4．案例分析：臥龍電氣從流程進(jìn)行財(cái)務(wù)控制的運(yùn)用

    4．1 公司情況簡介

    臥龍電氣集團(tuán)股份有限公司(股票代碼600580)(以下簡稱臥龍電氣)，地處長三角中心區(qū)域一浙江省杭州灣上虞經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)。公司現(xiàn)有4個(gè)事業(yè)部、8家控股子公司。控股子公司包括有與全球500強(qiáng)日本松下核資經(jīng)營的家用電機(jī)公司、與意大利歐力合資經(jīng)營的歐力臥龍振動機(jī)械有限公司等，目前已擁有浙江上虞、浙江紹興、寧夏銀川、湖北武漢四大生產(chǎn)基地、五大產(chǎn)業(yè)園區(qū)，具備了年產(chǎn)上億臺的生產(chǎn)能力。公司主營各類電機(jī)、電子控制裝置、輸變電、機(jī)電一體化及電源產(chǎn)品，主導(dǎo)產(chǎn)品國內(nèi)市場占有率20％左右并大量出口，公司綜合指標(biāo)連續(xù)十年位居全國微分電機(jī)行業(yè)首位，綜合實(shí)力位居中國電機(jī)制造行業(yè)榜首，是中國分馬力電機(jī)行業(yè)協(xié)會、中小型電機(jī)行業(yè)協(xié)會和微電機(jī)行業(yè)協(xié)會副理事長單位、浙江省電機(jī)行業(yè)協(xié)會理事長單位。臥龍電氣目前的組織結(jié)構(gòu)情況。

    隨著企業(yè)的發(fā)展壯大和競爭的日益激烈，企業(yè)面臨的經(jīng)營環(huán)境越來越不穩(wěn)定、越來越復(fù)雜，這就迫使企業(yè)要在管理模式、管理方法、管理思想、管理機(jī)制、業(yè)務(wù)流程、內(nèi)部控制和規(guī)章制度等方面進(jìn)行一系列的變革。目前，臥龍電氣全面推行了協(xié)同辦公系統(tǒng)和ERP等系統(tǒng)，這些系統(tǒng)的推行使得公司具備了精細(xì)化、扁平化的快捷、高效的運(yùn)作管理體系和市場應(yīng)變能力。由于該企業(yè)內(nèi)部已經(jīng)具備了比較成熟的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，技術(shù)上已經(jīng)達(dá)到了實(shí)施ERP的要求(ERP的實(shí)施離不開IT支撐)，加之集團(tuán)高層領(lǐng)導(dǎo)和基層員工的高度重視和配合，因此ERP在臥龍電氣的實(shí)施效果很好。而ERP在實(shí)施過程中必然要涉及業(yè)務(wù)流程的再造，基于此本文以實(shí)施ERP的臥龍電氣為案例，對ERP實(shí)施過程中涉及到財(cái)務(wù)控制流程的板塊進(jìn)行梳理，將流程改造后財(cái)務(wù)控制達(dá)到的實(shí)際效果與改造之前進(jìn)行對比，闡明從流程角度進(jìn)行財(cái)務(wù)控制的

    4．2 EPR在臥龍電氣的具體實(shí)施情況

    在實(shí)施ERP系統(tǒng)的過程中，項(xiàng)目管理是一個(gè)極其關(guān)鍵的環(huán)節(jié)。因?yàn)椋��?xiàng)目管理的成功與否最終決定著軟件產(chǎn)品理念的充分體現(xiàn)。臥龍電氣在實(shí)施ERP的過程中也同樣遵循這一原則。下面將對臥龍電氣實(shí)施ERP的情況@加以說明。

    臥龍電氣實(shí)施ERP過程中的項(xiàng)目管理

    臥龍電氣作為一家國內(nèi)民營上市企業(yè)，其管理信息化過程有其獨(dú)特的要求。項(xiàng)目管理就是把各種知識、技能、手段和技術(shù)應(yīng)用于項(xiàng)目活動之中，以達(dá)到項(xiàng)目的要求，通過應(yīng)用例如項(xiàng)目啟動、規(guī)劃、實(shí)施、監(jiān)控和收尾等項(xiàng)目管理過程來進(jìn)行的。臥龍電氣項(xiàng)目的順利實(shí)施，與整個(gè)公司的高層領(lǐng)導(dǎo)對項(xiàng)目的高度重視和基層員工的鼎力配合是分不開的。臥龍電氣ERP的項(xiàng)目實(shí)施周期為8個(gè)月：從2005年10月份開始，在2006年5月底結(jié)束。該項(xiàng)目的實(shí)施主要分為5個(gè)階段，第一階段為項(xiàng)目前期準(zhǔn)備階段，主要為項(xiàng)目規(guī)劃、培訓(xùn)、需求分析；第二階段為業(yè)務(wù)藍(lán)圖階段，主要包括系統(tǒng)環(huán)境的開發(fā)、業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化和系統(tǒng)總體架構(gòu)設(shè)計(jì)；第三階段為系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)階段，主要包括參數(shù)設(shè)計(jì)、程序開發(fā)、接口開發(fā)、集成測試、數(shù)據(jù)遷移；第四階段為系統(tǒng)上線階段；第五階段為運(yùn)行支持階段主要包括系統(tǒng)的正式使用和技術(shù)支持。關(guān)于這五個(gè)主要階段的具體內(nèi)容，筆者以圖示的方式加以闡述。

