在世界經(jīng)濟陷入衰退的大環(huán)境下，眾多印刷企業(yè)的經(jīng)營狀況不容樂觀。為了應(yīng)對危機，印刷企業(yè)在縮減開支的同時加強信息化管理，向管理要效益。如今，大多數(shù)印刷企業(yè)紛紛采用新型企業(yè)管理軟件——ERP系統(tǒng)，以提高管理效率。實施ERP系統(tǒng)，可以從客戶報價、訂單、印前、印刷、印后等過程中均實現(xiàn)信息化管理。此外，依賴ERP系統(tǒng)。企業(yè)決策層可以獲取準(zhǔn)確而有效的數(shù)據(jù)信息，對需求做出迅速的市場反應(yīng)，從而提升企業(yè)運營效率，降低成本，實現(xiàn)企業(yè)效益最大化。
那么，何為ERP系統(tǒng)？印刷企業(yè)應(yīng)用ERP系統(tǒng)可解決的問題？印刷企業(yè)實施ERP系統(tǒng)應(yīng)做好哪些準(zhǔn)備工作、應(yīng)用中應(yīng)注意哪些事項？本文對以上問題作粗淺的分析，希望對印刷企業(yè)實施ERP系統(tǒng)能有點滴幫助。
1 ERP系統(tǒng)簡介
ERP是20世紀(jì)90年代美國一家IT公司根據(jù)當(dāng)時計算機信息、IT技術(shù)發(fā)展及企業(yè)對供應(yīng)鏈管理的需求，預(yù)測在今后信息時代企業(yè)管理信息系統(tǒng)的發(fā)展趨勢和即將發(fā)生變革，而提出了這個概念。經(jīng)過近幾年的延伸和拓展，ERP被越來越多的行業(yè)和企業(yè)所采用，并使不少的企業(yè)效益迅速提高。
ERP是英文Enterprise Resourse Planning的縮寫，中文翻譯過來的意思就是“企業(yè)資源計劃”。它是一個以管理會計為核心的信息系統(tǒng)，識別和計劃企業(yè)資源。從而獲取客戶訂單，完成加工和交付，最后得到客戶付款。ERP將企業(yè)內(nèi)部所有資源整合在一起，對采購、生產(chǎn)、成本、庫存、分銷、運輸、財務(wù)、人力資源進(jìn)行計劃，從而達(dá)到最佳資源組合，取得最佳效益。
ERP是從MRP(物料需求計劃)發(fā)展而來的新一代集成化管理信息系統(tǒng)，它擴展了MRP系統(tǒng)的功能，其核心思想是供應(yīng)鏈管理，從供應(yīng)鏈范圍去優(yōu)化企業(yè)的資源。ERP系統(tǒng)集信息技術(shù)與先進(jìn)管理思想于一身，成為現(xiàn)代企業(yè)的運行模式，成為企業(yè)在信息時代生存、發(fā)展的基石。實踐表明，誰能及時掌握和應(yīng)用ERP，誰就能通過管理創(chuàng)新迅速改變管理落后的狀況。縮小與先進(jìn)企業(yè)管理水平上的差距，改善企業(yè)業(yè)務(wù)流程，提升企業(yè)核心競爭力。
印刷業(yè)是我國經(jīng)濟結(jié)構(gòu)中的重要產(chǎn)業(yè)之一。隨著市場經(jīng)濟的快速發(fā)展，全球經(jīng)濟一體化，我國印刷企業(yè)面臨的是一個越來越激烈的競爭環(huán)境，原有的經(jīng)營管理方式已不適應(yīng)劇烈競爭的要求。在這種情況下，印刷企業(yè)引進(jìn)ERP勢在必行。企業(yè)可以利用ERP作為工具來擴大經(jīng)營管理范圍，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展，創(chuàng)造巨大的無形和有形的經(jīng)濟效益。
2 印刷企業(yè)應(yīng)用ERP可解決的問題
印刷ERP是將印刷企業(yè)運作單元之間環(huán)環(huán)相扣，形成一個相互制衡的系統(tǒng)整體，有效地解決因人為造成的報價、下單、生產(chǎn)、跟單、發(fā)外、領(lǐng)科、入庫、送貨、收款等環(huán)節(jié)出現(xiàn)脫節(jié)的情況，使企業(yè)的信息流進(jìn)入一個良性有序的循環(huán)過程。
印刷企業(yè)應(yīng)用ERP，可以解決如下問題：
