【方案概述】
    本方案由卓望數(shù)碼技術(shù)（深圳）有限公司和深圳市安財軟件有限公司共同推出，方案經(jīng)由安財網(wǎng)上報銷系統(tǒng)完成卓望數(shù)碼技術(shù)（深圳）有限公司網(wǎng)上費用報銷系統(tǒng)功能。方案的制定、研討、實施和上線運行歷時1個月。
    【公司簡介】
    卓望數(shù)碼技術(shù)（深圳）有限公司是專業(yè)從事無線數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)、系統(tǒng)以及相關(guān)應(yīng)用的研究、開發(fā)、實施、推廣和運營，是首個為電信運營商提供單一業(yè)務(wù)平臺覆蓋中央和全國各省的軟件及系統(tǒng)集成商，并成長為具備超大型電信軟件研發(fā)、集成、維護、運營和技術(shù)支持能力的高科技公司。在北京、杭州、成都、廣州設(shè)立了辦事處和分支機構(gòu)，分別負(fù)責(zé)華北、華東、華西和華南地區(qū)的業(yè)務(wù)聯(lián)系和技術(shù)支持，同時在全國各省會城市均覆蓋有技術(shù)運行、維護支持隊伍。
    【商業(yè)挑戰(zhàn)】
    作為移動的運營商，隨著規(guī)模不斷擴大，員工的報銷費用會越來越多，原始的手工報銷方式已經(jīng)漸漸無法滿足日益增多的報銷費用，此時，卓望數(shù)碼技術(shù)（深圳）有限公司就希望通過一套軟件來完成費用的高效報銷、費用的實時多維統(tǒng)計和自動生成財務(wù)憑證功能，而以上需求都需要基于每一張員工報銷的單據(jù)模板而實現(xiàn)，因此一個功能強大而靈活的模板就必不可少，具體有以下幾點：
    ·單據(jù)模板需靈活多樣化
    單據(jù)模板填寫需簡易：作為費用報銷的模板，員工是其直接使用者，模板設(shè)計的樣式要便于員工填寫，經(jīng)過簡單培訓(xùn)后，員工就可以掌握報銷單據(jù)模板的填寫方法。
    單據(jù)模板填寫需規(guī)范：由于員工報銷的單據(jù)需要經(jīng)過財務(wù)審核，既要讓員工填寫簡易，也需要按照財務(wù)制度要求的格式來填寫，以便財務(wù)審核時，無須做過多重復(fù)的檢查，從而提高財務(wù)的工作效率。
    單據(jù)模板設(shè)計需靈活：隨著公司的規(guī)模不斷擴張，單據(jù)報銷的內(nèi)容也會不盡相同，這就要求單據(jù)模板可根據(jù)不同時期的財務(wù)制度及時制作或替換，且可快捷、簡易完成修改操作，最好是公司系統(tǒng)管理員自己就可以修改。
    ·費用報表需實時多維統(tǒng)計
    部門費用統(tǒng)計：部門費用統(tǒng)計表需要能夠?qū)崟r統(tǒng)計出每個部門若干時間段的費用使用情況，特別為多個部門出差時，需要模板提供費用選擇的部門，以便能夠?qū)①M用及時準(zhǔn)確的統(tǒng)計到報表中去。
    項目費用統(tǒng)計：項目費用統(tǒng)計表需要能夠?qū)崟r統(tǒng)計出每個項目若干時間段的費用使用情況，當(dāng)一張報銷費用為多個項目出差時，需要模板提供費用選擇的項目，以便及時準(zhǔn)確將費用統(tǒng)計到相關(guān)項目費用中去。
    人員費用統(tǒng)計：人員費用統(tǒng)計表需要能夠?qū)崟r統(tǒng)計出公司某一個人或某一個部門人員在若干時間段的費用使用情況，當(dāng)一張報銷單是為多人報銷時，需要模板供報銷人填寫項，以便將費用統(tǒng)計到相關(guān)人員費用中去。
    ·憑證需自動生成
    自動生成報銷憑證：由于員工報銷的費用越來越多，而日常報銷的費用都是重復(fù)繁雜的費用，勢必造成財務(wù)審批的工作量過大。要求提交的報銷單據(jù)在審批完成后，系統(tǒng)能夠根據(jù)單據(jù)的填寫內(nèi)容，自動生成該張單據(jù)相關(guān)的記賬憑證。
    憑證號回傳：在報銷系統(tǒng)中查詢到的記賬憑證，需要增加賬務(wù)系統(tǒng)的相關(guān)憑證號，以便日后在報銷系統(tǒng)中查詢方便。
    【方案討論實施】
    針對卓望數(shù)碼技術(shù)（深圳）有限公司所提出的需求，我們項目小組將涉及到的報銷費用類型進行了整理和分類，并以原有的手工報銷單分類方式和填寫樣式為參考，對網(wǎng)上報銷系統(tǒng)單據(jù)模板進行了分類設(shè)置和重新設(shè)計樣式。
    模板基于EXCEL設(shè)計：考慮到模板樣式多樣化，需易于修改，報銷的模板通過基于EXCEL 設(shè)計，因為EXCEL目前已經(jīng)是大眾化軟件，大家都會使用，這便于日后設(shè)計新模板和修改原有模板。
    差旅費模板：差旅費模板在所有公司都是最復(fù)雜，涉及內(nèi)容最多的模板，因為需要根據(jù)公司的出差報銷制度，將住宿標(biāo)準(zhǔn)、補助標(biāo)準(zhǔn)、交通費用等都要反映在模板中，同時，出差中經(jīng)常會有多人一起出差，這就涉及到合住費用的分?jǐn)倖栴}，為此項目小組專門就差旅費管理進行多次討論定型，最終形成如下圖1的差旅費模板樣式，本差旅費模板將合住人，這一復(fù)雜情況也很好地反映在內(nèi)。同時，該模板能夠?qū)⒎謹(jǐn)傎M用統(tǒng)計到相應(yīng)的部門、項目和人員費用統(tǒng)計報銷中去。另外，還能夠根據(jù)員工填寫的出差天數(shù)，自動根據(jù)住宿標(biāo)準(zhǔn)、補助標(biāo)準(zhǔn)計算相關(guān)住宿是否超標(biāo)和補助金額。

