1 中國石油物資編碼發(fā)展和編碼系統(tǒng)支持概述
物資分類與編碼隨著石油工業(yè)發(fā)展的需要而產(chǎn)生，并逐步應(yīng)用完善，自1990年開始，隨著物資管理信息系統(tǒng)廣泛應(yīng)用，物資分類和編碼管理開始迅速發(fā)展，物資分類逐步完善，編碼質(zhì)量逐年提高。2000年，中國石油物資裝備(集團(tuán))總公司確定《石油工業(yè)物資分類與代碼》SY/T5497-2000物資編碼標(biāo)準(zhǔn)，物資分類確定為60個大類并在石油系統(tǒng)得到廣泛應(yīng)用。目前物資分類碼已有2.8萬多條，其中明細(xì)碼近300萬條。
物資編碼支持以物資分類與編碼系統(tǒng)網(wǎng)站(CODE)和中國石油公共數(shù)據(jù)平臺(MDM)依托。物資分類與編碼系統(tǒng)網(wǎng)站，一般稱為CODE網(wǎng)站，于2002年開發(fā)使用，具有物資分類碼和編碼的申請、查詢、更改等管理功能。其編碼顯示為18位，由兩部分構(gòu)成，即8位分類碼和10位流水碼。
中國石油公共數(shù)據(jù)平臺，簡稱MDM(Master Data Management)。是以中國石油ERP系統(tǒng)為切入點(diǎn)，為中國石油信息化建設(shè)提供統(tǒng)一的公共數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、運(yùn)維體系及編碼。該系統(tǒng)自2006年開始建立運(yùn)行，于2010年3月1日一期升級上線。實(shí)現(xiàn)了物料組管理、編碼批量申請及編碼凍結(jié)等功能。涵蓋了物料、供應(yīng)商、會計科目、組織機(jī)構(gòu)等基礎(chǔ)核心數(shù)據(jù)。其中Z050類型的物資編碼11位，包括1位標(biāo)識位和10位流水碼，分類碼在物料組字段中列示。隨著2010年4月集團(tuán)公司物資采購管理部《關(guān)于《石油工業(yè)物資分類與代碼》(2010)試行和加強(qiáng)統(tǒng)一規(guī)范物料分類與編碼管理的通知》下發(fā)和執(zhí)行，物資編碼工作將進(jìn)一步加強(qiáng)。地區(qū)公司ERP上線前，要檢查在用編碼，核實(shí)品名與屬性，在MDM中申請對應(yīng)編碼。ERP系統(tǒng)上線運(yùn)行后，必須要在MDM申請并使用物資編碼。因此物資編碼管理工作在ERP系統(tǒng)運(yùn)行中的地位愈加重要。
2 西部鉆探和西部管道公司ERP與物資編碼管理現(xiàn)狀及存在問題
西部鉆探工程公司于2007年12月25日組建成立，公司ERP系統(tǒng)于2009年10月上線運(yùn)行。雖然公司高度重視物資管理，對物資編碼工作配套相關(guān)辦法，并積極投入人力物力開展了培訓(xùn)。但ERP系統(tǒng)上線運(yùn)行后，需要提高和應(yīng)避免的問題依然占14％。
西部管道公司ERP系統(tǒng)于2008年12月底雙軌運(yùn)行，2009年7月20日進(jìn)入單軌運(yùn)行；公司物資編碼和ERP系統(tǒng)應(yīng)用經(jīng)歷了較長的磨合過程，但由于一線物資需求計劃提報人員不熟悉物料屬性，使物資采購部門相關(guān)人員必須要經(jīng)過反復(fù)核實(shí)才能準(zhǔn)確了解物資需求，完成申碼配碼，導(dǎo)致采購周期過長，甚至嚴(yán)重影響生產(chǎn)。
在上述兩公司的實(shí)際業(yè)務(wù)處理中，發(fā)現(xiàn)了大量類似的問題。如：
(1)同類物資申請在兩個物料組并存。
通過對比物料描述，其實(shí)兩者都屬于節(jié)能發(fā)電機(jī)，應(yīng)用同一物料組。按集團(tuán)一級采購目錄規(guī)定，28060401柴油發(fā)電機(jī)組屬于一級采購，如果報總部集中采購后，就會發(fā)現(xiàn)技術(shù)協(xié)議與實(shí)物不符，不屬于柴油發(fā)電機(jī)組，會影響及時采購。
(2)申碼基本屬性與基本計量單位不一致。如西部鉆探公司某二級單位申請將部分潤滑油編碼的基本計量單位由桶或公斤改為噸，這樣修改后可以規(guī)范潤滑油的單位統(tǒng)一為噸，比較合理。但卻由于已經(jīng)有二級單位使用這個編碼制作采購信息記錄，修改基本計量單位后造成了價格錯誤。再如螺帽的基本計量單位，不同二級單位有的業(yè)務(wù)員認(rèn)識不同，有的認(rèn)可百件，有的認(rèn)可公斤，有的認(rèn)為用只，意見不一致造成計量單位比較亂。
