當(dāng)前，國(guó)內(nèi)新實(shí)施ERP的企業(yè)很多是年銷售額一般在1到10億元左右的中小企業(yè)。這些企業(yè)大多處于高速成長(zhǎng)期，他們?cè)谑袌?chǎng)與研發(fā)上都是非常進(jìn)取的，也知道如何努力，但是，在整體的內(nèi)部管理上，往往感覺(jué)不順利，而且還找不到突破口。這時(shí)候，他們想到了ERP，再由軟件商與實(shí)施方的推銷，就更是看到了解決這一問(wèn)題的美好前景，當(dāng)然不是具體的，而是一個(gè)朦朧的概念。
1、內(nèi)部管理面臨的問(wèn)題
這些中小企業(yè)是從小到大發(fā)展而來(lái)的，多年的運(yùn)作形成了自己的一套方法。但是隨著企業(yè)的高速發(fā)展，業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)日益龐大、業(yè)務(wù)流程越趨復(fù)雜、組織效率卻低下起來(lái)。將這些問(wèn)題具體羅列出來(lái)都是老生常談的那些：數(shù)據(jù)不統(tǒng)一、不規(guī)范、不準(zhǔn)確，業(yè)務(wù)流程不固定又缺乏執(zhí)行力，經(jīng)營(yíng)分析缺乏數(shù)據(jù)支持，等等，都是經(jīng)營(yíng)、決策之外的基礎(chǔ)管理問(wèn)題。
曾經(jīng)見(jiàn)過(guò)一個(gè)企業(yè)，辛辛苦苦拿到了一個(gè)大單，很不容易的，甚至對(duì)一個(gè)這樣規(guī)模的企業(yè)來(lái)說(shuō)非常難得。然而，結(jié)果卻很糟糕：因?yàn)槌杀緶y(cè)算不準(zhǔn)，在報(bào)價(jià)上吃虧了，實(shí)際上是虧本生意；生產(chǎn)組織不順，遲遲不能按期交貨，罰款不說(shuō)，破壞了進(jìn)一步合作的基礎(chǔ)，失去一個(gè)優(yōu)質(zhì)客戶。面對(duì)這樣的問(wèn)題，公司如何不急！但是，不管怎么急，問(wèn)題總是看不到改善，有無(wú)從著手的意味。這是一個(gè)非常具體的例子，但實(shí)際上，這種混亂處處皆是：庫(kù)存總是不準(zhǔn)確，或是給人的感覺(jué)要做準(zhǔn)確、梳理清楚是不可能任務(wù)；如果是產(chǎn)品比較復(fù)雜的行業(yè)，生產(chǎn)停工待料的情況太多；采購(gòu)及供應(yīng)商管理缺少有效的手段等等基礎(chǔ)管理問(wèn)題。
分析這些問(wèn)題，都是因?yàn)闃I(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)流程及業(yè)務(wù)控制的問(wèn)題。業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)缺乏有效的管理，不能有效的利用（共享）。業(yè)務(wù)流程不明確、不系統(tǒng)，或是有業(yè)務(wù)流程但只是紙面上的，沒(méi)有控制手段，或者說(shuō)可執(zhí)行性不強(qiáng)。
2、對(duì)ERP的期望
對(duì)上述的各類基礎(chǔ)管理問(wèn)題，可以一一羅列并分析原因，但我們?cè)贓RP實(shí)施過(guò)程中發(fā)現(xiàn)，多數(shù)身陷其中的企業(yè)并不能很系統(tǒng)地看到這些問(wèn)題，他們對(duì)ERP的期望是處于一種不具體的理想狀態(tài)。所謂理想是指，期望ERP是高度智能、高度自動(dòng)化的，諸如流程控制要自動(dòng)化、替代人為控制，各種數(shù)據(jù)無(wú)限細(xì)化或者說(shuō)可以提供我想要的所有數(shù)據(jù)等等。不具體則是指業(yè)務(wù)部門對(duì)問(wèn)題沒(méi)有系統(tǒng)化的認(rèn)識(shí)，在談業(yè)務(wù)需求時(shí)，總是強(qiáng)調(diào)他們所遇到的一個(gè)個(gè)的問(wèn)題點(diǎn)，沒(méi)有輕重緩急以及不了解問(wèn)題之間的內(nèi)在關(guān)系。
