【方案概述】
    本方案由一汽豐田汽車(chē)銷(xiāo)售有限公司和深圳市安財(cái)軟件有限公司共同推出，方案經(jīng)由安財(cái)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)完成一汽豐田汽車(chē)銷(xiāo)售有限公司網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)的應(yīng)用。方案的制定、研討、實(shí)施和上線運(yùn)行歷時(shí)6個(gè)月。
    【商業(yè)背景】
    作為負(fù)責(zé)豐田、品牌國(guó)產(chǎn)車(chē)的銷(xiāo)售、售后服務(wù)和市場(chǎng)管理的公司，隨著公司業(yè)務(wù)拓展，公司的開(kāi)支、往來(lái)款項(xiàng)就會(huì)不斷增多，這需要引入預(yù)算來(lái)對(duì)成本進(jìn)行控制，同時(shí)對(duì)金額較大的費(fèi)用引入決裁書(shū)管理（決裁書(shū)是指對(duì)金額較大費(fèi)用的事前申請(qǐng)報(bào)告，需經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核通過(guò)，方可使用），但是傳統(tǒng)的手工報(bào)銷(xiāo)方式是人為的預(yù)算控制方式，存在很大的不確定因素，已經(jīng)跟不上企業(yè)的運(yùn)轉(zhuǎn)速度，不適應(yīng)現(xiàn)在企業(yè)對(duì)費(fèi)用管理控制的要求，具體分別表現(xiàn)以下幾個(gè)業(yè)務(wù)角色中。

    員工面臨的主要問(wèn)題
    ·填寫(xiě)不規(guī)范
    由于員工對(duì)財(cái)務(wù)制度理解的程度不同，填寫(xiě)的報(bào)銷(xiāo)單據(jù)就存在部分欠規(guī)范，費(fèi)用類(lèi)型填寫(xiě)不準(zhǔn)確規(guī)范，甚至規(guī)定需要決裁書(shū)的，但是卻沒(méi)有提供相關(guān)決裁書(shū)報(bào)告，這對(duì)財(cái)務(wù)審核單據(jù)增加了難度。
    ·報(bào)銷(xiāo)時(shí)效性不高
    由于全國(guó)各地都有經(jīng)銷(xiāo)店，員工經(jīng)常需要來(lái)往于各經(jīng)銷(xiāo)店，發(fā)生的差旅費(fèi)用較多，在傳統(tǒng)的手工報(bào)銷(xiāo)方式，往往不能及時(shí)報(bào)銷(xiāo)，勢(shì)必造成報(bào)銷(xiāo)單據(jù)的積壓和報(bào)銷(xiāo)的不及時(shí)性。

    領(lǐng)導(dǎo)面臨的主要問(wèn)題
    ·費(fèi)用實(shí)時(shí)監(jiān)控性不強(qiáng)
    部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)需了解本部門(mén)某項(xiàng)費(fèi)用預(yù)算使用情況時(shí)，必須要部門(mén)預(yù)算擔(dān)當(dāng)進(jìn)行手工統(tǒng)計(jì)，這樣往往需要1-2 天的時(shí)間去統(tǒng)計(jì)，無(wú)法做到適時(shí)掌控該部門(mén)的費(fèi)用預(yù)算使用情況。
    ·審批時(shí)效性不高
    傳統(tǒng)的手工報(bào)銷(xiāo)需要員工拿著報(bào)銷(xiāo)單和原始發(fā)票送到審批領(lǐng)導(dǎo)那審批，由于員工和領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常因出差而無(wú)法同時(shí)在公司，造成了領(lǐng)導(dǎo)無(wú)法及時(shí)審批員工報(bào)銷(xiāo)的費(fèi)用。