    第一階段：項(xiàng)目前期準(zhǔn)備

    該階段主要包括六大活動，主要為實(shí)施隊(duì)伍的建立、實(shí)施策略的確定、實(shí)施范圍的確定、實(shí)施規(guī)劃的確定、關(guān)鍵用戶的培訓(xùn)和啟動大會的召開。為了成立一個(gè)行之有效、富有團(tuán)隊(duì)合作的隊(duì)伍，最關(guān)鍵的是在組隊(duì)之初就明確項(xiàng)目組成員的職責(zé)。通過ERP實(shí)施顧問與臥龍電氣公司高層領(lǐng)導(dǎo)的充分溝通，針對項(xiàng)目實(shí)施各個(gè)階段對人員的要求，由臥龍電氣推薦人選，在雙方進(jìn)行綜合評估后確定項(xiàng)目組內(nèi)部各個(gè)階段人員的職責(zé)和范圍，最后組建了

    案例分析：臥龍電氣從流程進(jìn)行財(cái)務(wù)控制的運(yùn)用

    項(xiàng)目組的管理架構(gòu)，并確立各自的職責(zé)和歸屬關(guān)系。表4—1是關(guān)于項(xiàng)目組相關(guān)人員的職責(zé)劃分情況：

    實(shí)施策略的確立可以保證有一個(gè)良好的項(xiàng)目管理體系，為項(xiàng)目的成功打下良好的基礎(chǔ)。臥龍電氣項(xiàng)目的實(shí)施策略主要包括項(xiàng)目溝通交流機(jī)制及規(guī)范、項(xiàng)目文檔管理規(guī)范、項(xiàng)目范圍控制及管理規(guī)范、實(shí)施隊(duì)伍建設(shè)及知識轉(zhuǎn)移策略、系統(tǒng)管理及權(quán)限設(shè)定策略、項(xiàng)目質(zhì)量管理和風(fēng)險(xiǎn)控制策略。其中最為重要的是項(xiàng)目溝通交流機(jī)制的規(guī)范化，建立定期的會議制度(主要分為項(xiàng)目指導(dǎo)委員會級別會議、項(xiàng)目經(jīng)理級別會議、項(xiàng)目組級別會議和臨時(shí)會議制度)。以此來保證信息的及時(shí)溝通、傳遞和決策效率的提高。

    第二階段：業(yè)務(wù)藍(lán)圖

    業(yè)務(wù)藍(lán)圖階段主要包括對當(dāng)前業(yè)務(wù)流程進(jìn)行調(diào)研及分析、將來業(yè)務(wù)流程的討論及定義、編寫并提交初步的業(yè)務(wù)流程藍(lán)圖設(shè)計(jì)和確認(rèn)業(yè)務(wù)流程藍(lán)圖設(shè)計(jì)。

    通過了解臥龍電氣當(dāng)前的業(yè)務(wù)流程及需求，對其合理性進(jìn)行分析，進(jìn)而為業(yè)務(wù)藍(lán)圖設(shè)計(jì)作好準(zhǔn)備，然后在業(yè)務(wù)調(diào)研基礎(chǔ)上對該集團(tuán)的某些特殊業(yè)務(wù)需求進(jìn)行分析論證，提出初步的解決方案，并與臥龍電氣的高層進(jìn)行討論和確定。最終確定的業(yè)務(wù)藍(lán)圖中詳細(xì)描述了臥龍電氣的內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)以及業(yè)務(wù)需求，并提出與之相對應(yīng)的解決方案。最后與臥龍電氣詳細(xì)論證并完善業(yè)務(wù)藍(lán)圖設(shè)計(jì)，在取得一致意見的基礎(chǔ)上由臥龍電氣的項(xiàng)目經(jīng)理及公司領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)。因?yàn)樵撾A段是整個(gè)項(xiàng)目的關(guān)鍵階段，存在較多風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，主要表現(xiàn)在：(1)全面性即是否覆蓋業(yè)務(wù)部門所有業(yè)務(wù)?是否考慮了特殊業(yè)務(wù)?業(yè)務(wù)分析的是否細(xì)致?(2)差異性即是否考慮了新舊流程的差異度?差異是否合理?為什么會存在這種差異?效益何在?(3)可行性即變革是否可行?是否符合行業(yè)經(jīng)營環(huán)境和企業(yè)現(xiàn)狀?能否在ERP系統(tǒng)內(nèi)得以實(shí)現(xiàn)?基于以上風(fēng)險(xiǎn)，咨詢公司的實(shí)施顧問針對臥龍控股集團(tuán)提出的主要控制方法有：(1)此階段必須保證臥龍電氣的業(yè)務(wù)主管和業(yè)務(wù)骨干的全力參與；(2)設(shè)計(jì)流程必須涵蓋和涉及到臥龍電氣所有特殊業(yè)務(wù)：(3)咨詢方顧問必須具備行業(yè)和業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)，并能夠提出合理可行的方案建議；(4)所有的業(yè)務(wù)藍(lán)圖設(shè)計(jì)必須與臥龍電氣管理層進(jìn)行過充分的溝通。

    第三階段：系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)

    系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)階段主要包括數(shù)據(jù)收集、參數(shù)設(shè)計(jì)、單元測試、二次開發(fā)、權(quán)限設(shè)定、切換策略和集成測試。ERP系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)的主要功能如下：

    (1)采購管理模塊：①可隨時(shí)進(jìn)行采購計(jì)劃查詢，即可隨時(shí)了解近期物料需求情況，解決了人工無法完成的物管難題；②采購訂單上允許采購多種物料，多個(gè)交貨期；③實(shí)現(xiàn)采購訂單、執(zhí)行、退貨等業(yè)務(wù)管理，各種作業(yè)都采用在線實(shí)時(shí)更新方式，以備隨時(shí)查詢之需；④對于采購尚未到貨合同的物料提供實(shí)時(shí)查詢或清單打印，以供采購人員預(yù)先催促，掌握交貨期，避免延誤；⑤記錄供應(yīng)商檔案信息及來往函件信息，并提供各種方式的查詢和打印，以便掌握最新的供方信息，及時(shí)處理供應(yīng)商反饋信息：⑥管理供應(yīng)商報(bào)價(jià)，實(shí)現(xiàn)采購詢價(jià)；⑦可將生產(chǎn)、庫存系統(tǒng)接口。按生產(chǎn)計(jì)劃，自動檢測庫存數(shù)量與需求數(shù)量對比，自動生成采購計(jì)劃，按計(jì)劃下達(dá)采購訂單�？勺詣由�成材料出入庫單；⑧支持非合同銷售的業(yè)務(wù)；⑨實(shí)現(xiàn)訂單跟蹤。

