隨著市場需求的日趨多樣化,現(xiàn)在越來越多的制造企業(yè)都采用了面向訂單生產(chǎn)的制造策略。筆者根據(jù)在面向訂單生產(chǎn)企業(yè)的多年工作經(jīng)驗(yàn)和信息化經(jīng)驗(yàn),總結(jié)了這類企業(yè)業(yè)務(wù)管理和信息化的主要難點(diǎn)及信息化的解決方案,供讀者參考。
MTO生產(chǎn)模式特點(diǎn)
MTO(Make To Order),即面向訂單生產(chǎn),這種生產(chǎn)模式與MTS(Make To Stock ,面向庫存生產(chǎn)),ATO(Assembly To Order,面向訂單裝配)和ETO(Engineering To Order,面向訂單設(shè)計(jì))一起是企業(yè)中常用的幾種生產(chǎn)模式。MTO的生產(chǎn)模式具備以下的主要特點(diǎn):
1. 產(chǎn)品種類比較多。由于是按單生產(chǎn),且客戶訂單的細(xì)節(jié)要求往往各不相同,就導(dǎo)致了面向訂單生產(chǎn)的企業(yè)的產(chǎn)品種類比較多。
2. 需求波動(dòng)比較大。這種波動(dòng)包括需求時(shí)間上和數(shù)量上的波動(dòng)。有的產(chǎn)品,客戶可能只下一次訂單,后面就再也沒有訂單了;而有的產(chǎn)品生命周期遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于設(shè)計(jì)的生命周期。另外,需求的數(shù)量受市場的影響也很不穩(wěn)定,波動(dòng)很大。
3. 單個(gè)訂單對(duì)產(chǎn)品的需求數(shù)量相對(duì)比較小,即 “需求少量多樣”。不會(huì)像MTS產(chǎn)品那樣,一生產(chǎn)都是成千上萬的。
4. 需求變更頻繁。MTO產(chǎn)品的生產(chǎn)提前期(Lead Time)相對(duì)比較長。因此正所謂的“夜長夢多”,在這個(gè)期間內(nèi)客戶變更需求的機(jī)會(huì)就比較大。這種變更包括:增加或取消訂單,交期的提前或延后,數(shù)量的增加或減少,產(chǎn)品結(jié)構(gòu)或包裝方式的變更,甚至原來要A產(chǎn)品,現(xiàn)在改要B產(chǎn)品等。
5. 緊急訂單(Rush order)多,插單多;較長的生產(chǎn)提前期往往超出客戶的期望。客戶通過各種方式(如聯(lián)系公司高層)提升訂單的優(yōu)先級(jí),以獲得期望交期。
6. MTO產(chǎn)品的生產(chǎn)過程比較復(fù)雜,生產(chǎn)中多會(huì)用到長采購提前期的關(guān)鍵物料和復(fù)雜的生產(chǎn)工藝。
業(yè)務(wù)管理的難點(diǎn)
正是由于MTO生產(chǎn)模式以上的特點(diǎn),決定了在面向訂單生產(chǎn)的企業(yè)管理中會(huì)有許多的管理難點(diǎn)。以下簡要列出一些銷售、計(jì)劃、采購、工程和財(cái)務(wù)成本部門的管理難點(diǎn)。
一、 銷售管理
◇客戶訂單確認(rèn)
在面向訂單生產(chǎn)的企業(yè)中,客戶訂單的確認(rèn)工作是非常重要的。它直接影響到企業(yè)可以獲取的訂單數(shù)量,并進(jìn)而影響企業(yè)的經(jīng)營業(yè)績。在目前產(chǎn)品品質(zhì)合格已經(jīng)作為最基本的前提的情況下,客戶訂單確認(rèn)的主要內(nèi)容是:交期,價(jià)格和客戶個(gè)性需求的滿足。而確認(rèn)怎樣的交期才能既達(dá)到客戶的期望,又能給生產(chǎn)留有足夠的時(shí)間?怎樣的價(jià)格客戶會(huì)覺得合理并有利潤呢?對(duì)客戶的個(gè)性需求如何滿足?這些都是銷售部門在爭取客戶訂單時(shí)候需要考慮的,也是銷售管理的難點(diǎn)。
