在中小企業(yè)的各項(xiàng)管理工作中，會計(jì)工作的規(guī)范性最強(qiáng)，數(shù)據(jù)處理的數(shù)量較大和準(zhǔn)確性要求最高。目前，中小企業(yè)管理工作相對薄弱大部分源于會計(jì)監(jiān)督和財(cái)務(wù)管理方面較弱。因此，在信息化建設(shè)中，以會計(jì)信息化為先行，比較切合企業(yè)實(shí)際。既抓住了企業(yè)信息化管理問題的核心，又能不斷積累經(jīng)驗(yàn)，為后續(xù)實(shí)施更多的其他系統(tǒng)提供基礎(chǔ)。

一、中小企業(yè)會計(jì)信息化建設(shè)的管理保障

    1、會計(jì)信息化要從老總的辦公桌上做起

    作為信息化的實(shí)踐主體——中小企業(yè)的老板們，理應(yīng)走在前列。只有把中小業(yè)信息化真正作為“一把手”工程，才能落到實(shí)處，順利推進(jìn)。

    2、財(cái)會部門員工應(yīng)隨著信息化管理一同進(jìn)步

    信息化的過程也是一種規(guī)范化的過程。如傳統(tǒng)的手工審批制度落實(shí)到信息化中之后，在相應(yīng)的系統(tǒng)中就要嚴(yán)格執(zhí)行，而不像手工審批階段自由，一些人員會覺得信息化太麻煩了。這時(shí)候，就要意識到這種麻煩是一種“進(jìn)步”，一種管理上的進(jìn)步。一定要將這種進(jìn)取的意識深入到部門，讓員工隨著信息化一同進(jìn)步。

    3、確立會計(jì)信息化工作目標(biāo)

    建立會計(jì)信息化系統(tǒng)的基本依據(jù)是企業(yè)發(fā)展的總目標(biāo)。這是因?yàn)闀��?jì)信息化不儀是將會計(jì)人員從繁雜的手工勞動中解放出來，更重要的是通過會計(jì)核算手段和財(cái)務(wù)管理手段的現(xiàn)代化提高會計(jì)信息處理的全面性、準(zhǔn)確性和及時(shí)性，真正做到對經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)和事項(xiàng)的事前、事中、事后的有效控制，充分發(fā)揮會計(jì)的職能作用。

    4、確定會計(jì)信息化系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)

    會計(jì)信息化系統(tǒng)的總體結(jié)構(gòu)是指會計(jì)信息化系統(tǒng)的規(guī)模、業(yè)務(wù)處理范圍以及子系統(tǒng)的構(gòu)成。會計(jì)信息化系統(tǒng)結(jié)構(gòu)應(yīng)當(dāng)從分析現(xiàn)有手：[系統(tǒng)的任務(wù)、業(yè)務(wù)處理過程以及部門間的聯(lián)系入手，根據(jù)計(jì)算機(jī)處理數(shù)據(jù)的特點(diǎn)和系統(tǒng)的目標(biāo)來確定。此外，在單位條件允許的情況下應(yīng)具有一定的前瞻性。

二、中小企業(yè)會計(jì)信息化建設(shè)的技術(shù)構(gòu)架

    1、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)架構(gòu)

    硬件設(shè)備是構(gòu)成會計(jì)信息化系統(tǒng)的物質(zhì)基礎(chǔ)，也是基本組成單元。系統(tǒng)的硬件配置必須具備可靠性、運(yùn)算速度快、傳輸速度快、存儲容量大、設(shè)備實(shí)用性強(qiáng)等特點(diǎn)。不同的會計(jì)信息化模式所需的硬件基礎(chǔ)也有所不同，基于網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)的模式均需要比較完備的網(wǎng)絡(luò)硬件設(shè)施，這些硬件設(shè)施包括：網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器、用戶工作站、交換器、路由器等。

    2、軟件技術(shù)架構(gòu)

