業(yè)務流程管理(Business Process Management，BPM)是企業(yè)信息化的個主要組成部分，是企業(yè)信息化建設和成功運用的關鍵因素之一。無論是企業(yè)經營管理層面，還是業(yè)務執(zhí)行層面，以及IT管理部門，都希望企業(yè)經營管理信息化應用系統(tǒng)，能隨企業(yè)經營環(huán)境和管理拓展需要而僵持同步。這種同步的需求，就是以業(yè)務流程管理同步為重要的標志。
業(yè)務流程管理信息化是企業(yè)經營管理信息化系統(tǒng)的基礎，它涵蓋了企業(yè)業(yè)務流程的全生命周期。構建業(yè)務流程管理信息化系統(tǒng)，首先需要考慮流程管理的實質和企業(yè)所關心的核心內容，并以流程管理生命周期為主線，運用信息技術實現(xiàn)流程管理信息化。本文以新的視角演繹和詮釋了企業(yè)業(yè)務流程管理的運行過程，探討了業(yè)務流程管理信息化系統(tǒng)構建的新思路。
一、企業(yè)業(yè)務流程管理的本質
1、規(guī)劃信息傳遞路徑
企業(yè)業(yè)務流程管理，實質上是信息傳遞路徑的規(guī)劃和管理，以及運行狀況的監(jiān)控。業(yè)務管理信息化的首要任務在于規(guī)劃信息傳遞路徑，具體而言就是業(yè)務單據(jù)的傳遞路徑和物流路徑的規(guī)劃，繼而是管理分工和流程監(jiān)控，以保障信息系統(tǒng)持續(xù)穩(wěn)定、有序高效地運行。按照信息傳遞路徑的特性，可把業(yè)務流程劃分為4種模型，即直線型、分流型、匯合型和混合型，如圖1所示
圖1 業(yè)務流程模型
從上述模型中可以看出，信息傳遞路徑需要考慮三個方面的因素：首先，應從跨業(yè)務角度全路徑規(guī)劃信息傳遞路線；其次，通過“信息緩沖帶”體現(xiàn)業(yè)務接口和驅動力式，以及勾稽關系，但它不是必選的；最后，要考慮的因素是單業(yè)務內部的信息傳遞路徑。
在流程運行實踐中，往往比較關心業(yè)務數(shù)據(jù)的來龍去脈。實質上就是了解種具體業(yè)務為其他哪些業(yè)務所驅動，繼而驕動后續(xù)的哪些業(yè)務，以及以何種方式驅動并體現(xiàn)特定的勾稽關系。同時，還需要解決業(yè)務驅動“節(jié)拍”是否“同步”。
以直線型流程為例，在“業(yè)務一”完成后，并不總是一一對應地驅動“業(yè)務二”，而是存在“業(yè)務二”批量執(zhí)行前置業(yè)務的事務請求，或分批執(zhí)行前置業(yè)務的事務請求。比如，多份生產計劃合并下達，或若干生產計劃分批下達等。“信息緩沖帶”就體現(xiàn)這樣的管理需求，從信息技術角度講，就是業(yè)務之間的輸入輸出接口的設立。
信息傳遞路徑的規(guī)劃，還體現(xiàn)了跨業(yè)務的信息集成。“業(yè)務一”驅動“業(yè)務二”，把公共信息(或已處理的信息)傳遞到后續(xù)業(yè)務。以及后續(xù)業(yè)務如何把勾稽關系反饋到前置業(yè)務并予以標識，是流程管理中十分重要的內容，這可以極大減少信息錄入量，并防止業(yè)務重復驅動，提高流程運行效率。
2、管理職能分工和管轄范圍
管理職能分工和管轄范圍的劃分是業(yè)務有序運行的前提和保障。管理職能分工體現(xiàn)在兩個方面，一是以職能劃分為標志的業(yè)務分工，二是以職權等級為標志的單業(yè)務環(huán)節(jié)的權限。對于具有同樣等級職權的管理者，待待以管轄范圍明確職責范圍。