◇銷售訂單變更
MTO的生產(chǎn)模式下,由于訂單的變更頻繁,需求對(duì)生產(chǎn)計(jì)劃的沖擊非常大。經(jīng)常會(huì)聽到生產(chǎn)部門的計(jì)劃人員抱怨銷售部門的需求變來變?nèi)ィ龊玫臇|西不出貨,沒有的東西一個(gè)勁催貨;而銷售部門的人也是有苦難言,客戶需求要變,銷售出貨的計(jì)劃肯定會(huì)隨之改變,不是講“客戶永遠(yuǎn)是對(duì)的”嗎?另外,訂單變更的執(zhí)行也是業(yè)務(wù)管理的一個(gè)難點(diǎn)。變更的信息,如訂單的增加、減少和取消等,傳遞的時(shí)間周期很長,并且在執(zhí)行的過程中也很難做到步調(diào)一致。往往是客戶已經(jīng)取消了的訂單,采購還在向供應(yīng)商催原材料。導(dǎo)致的結(jié)果是客戶要的貨沒有,不要的貨庫存很多。管理人員在追查責(zé)任的時(shí)候,往往找不到究竟誰該為這個(gè)狀況負(fù)責(zé);部門之間相互推諉責(zé)任。
◇銷售訂單全程追蹤
在面向訂單生產(chǎn)的企業(yè),客戶的滿意度很大程度取決于企業(yè)能夠確保已下達(dá)訂單能夠按時(shí)交付。客戶會(huì)對(duì)一些需求比較緊急的訂單執(zhí)行狀況非常關(guān)注,經(jīng)常詢問銷售人員實(shí)際進(jìn)度。這就要求生產(chǎn)企業(yè)的銷售人員要對(duì)訂單執(zhí)行的全過程非常了解,F(xiàn)實(shí)業(yè)務(wù)中,往往是客戶一個(gè)電話過來,銷售人員就要忙活半天:和生產(chǎn)計(jì)劃確認(rèn),和采購確認(rèn),和車間主管確認(rèn)等。很多企業(yè)為此專門設(shè)置了“跟單員”職位,以跟蹤訂單執(zhí)行狀況,保證訂單的按時(shí)交付。這往往需要投入很大的人力和精力去做。
◇銷售訂單數(shù)量控制
面向訂單生產(chǎn)企業(yè)的客戶訂單一般對(duì)訂單數(shù)量有較為嚴(yán)格的限制:不允許多交貨或少交貨。由于存在生產(chǎn)的損耗,或客戶臨時(shí)的訂單變更等因素,可能會(huì)不得已采取一張訂單多次交付的方式。這樣就要求銷售人員對(duì)訂單的執(zhí)行數(shù)量、剩余數(shù)量等進(jìn)行控制,并與客戶做好良好的溝通,以保證按單交貨。
◇銷售訂單單價(jià)/金額控制
許多面向訂單生產(chǎn)的企業(yè)對(duì)產(chǎn)品的價(jià)格管理比較嚴(yán)格,一般要求產(chǎn)品有最低限價(jià)控制。同時(shí),對(duì)于銷售訂單的金額也要分段控制;不同金額等級(jí)的訂單由不同級(jí)別的人審批。
◇客戶信用額度管理
面向訂單生產(chǎn)的企業(yè)既有現(xiàn)款銷售的,也有賒銷的。賒銷的客戶要進(jìn)行信用額度的管理。以降低企業(yè)的運(yùn)行風(fēng)險(xiǎn)。信用額度可以設(shè)置為每個(gè)產(chǎn)品的數(shù)量也可以設(shè)置為金額。
二、 生產(chǎn)及計(jì)劃管理
◇物料/能力計(jì)劃
面向訂單生產(chǎn)的計(jì)劃是非常重要的。計(jì)劃做得好,既可以提升客戶的滿意度,又可以提高生產(chǎn)的效率,同時(shí)保持庫存在一個(gè)合理的水平。計(jì)劃做得不好則會(huì)造成庫存很高,但生產(chǎn)線還是斷線,客戶交貨達(dá)不成。由于MTO企業(yè)的產(chǎn)品一般比較復(fù)雜,加工工藝繁瑣,因此手工進(jìn)行物料和能力計(jì)劃的難度會(huì)非常大。特別是對(duì)于共用物料的數(shù)量計(jì)算和共用設(shè)備或產(chǎn)線產(chǎn)能的分配往往是計(jì)劃人員最頭痛的事情。另外,由于計(jì)劃不完備導(dǎo)致的頻繁的缺料斷線,大大吞噬了企業(yè)的生產(chǎn)效能和利潤。還有就是各加工部門步調(diào)不一,使得最后的裝配部門經(jīng)常是“前松后緊”:前半周或前半月沒有活干,后半周或后半月加班加點(diǎn)還是干不完。