    由于中小企業(yè)缺乏相應(yīng)的信息化人才，這就要求中小企業(yè)在最初進(jìn)行信息化建設(shè)時(shí)，軟件平臺必須簡單、易用、實(shí)用。中小企業(yè)可采用購買商品化軟件、在線租賃、自行開發(fā)、委托開發(fā)、合作開發(fā)等途徑取得會計(jì)信息化軟件。購入現(xiàn)成軟件應(yīng)該是絕大多數(shù)中小企業(yè)實(shí)施會計(jì)信息化系統(tǒng)的解決方案。企業(yè)要購買成熟軟件，在選擇軟件之前，一定要了解這個(gè)軟件是否經(jīng)過了比較好的考驗(yàn)。一個(gè)剛上市的軟件必然會存在許多軟件錯誤，而經(jīng)過一段時(shí)間考驗(yàn)的軟件，它的軟件穩(wěn)定性相對要高。

三、中小企業(yè)會計(jì)信息化系統(tǒng)的實(shí)施

    1、配備和培訓(xùn)專業(yè)人員

    會計(jì)信息化系統(tǒng)的運(yùn)行和管理需要不同專業(yè)類型、不同水平層次的專業(yè)人員。為了適應(yīng)這種需要，應(yīng)根據(jù)系統(tǒng)目標(biāo)和本單位現(xiàn)有人員的情況，制定專業(yè)人員的培訓(xùn)和配備計(jì)劃，使人員配備和系統(tǒng)建設(shè)同步進(jìn)行，以便系統(tǒng)一旦建成即可投入運(yùn)行。

    2、整理手工賬

    企業(yè)財(cái)務(wù)部門著手整理手工會計(jì)資料，為財(cái)務(wù)軟件的運(yùn)行提供一個(gè)良好的環(huán)境。其準(zhǔn)備工作應(yīng)從以下幾個(gè)方面著手：(1)整理所有的手工單據(jù)、憑證、卡片、賬簿、報(bào)表，并核對無誤，保證賬單相符、賬證相符、賬卡相符、賬賬相符、賬表相符、賬實(shí)相符，并保證單位內(nèi)部、本單位和外單位之間賬項(xiàng)核對無誤。(2)根據(jù)國家統(tǒng)一規(guī)定和本單位的具體情況，并充分考慮單位的變化和發(fā)展，建立起一套適合本企業(yè)實(shí)際情況的會計(jì)科目體系。(3)根據(jù)已生成的會計(jì)科目體系及單位核算和管理的要求，建立起規(guī)范的管理和輔助核算科目體系。(4)結(jié)合有關(guān)職能部門和內(nèi)部管理需要，建立起一套健傘的會計(jì)報(bào)表體系。(5)全部數(shù)據(jù)準(zhǔn)備完畢之后，逐筆進(jìn)行正確性、合法性校驗(yàn)，為將手工會計(jì)核算資料輸入計(jì)算機(jī)做好最后的準(zhǔn)備工作。

    3、人員分工

    根據(jù)會計(jì)信息化工作要求和中小企業(yè)的實(shí)際情況，人員的分工在把握不兼容原則后，其崗位設(shè)置有如下幾方面：(1)總會計(jì)師。負(fù)責(zé)本企業(yè)整個(gè)會計(jì)業(yè)務(wù)工作。(2)會計(jì)主管。負(fù)責(zé)管理會計(jì)日常工作。3)數(shù)據(jù)操作錄入員。負(fù)責(zé)憑證的制作和錄入。(4)數(shù)據(jù)審核員。負(fù)責(zé)對憑證的合法性、正確性和完整件進(jìn)行審核。(5)出納人員。負(fù)責(zé)現(xiàn)金與銀行的收支及銀行對賬等工作。(6)系統(tǒng)管理員。負(fù)責(zé)系統(tǒng)軟、硬件的正常運(yùn)行。(7)系統(tǒng)維護(hù)員。負(fù)責(zé)硬件和軟件設(shè)備的日常維護(hù)。(8)檔案管理員。負(fù)責(zé)會計(jì)檔案和磁性介質(zhì)會計(jì)檔案的保管工作。(9)數(shù)據(jù)管理員。負(fù)責(zé)已復(fù)核數(shù)據(jù)的入賬，入賬后憑證、賬簿、報(bào)表的打印輸出工作。(10)數(shù)據(jù)管理員。負(fù)責(zé)將已復(fù)核數(shù)據(jù)入賬，入賬后憑證賬頁打印輸出，協(xié)助系統(tǒng)管理員做好數(shù)據(jù)備份、保密安全工作。(11)其他財(cái)務(wù)人員。包括出納和憑證處理人員等。以上這些崗位，根據(jù)企業(yè)會計(jì)賬務(wù)處理的規(guī)模，有些崗位可適當(dāng)合并，但必須符合會計(jì)崗位不相容原則，要便于實(shí)施內(nèi)部會計(jì)監(jiān)督。