    財(cái)務(wù)人員面臨的主要問(wèn)題
    ·審核工作繁重
    財(cái)務(wù)人員每天要面對(duì)員工提交各式各樣的單據(jù)，由于員工填寫(xiě)時(shí)，多半無(wú)法達(dá)到財(cái)務(wù)要求的規(guī)范性，財(cái)務(wù)人員需要仔細(xì)核對(duì)，甚至需要與經(jīng)辦人溝通才能準(zhǔn)確的審核單據(jù)，勢(shì)必降低了審核效率。同時(shí)，還需要手工記入相應(yīng)的預(yù)算中，以核對(duì)該筆報(bào)銷(xiāo)費(fèi)用是否超預(yù)算，耗費(fèi)了大量的時(shí)間。
    ·大量重復(fù)制單
    隨著公司規(guī)模的擴(kuò)大，憑證量逐月增加，而憑證量主要來(lái)源于日常差旅及雜費(fèi)的報(bào)銷(xiāo)，財(cái)務(wù)人員需要每月花費(fèi)大量的時(shí)間重復(fù)錄入憑證，無(wú)法將工作重心轉(zhuǎn)移到對(duì)費(fèi)用的預(yù)算及控制這一更為重要的工作上來(lái)。
    ·報(bào)銷(xiāo)制度規(guī)范性不強(qiáng)
    在人為的審批流程過(guò)程中，傳統(tǒng)的手工報(bào)銷(xiāo)無(wú)法貫徹公司財(cái)務(wù)制度的規(guī)范性，勢(shì)必增加財(cái)務(wù)人員工作量。
    ·丟單現(xiàn)象多
    傳統(tǒng)的手工報(bào)銷(xiāo)過(guò)程中，一旦單據(jù)丟失就難以確認(rèn)其位置，經(jīng)常會(huì)因?yàn)橐粡垎螕?jù)，把整個(gè)部門(mén)都動(dòng)員起來(lái)，影響了正常的工作安排。
    ·多幣種報(bào)銷(xiāo)
    由于公司性質(zhì)，海外出差比較多，并隨之產(chǎn)生的多幣種的費(fèi)用借款、報(bào)銷(xiāo)與沖賬比較頻繁，為財(cái)務(wù)的審核、審批和記賬帶來(lái)很多工作量。

    【費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)解決方案】
    針對(duì)傳統(tǒng)報(bào)銷(xiāo)已經(jīng)不能很好地適應(yīng)公司規(guī)模的擴(kuò)張，安財(cái)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)通過(guò)以下功能模塊有效解決傳統(tǒng)報(bào)銷(xiāo)所帶來(lái)的不便 ，并且提供了更為優(yōu)化的費(fèi)用預(yù)算控制解決方案。
    ·靈活的預(yù)算控制方式
    可以根據(jù)不同費(fèi)用進(jìn)行部門(mén)、項(xiàng)目、人員分別控制，預(yù)算按照月度錄入，年度控制。
    ·全面的預(yù)算控制點(diǎn)
    在員工提交某筆費(fèi)用的報(bào)銷(xiāo)單時(shí)，當(dāng)金額大于一定程度時(shí)，就必須要關(guān)聯(lián)該費(fèi)用的相關(guān)決裁書(shū)，否則不予報(bào)銷(xiāo)。如果該費(fèi)用超出預(yù)算，不允許報(bào)銷(xiāo)該費(fèi)用，就需要通過(guò)特殊的方式，走預(yù)算外的流程。同時(shí)，員工提交每一筆預(yù)算費(fèi)用時(shí)，都會(huì)提醒該員工和相關(guān)審批人該費(fèi)用的預(yù)算使用情況，讓每一個(gè)經(jīng)手人都能直觀的掌握到費(fèi)用預(yù)算情況。
    ·實(shí)時(shí)的預(yù)算分析
    相關(guān)部門(mén)預(yù)算擔(dān)當(dāng)無(wú)需再花兩三天統(tǒng)計(jì)部門(mén)預(yù)算情況，只需通過(guò)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)就可以查詢(xún)到本部門(mén)的預(yù)算數(shù)、發(fā)生數(shù)和預(yù)算殘，并可以將預(yù)算分析表導(dǎo)出，從而可以很方便、快捷、清晰的了解本部門(mén)整體預(yù)算使用情況，也為相關(guān)統(tǒng)計(jì)報(bào)表提供了全面數(shù)據(jù)。
    ·管理流程再造
    手工報(bào)銷(xiāo)時(shí)期，因?yàn)槿藶轲B(yǎng)成的習(xí)慣，原本繁瑣的流程沒(méi)有人也沒(méi)有機(jī)會(huì)去改善。以費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)的應(yīng)用為契機(jī)，重新梳理公司以前報(bào)銷(xiāo)流程和報(bào)銷(xiāo)制度，根據(jù)公司的現(xiàn)狀及未來(lái)的發(fā)展方向，重新制定出更為優(yōu)化的管理審批流程和報(bào)銷(xiāo)制度。
    ·條形碼的應(yīng)用
    由于財(cái)務(wù)人員在報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)中審核單據(jù)時(shí)，需要核對(duì)原始發(fā)票，為了更方便財(cái)務(wù)人員審核單據(jù)，引入條形碼功能，在每張報(bào)銷(xiāo)單上打印出條形碼，財(cái)務(wù)人員只要掃描報(bào)銷(xiāo)單上的條形碼，就可在報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)中自動(dòng)找到該待審批的單據(jù)，從而加快了審批速度。
    ·與公司各大管理軟件集成
    實(shí)現(xiàn)與報(bào)銷(xiāo)有關(guān)的各管理軟件的集成，通過(guò)和OA系統(tǒng)集成，實(shí)現(xiàn)員工單點(diǎn)登陸；通過(guò)和財(cái)務(wù)軟件集成，實(shí)現(xiàn)憑證的批量導(dǎo)入，無(wú)須財(cái)務(wù)人員重復(fù)錄入憑證；通過(guò)和銀行管理系統(tǒng)集成，實(shí)現(xiàn)付款數(shù)據(jù)的批量支付，無(wú)須財(cái)務(wù)人員手工統(tǒng)計(jì)；通過(guò)與決裁書(shū)管理系統(tǒng)集成，實(shí)現(xiàn)決裁書(shū)的實(shí)時(shí)同步，員工在報(bào)銷(xiāo)時(shí)，就可以關(guān)聯(lián)到自己使用的相關(guān)決裁。
    ·多語(yǔ)言多幣種
    中英文系統(tǒng)，滿(mǎn)足公司中日方人員各自的使用習(xí)慣，并且通過(guò)多幣種核算，實(shí)現(xiàn)RMB、USD 和JPY 間的報(bào)銷(xiāo)以及沖賬核算。