◇任務(wù)單變更/改制
由于客戶需求的不斷變化,經(jīng)常會(huì)導(dǎo)致生產(chǎn)任務(wù)單要做變更或改制的處理,影響生產(chǎn)的正常進(jìn)行。經(jīng)常見到的情況是:倉庫的料已經(jīng)發(fā)到產(chǎn)線了,需求取消了;或者是A已經(jīng)加工到半成品了,客戶又不要A而要B了等等。另外這種變更和改制的處理同樣增加了生產(chǎn)計(jì)劃和執(zhí)行的難度。
◇車間管理
MTO企業(yè)的產(chǎn)品加工工藝一般比較復(fù)雜,因此車間的管理難度也較大。在進(jìn)行派工的時(shí)候要兼顧考慮訂單的緊急程度,物料是否齊備,設(shè)備負(fù)荷是否合理,模具狀況是否良好,技能人員是否到位等等。同時(shí),要做大量的手工的工序匯報(bào),甚至要計(jì)算工人的計(jì)時(shí)計(jì)件工資。
◇物料替代
在安排生產(chǎn)時(shí),對(duì)共用料需要考慮物料的替代關(guān)系,以合理利用現(xiàn)有庫存。有的物料替代是臨時(shí)性的;而有的物料替代關(guān)系是一直有效的。對(duì)于隸屬于單個(gè)客戶訂單的專用物料,更多要考慮的則是為這張訂單采購的物料,是否可以應(yīng)用于其他的訂單。既要保證合理利用現(xiàn)有庫存,又要保證對(duì)應(yīng)每個(gè)客戶訂單的專用物料不會(huì)被混用。
◇外協(xié)管理
很多MTO企業(yè)都需要進(jìn)行外協(xié)管理。外協(xié)的方式有:委外加工,工序委外,和外協(xié)采購等。例如一些企業(yè)提供給外協(xié)供應(yīng)商毛坯,由外協(xié)廠商完成工件的加工;也有的企業(yè)把烤漆,電鍍等特殊工序委托給專門的烤漆廠和電鍍廠來加工;還有的企業(yè)只是向外協(xié)廠商提供圖紙,然后向其下采購訂單。委外訂單交期的管理,產(chǎn)品質(zhì)量,發(fā)出去的待加工件和收到的已加工件數(shù)量的匹配管理等都是委外加工管理中的重點(diǎn)和難點(diǎn)。而針對(duì)每張客戶訂單的專用外協(xié)物料的管理也是委外加工管理的難點(diǎn)。
三、 采購管理
◇采購訂單管理
在采購管理中,采購訂單的管理是個(gè)核心。它包括采購訂單生成(絕大多數(shù)源于業(yè)務(wù)部門的采購申請(qǐng)),繕制,審核,下達(dá)給供應(yīng)商,跟催訂單執(zhí)行進(jìn)度,通知倉庫按訂單收貨,根據(jù)訂單數(shù)量、收貨數(shù)量,請(qǐng)財(cái)務(wù)開發(fā)票并付款等。如何在合適的價(jià)格下,確保供應(yīng)商按時(shí)交貨是采購管理的重點(diǎn)。在實(shí)際業(yè)務(wù)中,由于采購物料未按時(shí)交付而導(dǎo)致生產(chǎn)線停線情況也非常常見。另外,采購還要注意不同的訂單對(duì)物料的不同要求。比較常見的例子就是產(chǎn)品上打印的客戶的Logo,和外包裝箱打印的嘜頭等。采購訂單對(duì)客戶每個(gè)訂單要求的每個(gè)細(xì)節(jié)都應(yīng)該關(guān)注并滿足。
◇采購價(jià)格控制
MTO模式下,由于對(duì)應(yīng)訂單的專用物料都是采用“Lot for lot(批對(duì)批)”的采購策略,因此采購的批次會(huì)比較多。而隨著供應(yīng)市場的變化,同一產(chǎn)品的價(jià)格會(huì)比較波動(dòng)。在采購過程中,許多企業(yè)都會(huì)非常注重采購價(jià)格的控制。有的企業(yè)采購部門甚至專門設(shè)置“核價(jià)”這樣一個(gè)職位,需要對(duì)每個(gè)供應(yīng)商對(duì)每個(gè)物料的價(jià)格進(jìn)行稽核,以降低企業(yè)的采購成本。