2.1 簡化業(yè)務(wù)流程，提高生產(chǎn)效率
印刷企業(yè)在沒有實施ERP系統(tǒng)之前，業(yè)務(wù)接單、生產(chǎn)開單、財務(wù)結(jié)賬、送貨等一般都要由人工開單，不僅容易出差錯，而且工作量很大。而實施ERP系統(tǒng)，只需業(yè)務(wù)部錄入一次，當(dāng)這個客戶再次印刷產(chǎn)品時，就不必重新錄入基礎(chǔ)資料了。由于軟件事先按工藝設(shè)定了所有的項目，業(yè)務(wù)人員和工藝人員的疏漏就不易發(fā)生了，從程序上減少了出差錯的機會。
印刷ERP系統(tǒng)，根據(jù)印刷企業(yè)的行業(yè)特點和實際情況而設(shè)計，既具先進(jìn)性，又有適用性，從而能幫助企業(yè)管理人員對企業(yè)中大量的、動態(tài)的、錯綜復(fù)雜的數(shù)據(jù)和信息進(jìn)行及時、準(zhǔn)確地分析和處理，對企業(yè)的各項生產(chǎn)經(jīng)營活動進(jìn)行事先計劃、事中控制和事后反饋，從而達(dá)到合理利用企業(yè)資源、降低庫存、減少資金占用、增強企業(yè)應(yīng)變能力、提高企業(yè)市場競爭力和經(jīng)濟效益的目的。
2.2 實現(xiàn)對生產(chǎn)過程的實時控制
業(yè)務(wù)接單后，生產(chǎn)部開出施工工藝單和用紙單，通過計算機對當(dāng)前的生產(chǎn)任務(wù)進(jìn)行合理排序。各車間可以在ERP系統(tǒng)上查閱相應(yīng)的印件要求與數(shù)據(jù)，在各自職責(zé)范圍內(nèi)嚴(yán)格執(zhí)行生產(chǎn)計劃。各車間與部門可以通過ERP提前看到當(dāng)天的生產(chǎn)任務(wù)，做好人員與材料的準(zhǔn)備工作并及時提出生產(chǎn)安排中的問題，各車間都配有計算機，可實時地將生產(chǎn)情況錄入到ERP系統(tǒng)中，生產(chǎn)部和業(yè)務(wù)人員能夠?qū)崟r查看每單業(yè)務(wù)的進(jìn)展情況。
2.3 實現(xiàn)供應(yīng)鏈管理，達(dá)到材料、資金的合理分配與使用
印刷ERP通過高級物料需求分析，完善的庫存管理以及工單物料預(yù)算、工單定額領(lǐng)料等進(jìn)行資源優(yōu)化。從而有效控制成本。使得印件所需紙張、油墨、輔料等能及時、準(zhǔn)確、定額供應(yīng)。這既保證了業(yè)務(wù)、生產(chǎn)的需求，又降低了庫存。
2.4 實現(xiàn)快速、準(zhǔn)確、靈活的印刷報價及估價
客戶詢價是印刷業(yè)務(wù)的開始，能迅速準(zhǔn)確地向客戶報價，十分重要。目前市場上印刷報價軟件很多，但多屬估價軟件，準(zhǔn)確性差。ERP系統(tǒng)則不同，分估價與報價，即按系數(shù)法估價及按成本法報價兩種方式。按成本法報價，是基于成本價加費用利潤報價法，計價成本包括四個部分：①主要直接材料成本；②印前、印刷、印后加工成本：③包裝運輸費用；④管理費用、收益及稅費，報價方法清晰、簡潔、準(zhǔn)確。
2.5 實現(xiàn)以應(yīng)收應(yīng)付為根本的資金流管理
依賴ERP系統(tǒng)，能快速查詢各訂單的任務(wù)完成情況、送貨數(shù)量、退貨數(shù)量、收款金額等記錄，能快速匯總客戶應(yīng)收賬款、賬齡及信用情況，確保資金有效應(yīng)用，資金快速回籠。對預(yù)收款過程有查詢功能，對應(yīng)收款列出清單，應(yīng)收款匯總、收款結(jié)清后核銷管理。對預(yù)付款過程有查詢功能，對應(yīng)付款有列出清單、應(yīng)付款匯總、付款結(jié)清后核銷管理、供應(yīng)商對賬單功能。
3 印刷企業(yè)實施ERP系統(tǒng)的準(zhǔn)備工作
3.1 做好思想準(zhǔn)備
