在網(wǎng)絡(luò)飛速發(fā)展的21世紀(jì)，企(事)業(yè)單位對(duì)于信息的傳遞和獲取越來(lái)越依賴于Internet。工作流技術(shù)已經(jīng)成為流程處理方面一個(gè)重要的因素，廣泛應(yīng)用于眾多領(lǐng)域。如今，工作流建模工具層出不窮，它們可以提供基本的流程控制，但是大多數(shù)建模工具不能應(yīng)對(duì)復(fù)雜的動(dòng)態(tài)流程。從應(yīng)用角度來(lái)看，基于工作流技術(shù)的系統(tǒng)應(yīng)該能夠自如地為企業(yè)提供動(dòng)態(tài)的流程服務(wù)。以工作流技術(shù)為基礎(chǔ)的綜合管理信息系統(tǒng)，對(duì)于企業(yè)動(dòng)態(tài)化流程管理十分必要。
為了更好地滿足企業(yè)對(duì)于操作簡(jiǎn)便、界面友好、平臺(tái)交互、資源共享的需求，本文討論了基于工作流技術(shù)的綜合管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和應(yīng)用，該系統(tǒng)可以提供可視化的流程自定義，實(shí)現(xiàn)所見(jiàn)即所得。用戶通過(guò)WEB就可以親身參與其中，也大大提高了交互的便利性。
1 工作流的應(yīng)用背景
日益靈活高效的高科技應(yīng)用以及瞬息萬(wàn)變的全球經(jīng)濟(jì)環(huán)境都使工作流概念迅速走紅。工作流應(yīng)用于辦公自動(dòng)化的技術(shù)已經(jīng)得到廣泛關(guān)注。由于網(wǎng)絡(luò)的開(kāi)放性，企業(yè)中的人員關(guān)系以及業(yè)務(wù)頻繁變化。而當(dāng)即時(shí)程序運(yùn)行時(shí)，服務(wù)提供者需要以動(dòng)態(tài)形式被定義下來(lái)。由此，以相應(yīng)業(yè)務(wù)以及使用者需求為目標(biāo)的動(dòng)態(tài)綁定機(jī)制模型的研究具有重要意義。企業(yè)在中心服務(wù)系統(tǒng)上制定其所提供服務(wù)的各種需求。因此，工作流就對(duì)業(yè)務(wù)以及使用者有了靈活的動(dòng)態(tài)綁定。
工作流作為信息管理系統(tǒng)用以支持程序自動(dòng)化以及程序一體化的技術(shù)將有望克服工作控制系統(tǒng)的刻板模式，從而提供一種更有效的方式去規(guī)范、控制以及監(jiān)測(cè)復(fù)雜的工作生產(chǎn)流程。具體來(lái)說(shuō)，一個(gè)命令視為一個(gè)程序，組成命令的一系列子程序視為多個(gè)活動(dòng)，工作流可定義為多個(gè)活動(dòng)之間的關(guān)系。
最早的工作流是通過(guò)人工實(shí)現(xiàn)的，信息流轉(zhuǎn)以手工傳遞，如：某個(gè)流程中要求參與者首先申請(qǐng)流程；任務(wù)建立后遞交給參與人員批閱；完成批閱以及相應(yīng)內(nèi)容補(bǔ)充后，文件被傳遞到下一個(gè)環(huán)節(jié)審批。最后在審批通過(guò)后由參與者執(zhí)行該任務(wù)。這種人工模式的工作流存在很大的弊端，任務(wù)流程的監(jiān)控只能依靠人工四處走訪打聽(tīng)，流程進(jìn)度如何，是否延期，是否成本過(guò)大都不可獲悉。
將工作流技術(shù)引入辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中是工作流程化的需要，本文結(jié)合綜合管理信息系統(tǒng)淺談其必要性。企事業(yè)單位工作具有很強(qiáng)的流程特點(diǎn)，往往從一個(gè)階段開(kāi)始到另一個(gè)階段截止，這個(gè)階段的截止又是另一個(gè)階段的開(kāi)始。工作流技術(shù)的出現(xiàn)提供了優(yōu)化的流程化工作方式。如圖1所示。