◇供應(yīng)商管理
采購部門的另外一個(gè)重要職責(zé)是供應(yīng)商的管理。包括從最初的供應(yīng)商開發(fā),供應(yīng)商稽核,供應(yīng)商供貨比例設(shè)置,以及供應(yīng)商的評(píng)價(jià)。很多企業(yè)針對(duì)每一款物料會(huì)建立AVL(Approved Vendor List,合格供應(yīng)商清單),只有稽核后滿足要求的供應(yīng)商,才能夠成為AVL供應(yīng)商。AVL供應(yīng)商才有提供物料或服務(wù)的資格。同一款物料一般不是只有一個(gè)AVL供應(yīng)商,因此采購在下采購訂單時(shí),需要根據(jù)供應(yīng)商以往的供貨表現(xiàn),價(jià)格等來分配采購的比例。每個(gè)季度甚至每個(gè)月會(huì)對(duì)供應(yīng)商從按時(shí)交貨,價(jià)格,服務(wù),合作意愿等方面對(duì)供應(yīng)商的供貨表現(xiàn)進(jìn)行評(píng)價(jià),幫助供應(yīng)商改善和提高。如何客觀公正的評(píng)價(jià)供應(yīng)商并通過評(píng)價(jià)使得以后的采購更加輕松,是供應(yīng)商管理的難點(diǎn)。
四、 工程管理
◇工程資料完善性
工程資料包括物料編碼,工程圖紙,BOM(Bill of Material,物料清單)和工藝路線等;完善性既包括完整性也包括正確性。許多企業(yè)的基礎(chǔ)管理比較薄弱,問題的處理和反饋的流程也不完善,經(jīng)常發(fā)現(xiàn)工程部的物料圖紙,BOM和生產(chǎn)線的產(chǎn)品構(gòu)成不一致。生產(chǎn)線發(fā)現(xiàn)工程資料錯(cuò)誤時(shí),不會(huì)要求工程人員修改資料,而是根據(jù)經(jīng)驗(yàn)直接在生產(chǎn)中使用自己認(rèn)為合理的物料或加工工藝。造成工程資料的不完善。
◇工程變更管理
在MTO企業(yè),特別是OEM和ODM企業(yè),工程變更是非常頻繁的。工程變更的方式有:自然切換,立即切換,配套切換,和根據(jù)關(guān)鍵件切換等。工程變更如果管理不好會(huì)導(dǎo)致新產(chǎn)品切入時(shí)間延誤,切換物料庫存呆滯,切換沒有被良好執(zhí)行等。筆者曾經(jīng)遇到過這種情況:工程部已經(jīng)變更兩個(gè)版本了,生產(chǎn)部依舊在生產(chǎn)舊版本的產(chǎn)品。工程變更的管理是MTO企業(yè),特別是一些配套企業(yè)的管理難點(diǎn)。
五、 成本管理
◇成本預(yù)測
對(duì)于按訂單進(jìn)行生產(chǎn)的企業(yè),客戶會(huì)提供圖紙或其他相關(guān)信息,要求報(bào)價(jià)。企業(yè)就需要根據(jù)產(chǎn)品的構(gòu)成,和最新的市場供應(yīng)的行情,進(jìn)行料、工、費(fèi)的模擬計(jì)算,再加上合理利潤給客戶進(jìn)行報(bào)價(jià)?蛻粲唵蔚哪M報(bào)價(jià)和成本預(yù)測是銷售人員或成本會(huì)計(jì)工作的一個(gè)難點(diǎn)。
◇成本控制、核算和分析
在訂單的執(zhí)行過程中,要針對(duì)每張銷售訂單發(fā)生的實(shí)際成本進(jìn)行核算和控制,確保訂單的合理利潤。實(shí)際業(yè)務(wù)中,由于數(shù)據(jù)采集困難和核算方法繁瑣等原因,往往無法做到針對(duì)每張銷售訂單的成本核算;無法做到針對(duì)每張銷售訂單的成本控制和利潤分析。