圖1差旅費模板

    特殊費用設(shè)定特殊模板：在日常報銷中，還存在很多每個月都發(fā)生，由固定人員去集中報銷，而且每張模板的格式也各有各的特點，此時，就將這些費用分開，分別根據(jù)不同費用的格式設(shè)置不同的模板，如圖2 所示：

圖2特殊費用設(shè)定特殊模板

    模板設(shè)置必填項：由于需要對單據(jù)模板填寫的內(nèi)容規(guī)范化，所以每張模板都必須根據(jù)模板的情況設(shè)置必填項。同時，實時反映在單據(jù)填寫提示區(qū)域，如圖3 所示。

圖3模板設(shè)置必填項

    打印頁自定義設(shè)置：每張報銷模板的打印頁也會各不相同，打印頁涵蓋的內(nèi)容也不僅僅是模板填寫的內(nèi)容，經(jīng)過多次討論定型后，設(shè)計出符合公司實際需要的打印頁，下圖4是差旅費的打印樣式。

圖4差旅費的打印樣式

    【企業(yè)收益】
    通過實施安財網(wǎng)上報銷系統(tǒng)，員工根據(jù)不同的報銷模板填寫報銷單據(jù)，不僅加快了報銷速度，也提高了公司各環(huán)節(jié)的工作效率。
    員工報銷方便：員工在報銷時，無需手工填寫紙質(zhì)的報銷單，通過網(wǎng)絡(luò)的方式，簡易填寫報銷模板的內(nèi)容，同時，模板提供一些下拉框，員工可根據(jù)提供的下拉框內(nèi)容進行選擇，進一步規(guī)范員工填寫的報銷單據(jù)。這樣，提高了員工的報銷速度，也規(guī)范了報銷單的填寫樣式。
    提高財務(wù)審核效率：讓員工填寫預(yù)設(shè)的模板，規(guī)范了報銷填寫方式，財務(wù)人員在審核時，就省去了很多的審核工作，只需審核員工填寫的單據(jù)與報銷發(fā)票是否相同即可，大大提高了工作效率。
    記賬無須再用手工：通過員工填寫的報銷單，網(wǎng)上報銷系統(tǒng)可以自動生成報銷憑證，這樣又省去了財務(wù)手工記帳的工作量，可以騰出時間去做其它更為重要的財務(wù)工作。
    提高公司信息化程度：隨著安財網(wǎng)上報銷系統(tǒng)的使用，進一步提高了公司的信息化管理，也方便了全公司員工的報銷，增強了公司的內(nèi)部費用管理。

核心關(guān)注：拓步ERP系統(tǒng)平臺是覆蓋了眾多的業(yè)務(wù)領(lǐng)域、行業(yè)應(yīng)用，蘊涵了豐富的ERP管理思想，集成了ERP軟件業(yè)務(wù)管理理念，功能涉及供應(yīng)鏈、成本、制造、CRM、HR等眾多業(yè)務(wù)領(lǐng)域的管理，全面涵蓋了企業(yè)關(guān)注ERP管理系統(tǒng)的核心領(lǐng)域，是眾多中小企業(yè)信息化建設(shè)首選的ERP管理軟件信賴品牌。

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