(1)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要有堅定的決心和信心。實施ERP，不僅會帶來工作方式和工作習(xí)慣的變化，甚至?xí)䦷砉ぷ髁鞒毯蛵徫宦氊?zé)的調(diào)整。這就不可避免地引起員工思想上的波動甚至抵觸思想和行為，面對這些困難，如果企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)沒有決心，就有可能半途而廢。
任何新生事物都有一個了解、接受、試用和適應(yīng)的過程。印刷企業(yè)引進(jìn)ERP不能在很短的時間內(nèi)就讓每個員工都能接受和適應(yīng)。要通過培訓(xùn)改變觀念，企業(yè)高層要讓員工明白企業(yè)使用ERP是潮流所趨，是發(fā)展的需要。企業(yè)發(fā)展是硬道理，能否使用ERP管理系統(tǒng)是企業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵，是企業(yè)提升競爭力的重要手段。
(2)企業(yè)員工要做好心理準(zhǔn)備。一方面，要認(rèn)識到實施ERP系統(tǒng)，工作方式、工作習(xí)慣甚至有些部門的職責(zé)也將面臨著一次變革，因此要做好心理準(zhǔn)備。另一方面，要做好短期內(nèi)工作量增加的心理準(zhǔn)備。在ERP實施的前期，一般會有一段手工管理與ERP管理并行期。在這期間，手工管理的單據(jù)要繼續(xù)用，又要輸入ERP。這樣每日的工作量就會增加許多。但只要挺過這段時間，一切就會好起來。在ERP中，因為后面流程的數(shù)據(jù)由前面流程的數(shù)據(jù)自動生成，各部門之間的數(shù)據(jù)可以科學(xué)的共享，ERP又有著很多自動提示自動控制功能，又能隨時統(tǒng)計出即時報表來。所以整體來說，應(yīng)用ERP肯定能帶來工作效率的大幅度提高，對此員工們要有堅定的信心。
3.2 做好基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作
印刷業(yè)屬于加工型行業(yè)，數(shù)據(jù)量大、收集難度高。準(zhǔn)備基礎(chǔ)數(shù)據(jù)時應(yīng)注意以下三點：
(1)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要高度重視。因系統(tǒng)實施需要的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)涉及面非常廣，如人員信息、工價庫信息、材料庫存信息、紙張庫存信息、客戶紙庫存信息、產(chǎn)量產(chǎn)值定額信息、物耗定額信息等。這些數(shù)據(jù)的收集和整理需要多個部門的配合，且工作量很大。因此，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)在項目實施時應(yīng)予以高度重視；否則，很難得到各個部門的極力配合和全體員工的積極參與。
(2)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備要按步驟進(jìn)行且要規(guī)范。系統(tǒng)的數(shù)據(jù)間存在一定的關(guān)聯(lián)性，因而對數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備要按步驟、按計劃進(jìn)行，只有這樣才能保證數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的周期。此外，系統(tǒng)數(shù)據(jù)編碼必須規(guī)范。如工價編碼、客戶編碼、報價單編碼、傳票編碼、供應(yīng)商編碼、物料編碼等。要使用規(guī)范的編碼規(guī)則，以保證數(shù)據(jù)統(tǒng)計的準(zhǔn)確性。