在企業(yè)的實(shí)際業(yè)務(wù)管理中,這些業(yè)務(wù)管理的問題往往是同時(shí)出現(xiàn)并對(duì)生產(chǎn)產(chǎn)生影響的。如果不能夠?qū)@些因素區(qū)分辨別,管理者就無法找到問題的關(guān)鍵點(diǎn),并制定對(duì)應(yīng)的策略。例如筆者曾遇到一家企業(yè)反映銷售額沒有提升的情況下,庫存水平一直居高不下,甚至有逐步上升的趨勢。企業(yè)管理者一直不能找到問題的根本原因。后來,筆者幫助企業(yè)從幾個(gè)方面來分析,發(fā)現(xiàn)問題的原因是多方面的:
1. 應(yīng)對(duì)客戶需求變動(dòng)的流程不完善 銷售人員在客戶增加訂單的時(shí)候,會(huì)與計(jì)劃人員或采購人員確認(rèn)交期是否可以達(dá)成;但當(dāng)客戶取消訂單的時(shí)候,沒有調(diào)查因?yàn)橛唵稳∠赡軒淼奈锪洗魷ㄖ饕且恍⿲S梦锪希┎R報(bào)給客戶共同解決。
2. 生產(chǎn)過程和工藝不合理而導(dǎo)致的產(chǎn)品質(zhì)量不穩(wěn)定 基于此設(shè)置的廢品率和安全庫存過高,導(dǎo)致原材料的采購數(shù)量和自制件的生產(chǎn)數(shù)量增大,進(jìn)而導(dǎo)致庫存升高。
3. 工程變更管理流程不完善 在設(shè)置工程變更的生效日期時(shí),沒有考慮現(xiàn)有的和在途的被切換物料的庫存。變更后全部使用新物料,被切換物料就全部變成了呆滯物料。
4. 庫存數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確,過賬不及時(shí) 倉庫的賬物不符。賬上沒有,實(shí)物卻一大堆;導(dǎo)致生產(chǎn)部門重復(fù)生產(chǎn),采購部門重復(fù)下單。
5. 采購訂單審核問題 有的采購人員不是根據(jù)采購申請(qǐng)來確定采購訂單的數(shù)量,而是隨意修改訂單數(shù)量。認(rèn)為造成原材料庫存偏高。
其他的還有如生產(chǎn)現(xiàn)場管理混亂,產(chǎn)線上囤積大量半成品和原材料等原因。因此面向訂單生產(chǎn)企業(yè)的業(yè)務(wù)管理難度是很大的,如何才能提升管理水平,增強(qiáng)生產(chǎn)的協(xié)調(diào)性和柔性,提高生產(chǎn)的效率呢?MTO企業(yè)的信息化怎樣為企業(yè)帶來創(chuàng)造利潤呢?這需要通過信息化和業(yè)務(wù)管理提升兩個(gè)方面來實(shí)現(xiàn)。敬請(qǐng)關(guān)注筆者的另兩篇文章《面向訂單生產(chǎn)企業(yè)的信息化-----路再腳下(1)》和《面向訂單生產(chǎn)模式的業(yè)務(wù)管理提升-----路在腳下(2)》。
核心關(guān)注:拓步ERP系統(tǒng)平臺(tái)是覆蓋了眾多的業(yè)務(wù)領(lǐng)域、行業(yè)應(yīng)用,蘊(yùn)涵了豐富的ERP管理思想,集成了ERP軟件業(yè)務(wù)管理理念,功能涉及供應(yīng)鏈、成本、制造、CRM、HR等眾多業(yè)務(wù)領(lǐng)域的管理,全面涵蓋了企業(yè)關(guān)注ERP管理系統(tǒng)的核心領(lǐng)域,是眾多中小企業(yè)信息化建設(shè)首選的ERP管理軟件信賴品牌。
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本文標(biāo)題:ERP系統(tǒng)中的面向訂單生產(chǎn)企業(yè)的業(yè)務(wù)特點(diǎn)及管理難點(diǎn)
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