非常熱門的“ERP是否進入普及時代”討論已經(jīng)有一段時間,從網(wǎng)上統(tǒng)計調(diào)查的情況看,大部分人員認為“為時過早”。企業(yè)資源計劃管理系統(tǒng)(ERP),從其前身MRP進入中國已經(jīng)二十多年了,但真正使用好的企業(yè)很少。從目前軟件公司的ERP產(chǎn)品介紹看,絕大多數(shù)是國外八十年代末、九十年代初產(chǎn)品的仿制,或者是按相關(guān)書籍內(nèi)容開發(fā)的。這些產(chǎn)品無論在原理上、管理理念上、計算機技術(shù)的應用上與現(xiàn)代企業(yè)的管理實踐存在非常大的差距。開發(fā)、實施ERP系統(tǒng),尤其是在“動態(tài)競爭”環(huán)境下好用的ERP系統(tǒng)的難度要遠遠大于人們的想象。也就是講,ERP系統(tǒng)的普及應用最大的問題在于軟件本身,ERP系統(tǒng)也需要隨著社會的發(fā)展不斷地“創(chuàng)新”。
什么樣ERP系統(tǒng)才能具備“普及應用”的條件呢?
第一是軟件的柔性化程度
柔性化是企業(yè)信息化建設能夠?qū)嵤┏晒Φ闹匾WC。ERP系統(tǒng)是一個產(chǎn)品,既然是產(chǎn)品,必然在其功能和對企業(yè)業(yè)務的處理上存在固有的方式方法和業(yè)務模型。這種處理方式與“靜態(tài)競爭”環(huán)境下企業(yè)信息化在不同發(fā)展階段的要求水平有關(guān),那時對軟件的要求只是需要把執(zhí)行數(shù)據(jù)的結(jié)果錄入到計算機中,能夠通過數(shù)據(jù)的共享,做出分析統(tǒng)計。而在“動態(tài)競爭”環(huán)境下,企業(yè)業(yè)務處理的速度、反應要求很高,而且一定要按照企業(yè)的管理制度和業(yè)務流程進行控制和審批,用于經(jīng)營風險的控制。我們在市場上或展覽會上看到的絕大多數(shù)是按傳統(tǒng)模式開發(fā)、改進的ERP產(chǎn)品,在實施過程中就出現(xiàn)了與企業(yè)現(xiàn)有管理模式的沖突。以銷售業(yè)務流程為例,許多ERP產(chǎn)品提供的流程是:
銷售定單 ——> 提貨單 ——> 出庫單 ——> 銷售發(fā)票 ——> 收款單
這種銷售流程對于正常的銷售來講是正確的。但是,如果一個企業(yè)一部分產(chǎn)品在市場上非常受歡迎,用戶必須要先交預付款,而且要排隊才能買到產(chǎn)品,這一部分產(chǎn)品的銷售流程就不同于剛才提到的銷售流程,它的銷售流程為:
預收款單 ——> 提貨單 ——> 收款單 ——> 銷售發(fā)票 ——> 出庫單
因此在“動態(tài)競爭”環(huán)境下,不同的行業(yè),不同的企業(yè),甚至一個企業(yè)在不同的產(chǎn)品、不同的時間下,制定的銷售流程會有很大的差別。例如,暢銷物品的銷售流程、貴重物品的銷售流程、需要記錄客戶信息的銷售流程、緊急情況下的銷售流程等等,而ERP系統(tǒng)作為一個產(chǎn)品,要滿足如此復雜的銷售流程是非常困難的。除了銷售流程之外,其他管理方面的流程同樣存在類似的問題。企業(yè)管理流程越來越趨于個性化。軟件公司遇到這樣的問題一般采取兩種辦法:一是派開發(fā)人員到實施現(xiàn)場改代碼,來滿足用戶的使用要求。這樣做的結(jié)果使實施成本大幅增加,實施周期延長,用戶和軟件公司的矛盾加大。二是用“管理咨詢”的方式“規(guī)范”企業(yè)的業(yè)務流程,把企業(yè)的業(yè)務流程向軟件可能提供的流程“靠攏”。