2 工作流技術(shù)原理
工作流技術(shù)主要包含了：流程編輯工具，工作流引擎，管理機(jī)制，監(jiān)控工具等方面。
圖1 工作流模型實(shí)例
2.1 流程編輯工具
流程編輯工具提供了強(qiáng)大的圖形化、WEB方式工作流模板的自定義工具。管理員通過(guò)拖拽動(dòng)作就可以方便地定義系統(tǒng)中所有需要用到的流程，不但如此，用戶還可以適時(shí)地修改流程，操作簡(jiǎn)便。
2.2 工作流引擎
一個(gè)管理信息系統(tǒng)的核心部分不是其界面好壞，也不是系統(tǒng)內(nèi)部頻繁的數(shù)據(jù)庫(kù)訪問(wèn)，關(guān)鍵在于緊密結(jié)合工作業(yè)務(wù)需求開(kāi)發(fā)符合實(shí)際情況的程序邏輯。該邏輯應(yīng)該能保證系統(tǒng)的穩(wěn)定性，保證系統(tǒng)運(yùn)行的速度。這就是工作流引擎的關(guān)鍵作用，可以確保系統(tǒng)正常穩(wěn)定高速運(yùn)行，還可以在流程發(fā)生變化的時(shí)候，簡(jiǎn)易地修改程序。
2.3 管理機(jī)制
工作流管理機(jī)制是工作流中的核心技術(shù)，管理機(jī)制中應(yīng)包括對(duì)流程的編輯、修改、查詢以及監(jiān)控等功能。對(duì)流程的編輯包含流程基本信息的添加，流程類(lèi)型的選取(包括審批流程，文件流程及主流程)，流程管理人員權(quán)限分配(選定相應(yīng)的角色控制該流程)；其中流程基本信息中作者把任務(wù)類(lèi)型抽象成4類(lèi)：①開(kāi)始任務(wù)；②一般任務(wù)；③審核任務(wù)；④結(jié)束任務(wù)。
每種類(lèi)型的任務(wù)都包含了基本設(shè)置(任務(wù)ID；任務(wù)名稱(chēng)；執(zhí)行方式等)、處理邏輯(流程啟動(dòng)后處理流程的方式)。各個(gè)任務(wù)之間通過(guò)路由鏈接，路由是各個(gè)任務(wù)之間的唯一媒介。通過(guò)圖形化自定義流程，用戶可以在任意2個(gè)任務(wù)之間隨意拖拽路由，并選定流程走向來(lái)確定2個(gè)任務(wù)之間的邏輯關(guān)系。路由會(huì)自動(dòng)獲取任務(wù)與任務(wù)之間的邏輯關(guān)系，并通過(guò)任務(wù)ID號(hào)識(shí)別下一步該如何流轉(zhuǎn)。任務(wù)與任務(wù)之間存在種種邏輯關(guān)系，由于工作業(yè)務(wù)的需要，不同任務(wù)之間存在前進(jìn)、回退、等待、觸發(fā)等多種關(guān)系，要利用好工作流管理工具就必須為它們量身定做相應(yīng)的邏輯關(guān)系。本文將這種邏輯歸納為2大類(lèi)：分支邏輯和聚合邏輯。
2.3.1 分支邏輯
當(dāng)流程流轉(zhuǎn)到某一結(jié)點(diǎn)時(shí)，選取何種方式到下一結(jié)點(diǎn)，這取決于選擇邏輯。在分支邏輯中，本文將其細(xì)化為2類(lèi)：并行分支和串行分支。
并行分支中，當(dāng)流程從一個(gè)結(jié)點(diǎn)到達(dá)另一個(gè)結(jié)點(diǎn)時(shí)，多個(gè)活動(dòng)會(huì)并行啟動(dòng)。如圖2所示，該流程由3個(gè)元素組成：開(kāi)始、活動(dòng)、結(jié)束�；顒�(dòng)1結(jié)點(diǎn)處，出現(xiàn)3個(gè)分支，匯聚至活動(dòng)5結(jié)點(diǎn)，然后流程結(jié)束�；顒�(dòng)1結(jié)點(diǎn)到活動(dòng)2，3，4結(jié)點(diǎn)時(shí)，多個(gè)活動(dòng)并行啟動(dòng)。
