一、ERP與物料管理

    (一)ERP的啟用

    ERP——企業(yè)資源規(guī)劃系統(tǒng)(Enterprise Resource Planning) ，是由美國Garter Group lnc咨詢公司首先提出的，是當(dāng)今國際上先進(jìn)的企業(yè)管理模式，它的核心是面向供應(yīng)鏈的管理思想，載體是綜合應(yīng)用了客戶機(jī)／服務(wù)器體系、關(guān)系型數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)、面向?qū)ο蠹夹g(shù)、網(wǎng)絡(luò)通訊等信息技術(shù)。按照ERP管理思想設(shè)計(jì)的軟件產(chǎn)品。它在企業(yè)資源最優(yōu)化配置的前提下，整合企業(yè)內(nèi)部主要或所有的經(jīng)營活動(dòng)，協(xié)調(diào)企業(yè)各管理部門圍繞市場導(dǎo)向開展業(yè)務(wù)活動(dòng)。使得企業(yè)在激烈的市場競爭中全方位地發(fā)揮足夠的能力從而取得最好的經(jīng)濟(jì)效益，包括財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)、管理會(huì)計(jì)、生產(chǎn)計(jì)劃及管理、物料管理、銷售與分銷等主要功能模塊。

    在金川公司集團(tuán)業(yè)務(wù)高速增長和國內(nèi)外市場競爭日益加劇的今天，迫切需要提升企業(yè)的核心競爭力，公司的整體戰(zhàn)略需要管理信息系統(tǒng)與國內(nèi)外先進(jìn)水平接軌，原有的管理信息系統(tǒng)已經(jīng)成為公司發(fā)展的瓶頸，通過實(shí)施ERP系統(tǒng)，可以幫助公司在原有經(jīng)營管理的基礎(chǔ)上，深入挖掘企業(yè)內(nèi)部資源和外部資源，為企業(yè)所用。在企業(yè)內(nèi)部，產(chǎn)、供、銷、人、財(cái)、物各環(huán)節(jié)通過ERP提供的功能可以實(shí)現(xiàn)電腦化、集成化、自動(dòng)化，為管理人員提供強(qiáng)有力的管理工具；在企業(yè)外部，可以實(shí)現(xiàn)企業(yè)與供應(yīng)商和客戶的信息自動(dòng)交互，從而提高整個(gè)采購環(huán)節(jié)和客戶關(guān)系管理的效率，同時(shí)，通過ERP系統(tǒng)還可以與第三方的B2B網(wǎng)站全面鏈接，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上的電子商務(wù)，從而減少大量中間成本，提高公司的市場競爭能力�；�于上述原因，公司決定應(yīng)用ERP管理，結(jié)合自身特點(diǎn)實(shí)現(xiàn)本企業(yè)信息化，實(shí)現(xiàn)物流、資金流、信息流的統(tǒng)一，提高倉業(yè)在市場中的競爭能力。

    金川公司從2001年開始ERP項(xiàng)目的籌備工作，先后考察了圍內(nèi)外多家知名ERP廠商。在綜合考慮了軟件廠商的方案、產(chǎn)品、應(yīng)用經(jīng)驗(yàn)，技術(shù)實(shí)力、開發(fā)實(shí)力、系統(tǒng)維護(hù)成本等因素后，選定中國最大的ERP軟件供應(yīng)商——用友集團(tuán)合作實(shí)施公司ERP工程。公司的ERP項(xiàng)目依據(jù)實(shí)際情況，從2004年12月10日開始實(shí)施。金川公司ERP項(xiàng)目的上線是金川公司信息化建設(shè)的重要里程碑，標(biāo)志著金川集團(tuán)信息化水平邁上了新的臺(tái)階。

    (二)物料管理

    物料管理是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)中一項(xiàng)最基本的不可缺少的活動(dòng)。物料管理就是科學(xué)的、系統(tǒng)地計(jì)劃、協(xié)調(diào)控制企業(yè)各部門的活動(dòng)，最經(jīng)濟(jì)、最有效地在合適時(shí)機(jī)向食業(yè)各部門提供合適數(shù)量和質(zhì)量的物料。物料管理工作的范圍從采購計(jì)劃開始劍接收物料－原材料入庫－出庫配套－在產(chǎn)品計(jì)劃與控制－產(chǎn)成品入庫－發(fā)貨或銷售－售后服務(wù)等。

    對(duì)于集團(tuán)型企業(yè)來說，下屬獨(dú)立核算單位多，業(yè)務(wù)經(jīng)營范圍廣，在生產(chǎn)經(jīng)營中對(duì)物料管理就存在一些難點(diǎn)和和問題：