任何問(wèn)題的改進(jìn)都是一個(gè)循序漸進(jìn)的過(guò)程，ERP實(shí)施也是一樣，對(duì)于這種基礎(chǔ)管理差的企業(yè)，就更是如此。首先要理順數(shù)據(jù)、規(guī)范及明確業(yè)務(wù)流程，系統(tǒng)地逐個(gè)從根本上解決那些具體的問(wèn)題，然后才能降低企業(yè)運(yùn)營(yíng)成本、提高管理效率，進(jìn)而，為企業(yè)的擴(kuò)展提供一個(gè)良好的平臺(tái)。
但是，我們上面說(shuō)到，企業(yè)對(duì)ERP的期望通常是不具體的理想化的，ERP實(shí)施項(xiàng)目組與業(yè)務(wù)部門的溝通效率非常低下，效果往往也十分有限。并且，在項(xiàng)目實(shí)施伊始，有時(shí)候還存在信任問(wèn)題，業(yè)務(wù)部門甚至對(duì)于實(shí)施方所說(shuō)的問(wèn)題有動(dòng)機(jī)上的懷疑，認(rèn)為項(xiàng)目組總是想把方案向簡(jiǎn)單的方向引。在這種情況下，項(xiàng)目組有必要考慮實(shí)施方法上的調(diào)整。
3、ERP實(shí)施的應(yīng)對(duì)之道
中小企業(yè)的ERP項(xiàng)目規(guī)模一般也是相對(duì)較小的，但是問(wèn)題可不少，有時(shí)因?yàn)榛A(chǔ)差，甚至更不好處理。而且，他們本身的經(jīng)驗(yàn)有限以及有并不實(shí)際的期望，項(xiàng)目的溝通也不容易。我們需要在實(shí)施方法上就這個(gè)狀況有所應(yīng)對(duì)。
Oracle ERP實(shí)施方法論把ERP的實(shí)施過(guò)程分為五個(gè)階段：項(xiàng)目準(zhǔn)備、需求調(diào)研、方案設(shè)計(jì)、系統(tǒng)集成、上線切換。這種劃分是合理的，我們?cè)谧裾者@個(gè)實(shí)施方法的基礎(chǔ)上，要在實(shí)施階段安排上以及各階段的具體工作方面有針對(duì)性的調(diào)整，下面逐項(xiàng)說(shuō)明。
3.1 項(xiàng)目進(jìn)程安排
項(xiàng)目進(jìn)程安排上簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)就是要壓縮項(xiàng)目準(zhǔn)備、需求調(diào)研、方案設(shè)計(jì)這幾個(gè)準(zhǔn)備及相對(duì)“務(wù)虛”的階段，給系統(tǒng)集成以及上線切換這些“實(shí)戰(zhàn)”階段留下足夠的時(shí)間。
之所以這樣安排，是因?yàn)闇贤ㄐ实牡拖�，而且很難通過(guò)延長(zhǎng)時(shí)間或加大強(qiáng)度來(lái)彌補(bǔ)，只有實(shí)際的準(zhǔn)備以及運(yùn)作才能讓相關(guān)各方盡快的進(jìn)入角色。通過(guò)實(shí)際的運(yùn)作，用戶能更好的理解做細(xì)的重要性，以及做細(xì)的代價(jià)，并進(jìn)一步明白細(xì)節(jié)做好才能做大，系統(tǒng)才能更好地為經(jīng)營(yíng)決策服務(wù)。在實(shí)際的運(yùn)作中，很多在前期的討論中久議不決的議題往往能夠很快獲得解決，大家有了感性的認(rèn)識(shí)和評(píng)估。
3.2 項(xiàng)目準(zhǔn)備及需求調(diào)研
