隨著世界經(jīng)濟(jì)一體化步伐的加快，企業(yè)面臨的市場(chǎng)環(huán)境出現(xiàn)了新的變化。集中表現(xiàn)為消費(fèi)者需求呈現(xiàn)多樣化的趨勢(shì)，消費(fèi)者的要求越來(lái)越苛刻，產(chǎn)品壽命周期越來(lái)越短，企業(yè)經(jīng)營(yíng)的風(fēng)險(xiǎn)逐漸加大。對(duì)企業(yè)而言，能夠最大限度地獲取和利用全球優(yōu)質(zhì)資源，已成為在競(jìng)爭(zhēng)中獲得優(yōu)勢(shì)的重要砝碼。采購(gòu)作為獲取資源的重要手段，自然成為企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)的來(lái)源。因此，如何進(jìn)行有效的采購(gòu)管理，最大限度地獲取企業(yè)需要的物料和服務(wù)，是所有企業(yè)都必須解決好的關(guān)鍵問(wèn)題。

    從我國(guó)企業(yè)的現(xiàn)狀來(lái)看，長(zhǎng)期以來(lái)，我國(guó)企業(yè)普遍采用傳統(tǒng)采購(gòu)模式，致使國(guó)內(nèi)的采購(gòu)管理仍然是一個(gè)十分薄弱的環(huán)節(jié)，國(guó)內(nèi)企業(yè)的采購(gòu)管理水平與國(guó)際一流的跨國(guó)公司相比差距明顯。因此，加強(qiáng)企業(yè)的采購(gòu)與供應(yīng)管理，使采購(gòu)成為一個(gè)重要的增值過(guò)程、成為企業(yè)價(jià)值鏈中的重要一環(huán)，對(duì)企業(yè)提升核心競(jìng)爭(zhēng)力具有十分重要的意義。

一、業(yè)務(wù)流程診斷分析方法

    (一)ABC作業(yè)成本法

    ABC是Activity Based Costing的英文縮寫(xiě)，即我們通常所說(shuō)的作業(yè)成本法。它以作業(yè)為中心，通過(guò)對(duì)作業(yè)成本的確認(rèn)和計(jì)量，對(duì)所有作業(yè)活動(dòng)追蹤地動(dòng)態(tài)反映，為盡可能消除“非增值作業(yè)”，改進(jìn)“可增值作業(yè)”及時(shí)提供有用信息，促使損失、浪費(fèi)減少到最低限度，提高決策、計(jì)劃、控制的科學(xué)性和有效性，促進(jìn)企業(yè)管理水平的不斷提高(梅勇，2004)。

    以企業(yè)信息系統(tǒng)為依托，基于對(duì)活動(dòng)(作業(yè))的分析，再結(jié)合ABC法的基本原理，對(duì)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行分析。具體的做法是：首先尋找出業(yè)務(wù)流程中的“增值作業(yè)”與“非增值作業(yè)”，對(duì)二者再做進(jìn)一步分析。對(duì)于增值作業(yè)，分析其高成本活動(dòng)存在的原因，是否可以改進(jìn)；對(duì)于非增值作業(yè)，分析它是否為“必要活動(dòng)”或“非必要活動(dòng)”，是應(yīng)該刪除還是繼續(xù)保留。通過(guò)對(duì)流程的重新構(gòu)建，使業(yè)務(wù)流程更有效、更合理、更科學(xué)，盡可能降低企業(yè)運(yùn)營(yíng)成本，以求獲得企業(yè)各項(xiàng)績(jī)效評(píng)價(jià)指標(biāo)的巨大提高(梅勇，2004)。

    (二)時(shí)間效率法

    時(shí)間效率法是質(zhì)量管理中的《精益6σ》中提出的。精益就意味著速度。就是避免浪費(fèi)時(shí)間、人力和物料，并不僅僅是一種原材料采購(gòu)策略，而是一種流程哲學(xué)。而精益的衡量標(biāo)準(zhǔn)就是時(shí)間效率(邁克爾·L·喬治，2003)。

