企業(yè)搭建的如OA、ERP、CRM、HR、BI以及財務軟件等軟件系統(tǒng),其數(shù)據(jù)格式、數(shù)據(jù)庫類別、操作系統(tǒng)、應用系統(tǒng)等不盡相同,位置分散相互獨立,甚至有的企業(yè)在同一個系統(tǒng)下的財務、辦公、銷售、生產等系統(tǒng)也各自獨立,相互之間不能共享數(shù)據(jù)和資源,數(shù)據(jù)的完整性和可用性差。對已經建立很多系統(tǒng)的企業(yè),要解決這種信息孤島的問題,必須根據(jù)企業(yè)實際情況,設計一套經濟有效的解決方法。
信息整合不是各構件的簡單疊加,而是一個非線性的系統(tǒng)優(yōu)化的問題,是一個系統(tǒng)工程。本文從應用系統(tǒng)、數(shù)據(jù)資源以及企業(yè)業(yè)務三個方面對企業(yè)信息進行整合。
1、應用系統(tǒng)整合
某企業(yè)由于缺乏統(tǒng)一的規(guī)劃設計導致現(xiàn)有信息系統(tǒng)“信息孤島”與重復建設,企業(yè)各個部門以及部門內部業(yè)務流程上下游之間的數(shù)據(jù)交換困難,無法保證數(shù)據(jù)的一致性,不能及時共享信息,同時大量的冗余和垃圾信息存在,影響服務的速度。
在企業(yè)信息整合過程中,徹底否定現(xiàn)有系統(tǒng)中能很好滿足業(yè)務工作需求的部分,而重新設計一個完整系統(tǒng),是不科學也不現(xiàn)實的。應該采用信息平臺模式充分利用現(xiàn)有應用系統(tǒng),即以一個系統(tǒng)作為企業(yè)信息整合的中心應用系統(tǒng),現(xiàn)有運行效果好的應用系統(tǒng)作為輔助系統(tǒng)。
1.1 中心應用系統(tǒng)
設計中心應用系統(tǒng)時要考慮企業(yè)的經營需求以及與輔助系統(tǒng)的整合問題。中心應用系統(tǒng)蘊函企業(yè)經營理念,現(xiàn)有可用的系統(tǒng)起輔助作用。技術方面,中心應用系統(tǒng)要滿足系統(tǒng)擴展和更改的要求。設計原則是“成本最小化,信息最大化”。
1.2輔助系統(tǒng)
輔助系統(tǒng)為中心應用系統(tǒng)提供數(shù)據(jù)。信息整合后,很多數(shù)據(jù)在中心數(shù)據(jù)庫里(中心應用系統(tǒng)所基于的數(shù)據(jù)庫,邏輯上屬于同一個系統(tǒng),在物理結構上可以是分布式)已經較為完善,輔助系統(tǒng)可以直接獲取。輔助系統(tǒng)在為中心應用系統(tǒng)提供數(shù)據(jù)的同時,還能從中心數(shù)據(jù)庫獲取數(shù)據(jù)。
在企業(yè)信息整合過程中,輔助系統(tǒng)保持不變,可以通過數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的功能實現(xiàn)數(shù)據(jù)交互,無須工作人員干預,為企業(yè)的經營管理提供服務。中心應用系統(tǒng)與輔助系統(tǒng)之間實現(xiàn)數(shù)據(jù)交流。
2、數(shù)據(jù)資源整合
任何信息系統(tǒng)都離不開數(shù)據(jù)資源,數(shù)據(jù)資源的輸入、輸出、處理是信息系統(tǒng)的根本任務。為了能更有效地對數(shù)據(jù)資源進行整合,將數(shù)據(jù)資源劃分為系統(tǒng)基礎運行數(shù)據(jù)和業(yè)務數(shù)據(jù)。
2.1 系統(tǒng)基礎運行數(shù)據(jù)
系統(tǒng)基礎運行數(shù)據(jù)主要包括系統(tǒng)的用戶信息、用戶權限分配信息、概要介紹信息以及業(yè)務中用到的信息定義等,是中心應用系統(tǒng)運行時需要的最基礎的數(shù)據(jù),不受任何業(yè)務的影響和限制。系統(tǒng)基礎運行數(shù)據(jù)的特點是獨立性強、數(shù)據(jù)量小、變動性小。該類數(shù)據(jù)資源整合方法簡單,對于數(shù)據(jù)量極少的情況,可以讓部門子公司、合作伙伴上報數(shù)據(jù),然后手動添加。對于用手動添加數(shù)據(jù)有難度,可以通過接口程序從現(xiàn)有數(shù)據(jù)庫中抽取。
2.2業(yè)務數(shù)據(jù)
業(yè)務數(shù)據(jù)整合涉及各個部門對業(yè)務處理的銜接工作。業(yè)務數(shù)據(jù)的整合關系到企業(yè)組織權限的調整。根據(jù)業(yè)務流程的靈活度,可以將業(yè)務數(shù)據(jù)分為固定業(yè)務數(shù)據(jù)和非固定業(yè)務數(shù)據(jù)。
對于固定業(yè)務數(shù)據(jù)而言,其對應的業(yè)務流程比較成熟,流程中用到的數(shù)據(jù)項較為穩(wěn)定,企業(yè)中各個部門對這個流程有共同認可的模式。固定業(yè)務數(shù)據(jù)的整合方法是:①集中各個部門的意見,綜合出一個可以被企業(yè)各部門所接受的數(shù)據(jù)集成模式;②根據(jù)該模式設計數(shù)據(jù)庫表結構;③如果現(xiàn)有系統(tǒng)為信息整合后的輔助系統(tǒng),則要建立對應的數(shù)據(jù)表關系,編寫相應的數(shù)據(jù)交換接口程序,完成中心應用系統(tǒng)和輔助系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)的交換。如果現(xiàn)有系統(tǒng)在信息整合后將成為中心應用系統(tǒng)的一個模塊功能,只要從現(xiàn)有系統(tǒng)中抽取數(shù)據(jù)導人中心應用系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中即可。
