信息技術(shù)的飛速發(fā)展，賦予了業(yè)務(wù)流程管理(Business Process Management，BPM)新的內(nèi)涵，通過數(shù)字化業(yè)務(wù)流程管理，實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)和企業(yè)生產(chǎn)工藝與管理流程、組織管理體系等的有機(jī)融合，為企業(yè)的管理與發(fā)展帶來了新機(jī)遇。無論行業(yè)和公司規(guī)模，每個企業(yè)都有各自的流程，企業(yè)的流程就像人體的中樞神經(jīng)，只有維護(hù)并持續(xù)優(yōu)化，企業(yè)才能在市場中立于不敗之地。當(dāng)前，國內(nèi)外針對企業(yè)業(yè)務(wù)流程的管理已發(fā)展到依靠信息化平臺的數(shù)字化業(yè)務(wù)流程來管理的時代。

    所謂數(shù)字化的業(yè)務(wù)流程管理，就是依靠業(yè)務(wù)流程管理平臺，構(gòu)建業(yè)務(wù)流程的數(shù)字化、結(jié)構(gòu)化模型，通過IT系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)相關(guān)流程，最終實(shí)現(xiàn)企業(yè)業(yè)務(wù)流程的“可觀”、“可動”、“可測”，持續(xù)提高組織整體績效和敏捷的反應(yīng)能力，為企業(yè)的經(jīng)營運(yùn)作、管理創(chuàng)新、戰(zhàn)略決策提供重要支撐。數(shù)字化的業(yè)務(wù)流程可以在實(shí)際業(yè)務(wù)運(yùn)行過程中，通過流程監(jiān)控及數(shù)據(jù)分析，發(fā)現(xiàn)流程中的“斷點(diǎn)”、“痛點(diǎn)”，進(jìn)行持續(xù)優(yōu)化與改進(jìn)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的管理變革與創(chuàng)新。

圖1 不同管理體系與流程的融合示意圖

案例：數(shù)字化業(yè)務(wù)流程的應(yīng)用

    某企業(yè)是研究與生產(chǎn)并存的國有大中型企業(yè)，存在規(guī)模大、機(jī)構(gòu)多、效率低、層級深、領(lǐng)域廣等特點(diǎn)，在日益激烈的市場競爭中，傳統(tǒng)管理方式無論在戰(zhàn)略層還是在管理、執(zhí)行層以及企業(yè)信息化建設(shè)等方面均面臨嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。

問題與需求

    該企業(yè)內(nèi)部建立有IS09001質(zhì)量管理體系、安全管理體系以及相關(guān)專業(yè)的測試實(shí)驗(yàn)室等多個獨(dú)立的管理體系，這些管理體系的要求大多數(shù)存在各類管理文檔中，而這些管理文檔各成一體，且各體系文件的分級和模塊的劃分方式也各不相同，業(yè)務(wù)遺漏、重疊等問題較為嚴(yán)重，對同一活動的管理要求分散在各種自成一體的管理體系文檔中，有時甚至規(guī)定相互沖突，這些現(xiàn)象導(dǎo)致了該企業(yè)部門間的流程壁壘現(xiàn)象嚴(yán)重，已影響了該企業(yè)的管理及生產(chǎn)效率。

    以該企業(yè)的實(shí)際業(yè)務(wù)流程梳理結(jié)果為例，一個將近1500人的研究生產(chǎn)型企業(yè)，梳理完成后不僅有40%左右的流程是無價值的冗余流程，而且有近70%的流程與管理制度是對應(yīng)不了的。其中，對某一類項(xiàng)目(技改項(xiàng)目)從項(xiàng)目申報、批復(fù)、采購申請直到最后項(xiàng)目驗(yàn)收的整個端到端流程梳理后發(fā)現(xiàn)，該流程共有200多個審批環(huán)節(jié)，導(dǎo)致此類項(xiàng)目常常不能按期完成，各部門問相互推諉、責(zé)備的情況時有發(fā)生。