(3)配置專門人員負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)整理工作。系統(tǒng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)信息繁雜，又要保證項目的實施周期。因此，應(yīng)配置專門人員負(fù)責(zé)系統(tǒng)運行所需的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的規(guī)范化整理和收集，為ERP系統(tǒng)初始化提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)。
4 印刷企業(yè)實施ERP系統(tǒng)應(yīng)注意的事項
4.1 選擇適合本企業(yè)的系統(tǒng)
印刷行業(yè)是個專業(yè)性很強的行業(yè)，通用型的ERP系統(tǒng)當(dāng)然不適合印刷企業(yè)選用，因此應(yīng)選擇根據(jù)印刷行業(yè)特點及先進(jìn)的管理理念設(shè)計的印刷ERP系統(tǒng)。但由于各印刷企業(yè)的信息化基礎(chǔ)不同、管理基礎(chǔ)不同、業(yè)務(wù)特點不同，即使是如此設(shè)計出的印刷ERP系統(tǒng)也并不能適合所有印刷企業(yè)應(yīng)用。因此，印刷企業(yè)在選擇ERP系統(tǒng)時。必須充分考慮自身的管理及實際業(yè)務(wù)情況，選擇適合本企業(yè)的ERP系統(tǒng)，然后在運行中積累經(jīng)驗，一步一步地去完善它。
從技術(shù)上說，ERP分為C/S架構(gòu)和B/S架構(gòu)。如果ERP只應(yīng)用于企業(yè)內(nèi)部的局域網(wǎng)，兩種架構(gòu)都可以；如果ERP需要在廣域網(wǎng)上使用，則最好選擇B/S架構(gòu)的產(chǎn)品。
4.2 對ERP項目進(jìn)行合理規(guī)劃和管理
ERP項目的實施是—個系統(tǒng)工程，涉及到軟件安裝、硬件建設(shè)、管理變革等各個方面。因此，必須嚴(yán)格控制進(jìn)度和成本，實現(xiàn)項目的預(yù)期目標(biāo)。此外，對ERP的實施需要專項管理、專項投入、專門保障。既要做好項目實施人員的工作地點、主要崗位的設(shè)備配置、崗位人員的職責(zé)分配等工作，又要制定完善的項目參與人員激勵制度以及做好其他后勤保障工作。
4.3 數(shù)據(jù)填寫、錄入要準(zhǔn)確無誤
企業(yè)管理信息化的過程是一個漸進(jìn)的過程，需要大量的數(shù)據(jù)積累。在數(shù)據(jù)積累的過程中，業(yè)務(wù)部居于核心地位。企業(yè)應(yīng)將分屬不同部門管理的數(shù)據(jù)統(tǒng)計、財務(wù)核算、計算機管理三大職能合并交由業(yè)務(wù)部統(tǒng)一管理，保證了對內(nèi)、對外的數(shù)據(jù)的一致性、準(zhǔn)確性。
企業(yè)管理信息化是一個全員參與的過程。ERP的很多數(shù)據(jù)來源于員工們所填寫的報表和單證。生產(chǎn)員工們每日填寫的生產(chǎn)日報表是一個特別重要的環(huán)節(jié)，生產(chǎn)日報表的填寫規(guī)范和正確十分關(guān)鍵。
5 結(jié)語
向管理要效益，實施ERP系統(tǒng)，的確是不錯的選擇。目前，我國不少印刷企業(yè)成功實施ERP所帶來的直接和間接的效益是有目共睹的。
當(dāng)然，任何一種管理理論和技術(shù)都有其兩面性或局限性，ERP系統(tǒng)自然也無可例外。也就是說，ERP系統(tǒng)猶如一把雙刃劍，運用得當(dāng)可以使企業(yè)效益明顯提升；反之，則也有可能損害企業(yè)自身的利益。因此，印刷企業(yè)是否實施ERP系統(tǒng)要根據(jù)本企業(yè)的實際情況而定，若不具備實施ERP系統(tǒng)的管理基礎(chǔ)和條件，則不可強行實施。否則會適得其反。
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本文標(biāo)題：向管理要效益——淺析ERP在印刷企業(yè)中的應(yīng)用
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