圖2 并行分支
串行分支中，當(dāng)流程從一個(gè)結(jié)點(diǎn)到達(dá)另一個(gè)結(jié)點(diǎn)時(shí)，多個(gè)活動(dòng)根據(jù)流轉(zhuǎn)條件逐一判斷，并選擇相應(yīng)的道路。如圖3所示，當(dāng)活動(dòng)1啟動(dòng)流轉(zhuǎn)時(shí)，先以串行方式分別訪問(wèn)活動(dòng)2，3，4結(jié)點(diǎn)，當(dāng)人工活動(dòng)1傳來(lái)的數(shù)值滿足條件時(shí)流轉(zhuǎn)將通過(guò)，否則對(duì)下一條道路進(jìn)行判斷。如果所有判斷都不滿足，系統(tǒng)將選擇缺省道路。
圖3 串行分支
2.3.2 聚合邏輯
分支邏輯闡述了由一個(gè)結(jié)點(diǎn)分散到多個(gè)節(jié)點(diǎn)的過(guò)程。聚合邏輯就是它的逆過(guò)程，即多個(gè)分支在流轉(zhuǎn)過(guò)程中匯聚到一個(gè)結(jié)點(diǎn)的方式。本文將聚合邏輯分為“并行聚合”和“串行聚合”。
2.3.2.1 并行聚合
并行聚合當(dāng)且僅當(dāng)聚合處結(jié)點(diǎn)前多條分支完成流轉(zhuǎn)之后，才能開(kāi)始流轉(zhuǎn)活動(dòng)。如圖4所示，該流程由3個(gè)元素組成：開(kāi)始、活動(dòng)、結(jié)束。活動(dòng)1結(jié)點(diǎn)處，出現(xiàn)3個(gè)分支，匯聚至活動(dòng)5結(jié)點(diǎn)。當(dāng)且僅當(dāng)活動(dòng)2，3，4均完成之后，才能觸發(fā)活動(dòng)5正常流轉(zhuǎn)。
圖4 并行聚合
2.3.2.2 串行聚合
串行聚合的聚合處結(jié)點(diǎn)前任何一個(gè)活動(dòng)完成后，均可以開(kāi)始流轉(zhuǎn)活動(dòng)。如圖5所示，當(dāng)流轉(zhuǎn)方式為串行聚合時(shí)，活動(dòng)2，3，4任意一個(gè)滿足流轉(zhuǎn)條件后，活動(dòng)5均可正常運(yùn)行。
圖5 串行聚合
2.4 監(jiān)控工具
監(jiān)控工具負(fù)責(zé)監(jiān)視任務(wù)流轉(zhuǎn)的進(jìn)度和邏輯。在整個(gè)工作流概念中監(jiān)控工具猶如一輛汽車(chē)的儀表盤(pán)，你可以從中看到行車(chē)速度的快慢，汽車(chē)燃料是否充足，車(chē)燈是否能正常使用，后備箱是否已經(jīng)打開(kāi)等汽車(chē)的詳細(xì)信息。監(jiān)控工具可以查詢?nèi)我庖粭l流程的走向狀況，是否生成任務(wù)，是否被第一個(gè)執(zhí)行者審批，是否出現(xiàn)錯(cuò)誤被打回，是否完成了流程等等。用戶誤操作導(dǎo)致流程邏輯錯(cuò)誤可以通過(guò)流程回退、置換人員、流程終止等方式解決。
3 工作流在綜合管理信息系統(tǒng)里的應(yīng)用
OA(Office Automation)系統(tǒng)必須是綜合性較強(qiáng)的管理信息系統(tǒng)。它應(yīng)具備多種辦公信息處理功能。隨著網(wǎng)絡(luò)的迅速發(fā)展，各個(gè)單位與國(guó)際接軌也越來(lái)越密切。流程化的辦公方式已經(jīng)讓越來(lái)越多的人嘗到甜頭。作者總結(jié)后發(fā)現(xiàn)，許多工作都有一個(gè)特點(diǎn)：多人協(xié)同完成。這就需要一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)來(lái)規(guī)范作業(yè)。以長(zhǎng)江科學(xué)院綜合管理信息系統(tǒng)為例。系統(tǒng)中主要工作類(lèi)型有：人力資源、科研管理、院務(wù)管理、財(cái)務(wù)管理、資產(chǎn)管理、個(gè)人中心等。
