企業(yè)在上ERP項目之前，可能已經有了其他的信息化管理軟件。如辦公自動化軟件、企業(yè)郵件服務器項目、財務管理軟件，等等。很明顯，企業(yè)的ERP項目跟原先的這些管理軟件都有重疊的地方。作為企業(yè)項目管理員，又一個非�，F實的問題放在他們面前，當ERP項目跟原由的信息化項目有重疊的時候，他們是放棄原來的項目或者兩個項目并存呢？
確實，這是一個很難回答的問題。若兩者并存的話，在明顯ERP項目的效果會打折扣，甚至因為重復工作導致工作量的增加，從而導致用戶的抵制，增加ERP項目的風險。而若放棄原由的項目，把原先的成果推倒重來的話，那也太浪費了，重復性投資造成了企業(yè)信息化管理成本的增加。這也不行，那也不行，還有其他方法嗎？有，可以通過一定的手段，把原有的信息化項目跟ERP系統(tǒng)進行有機的集成，即可以避免重復性投資的浪費，又可以避免員工同時操作多套系統(tǒng)，增加工作量的問題。
不過，俗話說，站著說話不怕腰疼，確實，要實現ERP項目跟原有項目的有機集成，不是說說就可以辦到的。在集成過程中，會遇到很多技術與非技術層面上的問題。下面，我解決自己遇到的幾個集成案例，談談我的系統(tǒng)整和經驗，或許，能夠對大家有所幫助。
一、ERP項目如何跟現有的財務管理軟件集成？
一次，我給客戶實施ERP項目。他們在采用ERP系統(tǒng)之前，已經用了將近五年時間的財務管理軟件�？梢赃@么說，公司從上到下，特別是財務部門人員，對這套財務管理系統(tǒng)非常的熟悉，他們不希望為了ERP系統(tǒng)而放棄這個財務管理軟件。在ERP選型的時候，他們就希望能夠把ERP項目跟現有的財務管理軟件很好的整和起來。
為此，我花了不少的時間研究他們的財務管理系統(tǒng)。經過我的研究，我發(fā)現，他們的財務管理系統(tǒng)的話，起源與應收應付模塊。他們的處理業(yè)務邏輯是每到月底的時候，把采購人員整理好的對帳單錄入財務管理系統(tǒng)，產生應付帳款。根據用戶的這個業(yè)務邏輯，我設計了一個解決方案。
首先，在ERP系統(tǒng)中有個對帳功能，主要完成的任務就是對供應商與客戶進行對帳。當采購人員在ERP系統(tǒng)中完成對帳以后，治療核對無誤后，就把系統(tǒng)里的數據根據一定的規(guī)則產生應收應付帳款。
其次，財務人員查看ERP系統(tǒng)中的應收應付帳款信息，逐筆確認要導入到財務管理系統(tǒng)中的信息。這主要是考慮到，企業(yè)可能由于一些特殊的需要，不懲罰供應商等等，或者供應商沒有及時送達發(fā)票等等，當月先不結帳等情況。此時，財務人員就在ERP系統(tǒng)中指定該筆應收或者應付帳款不轉換到財務管理軟件中。
最后，我們技術人員開發(fā)了一個小工具，這個工具的任務就是把ERP系統(tǒng)中的應收應付信息導入到財務管理軟件之中。當然，首先我們必須要了解財務管理系統(tǒng)中應收應付數據表的設置情況。如哪些字段是必須的，數據表之間的相互聯系，及字段的長度限制等等。了解好這些信息之后，接下去的任務就比較簡單了，無非是一個包括UPDATE的批處理語句。在編寫這個工具的最大難度，就在于對原有財務管理軟件表結構的理解。原有系統(tǒng)的表結構了解了，那么程序員寫代碼也就非常輕松了。其次，就是需要對用戶的業(yè)務邏輯有一定了解。因為只有對用戶的處理邏輯了解之后，才能尋找一個很好的突破口，實現兩個系統(tǒng)之間數據的轉換。
最后，要提醒一句，一個完美的結合，是兩個系統(tǒng)相互交互的結果。也就是說，當ERP系統(tǒng)中的應付應收帳款導入到財務管理軟件后，不是導入后工作就完成了。而是在導入的過程中，還應該有些交互的動作。如在ERP系統(tǒng)中要能夠查詢出，哪些應收應付已經導入到了財務管理中。所以，在導入的工具中，有一個回寫的語句，當向財務管理軟件導入一條記錄的話，就會在ERP系統(tǒng)中的應收應付系統(tǒng)中，回寫，表示該記錄已經成功導入到財務管理軟件。如此的話，查詢ERP系統(tǒng)就可以知道哪些單據已經才財務系統(tǒng)中處理過了。當出現問題時，用戶就不需要在ERP系統(tǒng)與財務管理軟件之間進行相互的核對，浪費時間。
二、ERP系統(tǒng)如何跟郵件系統(tǒng)結合？
在企業(yè)管理實務中，很大一部分時間在處理各種報表的傳遞。如倉庫每天要發(fā)一份當日的進貨明細給采購、生產與財務；而生產每個周末都要把下個星期的應到料而未到料的材料明細發(fā)一份給采購，方便他們追蹤物料；生產部門還需要統(tǒng)計每天的領料明細給財務，方便財務人員進行成本的統(tǒng)計。
我有一個客戶上了ERP系統(tǒng)之后，還在重復這些勞動。本來的話，需要這些資料的用戶可以直接在系統(tǒng)中進行查詢。但是，問題時，用戶已經習慣了享受別人的勞動果實，比習慣自己去系統(tǒng)導資料。為此，系統(tǒng)上線后，相關用戶仍然每天從系統(tǒng)中導出相關報表，然后利用郵件形式發(fā)送給相關人員。如倉庫人員第二天一上班的第一件事情，就是從系統(tǒng)中導出前一日的進貨明細，發(fā)送給采購人員。