    在信息化建設(shè)方面，該企業(yè)經(jīng)過多年建設(shè)，已有質(zhì)量管理系統(tǒng)、保密管理系統(tǒng)、OA系統(tǒng)、生產(chǎn)計劃管理系統(tǒng)等多個業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)。但是這些系統(tǒng)是在不同時期、由不同的主管部門、分別基于不同的管理體系與要求建設(shè)的，系統(tǒng)間存在技術(shù)架構(gòu)不統(tǒng)一、數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范不一致等現(xiàn)象。同時由于該企業(yè)缺乏有效的技術(shù)手段管理這些系統(tǒng)的業(yè)務(wù)需求，導(dǎo)致每次系統(tǒng)建設(shè)的業(yè)務(wù)需求成果難以沉淀和再利用，每上一個系統(tǒng)都要到相關(guān)業(yè)務(wù)部門去調(diào)研一遍，不僅溝通的方式比較原始、低效，同時還存在很多業(yè)務(wù)需求重復(fù)溝通的問題，引發(fā)了該企業(yè)相關(guān)業(yè)務(wù)人員的質(zhì)疑與反感，也增加了信息化建設(shè)人員的工作量。

    此外，由于業(yè)務(wù)與IT之間缺乏科學(xué)、高效、協(xié)同的溝通方法，導(dǎo)致該企業(yè)在信息化建設(shè)過程中，業(yè)務(wù)與IT技術(shù)間脫節(jié)的現(xiàn)象嚴(yán)重，很多業(yè)務(wù)系統(tǒng)需求不清楚，或者僅簡單將現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程原封不動地實(shí)現(xiàn)到系統(tǒng)中，沒有認(rèn)識到信息化建設(shè)將給業(yè)務(wù)流程帶來的變化，導(dǎo)致系統(tǒng)功能難以滿足需求、不增值的修正和返工、應(yīng)用效果不佳等諸多問題。

     
圖2 部門崗位視圖實(shí)例 

思路與方案

    為了提高企業(yè)管理水平，提升企業(yè)靈活陛，該企業(yè)以其核心“科研生產(chǎn)項(xiàng)目管理系統(tǒng)”建設(shè)為契機(jī)，引進(jìn)了先進(jìn)的業(yè)務(wù)流程管理平臺，在業(yè)務(wù)全面梳理的基礎(chǔ)上，重點(diǎn)分析了企業(yè)科研生產(chǎn)項(xiàng)目的管理流程，以項(xiàng)目管理為主線，將企業(yè)的質(zhì)量管理、安全管理、保密管理等多個管理體系有機(jī)融合起來，不僅在“科研生產(chǎn)項(xiàng)目管理系統(tǒng)”建設(shè)中發(fā)揮了重要作用，同時也在該企業(yè)的戰(zhàn)略落地、管理規(guī)范化以及信息化建設(shè)等多個方面發(fā)揮了重要作用。主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

    1．實(shí)現(xiàn)多個管理體系的融合。

    通過全面的業(yè)務(wù)流程梳理與建模，將該企業(yè)的質(zhì)量管理體系、安全管理體系以及內(nèi)控管理體系通過流程有機(jī)融合起來，無論管理人員還是執(zhí)行人員均可通過流程清楚地了解相關(guān)管理規(guī)定以及相關(guān)注意事項(xiàng)等信息。

    2．建立了企業(yè)的組織視圖，將部門、崗位職責(zé)融合到流程中，實(shí)現(xiàn)了基于流程的部門職責(zé)、崗位職責(zé)管理。

    通過業(yè)務(wù)流程梳理，全面理清了不同部門、不同崗位的職責(zé)，建立了該企業(yè)完善的崗位、部門視圖。同時，通過分析流程與部門職責(zé)分工、流程與崗位職責(zé)的協(xié)同等情況，發(fā)現(xiàn)了“同一流程多業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)”、“部分流程無部門負(fù)責(zé)”、“崗位職責(zé)設(shè)置缺失”等情況。在分析部門職責(zé)及崗位設(shè)置的合理性基礎(chǔ)上，給企業(yè)管理者提供了部門級崗位優(yōu)化的建議并得到了采納，大大提升了企業(yè)管理效率。

    3．推進(jìn)業(yè)務(wù)規(guī)范化，從細(xì)節(jié)人手，促進(jìn)管理改進(jìn)。

    針對不同流程活動的實(shí)際情況，梳理了各環(huán)節(jié)所使用的表單、文檔等情況，并對相應(yīng)的表單及輸出文檔進(jìn)行了標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化，全面推進(jìn)業(yè)務(wù)流程的規(guī)范性。同時，通過端到端的業(yè)務(wù)流程梳理，發(fā)現(xiàn)了部門間的管理壁壘，從細(xì)節(jié)人手，促進(jìn)管理改進(jìn)。以前面的技改項(xiàng)目為例，僅通過對200多個審批環(huán)節(jié)的初步分析，就發(fā)現(xiàn)其中有近80個環(huán)節(jié)屬于“告知”型環(huán)節(jié)而非“審批”型環(huán)節(jié)，有20個左右的審批環(huán)節(jié)屬于可優(yōu)化的環(huán)節(jié)，最后該項(xiàng)目的端到端流程環(huán)節(jié)被優(yōu)化到100個左右，提高了管理效率近一倍。