單業(yè)務環(huán)節(jié)的劃分體現(xiàn)的就是職權劃分，也體現(xiàn)了單業(yè)務內部信息傳遞路徑，其規(guī)劃也是信息傳遞路徑規(guī)劃的重要內容，更多地體現(xiàn)業(yè)務規(guī)則。單業(yè)務傳遞路徑也存在四種信息傳遞路徑：直線型、分漬型、匯合型和混合型，如圖2所示。就分流路徑而言(圖2b和圖2d)，各分支存在相斥或并行執(zhí)行兩種情況，如不同金額范圍的流程分支和業(yè)務會簽等。
圖2 單業(yè)務環(huán)節(jié)的業(yè)務模型
3、流程管理的目的
不同的業(yè)務環(huán)節(jié)授予不同的相關人員行使其相應的責權，對擁有相同職權的人員，劃定不同管轄范隔以限定其職權范圍，而對流程分支設定合適的激發(fā)條件，以達到信息定向傳遞的目的，只有這樣，業(yè)務流程持續(xù)有序和高效的運行才會得到最基本的保障。
二、流程管理系統(tǒng)信息化實現(xiàn)
1、信息傳遞路徑規(guī)劃
下文以典型的銷售訂單直至產品交付為業(yè)務藍圖主線，討論業(yè)務信息傳遞路徑的規(guī)劃和業(yè)務驅動方式的信息化實現(xiàn)。
銷售訂單是任何企業(yè)的首要業(yè)務，也是其他全部業(yè)務的總驅動源。從企業(yè)管理的般規(guī)律出發(fā)，銷售訂單業(yè)務會驅動產品收付相關的發(fā)貨、提貨和庫存出庫業(yè)務，以及銷售核算相關的銷售發(fā)票及其結算業(yè)務；在生產制造方向，訂單業(yè)務驅動主生產計劃、排產、車間作業(yè)和生產投料，完工收貨以及完工人庫業(yè)務，間接地，還驅動采購和新品研發(fā)等其他業(yè)務。圖3所示為制造行業(yè)企業(yè)典型的主要業(yè)務信息傳遞路徑。
本實例展示的是典型的混臺型業(yè)務流程，從中可以看出，從銷售訂單出發(fā)驅動若干后續(xù)業(yè)務，展示了跨業(yè)務的主營業(yè)務流程的全貌。其中主生產計劃、0EH采購和新品研發(fā)三個分支是互斥的，這三十分支與發(fā)貨分支不是互斥的。在信息化流程規(guī)劃中，給互斥的二個分支分別設定特定激發(fā)條件以明確信息傳遞的特定方向，如表1所示。
表一 銷售訂單流程分支條件
以主生產計劃這流程片段為例，筆者將進步討論信息傳遞路徑規(guī)劃的信息化實現(xiàn)方法。從圖3中可以發(fā)現(xiàn)，主生產計劃驅動制造排產計劃，是一一對應驅動的，就是說，一個主生產計劃驅動個制造排產計劃。在現(xiàn)實中其實并非全部只有一一對應的驅動方式，還存在若干主生產計劃合并排產或分批排產的情況。這就需要按企業(yè)實際的經營環(huán)境和管
理需要做出安排。在流程管理信息化實現(xiàn)中。引入看板工具理念及其管理方法，通過設置信息來源看板的形式達到“信息緩沖帶“的效果。如圖4和圖5所示。
圖4
圖5 待排產計劃看板設置
主生產計劃業(yè)務完成后，信息被自動發(fā)送到“待排產計劃看板”，作為驅動制造排產的信息源，如圖4和圖5 所示。在實際排產中，可以依據(jù)庫存和生產負荷等情況。從這個看板中選取主生產計劃信息進行排產計劃作業(yè)。