    (2)生產(chǎn)策劃及組織生產(chǎn)模塊：①生產(chǎn)工藝工序管理，提供工廠日歷的生成與維護(hù)功能。工廠的節(jié)假日可由用戶自己進(jìn)行設(shè)定；②編制生產(chǎn)能力計(jì)劃，物料需求計(jì)劃，編制生產(chǎn)計(jì)劃，安排組織生產(chǎn)；⑨實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)過程的監(jiān)控管理，對每步生產(chǎn)工序領(lǐng)料、生產(chǎn)過程、生產(chǎn)質(zhì)量等加以記錄；④輸出生產(chǎn)車間生產(chǎn)任務(wù)情況，生產(chǎn)領(lǐng)料情況等。

    (3)銷售管理模塊：①對銷售業(yè)務(wù)活動中一系列活動信息，如訂貨、發(fā)運(yùn)和退貨等，采用在線實(shí)時(shí)跟蹤方式，以保證能準(zhǔn)確及時(shí)地查詢到最新信息；②管理營銷活動�？梢灾贫ê拖逻_(dá)市場活動、廣告活動任務(wù)；③提供了檢索銷售機(jī)會，挖掘潛在客戶功能，實(shí)現(xiàn)電子促銷功能；④可以按時(shí)間、產(chǎn)品和客戶對象制定相應(yīng)的價(jià)格進(jìn)行報(bào)價(jià)管理；⑤對尚未發(fā)貨的訂貨單提供各種方式的查詢或打印，以安排或提醒發(fā)貨；⑥自動與庫存系統(tǒng)聯(lián)系，檢查庫存中是否有足夠數(shù)量銷售，自動提交出庫單到庫存系統(tǒng)發(fā)貨；⑦可以與應(yīng)收款管理系統(tǒng)關(guān)聯(lián)，自動通知應(yīng)收賬款系統(tǒng)催款，查詢客戶的欠款情況；⑧提供對客戶歷史訂貨情況的統(tǒng)計(jì)分析，及時(shí)掌握市場動態(tài)；⑨能夠按個(gè)人、區(qū)域、產(chǎn)品分析統(tǒng)計(jì)銷售情況，輸出銷售排行榜；⑩對產(chǎn)品的銷售記錄作統(tǒng)計(jì)，提供統(tǒng)計(jì)日報(bào)、月報(bào)表和銷售成果、產(chǎn)品流向、合同完成情況等各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表，以全面了解各類產(chǎn)品的銷售狀況。

    第四階段：系統(tǒng)上線

    主要包括：編寫用戶手冊、最終用戶培訓(xùn)、動態(tài)數(shù)據(jù)收集、生產(chǎn)環(huán)境建立及測試，此階段與第三階段相銜接，在整個(gè)ERP項(xiàng)目實(shí)現(xiàn)過程中，系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)階段的主要任務(wù)是測試ERP系統(tǒng)是否規(guī)范運(yùn)行。針對系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)過程中遇到的問題，項(xiàng)目組對公司業(yè)務(wù)流程相關(guān)模塊的功能進(jìn)行了完善，最終實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)上線。

    第五階段：運(yùn)行支持

    主要包括：項(xiàng)目切換驗(yàn)收和正常運(yùn)行支持。在此階段，公司ERP項(xiàng)目實(shí)施流程結(jié)束，在系統(tǒng)上線后針對用戶的培訓(xùn)，以及動態(tài)數(shù)據(jù)的操作、測試，最終達(dá)到公司ERP項(xiàng)目的目標(biāo)，識別和優(yōu)化公司的業(yè)務(wù)流程，明確公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)的信息流、物資流和資金流等信息。

    臥龍電氣財(cái)務(wù)流程控制在ERP項(xiàng)目管理中的具體體現(xiàn)

    實(shí)施ERP后企業(yè)財(cái)務(wù)控制的目標(biāo)是保證業(yè)務(wù)按照適當(dāng)?shù)氖跈?quán)進(jìn)行；保證與財(cái)務(wù)相關(guān)的業(yè)務(wù)活動能以正確的金額、在規(guī)定的會計(jì)期間內(nèi)記錄于規(guī)定的賬戶；保證賬面資產(chǎn)與實(shí)有資產(chǎn)定期核對，并揭示薄弱環(huán)節(jié)；保證企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動依法、有效、有序地進(jìn)行。ERP中財(cái)務(wù)模塊與其余各業(yè)務(wù)模塊的連接是緊無縫的，集團(tuán)內(nèi)所有業(yè)務(wù)模塊發(fā)生的與資金、收入或成本費(fèi)用相關(guān)的信息都會自動在財(cái)務(wù)模塊產(chǎn)生數(shù)據(jù)，通過ERP系統(tǒng)都可以查詢到各個(gè)業(yè)務(wù)模塊發(fā)生的業(yè)務(wù)對財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)產(chǎn)生的影響。