    1、計(jì)劃申報(bào)的隨機(jī)性比較強(qiáng)，緊急計(jì)劃居多，給供應(yīng)部門的工作帶來很大困難。

    2、運(yùn)轉(zhuǎn)效率低下，多頭重復(fù)采購，質(zhì)量參差不齊，價(jià)格干差萬別，存在越權(quán)采購現(xiàn)象，造成資金儲(chǔ)備高居不下。

    3、對(duì)物料從一級(jí)庫到三級(jí)庫的全程監(jiān)控薄弱。

    4、對(duì)物料從需求－采購－入庫－出庫的全程預(yù)算控制缺乏強(qiáng)有力的預(yù)算體系保障，過度控制又無法靈活適應(yīng)計(jì)劃之外的物料采購、入庫、出庫。

    5、各子單位信息不暢通，資源不共享，物料不能及時(shí)進(jìn)行相互調(diào)配，積壓或物料短缺現(xiàn)象普遍存在。

    通過應(yīng)用ERP管理系統(tǒng)，金川公司徹底打破了原有的粗放管理模式，加強(qiáng)了集團(tuán)層面的布局，將財(cái)務(wù)管理、物料管理越來越集中到集團(tuán)層進(jìn)行信息共享、服務(wù)分享和集中管理控制，更好地發(fā)揮了企業(yè)的規(guī)模優(yōu)勢：提高了工作效率；統(tǒng)一了總公司的物料參考體系；對(duì)于備件、材料的采購、存貨、銷售管理全部納入集中管理。減少了舞弊行為的發(fā)生，與財(cái)務(wù)實(shí)現(xiàn)高度集成；實(shí)現(xiàn)物流和資金流的統(tǒng)一，減少了存貨管理成本和流動(dòng)資金的占用；降低了企業(yè)運(yùn)作的風(fēng)險(xiǎn)。

二、在ERP系統(tǒng)下的物料管理系統(tǒng)方案

    (一)ERP系統(tǒng)整體解決方案

    金川公司為逐步改善企業(yè)的管理模式，優(yōu)化管理流程，提升食業(yè)管理理念，進(jìn)一步保持企業(yè)的持續(xù)競爭優(yōu)勢，適應(yīng)企業(yè)國際化戰(zhàn)略經(jīng)營要求，以及配合財(cái)務(wù)集中、物資集中管理的新管理方式。在集團(tuán)內(nèi)部建立了用友ERP企業(yè)資源管理系統(tǒng)。金川公司的ERP解決方案是由集中采購、集團(tuán)財(cái)務(wù)、動(dòng)態(tài)會(huì)計(jì)平臺(tái)、成本管理、集團(tuán)資金管理等7大系統(tǒng)構(gòu)成。

    (二)物料庫存管理信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)開發(fā)方案

    物料庫存管理信息系統(tǒng)根據(jù)其不同的功能要求分為物資代碼管理、進(jìn)貨簽收管理、物料送檢管理、退貨管理、合格入庫管理、庫存管理、庫存分析、盤點(diǎn)管理、出庫管理以及不良品管理這10個(gè)子功能模塊，其流程圖如圖1所示。其中物資代碼管理模塊實(shí)現(xiàn)了對(duì)全公司的物料進(jìn)行編碼，并對(duì)其進(jìn)行維護(hù)。物資代碼是計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對(duì)物料的唯一識(shí)別代碼，類似每個(gè)公民的身份證號(hào)，是計(jì)算機(jī)管理物料的檢索依據(jù)，故物資代碼必須唯一。庫存分析模塊包含了報(bào)表統(tǒng)計(jì)、庫存量上下限報(bào)警和庫存超時(shí)存儲(chǔ)報(bào)警等子模塊。

圖1

三、保障基于ERP系統(tǒng)的物料管理系統(tǒng)運(yùn)行的措施

    (一)完善管理組織機(jī)構(gòu)與制度

    現(xiàn)階段，由于受技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)建沒等條件的制約，有些國有企業(yè)的ERP系統(tǒng)只在總公司和二級(jí)廠礦二級(jí)模式下運(yùn)行，還沒有延伸到車間和班組最末一級(jí)的情況下，車間和班組加強(qiáng)物料的管理就成為重點(diǎn)，為此應(yīng)完善管理組織機(jī)構(gòu)與制度，以避免國有資產(chǎn)的流失與浪費(fèi)。

    1、實(shí)施“一把手”工程，同時(shí)遵循先基礎(chǔ)管理，在“整體規(guī)劃，分步實(shí)施，重在應(yīng)用，效益驅(qū)動(dòng)”的指導(dǎo)下走從局部信息化到全部門信息化的路線，實(shí)行邊實(shí)施邊收益的原則。