這個(gè)階段，項(xiàng)目組最重要的事情是了解企業(yè)的現(xiàn)狀，重中之重是問(wèn)題。我們通常說(shuō)現(xiàn)狀主要側(cè)重在業(yè)務(wù)的現(xiàn)狀，這個(gè)當(dāng)然是項(xiàng)目組要了解的，但是，企業(yè)的問(wèn)題可能更重要，例如管理上的特點(diǎn)，執(zhí)行力存在的問(wèn)題等等。項(xiàng)目組了解這些問(wèn)題才能提前有所應(yīng)對(duì)，不能一開(kāi)始合作的很愉快，后來(lái)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題越來(lái)越多，這樣就浪費(fèi)了寶貴的項(xiàng)目時(shí)間。
在項(xiàng)目準(zhǔn)備階段，重要的工作是籌建甲方的項(xiàng)目組，這里需要注意一點(diǎn)：在對(duì)企業(yè)初步了解的基礎(chǔ)上，雙方的項(xiàng)目經(jīng)理溝通，不要把無(wú)關(guān)的人拉進(jìn)項(xiàng)目組，特別是項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)。因?yàn)�，這不僅是浪費(fèi)，更對(duì)項(xiàng)目后面的溝通沒(méi)有好處。
需求調(diào)研階段，要盡快完成，并注意充分挖掘用戶實(shí)質(zhì)的需求。這需要項(xiàng)目組有足夠的行業(yè)經(jīng)驗(yàn)以及實(shí)施經(jīng)驗(yàn)，在對(duì)行業(yè)了解的基礎(chǔ)上，略去過(guò)場(chǎng)性的內(nèi)容，重點(diǎn)了解業(yè)務(wù)的異常，形成自己的認(rèn)識(shí)并與用戶溝通確認(rèn)。針對(duì)用戶提出的需求，分析其問(wèn)題背后的實(shí)質(zhì)需求，并與用戶溝通確認(rèn)。
3.3 方案設(shè)計(jì)
方案設(shè)計(jì)階段也是要快，方法是分層次溝通。我們提出的方案，大部分都是常規(guī)性的業(yè)務(wù)運(yùn)作，例如進(jìn)銷存的、產(chǎn)銷銜接的等等，所以在方案溝通中，這大部分的問(wèn)題都可以很快確認(rèn)。對(duì)一些焦點(diǎn)問(wèn)題，可以加強(qiáng)溝通的強(qiáng)度。但是，也有一些問(wèn)題是非常棘手的，可以分成兩種：一種是需求理想化的問(wèn)題，一種是需求過(guò)大的問(wèn)題，甚至超出了項(xiàng)目范圍。
對(duì)于需求過(guò)于理想化的問(wèn)題，提出者肯定是基于對(duì)自己有利的角度考慮的，但這種情況下，往往會(huì)有一個(gè)數(shù)據(jù)受害者，就是別的部門要為他這個(gè)需求做出額外的工作才能夠?qū)崿F(xiàn)。這時(shí)候，可以讓他們坐到一起解決，必要時(shí)請(qǐng)上級(jí)裁定，肯定可以確定的方案的。麻煩的是后一種，他的需求要客制化處理并且風(fēng)險(xiǎn)大，或是超出了項(xiàng)目范圍之外，而且不易說(shuō)服，因?yàn)樗赡軙?huì)懷疑項(xiàng)目的動(dòng)機(jī)是“避重就輕”。這種情況下，通常是用戶沒(méi)有操作實(shí)務(wù)經(jīng)驗(yàn)，不明白問(wèn)題的輕重，可以將這類問(wèn)題作為方案未解決項(xiàng)或是備忘，約定在上線后解決。通過(guò)實(shí)際的運(yùn)作，用戶通常都會(huì)理解。
在方案設(shè)計(jì)階段，我特別強(qiáng)調(diào)要縮短物料編碼方案的討論時(shí)間，并簡(jiǎn)化編碼方案。大家往往認(rèn)為編碼方案非常重要，并賦以非常多的管理重任，因此，參加編碼討論的部門很多，每個(gè)人都有自己的想法。要把這些想法綜合起來(lái)是非常困難的，所以比業(yè)務(wù)解決方案還難確認(rèn)，有時(shí)要一個(gè)月甚至兩個(gè)月的時(shí)間才能討論確認(rèn)。在這里花了時(shí)間，就耽誤了我們后面要說(shuō)的數(shù)據(jù)收集時(shí)間了，而這又是對(duì)基礎(chǔ)不好的企業(yè)來(lái)說(shuō)最重要的。