    財(cái)務(wù)流程包括總賬、應(yīng)收、應(yīng)付和資產(chǎn)四項(xiàng)內(nèi)容，咨詢公司的實(shí)施顧問以問卷調(diào)查的形式對財(cái)務(wù)流程進(jìn)行了梳理。在梳理的過程中發(fā)現(xiàn)財(cái)務(wù)流程存在的以下幾個(gè)問題：(1)總賬處理方面。第一，所有財(cái)務(wù)憑證由財(cái)務(wù)部錄入，收發(fā)料憑證由財(cái)務(wù)部根據(jù)生產(chǎn)、倉庫部門提供的收發(fā)料清單制作記賬憑證；第二，事業(yè)部賬務(wù)處理不涉及現(xiàn)金銀行存款科目的，全部通過內(nèi)部往來科目記賬，財(cái)務(wù)以資金中心出具的轉(zhuǎn)賬單作為財(cái)務(wù)收付款入賬依據(jù)。(2)應(yīng)付方面。手工錄入大量的入庫及應(yīng)付憑證。(3)應(yīng)收方面。財(cái)務(wù)在月末手工結(jié)轉(zhuǎn)銷售成本，平時(shí)手工輸入收入及應(yīng)收賬款憑證。(4)資產(chǎn)方面。第一，設(shè)備部資產(chǎn)管理系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)相互獨(dú)立；第二，系統(tǒng)的固定資產(chǎn)模塊功能相對較弱。

    為了實(shí)現(xiàn)從流程角度進(jìn)行財(cái)務(wù)控制，首先要識別各業(yè)務(wù)流程的關(guān)鍵控制點(diǎn)，進(jìn)而根據(jù)關(guān)鍵控制點(diǎn)進(jìn)行流程梳理。為解決流程梳理中存在的問題，進(jìn)行以下調(diào)整，總賬控制的主要內(nèi)容包括：會計(jì)科目維護(hù)、總賬憑證處理、會計(jì)期末處理以及應(yīng)收應(yīng)付調(diào)整。應(yīng)付控制的主要內(nèi)容包括：供應(yīng)商數(shù)據(jù)維護(hù)、供應(yīng)商發(fā)票處理、付款處理、預(yù)付款處理、扣款流程和抵賬流程。應(yīng)收控制主要內(nèi)容包括：客戶數(shù)據(jù)維護(hù)、銷售發(fā)票流程、收款流程、預(yù)收款流程和銷售退貨處理。資產(chǎn)方面的控制主要包括：固定資產(chǎn)主數(shù)據(jù)維護(hù)、資產(chǎn)購置、固定資產(chǎn)變更、固定資產(chǎn)盤點(diǎn)、固定資產(chǎn)月末處理、建筑工程處理、計(jì)提資產(chǎn)減值準(zhǔn)備、無形資產(chǎn)處理和低值易耗品處理。以上四個(gè)方面工作的完成，標(biāo)志著流程梳理的一個(gè)循環(huán)結(jié)束。

    針對新的業(yè)務(wù)流程，項(xiàng)目組設(shè)計(jì)了與之相匹配的財(cái)務(wù)控制新系統(tǒng)，財(cái)務(wù)務(wù)控制防線，還必須符合當(dāng)代經(jīng)濟(jì)發(fā)展潮流的基本原則。臥龍電氣根據(jù)企業(yè)自身的特點(diǎn)、所處的環(huán)境和財(cái)務(wù)控制的內(nèi)容，采用以下方法實(shí)施財(cái)務(wù)控制：

    (1)組織結(jié)構(gòu)和權(quán)責(zé)體系的控制。重點(diǎn)在于界定供、產(chǎn)、銷關(guān)鍵區(qū)域及各關(guān)鍵點(diǎn)的權(quán)責(zé)。在臥龍電氣機(jī)構(gòu)設(shè)置中，主要考慮了每項(xiàng)涉及財(cái)務(wù)的業(yè)務(wù)必須循序經(jīng)過的各相關(guān)部門，并保證業(yè)務(wù)循環(huán)中有關(guān)部門之間進(jìn)行相互檢查。

    (2)授權(quán)批準(zhǔn)控制。授權(quán)批準(zhǔn)是處理財(cái)務(wù)活動的游戲規(guī)則。授權(quán)批準(zhǔn)分為“一般授權(quán)’’和“特定授權(quán)”。“一般授權(quán)”是對辦理經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)權(quán)力、條件和有關(guān)責(zé)任者的規(guī)定。如費(fèi)用報(bào)銷簽字的授權(quán)，簽訂一般經(jīng)濟(jì)技術(shù)合同的授權(quán)等�！疤囟ㄊ跈�(quán)”是對特定事項(xiàng)的操作，如價(jià)值較高的資產(chǎn)委托、擔(dān)保，期貨的操作等授權(quán)。為了保證對授權(quán)批準(zhǔn)進(jìn)行控制，不管是“一般授權(quán)”還是“特定授權(quán)"，臥龍電氣均對其明確了責(zé)任；并明確每項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的授權(quán)批準(zhǔn)程序和范圍，建立授權(quán)批準(zhǔn)檢查制度。

    (3)信息記錄控制。信息記錄控制是以滿足信息使用者的需要而構(gòu)建的控制系統(tǒng)。通過對與財(cái)務(wù)信息流相關(guān)的表單、程序和操作進(jìn)行規(guī)范等方式進(jìn)行控制。

    (4)財(cái)務(wù)預(yù)算控制。財(cái)務(wù)預(yù)算是以貨幣形式規(guī)定經(jīng)濟(jì)活動的數(shù)量標(biāo)準(zhǔn)，為內(nèi)部財(cái)務(wù)控制提供了控制標(biāo)準(zhǔn)和對經(jīng)濟(jì)活動的評價(jià)依據(jù)。財(cái)務(wù)預(yù)算是在經(jīng)營預(yù)算、資本預(yù)算和籌資預(yù)算的基礎(chǔ)上編制的。實(shí)施財(cái)務(wù)預(yù)算控制包括編制預(yù)算程序、執(zhí)行預(yù)算控制程序和評價(jià)制度。臥龍電氣針對各個(gè)事業(yè)部的特點(diǎn)，將控制的重點(diǎn)放在預(yù)算編制和糾偏兩個(gè)方面。