    2、完善制度和規(guī)范業(yè)務(wù)流程，規(guī)范原始信息及信息傳遞渠道。嚴(yán)肅一線信息的采集真實(shí)性、準(zhǔn)確性，建立規(guī)范化的數(shù)據(jù)采集、錄入制度，確保數(shù)據(jù)采集的高效、真實(shí)統(tǒng)一。從制度和流程上，對(duì)各種原始單據(jù)、報(bào)表及其他信息載體中的各種基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和信息進(jìn)行規(guī)范，并制定嚴(yán)格、精細(xì)的標(biāo)準(zhǔn)。

    3、各部門不定期對(duì)出現(xiàn)的問題進(jìn)行網(wǎng)上通報(bào)，及時(shí)解決。

    4、加強(qiáng)對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行ERP的使用和維護(hù)知識(shí)培訓(xùn)，加強(qiáng)各部門員工的溝通和交流。

    5、強(qiáng)化內(nèi)部管理審計(jì)制度，協(xié)同財(cái)務(wù)部門、機(jī)動(dòng)能源部門一起對(duì)車間、班組的物料管理進(jìn)行不定期的抽檢，使發(fā)現(xiàn)的問題和制度的缺陷能得到及時(shí)解決。

    (二)加強(qiáng)物料主管部門的素質(zhì)建設(shè)

    ERP系統(tǒng)是一個(gè)處理信息的系統(tǒng)，它要求特定的活動(dòng)要在特定的時(shí)間進(jìn)行。那么首先物料經(jīng)理需要制定一張日程表，將需要注意的事情列入表中并遵循這張表先做最重要的工作。以下是為一家成功實(shí)施ERP的企業(yè)某物料經(jīng)理的工作計(jì)劃：準(zhǔn)備日程計(jì)劃、公布生產(chǎn)計(jì)劃、修訂生產(chǎn)計(jì)劃、復(fù)審ERP輸出表、查詢?nèi)必洷�、更新發(fā)出原料庫存報(bào)告、審計(jì)成品庫存、活動(dòng)與問題匯總、編制生產(chǎn)延誤報(bào)告、編制外購組件延誤報(bào)告、復(fù)審提前期。其次在物料經(jīng)理的工作中，最大的苦惱莫過于庫存過多但又常常缺貨。不難看出，這種現(xiàn)象主要是由以下原因造成的：預(yù)測不準(zhǔn)確、供應(yīng)商不可靠、采購時(shí)間長而不確定、物流不穩(wěn)定、質(zhì)量不佳而導(dǎo)致大量的報(bào)廢與返工等。當(dāng)ERP系統(tǒng)被運(yùn)用到企業(yè)的生產(chǎn)管理中時(shí)，由于以上原因造成的失誤是不能被接受的。為此相關(guān)主管部門可以通過以下步驟來減少庫存：嚴(yán)格車間、班組的采購計(jì)劃管理，提高計(jì)劃準(zhǔn)確率；及時(shí)對(duì)庫存結(jié)構(gòu)進(jìn)行分析、調(diào)整；把技術(shù)管理與供應(yīng)管理有機(jī)地結(jié)合起來；對(duì)遺留下來的超儲(chǔ)積佧配件，單獨(dú)建賬管理：對(duì)內(nèi)平衡調(diào)劑利用，對(duì)外廣招用戶，折價(jià)銷售處理；財(cái)務(wù)部門要不定期地會(huì)同機(jī)動(dòng)、供應(yīng)部門對(duì)車間的物料管理進(jìn)行抽檢，同時(shí)嚴(yán)格料單領(lǐng)用制度；財(cái)務(wù)部門要制訂嚴(yán)格科學(xué)的責(zé)任績效考核制度并認(rèn)真落實(shí)；總公司、各子單位、各相關(guān)責(zé)任部門每個(gè)環(huán)節(jié)、每個(gè)豐要責(zé)任人都要在減少庫存的工作中擔(dān)當(dāng)角色，使減少庫存同時(shí)又避免缺貨的目標(biāo)成為公司范圍的計(jì)劃。

    (三)嚴(yán)格計(jì)劃管理

    在ERP系統(tǒng)中，我們也應(yīng)該嚴(yán)格計(jì)劃下的采購，所有采購物資的品種及數(shù)量由物資部統(tǒng)一下達(dá)采購計(jì)劃。沒有采購計(jì)劃，任何部門不可能實(shí)施采購，使計(jì)劃、采購、管理職責(zé)清晰，最大程度地減少了人為干預(yù)，體現(xiàn)了物資采購計(jì)劃的嚴(yán)肅性，形成了從計(jì)劃采購到采購入庫全過程的計(jì)算機(jī)監(jiān)控，真正實(shí)現(xiàn)了計(jì)劃與采購職能的徹底剝離。