               
圖3 業(yè)務(wù)流程建模對其他管理領(lǐng)域的支撐 

    4．實(shí)現(xiàn)了基于流程的知識沉淀與再利用。

    在OA系統(tǒng)中，初步實(shí)現(xiàn)了OA系統(tǒng)與業(yè)務(wù)流程模型的對接，可在相關(guān)系統(tǒng)業(yè)務(wù)辦理過程中實(shí)現(xiàn)流程信息與知識的主動推送，在事務(wù)辦理中方便查看全部相關(guān)流程，并自動提醒流程節(jié)點(diǎn)的業(yè)務(wù)知識、質(zhì)量要求、自查項(xiàng)等信息，使知識嵌入了具體業(yè)務(wù)的辦理流程中，實(shí)現(xiàn)了不同類型知識的共享、傳播，創(chuàng)新了該企業(yè)的知識管理模式。
 
    5．目前，該企業(yè)的業(yè)務(wù)流程建模的結(jié)果也為組織管理、績效管理、內(nèi)控管理、質(zhì)量管理等其他管理領(lǐng)域提供了更為科學(xué)、有效的方法和管理平臺。

    6．有力地推進(jìn)了信息化建設(shè)。

    該企業(yè)在全面的業(yè)務(wù)流程梳理基礎(chǔ)上，以企業(yè)的科研生產(chǎn)核心業(yè)務(wù)為重點(diǎn)，應(yīng)用先進(jìn)的業(yè)務(wù)流程管理平臺進(jìn)行企業(yè)建模、流程建模，不僅統(tǒng)一、規(guī)范、清晰地描述了該企業(yè)的核心業(yè)務(wù)系統(tǒng)“科研生產(chǎn)項(xiàng)目管理系統(tǒng)”的需求，同時，相關(guān)的業(yè)務(wù)流程梳理成果也為后續(xù)其他系統(tǒng)建設(shè)提供了良好的支撐，實(shí)現(xiàn)了系統(tǒng)需求分析成果的知識沉淀與再利用。通過流程建模，不僅可在流程中清晰描述IT系統(tǒng)與業(yè)務(wù)流程間的關(guān)系，描述業(yè)務(wù)與IT功能間的關(guān)系，還可自動生成系統(tǒng)需求分析報告，大大提高了信息化建設(shè)工作效率。

    同時，通過流程梳理，并利用相關(guān)引擎進(jìn)行流程集成，也改進(jìn)了該企業(yè)的IT架構(gòu)體系，增強(qiáng)了IT架構(gòu)的靈活性，為實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)間全面有機(jī)的集成奠定了良好的基礎(chǔ)。

    隨著IT技術(shù)的不斷發(fā)展與深入應(yīng)用，IT已成為支撐企業(yè)快速健康發(fā)展的核心支柱。以流程為主導(dǎo)，可在全面分析企業(yè)業(yè)務(wù)以及IT建設(shè)需求的同時，加強(qiáng)業(yè)務(wù)與IT間的融合，實(shí)現(xiàn)企業(yè)業(yè)務(wù)流程與數(shù)字化執(zhí)行體系間的良性互動，增強(qiáng)企業(yè)流程的動態(tài)性、靈活性以及快速應(yīng)變能力，這些特性將成為未來企業(yè)保持競爭力必不可少的東西。關(guān)注流程，關(guān)注流程的產(chǎn)出，關(guān)注流程代表的價值鏈條，讓數(shù)字化業(yè)務(wù)流程建模與管理照亮企業(yè)管理之路。

核心關(guān)注：拓步ERP系統(tǒng)平臺是覆蓋了眾多的業(yè)務(wù)領(lǐng)域、行業(yè)應(yīng)用，蘊(yùn)涵了豐富的ERP管理思想，集成了ERP軟件業(yè)務(wù)管理理念，功能涉及供應(yīng)鏈、成本、制造、CRM、HR等眾多業(yè)務(wù)領(lǐng)域的管理，全面涵蓋了企業(yè)關(guān)注ERP管理系統(tǒng)的核心領(lǐng)域，是眾多中小企業(yè)信息化建設(shè)首選的ERP管理軟件信賴品牌。

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