3.1 人力資源
人力資源系統(tǒng)提供了員工基本信息、單位組織結(jié)構(gòu)、研究生信息、人才引進(jìn)管理、員工培訓(xùn)和人力資源授權(quán)等功能模塊。利用本系統(tǒng)可以清晰查詢?nèi)肆ο嚓P(guān)信息。
3.2 科研管理
科研管理包含合作方管理、項(xiàng)目立項(xiàng)、項(xiàng)目登記、項(xiàng)目實(shí)施、成果管理、質(zhì)量與標(biāo)準(zhǔn)化管理和學(xué)術(shù)交流管理等模塊。它主要用于對(duì)橫向、縱向項(xiàng)目從申報(bào)開(kāi)始追蹤監(jiān)控，完成逐級(jí)審批的步驟。對(duì)受托及委托項(xiàng)目信息以表單形式存儲(chǔ)。對(duì)項(xiàng)目實(shí)施情況以任務(wù)下達(dá)、開(kāi)題報(bào)告、階段檢查、項(xiàng)目驗(yàn)收的方式進(jìn)行管理。用戶還可以在此模塊中對(duì)自己的獲獎(jiǎng)、論文、專(zhuān)著等科研信息進(jìn)行管理。質(zhì)量與標(biāo)準(zhǔn)化管理則是對(duì)單位內(nèi)部科研和業(yè)務(wù)的工作進(jìn)行審核和反饋。
3.3 院務(wù)管理
院務(wù)管理涉及到收文和發(fā)文，收文采用接口對(duì)接方式開(kāi)發(fā)，用于接受上級(jí)單位發(fā)文。發(fā)文負(fù)責(zé)完成單位內(nèi)部發(fā)文擬稿、發(fā)文流程跟蹤、發(fā)文完成，以及上傳發(fā)文至上級(jí)單位。會(huì)議管理，利用先申請(qǐng)先使用的原理，通過(guò)流程審批申請(qǐng)會(huì)議室，通過(guò)會(huì)議室使用記錄查看會(huì)議室利用情況。印章申請(qǐng)，通過(guò)流程審批申請(qǐng)印章，流程通過(guò)后，印章管理人員通過(guò)系統(tǒng)信息為憑證，借用印章。近期系統(tǒng)還進(jìn)行二次開(kāi)發(fā)，對(duì)上級(jí)單位實(shí)行了上傳發(fā)文，以及向下收文，實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)接收上級(jí)發(fā)文，自動(dòng)上傳已完成的發(fā)文。避免了以往需要傳真接收，打印多份，人為傳遞閱讀的麻煩。
3.4 財(cái)務(wù)管理
財(cái)務(wù)管理包含了支票本管理、報(bào)銷(xiāo)管理、借款管理、撥付款管理、發(fā)票使用管理和會(huì)議費(fèi)管理等六大模塊。用戶可以參與到流程中隨時(shí)查看流程的詳細(xì)信息。第一時(shí)間掌握流程信息，大大提高了工作效率。以往財(cái)務(wù)桌上一疊疊的紙張不見(jiàn)了，一群群候在辦公桌旁的人也減少了。真正做到了無(wú)紙化和人性化。當(dāng)用戶檢查到流程已經(jīng)順利完成，即可到財(cái)務(wù)去辦理相關(guān)業(yè)務(wù)。避免了多次無(wú)效的去現(xiàn)場(chǎng)詢問(wèn)，減少了財(cái)務(wù)人員的工作量。
3.5 資產(chǎn)管理