    【實(shí)施收益】
    通過(guò)將傳統(tǒng)的手工報(bào)銷(xiāo)轉(zhuǎn)化為網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷(xiāo)，增強(qiáng)了公司對(duì)費(fèi)用使用的控制，也給公司帶來(lái)了實(shí)際的收益。
    對(duì)員工而言：可以實(shí)時(shí)查詢(xún)自己提交的報(bào)銷(xiāo)單以及本人和本部門(mén)的費(fèi)用預(yù)算情況，并可以及時(shí)了解財(cái)務(wù)的付款情況，提高了報(bào)銷(xiāo)的透明度。
    對(duì)領(lǐng)導(dǎo)而言：可以根據(jù)需要安排審批報(bào)銷(xiāo)單據(jù)的時(shí)間，減少為員工審批報(bào)銷(xiāo)費(fèi)用而造成工作混亂的被動(dòng)局面；同時(shí)，可以實(shí)時(shí)了解部門(mén)費(fèi)用預(yù)算的使用情況，根據(jù)各月份費(fèi)用預(yù)算的使用情況，對(duì)比分析出本部門(mén)的開(kāi)支及工作效率情況。
    對(duì)財(cái)務(wù)而言：可以通過(guò)系統(tǒng)進(jìn)一步提交工作效率，進(jìn)一步將財(cái)務(wù)人員從重復(fù)繁瑣的錄入憑證中解放出來(lái)，把工作重心放到成本控制、費(fèi)用的預(yù)算制定與控制上來(lái)，更好地發(fā)揮財(cái)務(wù)在公司中功效。
    對(duì)公司運(yùn)營(yíng)而言：通過(guò)報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)，進(jìn)一步將費(fèi)用預(yù)算的控制落實(shí)到每個(gè)點(diǎn)上，增強(qiáng)了對(duì)公司費(fèi)用的內(nèi)控。同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)也銜接了公司各管理軟件，將這些管理軟件融合在一起，充分發(fā)揮功效，使公司信息化管理提升到一個(gè)新的平臺(tái)。

轉(zhuǎn)載請(qǐng)注明出處：拓步ERP資訊網(wǎng)http://www.ezxoed.cn/

本文標(biāo)題：一汽豐田ERP費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)案例：費(fèi)用精細(xì)化管理典范

本文網(wǎng)址：http://www.ezxoed.cn/html/consultation/1082056251.html