    (5)財(cái)務(wù)控制有效性評估。財(cái)務(wù)控制制度的可理解性和可操作性是控制有效性的前提。通過對財(cái)務(wù)控制有效性的評估導(dǎo)出對下一經(jīng)濟(jì)循環(huán)更好的控制。有效性評估主要是指對內(nèi)部控制環(huán)境的評估，具體包括管理群體的結(jié)構(gòu)、管理人員的素質(zhì)、管理群體工作成熟度、國家政策與法規(guī)的變化、市場競爭動態(tài)等環(huán)境因素，對財(cái)務(wù)控制的影響程度。

    (6)內(nèi)部財(cái)務(wù)審計(jì)。內(nèi)部財(cái)務(wù)審計(jì)主要是檢查企業(yè)財(cái)會部門的工作情況以及各部門遵守財(cái)務(wù)會計(jì)制度的情況，并根據(jù)審查出來的問題，協(xié)調(diào)各部門解決。包括檢查和評價(jià)企業(yè)財(cái)務(wù)控制制度和有關(guān)各項(xiàng)業(yè)務(wù)制度的健全性和適當(dāng)性。集團(tuán)所屬各個(gè)事業(yè)部的財(cái)務(wù)活動是直接隸屬于集團(tuán)公司監(jiān)控的，每一個(gè)會計(jì)年度集團(tuán)內(nèi)部審計(jì)部門都會對企業(yè)下屬的各個(gè)業(yè)務(wù)部門進(jìn)行內(nèi)部財(cái)務(wù)審計(jì)。

    4．3 ERP實(shí)施過程中發(fā)現(xiàn)的財(cái)務(wù)控制問題及解決方案

    通過實(shí)施顧問對該公司進(jìn)行問卷調(diào)查得知，臥龍電氣務(wù)部門的崗位設(shè)置和人員職責(zé)如下表4—2所示：

    1．總賬

    公司的總賬核算由主辦會計(jì)完成并對外報(bào)告。每月25日整個(gè)后勤物流截止，資金到月底截止，財(cái)務(wù)人員負(fù)責(zé)月結(jié)，各事業(yè)部在5號之前完成各自的報(bào)表提交股份公司本級，股份公司本級根據(jù)各事業(yè)部報(bào)表進(jìn)行合并，提交集團(tuán)總部財(cái)務(wù)部并在10號之前完成對外報(bào)告。目前使用的會計(jì)科目表為標(biāo)準(zhǔn)股份制企業(yè)會計(jì)科目表，使用的財(cái)務(wù)軟件是用友聯(lián)機(jī)版。目前的資金預(yù)測依據(jù)是比較模糊和不準(zhǔn)確的。

    2．應(yīng)付賬款

    股份有限公司的本級采購主要有部分原材料采購、行政用品采購和固定資產(chǎn)采購等。目前對技術(shù)中心研發(fā)物資的采購管理比較松散，模具方面的金額比較大難以控制；目前本級以及事業(yè)部的付款是通過內(nèi)部開發(fā)的付款MIS系統(tǒng)來進(jìn)行的，該系統(tǒng)是按照供應(yīng)商前期余額以及本期發(fā)生額的一定比例來計(jì)算應(yīng)付的金額；付款總額是根據(jù)制定的付款計(jì)劃、與實(shí)際相匹配的額度進(jìn)行付款。目前采購運(yùn)費(fèi)財(cái)務(wù)記入制造費(fèi)用進(jìn)行分?jǐn)�，將來希望能夠記入材料成本。定期與供應(yīng)商進(jìn)行貨款對賬。

    3．應(yīng)收賬款

    股份公司本級有少量的銷售業(yè)務(wù)，基本為材料對關(guān)聯(lián)公司之間的調(diào)撥，各事業(yè)部的銷售由各事業(yè)部獨(dú)立核算，本級有應(yīng)收賬款、預(yù)收賬款、應(yīng)收票據(jù)，同時(shí)本級有獨(dú)立的出口權(quán)，為一般貿(mào)易形勢，也有一部分為間接出口�？蛻粢话悴话凑瞻l(fā)票付款，目前尚未進(jìn)行信用額度管理。合同中注明付款期限的，根據(jù)付款期限進(jìn)行催款，但執(zhí)行的過程中存在一定的隨意性，同時(shí)外幣業(yè)務(wù)的核算也不理想。

    4．固定資產(chǎn)

    目前額度較大的資產(chǎn)采購需要招標(biāo)的由技改辦統(tǒng)一牽頭并組織招標(biāo)，但是具體采購工作仍然是由各個(gè)事業(yè)部負(fù)責(zé)。公司的機(jī)器設(shè)備編號以及臺賬由技改辦統(tǒng)一管理，資產(chǎn)的保管維護(hù)由各事業(yè)部執(zhí)行；辦公用品、車輛、計(jì)量用品等管理的責(zé)任落實(shí)不明確，管理比較分散。在固定資產(chǎn)管理的過程中產(chǎn)生的主要需求是希望通過ERP的藍(lán)圖討論確認(rèn)資產(chǎn)管理的統(tǒng)一和分類，包括低值易耗品等物資。

    5．成本會計(jì)和管理會計(jì)

    根據(jù)預(yù)測各個(gè)事業(yè)部制定費(fèi)用計(jì)劃，提交制造業(yè)委員會，委員會批準(zhǔn)以后作為將來一段時(shí)間的費(fèi)用計(jì)劃。實(shí)行過程中的比較以及執(zhí)行率不高，本級制定年度預(yù)算的同時(shí)預(yù)測下一年的銷售量、產(chǎn)量和產(chǎn)品成本。由于銷售旺季、淡季之間存在差異，因此預(yù)算制定采用滾動預(yù)算。期末存貨采用月末一次加權(quán)平均法計(jì)價(jià)，月底核算存貨的進(jìn)、銷、存成本。資金由集團(tuán)統(tǒng)一管理，根據(jù)采購銷售情況做資金預(yù)測，各事業(yè)部資金通過內(nèi)部往來進(jìn)行核算，并計(jì)算資金往來和調(diào)撥的內(nèi)部借貸款利息。各事業(yè)部提交報(bào)表，做整個(gè)臥龍電氣合并。目前使用的財(cái)務(wù)軟件的主數(shù)據(jù)描述：

