企業(yè)需求描述:

　　現(xiàn)有客戶(hù)A、B、C，其付款條件分別為交貨后30天付款，交貨后月底付款，付款后交貨�，F(xiàn)有供應(yīng)商D、E，跟供應(yīng)商商定的付款條件分別為貨到后下月25日付款、貨到后當(dāng)月付50%、隔月再付50%。

　　企業(yè)希望ERP能夠進(jìn)行付款條件的控制，具體要求如下：

　　1、若客戶(hù)的付款條件是付款后交貨的話(huà)，則客戶(hù)在沒(méi)有付清貨款前，不允許其出貨。

　　2、能夠自動(dòng)根據(jù)出貨日期計(jì)算應(yīng)收帳款的應(yīng)收款日期。如交貨后30天付款，若是7月25日交的貨，就應(yīng)該在8月24的收款。

　　3、當(dāng)快到付款期時(shí)，ERP系統(tǒng)要能夠提醒銷(xiāo)售員或者采購(gòu)員，該去向誰(shuí)收款了，或者該向誰(shuí)付錢(qián)了。

　　4、系統(tǒng)要有報(bào)表能夠統(tǒng)計(jì)哪些客戶(hù)沒(méi)有按付款條件的規(guī)則來(lái)付款，或者沒(méi)有及時(shí)向哪些供應(yīng)商付款。

　　5、對(duì)于分期付款的，ERP系統(tǒng)要能夠自動(dòng)計(jì)算每期付款的數(shù)額以及付款的日期。

　　企業(yè)手工操作的漏洞：

　　1、沒(méi)有嚴(yán)格按照付款條件來(lái)付款。采購(gòu)在付供應(yīng)商錢(qián)是，沒(méi)有嚴(yán)格按照付款條件的規(guī)定來(lái)付款，更多的是根據(jù)同供應(yīng)商的關(guān)系來(lái)定。如跟D供應(yīng)商的付款條件是下月25日付款，但是，采購(gòu)跟其關(guān)系比較鐵，就私自把付款期提前了一月，當(dāng)月的貨物在當(dāng)月25日就向財(cái)務(wù)申請(qǐng)付款了。財(cái)務(wù)若一疏忽，貨款就給付出去了。

　　2、當(dāng)客戶(hù)的付款條件是付款后交貨時(shí)，銷(xiāo)售、財(cái)務(wù)、倉(cāng)庫(kù)之間的信息不能夠快速傳遞，如明明財(cái)務(wù)已經(jīng)收到錢(qián)了，但是，因?yàn)樨?cái)務(wù)沒(méi)有及時(shí)通知銷(xiāo)售和倉(cāng)庫(kù)，就扣押了該客戶(hù)的貨款，最后，導(dǎo)致客戶(hù)投訴�；蛘邆}(cāng)庫(kù)不知道這張單子客戶(hù)有沒(méi)有付錢(qián)的情況下，私自把貨發(fā)了出去。

　　3、分期付款時(shí)，款項(xiàng)沒(méi)有嚴(yán)格按照規(guī)定的比例來(lái)付。如一供應(yīng)商，當(dāng)月有500萬(wàn)的貨款，本來(lái)規(guī)定當(dāng)月付50%，即250萬(wàn)，下月付剩余的250萬(wàn)，但是，采購(gòu)被供應(yīng)商稍微送點(diǎn)好處，給點(diǎn)甜頭，采購(gòu)在寫(xiě)付款申請(qǐng)單的時(shí)候，就寫(xiě)了當(dāng)月付300萬(wàn)，下月付200萬(wàn)。因?yàn)閷徍巳藛T不可能記得每個(gè)供應(yīng)商的付款條件，所以，這就有些采購(gòu)員有了漏洞可鉆。