軟件公司這樣做,其實施周期和實施成本可以降下來,但軟件提供的流程是否真能滿足企業(yè)的使用要求,尤其在“動態(tài)競爭”環(huán)境下的使用要求就很難講,這些流程需要經(jīng)常變化來滿足企業(yè)的真實需要。所以這種方式?jīng)Q不是徹底解決問題的好辦法,況且許多企業(yè)進行信息化實施時,也堅決反對這種做法?茖W的方法是:利用“柔性化”功能,按照或者改動企業(yè)現(xiàn)行的管理制度和業(yè)務流程模式,經(jīng)過整理設定在軟件中,包括機構(gòu)組織機構(gòu)的調(diào)整、崗位權(quán)限的調(diào)整、業(yè)務流程的改變、條件的重新設定等等,相當于將企業(yè)制度和業(yè)務流程暫時“固化”在軟件中。在這些流程被執(zhí)行時,對執(zhí)行過程積累的數(shù)據(jù)進行效率分析、質(zhì)量分析和成本分析。利用分析結(jié)果,由企業(yè)做出對效率不高、成本較高的環(huán)節(jié)自行調(diào)整的運行機制,發(fā)揮企業(yè)的主動性,用軟件系統(tǒng)構(gòu)建的臺階,逐步從企業(yè)管理現(xiàn)狀達到實現(xiàn)現(xiàn)代化管理的目標,規(guī)避實施風險。因此,它走的是“改革”而不是“革命”的路。
對于軟件公司來講,柔性化解決了企業(yè)信息化建設過程中的最大難點-快速實施問題,提高應用軟件行業(yè)在“動態(tài)競爭”中的核心競爭力。
第二是軟件的智能化程度
大家都知道,計算機系統(tǒng)中如果輸進去的數(shù)據(jù)準確,產(chǎn)生的結(jié)果就很有價值,如果輸進去的數(shù)據(jù)不準確,產(chǎn)生的結(jié)果就會出現(xiàn)問題。尤其是基礎數(shù)據(jù),它是ERP系統(tǒng)運行能否成功的關(guān)鍵問題。在這個問題上,只有利用ERP智能化的功能才能保證基礎數(shù)據(jù)的準確。
企業(yè)數(shù)據(jù)大致分兩類:靜態(tài)數(shù)據(jù),如產(chǎn)品結(jié)構(gòu)、工藝路線、設備代碼、人員編碼等;動態(tài)數(shù)據(jù),如計劃要求,實際完成、庫存量、應收帳款等;靜態(tài)數(shù)據(jù)又可以分為兩種,一種是基礎數(shù)據(jù),包括產(chǎn)品結(jié)構(gòu)、工藝路線、設備代碼、人員編碼等,第二種是控制數(shù)據(jù),包括各種消耗定額、技術(shù)指標、質(zhì)量指標、有效期、最大庫存量等。企業(yè)管理最難的要數(shù)控制數(shù)據(jù)的管理了。例如在要求精細化管理企業(yè)的今天,定額管理顯得更加重要。因為定額的準確直接牽扯到計劃能否準確制定和執(zhí)行,生產(chǎn)成本是否得到有效控制,采購是否準確和及時等等。然而如此重要的控制數(shù)據(jù),在目前中國企業(yè)管理中是相當薄弱的。以工時定額為例:產(chǎn)品總裝要以裝配工時決定部件的配套時間,部件裝配要以工時決定零件的配套時間,零件加工要以加工工時決定工序間的銜接和設備的能力平衡,同時又是成本核算中直接人工計算的依據(jù)。對于產(chǎn)品結(jié)構(gòu)復雜、零件加工工藝復雜的企業(yè)來講,工時定額的測定、整理、調(diào)整工作量非常大,靠企業(yè)配置的定額員用手工來做,是不可能完成的。ERP系統(tǒng)實施時,企業(yè)反映問題最大的就是定額無法準確提供。因此現(xiàn)行定額與科學合理的定額之間存在差距。ERP系統(tǒng)對這個問題的處理方式是強加在企業(yè)身上,企業(yè)要提高管理水平,必須提供準確的定額,否則,目標就達不到。 