其實(shí)，在這里存在誤區(qū)，編碼并沒(méi)有那么重要，在ERP系統(tǒng)中，編碼的管理職能有各種屬性及相關(guān)設(shè)置來(lái)?yè)?dān)當(dāng)，編碼的作用就是識(shí)別，幫助用戶在制定編碼時(shí)快速歸類、檢索，避免重碼。況且，還沒(méi)有聽(tīng)說(shuō)因?yàn)榫幋a不好導(dǎo)致項(xiàng)目失敗的，信息系統(tǒng)也是有生命的，視企業(yè)的發(fā)展速度，一般是5-10年，要搞好當(dāng)前的工作，不能背太多的包袱。當(dāng)然，編碼的本質(zhì)上的特點(diǎn)是一定要照顧到的，例如：編碼的可擴(kuò)展性、分類完整性、唯一性等等。其實(shí)，在一些產(chǎn)業(yè)面非常廣的企業(yè)（例如，有化工、機(jī)械加工、貿(mào)易等多個(gè)分廠的），想把管理意義豐富的編碼整合成一套完整的規(guī)則幾乎是不可能的。
3.4 系統(tǒng)集成
技術(shù)的問(wèn)題我們不談，這里重點(diǎn)說(shuō)明數(shù)據(jù)收集。基礎(chǔ)不好的企業(yè)，必然是沒(méi)有完整、規(guī)范的數(shù)據(jù)，而且往往執(zhí)行力、業(yè)務(wù)銜接存在問(wèn)題。因此，數(shù)據(jù)收集也肯定是困難的，所以要提前收集。一般是在方案確認(rèn)后才開(kāi)始收集數(shù)據(jù)，但對(duì)基礎(chǔ)不好的企業(yè)來(lái)說(shuō)，顯然太晚了。要在編碼方案一確定就著手收集數(shù)據(jù)（所以編碼方案確定時(shí)間要短），在方案沒(méi)確認(rèn)的情況下，物料數(shù)據(jù)、庫(kù)存數(shù)據(jù)起碼是可以先做的，這個(gè)也是基礎(chǔ)的基礎(chǔ)。
數(shù)據(jù)準(zhǔn)備越充分，項(xiàng)目上線推進(jìn)的困難就越小，而數(shù)據(jù)在基礎(chǔ)差的企業(yè)中又是非常困難的，所以提前著手、加強(qiáng)跟蹤就為項(xiàng)目成功多了一份保障。
3.5 上線推進(jìn)
上線之初，除了要輔導(dǎo)用戶，確保業(yè)務(wù)按方案的規(guī)定運(yùn)轉(zhuǎn)之外，重點(diǎn)關(guān)注各項(xiàng)執(zhí)行過(guò)程的異常�；A(chǔ)差的企業(yè)普遍執(zhí)行力存在問(wèn)題，很多工作往往不能執(zhí)行到位。業(yè)在系統(tǒng)中集成運(yùn)行之后，一個(gè)問(wèn)題影響到的就是一條線，如果不能控制這些偏差，對(duì)項(xiàng)目來(lái)說(shuō)有時(shí)是崩潰性的，問(wèn)題越積越多，直至無(wú)法解決。所以，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，并將難處理的問(wèn)題提交給管理層，給他們以壓力，逐步促進(jìn)業(yè)務(wù)的改善。
用戶在使用了系統(tǒng)之后，常常會(huì)有很多想法，提出各種需求。這些需求也需要引導(dǎo)，并與方案階段遺留的問(wèn)題一道解決。項(xiàng)目組可以提出一整套業(yè)務(wù)操作方案，與業(yè)務(wù)人員一同在實(shí)際業(yè)務(wù)處理中落實(shí)下來(lái)。
總之，對(duì)于在基礎(chǔ)不好的企業(yè)實(shí)施ERP，更多的要靠實(shí)際運(yùn)作的磨合來(lái)改善現(xiàn)狀、推進(jìn)ERP的上線使用，而不是花很多時(shí)間在需求及方案的討論上。
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本文標(biāo)題：中小企業(yè)的實(shí)施ERP系統(tǒng)之路
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