(3)物資編碼申請與采購作業(yè)時序產(chǎn)生矛盾。如計算機(jī)型號已內(nèi)含品牌、廠家等信息，但因為各廠家(品牌)型號編制方式不同，在制作需求計劃申碼時不能填寫品牌型號，只能在其他屬性字段和備注中填寫CPU、內(nèi)存、硬盤、顯示器等屬性，造成物資的主要屬性描述不準(zhǔn)確，且使最終采購確定的供應(yīng)商供貨物資型號與需求不完全一致。
(4)已申請編碼無法與后續(xù)業(yè)務(wù)銜接的重碼、錯碼問題。如某二級單位提出的出口材料結(jié)算問題，要求申碼名稱規(guī)格(10000106777抗鹽聚合物降濾試劑SP-8)與報關(guān)憑證、合同訂單等使用的名稱(鉆井液用聚合物降濾試劑SP-8)一致。而通過查詢其審核提報的編碼，是同一物資。
從上述的問題來看，由于各地區(qū)公司相關(guān)人員對物料屬性的認(rèn)知程度、編碼管理工作要求不一，加之一些外部環(huán)境的影響如生產(chǎn)需求與物資管理的矛盾及相關(guān)利益方因素等。物資編碼質(zhì)量參差不齊的狀況可能一時仍難以改變。分類碼問題、一物多碼、錯碼和物料描述不規(guī)范、物資編碼與采購時序的矛盾等問題將難免再次出現(xiàn)。因此如何處理這些矛盾，成為相關(guān)制度、ERP業(yè)務(wù)流程、編碼靈活度等方面亟待改進(jìn)解決的問題。
3 對編碼管理工作的建議
物資分類是物資數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析的需要，也是制定集中采購目錄的依據(jù)，執(zhí)行集中采購必須有正確的明細(xì)編碼。明細(xì)編碼又是信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。在底層支持各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)運(yùn)運(yùn)行。隨著更多的地區(qū)公司ERP上線運(yùn)行，MDM中編碼數(shù)據(jù)會迅速增加，重碼、廢碼等冗余數(shù)據(jù)也會不斷增多。因此，為進(jìn)一步規(guī)范編碼管理，提高物資編碼質(zhì)量，有效利用編碼平臺的資源，提出以下幾點(diǎn)建議：(1)加大相關(guān)人員和設(shè)備的投入，保證網(wǎng)絡(luò)安全暢通、服務(wù)器響應(yīng)及時，并由地區(qū)專家組與地區(qū)公司物料管理崗共同參與，以保質(zhì)保量完成編碼工作；(2)檢查已發(fā)布編碼，確保數(shù)據(jù)質(zhì)量。重點(diǎn)對一級采購物資目錄內(nèi)的分類碼與明細(xì)碼進(jìn)行全面檢查，凍結(jié)重碼錯碼；對一級物資目錄內(nèi)物資的新增申碼嚴(yán)格審核，確保新碼質(zhì)量；利用編碼平臺對地區(qū)公司在用編碼進(jìn)行檢查，確保已發(fā)布數(shù)據(jù)質(zhì)量；(3)地區(qū)公司物料管理崗負(fù)責(zé)本公司物料編碼，嚴(yán)格按照物料組和屬性要求審核維護(hù)編碼申請，尤其保證備注字段不得隨意填寫內(nèi)容，并且注意申碼物資的基本計量單位的合理性，確保數(shù)據(jù)質(zhì)量：(4)完善系統(tǒng)支持，及時升級MDM平臺，采取集團(tuán)統(tǒng)一管理和地區(qū)公司自編碼相結(jié)合的方式，解決物資編碼與采購作業(yè)時效的矛盾；(5)對ERP新，卜線公司，制定合理的時間表，確保上線前物資屬性檢查核實(shí)和配碼。或派駐編碼專家負(fù)責(zé)新上線公司的申碼核對及審核工作：(6)嚴(yán)把物資的到貨驗收關(guān)，檢查到貨物資名稱、規(guī)格型號、說明書等與編碼的物料描述一致，確保信息流與實(shí)物流匹配；(7)當(dāng)編碼工作質(zhì)量提高條件成熟時，統(tǒng)一基本計量單位，根據(jù)申碼情況，合理確定新增申碼數(shù)量和臨時自編碼數(shù)量，減少數(shù)據(jù)冗余；(8)注意編碼及時性。由于編碼管理采用先申請后發(fā)布的方式，要注意及時性問題，尤其是分類碼的申請，避免編碼工作影響物資采購，成為焦點(diǎn)；(9)堅持先配碼再做物資相關(guān)業(yè)務(wù)。避免由于各種原因等確定名稱后再到MDM申碼，造成申碼困難或不符合控制規(guī)范的行為。
我們相信，隨著將來中國石油ERP項目的傘面推進(jìn)，相關(guān)制度進(jìn)一步完善，業(yè)務(wù)流程規(guī)范細(xì)化，在編碼專家和數(shù)據(jù)管理人員的努力下，上述問題一定會得到解決，物資編碼管理工作也會跨上一個新的臺階。
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