    ①會計(jì)科目表：用友軟件中設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)股份制企業(yè)會計(jì)科目表

    ②客戶：用友軟件中有客戶代碼和客戶信息，有的不能和銷售統(tǒng)一

    ③供應(yīng)商：用友軟件中有供應(yīng)商代碼和客戶信息，有的不能和采購統(tǒng)一

    ④固定資產(chǎn)：固定資產(chǎn)有編號、資產(chǎn)標(biāo)簽等信息

    ⑤成本中心：有部門的費(fèi)用核算、編碼

    ⑥成本要素：EXCEL中有成本項(xiàng)目與要素的職能

    ⑦獲利市場細(xì)分：EXCEL中根據(jù)客戶、產(chǎn)品等有本量利分析的要素

    ⑨統(tǒng)計(jì)指標(biāo)：目前作為分?jǐn)傄罁?jù)的統(tǒng)計(jì)指標(biāo)大多為人為設(shè)定的比例，不能按照該指標(biāo)自動分?jǐn)?/P>

    ⑨作業(yè)類型：目前有人工、動力、制費(fèi)、折舊和模具等類似作業(yè)類型的核算載體

    ⑩物料：目前有物料的編碼，根據(jù)產(chǎn)品的系列、大類在核算過程中進(jìn)行大致分類

    結(jié)合上述分析，可以看出目前使用的財(cái)務(wù)軟件，已經(jīng)基本具備了主數(shù)據(jù)的收集功能。其存在的主要問題是主數(shù)據(jù)管理方面比較分散，存在個(gè)別信息不能共享的問題；在單據(jù)傳遞過程中，存在數(shù)據(jù)銜接錯(cuò)失的現(xiàn)象，希望在將來的業(yè)務(wù)模式中，數(shù)據(jù)資源能夠共享，同時(shí)減少維護(hù)工作量。根據(jù)以上的分析以及闡述，實(shí)施顧問對公司存在的主要問題以及公司對

    結(jié)合以上問題，項(xiàng)目組對與財(cái)務(wù)有關(guān)的流程進(jìn)行梳理。具體流程梳理內(nèi)容如下：

    2．應(yīng)付關(guān)鍵控制點(diǎn)需要關(guān)注的財(cái)務(wù)控制流程包括：

    (1)供應(yīng)商主數(shù)據(jù)維護(hù)流程。針對不同的供應(yīng)商，單獨(dú)建立供應(yīng)商主數(shù)據(jù)，并將供應(yīng)商按賬戶組進(jìn)行分類。通過單獨(dú)建立供應(yīng)商賬戶，對大多數(shù)的采購業(yè)務(wù)進(jìn)行往來賬管理。通過建立供應(yīng)商賬戶組來控制科目編號、科目設(shè)置的編號區(qū)間，以及科目的屏幕格式。通過設(shè)立統(tǒng)馭科目及特別總賬，一個(gè)供應(yīng)商可能對應(yīng)于多個(gè)總賬科目(如應(yīng)付賬款、預(yù)付賬款、應(yīng)付票據(jù)等)。通過對供應(yīng)商進(jìn)行統(tǒng)一分類和編號，保證了編號的一致性，實(shí)現(xiàn)了系統(tǒng)應(yīng)付賬款管理的基礎(chǔ)�？傎~科目中只需定義相關(guān)統(tǒng)馭(匯總)科目即可。

    (2)供應(yīng)商發(fā)票處理流程。由采購部門收取發(fā)票后送交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，財(cái)根據(jù)審批后的發(fā)票審核做發(fā)票校驗(yàn)(發(fā)票上必須注明采購定單號)；在發(fā)票驗(yàn)證時(shí)只要輸入采購單號與明細(xì)編號，就可帶出采購單相關(guān)資料，系統(tǒng)如發(fā)現(xiàn)發(fā)票上數(shù)量與收貨單數(shù)量不一致，或發(fā)票上金額與采購單金額不一致，就會將此發(fā)票凍結(jié)，說明原因后方可以批次解凍；月末，系統(tǒng)會自動判斷哪些是發(fā)票已到而貨未到、哪些是發(fā)票未到而貨到的情況，并可以將賬目自動調(diào)整。未來的應(yīng)付賬子系統(tǒng)與其它子系統(tǒng)是緊密集成的，與物資采購有關(guān)的供應(yīng)商發(fā)票由采購模塊導(dǎo)入應(yīng)付賬子系統(tǒng)。每期末系統(tǒng)可對在途和暫估會計(jì)作業(yè)自動評估，并在下月初由系統(tǒng)自動沖回。實(shí)現(xiàn)發(fā)票校驗(yàn)的預(yù)付賬款提醒及預(yù)審功能，確保了賬務(wù)處理的準(zhǔn)確。

    (3)付款流程。根據(jù)供應(yīng)商來設(shè)定付款條件，根據(jù)每個(gè)交易計(jì)算到期日。發(fā)票校驗(yàn)在采購定單收貨后才能進(jìn)行，避免了重復(fù)付款，確保了資金安全。通過對未清項(xiàng)管理，可以清楚看到供應(yīng)商哪些明細(xì)已清，哪些明細(xì)未清，何時(shí)被清，被哪張憑證清的等等信息，方便會計(jì)人員查賬、對賬；即是供應(yīng)商又是客戶的公司，在系統(tǒng)中可以清楚看到其應(yīng)收、應(yīng)付明細(xì)及余額情況，通過此報(bào)表，會計(jì)人員可以判斷是先收款，還是先付款，防止付出去的款收不回來。