ERP系統(tǒng)如果運用了“智能化” 的設計,允許企業(yè)第一次輸入的定額就按現(xiàn)行定額,在這樣定額標準下,制定計劃,投領料,但在實際發(fā)生的環(huán)節(jié),認認真真地進行記錄,甚至為此建立相應的“法律”來保證,經(jīng)過若干輪的生產(chǎn)循環(huán),就會建立一組定額與實際發(fā)生的對比數(shù)據(jù),并對其進行分析,建立第二批定額數(shù)據(jù)。如此經(jīng)過若干次對定額的調(diào)整,定額就會變的科學合理。這些步驟相當于在現(xiàn)行定額與科學合理定額之間,搭建了若干“臺階”,幫助企業(yè)在定額管理問題上實現(xiàn)科學管理。在企業(yè)數(shù)據(jù)上尤其是控制數(shù)據(jù),許多都可以采用這樣一種思路或方法來解決其準確性問題,如最大庫存量、定貨點數(shù)量、安全庫存量等。
“智能化”的功能還可以使用在業(yè)務流程的運行效率上,我們把業(yè)務流程中的增值環(huán)節(jié)和非增值環(huán)節(jié)的各種情況設定一組比值,由計算機系統(tǒng)自動按照設定的條件,從積累的數(shù)據(jù)當中做出分析,考核部門、人員的績效,考核制度及業(yè)務流程的制定合理性。
第三是軟件能否為企業(yè)帶來精細化管理
在“動態(tài)競爭”環(huán)境下,企業(yè)經(jīng)營者的思維方式要從不計成本消耗、不計效率的“粗放型”經(jīng)營轉(zhuǎn)變到建立計算投入、產(chǎn)出和資金使用效率的“精細化”管理的觀念,這種管理理念一定要貫穿整個供需鏈。
1、精細化的計劃編制。傳統(tǒng)ERP系統(tǒng)計劃編制的方法是主生產(chǎn)計劃解決產(chǎn)品級的計劃編制,物料需求計劃解決的是物料級的計劃,車間作業(yè)計劃解決的是工序級的計劃,生產(chǎn)計劃分成三個步驟,這樣的編制方法在“動態(tài)競爭”環(huán)境下就會影響到企業(yè)的競爭能力。例如,當銷售人員在同客戶談判時,如果談到交貨期時,銷售人員能否根據(jù)企業(yè)的有限能力和物資儲備,準確回答客戶的要求?這顯然是非常困難的。“動態(tài)競爭”環(huán)境下的計劃編制方法一定是瞬間完成,而且是根據(jù)企業(yè)的有限能力、有限儲備,直接作到工序級,只有作到工序級,才能了解所有工序級的資源需求、對外協(xié)作計劃、和資金預算等等。
2、精細化的預算編制。盡管企業(yè)預算管理是十分重要的,但目前企業(yè)預算編制的方法和內(nèi)容已經(jīng)遠遠不能滿足“動態(tài)競爭”和“精細化”管理的要求。企業(yè)編制預算的主要目的之一是進行資金控制,因此預算編制中固定費用和變動費用部分在計算機系統(tǒng)的幫助下一定要細分。尤其是過去由于分攤的制造費用和管理費用,因為在分攤的這部分費用中掩蓋了許多不合理的開支和浪費。
3、精細化的生產(chǎn)管理及成本核算。上面提到生產(chǎn)計劃的編制做到精細化,計劃內(nèi)容已經(jīng)是有限能力下的設備操作計劃了,計劃的內(nèi)容會非常詳細。在執(zhí)行計劃的過程中同樣需要精細化的管理,包括生產(chǎn)進度、操作者、實際加工時間、設備開動時間、物料及輔料實際消耗等。這些內(nèi)容的精細化管理除了可以使生產(chǎn)指揮者適時了解生產(chǎn)進度外,還有更重要的是,通過這些生產(chǎn)管理的數(shù)據(jù)積累,為“智能化”的控制數(shù)據(jù)的修訂打好基礎,同時利用這些數(shù)據(jù)進行工序級的成本核算,只有作到了工序級的成本核算,才能有效的控制生產(chǎn)成本和杜絕浪費。
