也許很多人認為，娜其爾的ERP項目可能會就此失敗。然而，事實卻遠非如此。過了那個業(yè)務繁忙的季節(jié)，毛文證重新將ERP項目提上日程，將原來所遇到的問題進行重新梳理。第二次啟動，前期的積累并沒有白費，有了第一次的經驗，企業(yè)更有經驗，同時更清楚自身的需求，因此，實施起來反而事半功倍，很快即宣告上線成功。

走進發(fā)展快車道

    功夫不負有心人。次年初，停滯近兩個月的正航ERP終于開始正式應用，而且給娜其爾的管理提升提供了非常大的幫助。毛文證總結了以下幾點：

    首先，系統(tǒng)為娜其爾的信息保存和維護提供了一個很好的平臺，使得管理更加規(guī)范。系統(tǒng)使得娜其爾的內部流程和人員責任得到固化。這樣，毛文證不用像很多企業(yè)那樣擔心熟悉業(yè)務的業(yè)務人員離職后找不到經驗豐富的繼任者了，新的員工借助固化在系統(tǒng)中的流程就能快速適應新的工作。

    其次，借助系統(tǒng)的應用，娜其爾的業(yè)務信息提取、匯總和分析變得更加容易和準確，大大提高了整個公司的工作效率，并降低了整體的人力資源成本。

    再次，系統(tǒng)清晰地記錄了娜其爾的歷史交易信息，幫助娜其爾更好地維護客戶。值得一提的是，系統(tǒng)能夠提供針對不同客戶的產品歷史報價，銷售人員在報價的時候就有據(jù)可依了。此外，前文提到的各個國家不同的進口標準在系統(tǒng)中會有詳細的記錄，產品出口時相關人員只要查看這些記錄就可以了，再也不用擔心會忽略哪個進口國的要求。

    最后，系統(tǒng)詳細記錄了進銷存等各種數(shù)據(jù)，使得娜其爾的無形資產得到了保護。以前娜其爾的這些數(shù)據(jù)主要通過Excel文檔來保存，很容易被人刪除，存在很大的隱患。毛文證說，曾經有個公司的一位員工在離職的時候與管理人員發(fā)生沖突，離開前有意篡改了保存在Excel文檔中的庫存信息。事后，這家公司只好重新盤點庫存。這種事情很難避免，而系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)卻不是一般人都有權限來處理的，而且即使刪除了，還有備份。

    這些，都使得快速發(fā)展的娜其爾大大減少了后顧之憂，在快速發(fā)展的同時保持穩(wěn)健的步伐。至此，正航攜手娜其爾的發(fā)展快車也將沿著化工行業(yè)信息化車道駛向未來。

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本文標題：ERP系統(tǒng)實施成敗在一念間

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