    4、初始化

    所謂初始化，是指將原手工核算下已形成的賬務(wù)數(shù)據(jù)資料輸入到計(jì)算機(jī)中，以確保計(jì)算機(jī)記賬順利進(jìn)行的過程。初始化的內(nèi)容主要包括：(1)設(shè)置人員崗位分工情況。包括操作人員姓名、權(quán)限、密碼等。(2)輸入會計(jì)核算所必需的期初數(shù)據(jù)。包括各級會計(jì)科目名稱、編號、年初數(shù)、累計(jì)發(fā)生數(shù)、初始化月份的期初余額及有關(guān)的數(shù)量指標(biāo)等。(3)輸入輔助核算項(xiàng)目。若單位要進(jìn)行部門、項(xiàng)目、往來核算的，則需輸入各部門、項(xiàng)目、往來單位的初始數(shù)據(jù)。(4)選擇會計(jì)核算方法。主要包括記賬方法、固定資產(chǎn)折舊方法、存貨計(jì)價(jià)方法、成本核算方法等。(5)輸入各類未達(dá)賬項(xiàng)。主要包括銀行未達(dá)賬項(xiàng)和往來未達(dá)賬項(xiàng)。(6)定義自動轉(zhuǎn)賬憑證。主要包括固定資產(chǎn)折舊計(jì)提分錄、成本歸集分錄、利潤結(jié)轉(zhuǎn)分錄、費(fèi)用計(jì)費(fèi)分錄等。初始化是會計(jì)電算化中一項(xiàng)十分重要的工作，它是整個(gè)會計(jì)電算化工作的基礎(chǔ)。

    5、人機(jī)并行

    按照制度規(guī)定，企業(yè)在甩掉手工賬之前，手工會計(jì)處理和計(jì)算機(jī)會計(jì)處理的并行時(shí)間至少需要3個(gè)月且兩者結(jié)果一致。所謂人機(jī)并行是指一方面進(jìn)行手工會計(jì)核算；一方面使用會計(jì)軟件進(jìn)行會計(jì)核算。譬如在賬務(wù)處理過程中，用手工填制會計(jì)憑證，然后手工匯總、審核、記賬、編制報(bào)表。與此同時(shí)，也用計(jì)算機(jī)和會計(jì)軟件完成這些工作。在人機(jī)并行過程中和人機(jī)并行結(jié)束后，必須及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不斷糾正各種錯誤，調(diào)整系統(tǒng)參數(shù)，逐步建立健全會計(jì)電算化內(nèi)部管理制度。

    6、制定各項(xiàng)管理制度

    會計(jì)信息化工作的順利進(jìn)行，需要有會計(jì)信息化管理制度做保障。會計(jì)信息化系統(tǒng)運(yùn)行管理制度包括會計(jì)信息化崗位責(zé)任制、會計(jì)信息化操作管理制度、計(jì)算機(jī)硬件、軟件和數(shù)據(jù)管理制度、會計(jì)信息化檔案管理制度，等等。

    7、甩賬

    單位在甩手工賬之前一定要慎重考慮，在對照財(cái)政部門制定的法規(guī)，同時(shí)結(jié)合本單位實(shí)際情況的基礎(chǔ)上再決定是否甩賬。具體應(yīng)從以下幾方面考慮：(1)所用財(cái)務(wù)軟件是否通過省級財(cái)政機(jī)關(guān)的評審；(2)操作人員有無會計(jì)電算化合格證書：(3)手工賬與計(jì)算機(jī)賬并行是否已滿3個(gè)月，并且兩者結(jié)果是否一致；(4)現(xiàn)行的人員分工體系是否滿足會計(jì)電算化工作開展的需要；(5)會計(jì)電算化管理制度是否健全，是甭已得到實(shí)際運(yùn)行：(6)甩賬的備查資料是否健全、詳細(xì)。

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