4、精細化的質(zhì)量管理。首先要由設計部門和工藝部門確定工序級的技術(shù)要求和工藝參數(shù)。在生產(chǎn)加工過程中,詳細記錄檢測結(jié)果,包括操作者、廢品數(shù)量及原因、疵品數(shù)量及原因、疵品處理結(jié)果記錄。利用這些數(shù)據(jù)的積累,分析質(zhì)量原因,改進設計和工藝,同時建立崗位培訓和業(yè)績考核,控制和降低質(zhì)量成本。
5、細化企業(yè)管理制度的編制、實施、控制、檢查、激勵。做到制度到位、業(yè)務流程清晰。在業(yè)務流程環(huán)節(jié)、崗位上建立成本和效率的數(shù)據(jù)積累分析。
第四是軟件能否為企業(yè)實現(xiàn)動態(tài)管理
傳統(tǒng)ERP系統(tǒng)功能提供的主要是“靜態(tài)”數(shù)據(jù),在“動態(tài)競爭”中更要考慮動態(tài)數(shù)據(jù)。例如上面提到的企業(yè)預算管理,當實際經(jīng)營方案和模擬經(jīng)營方案確定后,系統(tǒng)可以根據(jù)基礎數(shù)據(jù)進行一系列的運算,計算出在時間坐標上的企業(yè)預算,包括固定部分和變動部分,這些預算是指導企業(yè)資金運作的依據(jù)。當企業(yè)經(jīng)營計劃發(fā)生變化時,比如銷售定單增加或減少,產(chǎn)品內(nèi)容發(fā)生變化, 預算應該立即變化并且用新的預算控制企業(yè)資金的支出。這種預算的管理方法在手工編制預算情況下是不可想象的,但在計算機系統(tǒng)的幫助下可以作到。這種方式就是動態(tài)預算編制和控制。
動態(tài)管理還可以被用于企業(yè)的資金流動分析和部門、個人考核上。企業(yè)的資金是以多種形態(tài)存在的,如銀行存款、應收帳款、應收票據(jù)、成品存貨、在制品、疵品、廢品、原材料及外購物品、采購在途、應付帳款、預付款等等,以前大家關(guān)心的是“量”,而很少關(guān)心其“流速”。實際上這種“流速”更能反映企業(yè)管理存在的問題和經(jīng)營風險,更能反映部門或個人的管理業(yè)績。比如成品流出速度降低,說明銷售環(huán)節(jié)或市場需求出現(xiàn)問題,管理者應立即進一步分析原因加以改進。如果企業(yè)資金在上述資金形態(tài)間的流速能夠保持同一個水平或相近,說明企業(yè)的運轉(zhuǎn)是正常的。
ERP產(chǎn)品的發(fā)展趨勢已經(jīng)非常明朗,就是平臺+構(gòu)件。管理建模平臺和業(yè)務構(gòu)件方式為企業(yè)和開發(fā)商提供了前所未有的軟件生產(chǎn)率,業(yè)務建模直接從管理和業(yè)務出發(fā),通過模型來驅(qū)動應用構(gòu)架、簡化和集成各類業(yè)務系統(tǒng),從根本上提升軟件的開發(fā)、發(fā)布和維護效率,真正實現(xiàn)企業(yè)信息化過程中的用戶參與、快速開發(fā)、快速應用、靈活調(diào)整,大幅度提升管理系統(tǒng)實施和應用的成功率及投入產(chǎn)出比,同時改變軟件公司的經(jīng)營模式。值得欣慰的是,軟件廠商已經(jīng)逐漸意識到以業(yè)務為基礎的應用集成平臺和業(yè)務構(gòu)件這個巨大的市場空間,已經(jīng)出現(xiàn)了一些擁有強大技術(shù)實力,又清晰地定位于平臺+構(gòu)件市場的公司,逐步嘗試為企業(yè)應用、實施商提供更貼合中國企業(yè)的軟件基礎平臺與開發(fā)模式,為中國企業(yè)建設有效益的信息化不懈地努力。
誰真正掌握了可裝配的軟件構(gòu)件化技術(shù),誰就將掌握ERP市場的未來。
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