    (4)預(yù)付款流程。供應(yīng)商的預(yù)付賬款作為資產(chǎn)方項(xiàng)目單獨(dú)列示于資產(chǎn)負(fù)債表中。通過特別總賬辦法，預(yù)付賬款作為特別總賬業(yè)務(wù)過程被簿記到供應(yīng)商賬戶和另一統(tǒng)馭科目。供應(yīng)商預(yù)付款通過特別總賬標(biāo)記實(shí)現(xiàn)，減少供應(yīng)商主數(shù)據(jù)維護(hù)量，并單獨(dú)反應(yīng)在資產(chǎn)負(fù)債表上的“預(yù)付賬款"。

    3．應(yīng)收關(guān)鍵控制點(diǎn)需關(guān)注的財(cái)務(wù)控制流程包括：

    (1)客戶主數(shù)據(jù)維護(hù)流程。針對于不同的客戶，單獨(dú)建立客戶主數(shù)據(jù)，并將客戶按賬戶組進(jìn)行分類。通過單獨(dú)建立客戶賬戶，對大多數(shù)的銷售業(yè)務(wù)行往來賬款管理。通過建立客戶賬戶組來控制科目編號、科目設(shè)置的編號區(qū)間，以及科目的屏幕格式。通過設(shè)立統(tǒng)馭科目及特別總賬，一個(gè)客戶可能對應(yīng)于多個(gè)總賬科目(如應(yīng)收賬款、預(yù)收賬款、應(yīng)收票據(jù)等)。通過對員工、其它往來單位進(jìn)行統(tǒng)一編號，保證了編號的一致性。通過利用賬齡分析、自動催款、核銷清賬功能等對員工借支費(fèi)用實(shí)施嚴(yán)格管理。

    (2)銷售開票處理流程。營銷部負(fù)責(zé)在EI沖系統(tǒng)中創(chuàng)建銷售定單，決定發(fā)貨時(shí)需創(chuàng)建外向交貨單并出具發(fā)貨通知單；財(cái)務(wù)部根據(jù)開票通知單開增值稅發(fā)票(系統(tǒng)外)，并審批過賬系統(tǒng)發(fā)票并與增值稅發(fā)票比較；設(shè)一個(gè)成品虛擬倉，對于當(dāng)月不開票的商品，倉庫不做發(fā)貨過賬，只是將此商品由成品倉轉(zhuǎn)入虛擬倉，等到開票時(shí)再由財(cái)務(wù)執(zhí)行發(fā)貨過賬及開票的動作。如為現(xiàn)金銷售，銷售定單保存后系統(tǒng)立即產(chǎn)生外向交貨單，財(cái)務(wù)部可立即開票(無需發(fā)貨過賬后)。以貨物到達(dá)客戶時(shí)點(diǎn)為銷售確認(rèn)時(shí)點(diǎn)，保證銷售收入與銷售成本的配比。銷售發(fā)票號碼在ElU系統(tǒng)的回填連接了EI心發(fā)票和系統(tǒng)外發(fā)票，以便于同客戶對賬。未來的系統(tǒng)將客戶、員工和其它應(yīng)收款的債務(wù)方在應(yīng)收賬款這一模塊中進(jìn)行管理，以便利用應(yīng)收賬款其它功能；發(fā)票輸入與收入實(shí)現(xiàn)集成，即所有相關(guān)數(shù)據(jù)只需一次錄入，各部門都可共享數(shù)據(jù)；根據(jù)不同客戶的賬期制定多種支付條件，并將賬期考慮到賬齡分析中，以便準(zhǔn)確分析客戶賬齡；客戶的未清項(xiàng)可以結(jié)轉(zhuǎn)到下年，客戶的賬齡可以跨年度分析。

    (3)收款處理流程。收到客戶貨款后，可以按發(fā)票清賬，如無法確定所屬發(fā)票，則采用從前往后的清賬規(guī)則。在客戶主數(shù)據(jù)中維護(hù)收款條件，在確立此客戶的應(yīng)收賬款時(shí)就可以自動帶到憑證中，系統(tǒng)根據(jù)收款條件計(jì)算到期日。根據(jù)客戶來設(shè)定付款條件，根據(jù)每個(gè)交易計(jì)算到期日。保證了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，減少了手工作業(yè)的工作量；便于與客戶對賬。通過未清項(xiàng)管理，可以清楚看到客戶哪些明細(xì)已清，哪些明細(xì)未清，何時(shí)被清，被哪張憑證清的等等信息，方便會計(jì)人員查賬、對賬。

    (4)預(yù)收款處理流程。客戶的預(yù)收賬款作為負(fù)債方項(xiàng)目單獨(dú)列示于資產(chǎn)負(fù)債表中。通過特別總賬辦法，預(yù)收賬款作為特別總賬業(yè)務(wù)過程被簿記到客戶賬戶和另一統(tǒng)馭科目�？蛻纛A(yù)收款通過特別總賬標(biāo)記實(shí)現(xiàn)，減少客戶主數(shù)據(jù)維護(hù)量，并單獨(dú)反應(yīng)在資產(chǎn)負(fù)債表上的“預(yù)收賬款”。