資產(chǎn)管理顧名思義，它是對(duì)單位內(nèi)部以及個(gè)人所屬資產(chǎn)的統(tǒng)籌。此系統(tǒng)擁有資產(chǎn)查詢、資產(chǎn)購(gòu)置、資產(chǎn)維修、資產(chǎn)使用、資產(chǎn)處置、資產(chǎn)檢驗(yàn)共計(jì)6個(gè)模塊，18個(gè)子模塊。系統(tǒng)中專(zhuān)設(shè)了資產(chǎn)管理員，用戶申請(qǐng)購(gòu)買(mǎi)設(shè)備成功，資產(chǎn)管理員就可以利用資產(chǎn)調(diào)撥功能將設(shè)備調(diào)至用戶名下。在個(gè)人占用資產(chǎn)處即可顯示用戶所占資產(chǎn)的詳細(xì)信息。除此之外，系統(tǒng)還擁有設(shè)備檢驗(yàn)提醒(定期維護(hù)保障設(shè)備正常運(yùn)行)、維修記錄、設(shè)備報(bào)廢等主流功能。
3.6 個(gè)人中心
個(gè)人中心包含了個(gè)人基本情況：我的業(yè)績(jī)，我的賬務(wù)，我的信息(我的任務(wù)、我的消息、我的提醒等)，我占用的資源等。個(gè)人中心的數(shù)據(jù)來(lái)源是以上述幾個(gè)模塊中的整體數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，提取登陸系統(tǒng)用戶的個(gè)人信息。個(gè)人中心里用戶可以接收到工作流發(fā)布的提示信息，如：某個(gè)任務(wù)需要用戶審批執(zhí)行，會(huì)在個(gè)人中心里出現(xiàn)提示信息。
4 結(jié)語(yǔ)
市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的加劇和規(guī)范化要求，都迫使企業(yè)需要加強(qiáng)信息流程化管理，許多企業(yè)開(kāi)始提出工作流程自動(dòng)化與企業(yè)再造工程的需求，希望由內(nèi)部做起，縮短流程作業(yè)時(shí)間，提高市場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng)能力。隨著互聯(lián)網(wǎng)的飛速發(fā)展，大部分企業(yè)把自己的管理平臺(tái)都基于互聯(lián)網(wǎng)來(lái)實(shí)現(xiàn)，而目前很多工作流引擎都是基于C/S結(jié)構(gòu)實(shí)現(xiàn)，使用起來(lái)很不方便，很難找到一個(gè)完全基于WEB使用的工作流。
長(zhǎng)江科學(xué)院綜合管理信息系統(tǒng)是一個(gè)完全基于WEB的工作流軟件，它很好地解決了實(shí)際工作中的業(yè)務(wù)流程問(wèn)題，使辦公效率大大提高，使無(wú)紙化辦公成為可能，使歷史數(shù)據(jù)有據(jù)可查。通過(guò)單位領(lǐng)導(dǎo)和技術(shù)人員多年的努力，以工作流技術(shù)為主題的綜合管理信息系統(tǒng)現(xiàn)在已經(jīng)在長(zhǎng)江科學(xué)院運(yùn)行正常，效果良好，并多次與其它系統(tǒng)進(jìn)行集成和二次開(kāi)發(fā)。
核心關(guān)注：拓步ERP系統(tǒng)平臺(tái)是覆蓋了眾多的業(yè)務(wù)領(lǐng)域、行業(yè)應(yīng)用，蘊(yùn)涵了豐富的ERP管理思想，集成了ERP軟件業(yè)務(wù)管理理念，功能涉及供應(yīng)鏈、成本、制造、CRM、HR等眾多業(yè)務(wù)領(lǐng)域的管理，全面涵蓋了企業(yè)關(guān)注ERP管理系統(tǒng)的核心領(lǐng)域，是眾多中小企業(yè)信息化建設(shè)首選的ERP管理軟件信賴品牌。
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本文標(biāo)題：ERP綜合管理信息系統(tǒng)中的工作流應(yīng)用技術(shù)研究
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