非固定業(yè)務數(shù)據(jù)是指企業(yè)中各個部門對該業(yè)務所需求的數(shù)據(jù)較少或企業(yè)與外部合作伙伴之間的較少數(shù)據(jù)交換。其對應的業(yè)務比較靈活,無法用統(tǒng)一的數(shù)據(jù)集成模式去處理數(shù)據(jù)。企業(yè)在經營管理上處于一個不斷完善的過程中;同時,企業(yè)的經營易受市場影響,其生產經營變動較大。經營管理的完善以及生產經營的變化,使業(yè)務數(shù)據(jù)隨之變化。非固定業(yè)務數(shù)據(jù)的整合方法是:①建立業(yè)務流程數(shù)據(jù)指標體系表。將業(yè)務流程拆分為獨立的指標體系(為了反應指標之間的包含關系,在指標體系中可以設置上下類關系),這一步與具體業(yè)務相分離,只是對業(yè)務數(shù)據(jù)項做描述。②根據(jù)業(yè)務流程,動態(tài)組配業(yè)務數(shù)據(jù)項,使得業(yè)務數(shù)據(jù)項能準確反應業(yè)務需求。動態(tài)組配的業(yè)務數(shù)據(jù)項只是邏輯上的業(yè)務表,在數(shù)據(jù)庫中并沒有與之對應的表模式,數(shù)據(jù)庫中只保存了該業(yè)務各個指標項的數(shù)據(jù)。③在處理整合后中心應用系統(tǒng)的數(shù)據(jù)整合時,采用的方法與固定業(yè)務數(shù)據(jù)整合的方法類似,不同之處在于固定業(yè)務數(shù)據(jù)中,表與表之間的交換,而在非固定業(yè)務數(shù)據(jù)的整合中,現(xiàn)有系統(tǒng)和中心應用系統(tǒng)的數(shù)據(jù)交換是表與字段的數(shù)據(jù)交換。
3、業(yè)務流程整合
在企業(yè)業(yè)務整合時,根據(jù)企業(yè)對信息化的投入,避免整合對企業(yè)業(yè)務流程影響過大,按照循序漸進的方式進行整合。
核心業(yè)務流程是企業(yè)經營、存在、發(fā)展的基礎。在信息整合中,要圍繞這樣的業(yè)務流程整合企業(yè)的信息。在某種程度上,企業(yè)的信息整合正是為企業(yè)的核心業(yè)務流程所服務。對現(xiàn)有核心業(yè)務的整合方法可以依據(jù)流程環(huán)節(jié)的增值情況來確定,業(yè)務中非增值環(huán)節(jié)最小化,增值環(huán)節(jié)完善化、便利化。最小化、完善化和便利化的目的是盡可能縮短核心業(yè)務的處理時間,提高業(yè)務流程的效率,為企業(yè)帶來更大的利潤。
(1)對現(xiàn)有核心業(yè)務的完善。通過分析核心業(yè)務,對現(xiàn)有數(shù)據(jù)庫進行補充以及添加與該業(yè)務相關的操作功能,對核心業(yè)務所需數(shù)據(jù)信息進行完善,能夠很好的滿足業(yè)務需要。
(2)對核心業(yè)務的優(yōu)化。引用工作流的設計思想,使核心業(yè)務的相關數(shù)據(jù)能夠得到企業(yè)其他業(yè)務的協(xié)助,并能夠順利獲取其所需的數(shù)據(jù)支持,達到優(yōu)化的目的。
(3)操作便利化。針對核心業(yè)務特點制定相應的操作和業(yè)務數(shù)據(jù)展現(xiàn)形式,例如對數(shù)據(jù)量大的業(yè)務數(shù)據(jù)輸出,專門制定相應的縱向展現(xiàn)模板代替系統(tǒng)通用的橫向數(shù)據(jù)展現(xiàn)模板。
4、各組成部分的承接關系
企業(yè)信息整合的應用系統(tǒng)、數(shù)據(jù)資源、業(yè)務流程緊密聯(lián)系并相互制約。三者關系如圖1所示。
在信息系統(tǒng)中,業(yè)務流程制約數(shù)據(jù)資源的展現(xiàn)方式,數(shù)據(jù)資源要為業(yè)務流程的順利實施提供支持。業(yè)務流程詳細程度的要求決定數(shù)據(jù)資源設計的復雜度。業(yè)務流程的劃分決定應用系統(tǒng)的功能模塊設計,應用系統(tǒng)是為業(yè)務流程的順利展開服務。與業(yè)務流程制約數(shù)據(jù)資源的關系類似,業(yè)務流程詳細程度決定了應用系統(tǒng)功能模塊的復雜度及各個模塊間的相互關系,應用系統(tǒng)在設計時,除了能完成業(yè)務流程所要求的所有功能之外,還要為業(yè)務的擴充留有接口。數(shù)據(jù)資源存放在應用系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)庫,數(shù)據(jù)資源的內容決定數(shù)據(jù)庫設計方案,包括表結構、用戶權限、視圖、存儲過程等數(shù)據(jù)庫對象的具體設計。
5、結論
本文結合企業(yè)信息系統(tǒng)的需求,給出了整合企業(yè)現(xiàn)有信息系統(tǒng)的方法,解決了企業(yè)信息孤島的問題,幫助企業(yè)快速實施應用系統(tǒng)集成、建設信息一體化工程,將各種系統(tǒng)和應用高效集成起來,使信息資源得到充分利用。
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