    (四)加強(qiáng)采購訂單的監(jiān)控

    采購訂單在系統(tǒng)中形成后，相關(guān)業(yè)務(wù)部門可以利用采購訂單查詢功能對(duì)訂單進(jìn)行跟蹤。通過不同物料或供應(yīng)商的采購訂單編號(hào)查詢訂單的執(zhí)行情況，如批準(zhǔn)是否通過、是否收貨、發(fā)票校驗(yàn)等，通過顯示采貝句訂單歷史可以查看已收貨的物料憑證和對(duì)應(yīng)的財(cái)務(wù)憑證、發(fā)票校驗(yàn)憑證等信息。通過對(duì)采購訂單完成情況報(bào)表的開發(fā)，提供系統(tǒng)外對(duì)采購員進(jìn)行采購數(shù)量和質(zhì)量的考核依據(jù)，實(shí)時(shí)監(jiān)控采購合同的執(zhí)行情況便于采購人員與供應(yīng)商進(jìn)行及時(shí)溝通。

五、ERP系統(tǒng)的應(yīng)用效果

    ERP管理系統(tǒng)經(jīng)過幾年來的運(yùn)行，在公司領(lǐng)導(dǎo)的重視和大力支持下，在各部室的相互配合下，打破了國有老企業(yè)的傳統(tǒng)固有物料管理模式。

    以生產(chǎn)作業(yè)計(jì)劃、經(jīng)營預(yù)算為龍頭，以物資資金預(yù)算控制為依據(jù)，實(shí)現(xiàn)集團(tuán)級(jí)、公司級(jí)、部門級(jí)物資全過程業(yè)務(wù)規(guī)范化、統(tǒng)一化、可視化管理，實(shí)現(xiàn)了集團(tuán)物資管理系統(tǒng)的關(guān)鍵控制。

    通過“集中采購，集中收貨，集中結(jié)算，內(nèi)部調(diào)撥”的集中采購模式，縮短了采購周期，降低了采購成本，規(guī)范了業(yè)務(wù)流程，提高了物資管理水平。

    ERP系統(tǒng)的實(shí)施規(guī)范和理順了公司相關(guān)的業(yè)務(wù)流程。按照ERP系統(tǒng)管理理念的設(shè)計(jì)要求，定義固化流程；對(duì)公司供應(yīng)鏈中多重管理、業(yè)務(wù)流程不暢等問題，進(jìn)行了重新定義和優(yōu)化。

    通過ERP系統(tǒng)的實(shí)施，公司的備件庫存管理實(shí)現(xiàn)一級(jí)庫存管理，減少了管理層次，有效解決了二級(jí)庫管理中數(shù)據(jù)不共享、庫存積壓嚴(yán)重、死庫存較多、資金周轉(zhuǎn)率較低的問題。

    實(shí)現(xiàn)了集中財(cái)務(wù)核算與資金管理、集中庫存管理和集中采購管理。業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)從業(yè)務(wù)的起始位置采集后逐級(jí)向上采集匯總；管理信息穿透各中間管理環(huán)節(jié)直接統(tǒng)計(jì)匯總。對(duì)公司的材料、備件、設(shè)備、金屬原料、會(huì)計(jì)科目、工程項(xiàng)目等基礎(chǔ)信息進(jìn)行了統(tǒng)一編碼，對(duì)公司的會(huì)計(jì)賬簿、固定資產(chǎn)、客商信息、工程項(xiàng)目等檔案信息進(jìn)行了規(guī)范，確保了數(shù)據(jù)的統(tǒng)一性和完整性。

    更加明確了管理責(zé)任，使管理流程順暢。特別是在物料供應(yīng)鏈中，從計(jì)劃、合同、廠商、項(xiàng)同、訂貨、驗(yàn)收、入庫、付款等環(huán)節(jié)體現(xiàn)出顯著效果。同時(shí)也充分發(fā)揮了財(cái)務(wù)在氽業(yè)管理的作用，為實(shí)現(xiàn)記賬型財(cái)務(wù)向管理型財(cái)務(wù)的轉(zhuǎn)變提供了有效的管理基礎(chǔ)；及時(shí)為公司提供決策信息，以便公司決策層快速準(zhǔn)確地做出決策。

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本文標(biāo)題：ERP系統(tǒng)中企業(yè)的物料管理方法

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