客戶后來向我們提出，有沒有簡便的方法，能夠把ERP系統(tǒng)跟現有的郵件系統(tǒng)進行結合。用戶不需要每次都把資料導出來后，再發(fā)送郵件給其他人員。一方面，這么做的話，效率不高。另一方面，可能導出來的數據有些錯誤的地方，用戶會修改后再進行發(fā)送郵件。這么處理的話，就會導致發(fā)送的報表跟ERP系統(tǒng)中的數據不符合，從而給其他業(yè)務處理帶來不小的麻煩。
根據客戶的需求，我結合企業(yè)用戶的實際情況，在利用客戶現有的系統(tǒng)下，成功實現了ERP系統(tǒng)與郵件系統(tǒng)的整和。
其實，這也是一個非常簡單的過程而已。
首先，先跟用戶確認哪些單據在發(fā)送郵件之前，不需要再進行核對；哪些數據則需要核對后再進行發(fā)送。對于不需要核對的數據，如倉庫的每日收貨明細，一般不需要額外的處理，就可以直接發(fā)給采購人員，這個的話，只需要寫一個簡單的批處理程序，結合系統(tǒng)的任務計劃功能，每到一個固定的時間，如每天晚上十二點，讓系統(tǒng)自動按固定的格式，把數據導出到EXCLE表格或者PDF文檔，然后發(fā)送給相關的人員。這個過程的話，不需要用戶的干預，而且這些過程都是在晚上進行，從而也不會對用戶白天的作業(yè)產生過多的影響。另外一些數據是相關人員根據系統(tǒng)內容還需要進行稍微的修飾，用采購部門的材料預計到料表、生產部門的生產定單預計缺料表等等，相關用戶還需要進行額外修改后，如選擇具體的發(fā)送內容，才能夠發(fā)送。如此的話，就ERP系統(tǒng)報表的顯示格式，讓起在上面，可以指定需要發(fā)送的內容，然后通過報表歸檔功能，把需要發(fā)送的報表歸檔起來，以方便然后查詢。然后再報表上，添加一個按鈕，關聯一個批處理程序，當用戶維護好報表以后，只要點一下這個按鈕，報表數據就會按即定的格式以及預先設置的聯系人，把郵件發(fā)送出去。
其次，確認好用戶的具體需求之后，接下去就是程序員寫代碼了。而這些需求，在程序員眼中，可以說是非常簡單的代碼了，沒有復雜的算法，也沒有復雜的模型。只是一些記流水帳般的業(yè)務邏輯，他們沒花多少時間與精力，就完成了相關的功能。
其實，我個人認為，再復雜的業(yè)務，只要我們把需求定義清楚了，業(yè)務該如何實現，一步步的全部說明清楚，那么對與程序員來講，只是工作量上的問題，不會有多少的難度。
三、ERP系統(tǒng)跟OA系統(tǒng)的結合
我有一個客戶，其上ERP系統(tǒng)之前，已經有了辦公自動化系統(tǒng)。每天生產計劃人員會在上面及時更新生產計劃及當前定單的完工進度；采購人員也會把采購定單的異常信息，如采購定單交期的調整或者價格的變化信息反映在辦公自動化系統(tǒng)上去。上了ERP系統(tǒng)之后，用戶的這些操作習慣還是沒有改變。他們還是喜歡在辦公自動化系統(tǒng)上查詢相關的內容。
其實，ERP系統(tǒng)跟OA系統(tǒng)的公告功能結合的話，也只是一個數據的傳遞功能而已。我是通過數據庫的觸發(fā)器幫助用戶來完成兩者之間的集成。如到采購員改變采購定單的交期的時候，預計交貨日期在系統(tǒng)中保存的時候，數據庫觸發(fā)器就會觸發(fā)一個動作，把變更信息反映到OA系統(tǒng)的數據庫中去，如此的話，OA系統(tǒng)中就可以顯示這條內容了。同時，也可以把倉庫當月的收貨記錄等等信息反映到OA系統(tǒng)中去。如此的話，使得哪些沒有ERP客戶端的用戶，也可以了解到ERP的相關運行信息了。
而且，這個方法還可以解決用戶端口的問題�，F在有些ERP廠商，比較有經濟頭腦，他們的軟件費用是按照用戶的使用端口數來進行收費的。用戶同時使用的端口數越多，其軟件使用費用越高。而實際上，用戶很多時候，并不需要對ERP系統(tǒng)進行修改操作，而只是簡單的查詢功能。為此，讓他們白白占用一個端口，就有點浪費了。此時，我們就可以結合OA系統(tǒng)，把用戶需要查詢的一些常規(guī)信息，如采購定單的到料情況，利用觸發(fā)器功能，把這些信息反映到OA系統(tǒng)中去。如此的話，用戶需要這些信息的話，也不需要打開ERP系統(tǒng)去查詢這些信息了，可以介紹不必要的端口開支。
總結我的系統(tǒng)整和經驗，我覺得難度不在于技術，而在于企業(yè)需求與業(yè)務邏輯的確認。只要這些了解清楚了，那么技術上的問題就不在是什么難題了。
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本文標題：ERP項目集成方法研究
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