以上討論了跨業(yè)務流程的信息傳遞路徑規(guī)劃信息化實現(xiàn)的基本思路和方法，然而在現(xiàn)實中，業(yè)務并非都是單個環(huán)節(jié)的，往往需要多個環(huán)節(jié)和(或)分支，這就要按業(yè)務規(guī)則作出相應的安排。如銷售訂單，可能需要編輯、評審和批準三個基本環(huán)節(jié)，批準環(huán)節(jié)又有可能是可選的，例如，只有達到一定金額的訂單才需要進過”批準“環(huán)節(jié)。如圖6所示，銷售訂單有兩個傳遞路徑，如表2所示。
圖6 單業(yè)務傳遞路線-銷售訂單信息傳遞路程
2、管理職能分工和管轄范圍劃分的信息化實現(xiàn)
上文已經闡速管理分工和管轄范圍劃分是流程持續(xù)穩(wěn)定高效運行的基本保障，流程管理信息化的個重要內容就需要體現(xiàn)這樣的要求，體現(xiàn)職能和職權的劃分，可以通過流程環(huán)節(jié)的授權來實現(xiàn)的。在業(yè)務流程環(huán)節(jié)對授權人就外來戶、部門、物品和庫房等4個方面劃定管轄范圍，可以體現(xiàn)職權管轄范圍。圖7是流程環(huán)節(jié)授權變例。
圖7 編制主生產計劃流程環(huán)節(jié)授權
管理職責分工、管轄范圍劃分和流程分支的激發(fā)條件，充分體現(xiàn)了業(yè)務規(guī)則，并為流程管理信息系統(tǒng)的業(yè)務調度算法所識別，以準確傳遞業(yè)務信息給有關責任人。
3、任務調度和任務獲取
任務調度在于發(fā)現(xiàn)并識別業(yè)務規(guī)則，正確分發(fā)任務，準確傳遞業(yè)務信息。在應用操作層面，如何使責任人簡便快捷地獲取任務，又是流程管理的另一關鍵。
引人“看板”這一管理工具和理念，就是解決上述關鍵問題的有效方法。流程管理信息系統(tǒng)提供任務信息看板，統(tǒng)一獲取任務信息的選徑，及業(yè)務操作的入口。業(yè)務流程調度把任務信息分發(fā)到相關責任人的任務看板，登錄系統(tǒng)即進入任務看板，打開任務信息直接進^仔務所指向的業(yè)務操作環(huán)境，從而達到簡便快捷的目的。
任務看板分四種形式。即待處理任務、處理中任務、啟動新任務和已完成任務。其中已完成任務看板，用以監(jiān)督和跟蹤自己所經手的業(yè)務的進展情況，及時發(fā)現(xiàn)業(yè)務滯留的環(huán)節(jié)和責任人，便于及時溝通并解決所存有的問題。圖8所示是任務信息看板的信息化系績實例。
圖8 任務信息看板
三、系統(tǒng)效果
流管理的實質是信息傳遞路徑的規(guī)劃、管理職能劃分和職權管轄范圍的劃分。與之相適應，流程管理信息化系統(tǒng)實，就需要提供流程環(huán)節(jié)的設置、信息路線和信息驅動方式定義、管轄范圍劃分。流程環(huán)節(jié)授權和流程分支激發(fā)條件設置等功能。這樣能貼近流程管理的實質和最一般規(guī)律�？鐦I(yè)務全路徑角度進行規(guī)劃信息傳遞路徑，打破了業(yè)務管理中的部門分割和模塊分割。還原業(yè)務流程以全貌，使信息更高度地集成，流程運行更能持續(xù)穩(wěn)定和高效。任務獲取引人“看板”理念和方法，使得獲取任務和進入具體業(yè)務操作環(huán)境更加簡便茯捷，從而更能提高管理效率。
本文所論述的業(yè)務流程管理的思路和方法。在浙江三花汽車控制系統(tǒng)有限公司的信息化項目(企業(yè)計劃執(zhí)行系統(tǒng))中得到了成功的應用。該信息系統(tǒng)基于SOA架構，取得了項目預期的管理效果。
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