    4．資產(chǎn)關(guān)鍵控制點(diǎn)需要關(guān)注的財(cái)務(wù)控制流程包括：

    (1)固定資產(chǎn)主數(shù)據(jù)維護(hù)流程。固定資產(chǎn)主數(shù)據(jù)由設(shè)備科或綜合辦公室負(fù)責(zé)，財(cái)務(wù)科負(fù)責(zé)檢查、監(jiān)控固定資產(chǎn)主數(shù)據(jù)特別是固定資產(chǎn)的分類和固定資產(chǎn)的折舊年限等。在創(chuàng)建固定資產(chǎn)主文件時(shí)，用戶可以根據(jù)實(shí)際需求輸入取代的耐用年限。建立固定資產(chǎn)主數(shù)據(jù)維護(hù)申請制度，將資產(chǎn)與使用部門(成本中心)相結(jié)合。固定資產(chǎn)分類標(biāo)準(zhǔn)化，固定資產(chǎn)編碼自動化。財(cái)務(wù)部與設(shè)備部使用一套賬，有利于月末固定資產(chǎn)實(shí)物盤點(diǎn)。

    結(jié)論與建議

    本研究通過文獻(xiàn)研讀和案例分析的方法，對基于流程角度的財(cái)務(wù)控制進(jìn)行研究。并對實(shí)施ERP系統(tǒng)項(xiàng)目優(yōu)化了業(yè)務(wù)流程后，是否改進(jìn)了財(cái)務(wù)控制的績效展開定量與定性的分析探討。首先我們在大量的文獻(xiàn)閱讀基礎(chǔ)上，提出了本研究的基本理論構(gòu)思，并結(jié)合案例研究，在前人的相關(guān)研究基礎(chǔ)上，進(jìn)一步深化了財(cái)務(wù)控制研究理論。在此筆者主要從整體上總結(jié)一下本文的研究結(jié)論，故相應(yīng)的研究相對簡潔。財(cái)務(wù)控制作為內(nèi)部控制的重要組成部分，從縱向流程上看，內(nèi)部控制貫穿于企業(yè)的所有管理控制活動，而財(cái)務(wù)控制是內(nèi)部控制中尤其重要的內(nèi)容。企業(yè)財(cái)務(wù)控制問題是一個(gè)理論性和操作性都很強(qiáng)的問題，所涉及內(nèi)容很多很廣，財(cái)務(wù)與采購、生產(chǎn)和銷售等業(yè)務(wù)流程是密切相關(guān)的。財(cái)務(wù)控制理念由關(guān)注職能向關(guān)注流程轉(zhuǎn)變，業(yè)務(wù)流程控制的趨勢也主要是向流程的自我控制方向發(fā)展。通過本文研究可以得出如下一些結(jié)論：

    5 研究結(jié)論

    業(yè)務(wù)流程的關(guān)鍵控制點(diǎn)是財(cái)務(wù)控制的突破口

    傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)控制已經(jīng)不能適應(yīng)再造后的業(yè)務(wù)流程。現(xiàn)在對財(cái)務(wù)控制和流程優(yōu)化單獨(dú)進(jìn)行研究的文獻(xiàn)都十分豐富，但是將財(cái)務(wù)控制與流程優(yōu)化相結(jié)合，從優(yōu)化流程角度對財(cái)務(wù)控制的研究卻很少。然而從本質(zhì)上講，流程優(yōu)化與財(cái)務(wù)控制共同服務(wù)于組織價(jià)值和提高組織效率。本文通過優(yōu)化流程對財(cái)務(wù)控制加以改進(jìn)、修葺和完善，以此來提高財(cái)務(wù)控制的績效。在業(yè)務(wù)流程中建立新的財(cái)務(wù)控制流程使之融入到企業(yè)的整個(gè)管理體系中；同時(shí)在新的業(yè)務(wù)流程中廣泛利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，提高財(cái)務(wù)控制績效。

    提高業(yè)務(wù)流程的效率，使得財(cái)務(wù)控制活動更有效

    我國正處在全球經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的進(jìn)程當(dāng)中，企業(yè)應(yīng)順應(yīng)世界經(jīng)濟(jì)發(fā)展的趨勢，提高對市場快速反應(yīng)的能力，建立首尾相接、完整連貫的業(yè)務(wù)流程。這將提高企業(yè)的整體競爭力，有利于企業(yè)在國際競爭中立于不敗之地。根據(jù)國際標(biāo)桿管理協(xié)會的研究，財(cái)務(wù)管理活動是貫穿于企業(yè)業(yè)務(wù)流程的始終的：財(cái)務(wù)控制作為財(cái)務(wù)管理的內(nèi)容之一，自然也是貫穿于企業(yè)業(yè)務(wù)流程的始終。企業(yè)應(yīng)根據(jù)環(huán)境的變化不斷調(diào)整其業(yè)務(wù)流程，不斷提高流程運(yùn)作的效率，降低運(yùn)行成本，提高企業(yè)的績效。通過對臥龍電氣的案例分析可以發(fā)現(xiàn)，臥龍電氣ERP項(xiàng)目工程對梳理過程中發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行了修正和優(yōu)化，理順了業(yè)務(wù)流程。筆者采用了李小燕等(2008)對企業(yè)內(nèi)部財(cái)務(wù)控制有效性標(biāo)準(zhǔn)研究所規(guī)定的指標(biāo)進(jìn)行定性分析以及定量分析，發(fā)現(xiàn)臥龍電氣實(shí)施了ERP項(xiàng)目之后，企業(yè)的銷售現(xiàn)金比率、資本保值增值率以及存貨周轉(zhuǎn)率均有大幅度提高，表明實(shí)施業(yè)務(wù)流程梳理后，提高了財(cái)務(wù)控制的效率，財(cái)務(wù)控制活動更有效果。業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化是財(cái)務(wù)控制活動有效運(yùn)行的前提，因此，企業(yè)在實(shí)施財(cái)務(wù)控制活動中，優(yōu)化、理順企業(yè)業(yè)務(wù)流程，從流程角度進(jìn)行財(cái)務(wù)控制將更有成效。

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本文標(biāo)題：基于業(yè)務(wù)流程與ERP應(yīng)用的企業(yè)財(cái)務(wù)控制研究（三）

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