　　4、當(dāng)付款條件為貨到后下月25日付款時(shí)，供應(yīng)商為了能夠提早收到款項(xiàng)，有未到應(yīng)交日期而提早交貨的現(xiàn)象發(fā)生。如某個(gè)餓供應(yīng)商的付款條件為貨到后下月25日付款，其有筆貨本來(lái)是應(yīng)該在9月3日交的貨，則應(yīng)付日期為10月25日，但其為了能夠早日收到款項(xiàng)，就在8月31日送了貨，則付款日期變?yōu)榱?月25日。送貨日期只差短短的的幾天，最后導(dǎo)致付款期整整提前了一個(gè)月。

　　ERP解決方案：

　　ERP系統(tǒng)對(duì)于付款條件的管理有一個(gè)全面的控制管理體系，最大程度的保證了企業(yè)資金的安全，把一些人為的疏忽與人情關(guān)系，降到了最低。

　　一、付款條件單獨(dú)設(shè)置，不同客戶(hù)、供應(yīng)商之間可以重復(fù)引用。

　　ERP系統(tǒng)有專(zhuān)門(mén)的表單用來(lái)維護(hù)付款條件，如此的好處是不同的業(yè)務(wù)伙伴之間，若付款條件相同，則不用為每個(gè)業(yè)務(wù)伙伴設(shè)置付款條件，而只要關(guān)聯(lián)一下即可。如此，一方面，可以減少不少的工作量，另一方面，后期維護(hù)方便，當(dāng)同一條件的客戶(hù)付款條件要做統(tǒng)一調(diào)整時(shí)，也不用一個(gè)個(gè)客戶(hù)去做更改。

　　同時(shí)，還可以根據(jù)客戶(hù)的需要，自定義各種付款方式，如預(yù)付款、分期付款、貨到后付款等，可以規(guī)定具體的天數(shù)等等，這都非常方便用戶(hù)的操作。

    二、多個(gè)級(jí)別的付款條件設(shè)置，更顯靈活性。

　　ERP可以在多個(gè)層次上設(shè)置付款條件，如可以在業(yè)務(wù)伙伴處，為每個(gè)業(yè)務(wù)伙伴關(guān)聯(lián)一個(gè)付款條件；也可以在銷(xiāo)售定單或者采購(gòu)定單出，更改業(yè)務(wù)伙伴默認(rèn)的付款條件；也可以在發(fā)票處，更改付款條件。

　　在實(shí)際工作中，雖然跟客戶(hù)預(yù)先商定了付款條件，但是，有時(shí)候由于價(jià)格折扣等原因，需要修改某張定單的付款條件，這是非常常見(jiàn)的問(wèn)題。如，有個(gè)客戶(hù)，本來(lái)跟對(duì)方約定是貨到后月底付款，但是，在客戶(hù)實(shí)際下單時(shí)，下了500萬(wàn)的定單，跟客戶(hù)協(xié)商后，他們同意在公司給對(duì)方1%的折扣后，客戶(hù)愿意對(duì)該筆定單先交錢(qián)后交貨，在不到一個(gè)月的時(shí)間里，客戶(hù)就省了5萬(wàn)元，同時(shí)，也可企業(yè)避免了風(fēng)險(xiǎn)，這是雙贏的局面，大家何樂(lè)而不為呢。從ERP角度來(lái)講，因?yàn)檫@個(gè)客戶(hù)的付款條件不是永遠(yuǎn)性更改，而只是對(duì)這張銷(xiāo)售定單有效，所以，只要在銷(xiāo)售定單出更改即可，而不用去更改客戶(hù)的基本資料。如此，可以保證，付款后出貨這個(gè)付款條件只對(duì)這張銷(xiāo)售定單有用，對(duì)后續(xù)的定單無(wú)影響，仍然按照以前的付款條件執(zhí)行。

    三、付款期的控制與提醒，保證企業(yè)的資金安全。

　　ERP系統(tǒng)能夠根據(jù)相關(guān)的數(shù)據(jù)，自動(dòng)計(jì)算應(yīng)付與應(yīng)收日期，并可以設(shè)置修改權(quán)限，防止銷(xiāo)售員或者采購(gòu)員不負(fù)責(zé)任的修改。

　　如供應(yīng)商的某筆定單，交貨日期為10月20日，付款條件為交貨后次月25日。則系統(tǒng)計(jì)算的應(yīng)付日期為11月20日。在系統(tǒng)中生成的應(yīng)付帳款單據(jù)時(shí)，就為11月20日，此日期可以設(shè)置為采購(gòu)員無(wú)權(quán)進(jìn)行修改，而只有財(cái)務(wù)經(jīng)理或者總經(jīng)理有這個(gè)權(quán)限進(jìn)行修改。當(dāng)采購(gòu)員提出付款申請(qǐng)時(shí)，財(cái)務(wù)人員一查應(yīng)付單據(jù)，就知道該筆款項(xiàng)有沒(méi)有到時(shí)間，如此，可以避免采購(gòu)員出于人情等方面因素，過(guò)早的付款。

　　同時(shí)，ERP系統(tǒng)還提供提醒功能。如有個(gè)客戶(hù)，其付款條件為交貨后20日內(nèi)。若該客戶(hù)10月5日出了一筆貨，則應(yīng)收日期為10月25日，用戶(hù)可以設(shè)置，如在到期前一天提醒，則當(dāng)10月24日時(shí)，系統(tǒng)會(huì)通過(guò)一定的方式，如即時(shí)信息或者郵件等方式，告知相關(guān)人員。

　　對(duì)于預(yù)付款這種付款方式，系統(tǒng)也有類(lèi)似的控制。如某客戶(hù)付款條件為預(yù)付款，其有筆定單出貨時(shí)，在開(kāi)出貨單時(shí)，ERP系統(tǒng)會(huì)判斷該筆單據(jù)有沒(méi)有收到款，若財(cái)務(wù)那邊沒(méi)收到款時(shí)，該筆出貨單就無(wú)法開(kāi)立或者無(wú)法審核，只有到財(cái)務(wù)人員在系統(tǒng)中輸入付款單據(jù)后，才能開(kāi)出貨單或者審核出貨單。當(dāng)然，這個(gè)功能要應(yīng)用的好的話(huà)，還要財(cái)務(wù)人員配合，能夠及時(shí)的輸入并審核收款單，并對(duì)應(yīng)相關(guān)的銷(xiāo)售定單單據(jù)。

　　四、功能齊全的報(bào)表，為付款條件控制錦上添花。

　　ERP系統(tǒng)提供比較齊全的報(bào)表，如付款/收款異常情況表，可以反映哪些付款、收款違反了付款條件的限制；應(yīng)收未收?qǐng)?bào)表可以反映哪些客戶(hù)延遲了付款，并自動(dòng)統(tǒng)計(jì)延遲的天數(shù)，有違約金條款的話(huà)，還可以自動(dòng)計(jì)算違約的金額；業(yè)務(wù)伙伴付款條件統(tǒng)計(jì)報(bào)表，可以列出每個(gè)客戶(hù)與供應(yīng)商的付款條件，給企業(yè)管理者做參考，等等。除了以上這些標(biāo)準(zhǔn)的報(bào)表外，ERP系統(tǒng)還可以自定義報(bào)表，以滿(mǎn)足企業(yè)個(gè)性化的需求。

　　ERP這層層關(guān)聯(lián)的付款條件的管理體系，是總結(jié)了在多家企業(yè)實(shí)際的管理需求后，發(fā)展起來(lái)的，能夠最大程度的保證企業(yè)資金的安全，兼顧了安全性與方便性，可以彌補(bǔ)很多手工管理的漏洞。不過(guò)，這個(gè)管理工具因?yàn)闋可娴蕉鄠�(gè)部門(mén)，如銷(xiāo)售、財(cái)務(wù)、采購(gòu)、倉(cāng)庫(kù)等等，若要應(yīng)用的順利的話(huà)，還需要各個(gè)部門(mén)之間密切配合，否則的話(huà)，很容易造成流程中斷的情況，反而適得其反。

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本文標(biāo)題：ERP系統(tǒng)中如何進(jìn)行付款條件的控制

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