    1、時(shí)間效率(流程周期效率)

    時(shí)間效率(流程周期效率)是指增值時(shí)間(即客戶(hù)認(rèn)為產(chǎn)品和服務(wù)所必須的工作量)與總提前期(流程從開(kāi)始到結(jié)束要花費(fèi)的時(shí)間)的比值。其中：對(duì)于生產(chǎn)類(lèi)流程的流程效率是增值時(shí)間與總提前期的比例，而對(duì)于事務(wù)性流程的周期效率是活動(dòng)處理時(shí)間與總提前期的比值。

    2、流程周期效率因工作內(nèi)容的不同而不同，根據(jù)一般的周期效率和世界一流的周期效率(表1)所示(劉仁勇，2006)。世界一流水平的平均為25％。

表1 一般的周期效率和世界一流的周期效率(劉仁勇等.2006).

    3、評(píng)估流程中降低成本的潛在可能性

    所有周期效率低下的流程都在降低成本方面具備巨大的可能性。時(shí)間效率法就是找出流程中存在的時(shí)間浪費(fèi)環(huán)節(jié)，來(lái)降低成本。帕累拖原理(是經(jīng)過(guò)多年來(lái)大量工廠數(shù)據(jù)支持的經(jīng)驗(yàn)觀測(cè)值總結(jié)出來(lái)的)認(rèn)為80％的提前期延遲是由不超過(guò)20％的工作站引起的，就是指80％的時(shí)間浪費(fèi)在20％的流程環(huán)節(jié)中。因此，我們利用時(shí)間效率法就是發(fā)現(xiàn)流程降低成本的可能性及存在時(shí)間浪費(fèi)的流程環(huán)節(jié)。

二、重慶某機(jī)器有限責(zé)任公司采購(gòu)業(yè)務(wù)流程的診斷分析與再造

    重慶某機(jī)器有限責(zé)任公司是中國(guó)兵器裝備集團(tuán)總公司所屬的大型二類(lèi)企業(yè)，是一個(gè)以機(jī)械加工為主，具有沖、焊、熱、表處理、非標(biāo)設(shè)計(jì)、刀具制造和完善的計(jì)量、理化、測(cè)試能力的軍民品生產(chǎn)企業(yè)。由于國(guó)內(nèi)同行的迅速發(fā)展和國(guó)外企業(yè)進(jìn)入中國(guó)市場(chǎng)，該公司正面臨來(lái)自市場(chǎng)的巨大競(jìng)爭(zhēng)壓力，公司進(jìn)行經(jīng)營(yíng)管理體制的改革顯得愈發(fā)迫切。我們以該公司采購(gòu)業(yè)務(wù)流程為例，運(yùn)用上述方法進(jìn)行流程診斷分析。

    (一)該公司原有采購(gòu)核心流程分析

    通過(guò)調(diào)研，該公司原有的采購(gòu)核心流程如圖1所示。

圖1 公司原有采購(gòu)流程

    (二)運(yùn)用ABC作業(yè)成本法和時(shí)間效率法診斷分析采購(gòu)流程

表2 采購(gòu)流程活動(dòng)—時(shí)間—價(jià)值分析

    (注：表中的時(shí)間均為經(jīng)過(guò)處理后的平均時(shí)間，第4步活動(dòng)因缺乏數(shù)據(jù)暫時(shí)忽略不計(jì))

    分析表2可以看出，信息傳遞時(shí)間占整個(gè)流程時(shí)間的18％，等待時(shí)間占42.6％，業(yè)務(wù)處理時(shí)間占39.4％，該流程的周期效率為14.7％。與世界一流水平周期效率50％相比，還存在很大的差距，還有很大的提升空間。

    從流程內(nèi)部活動(dòng)來(lái)看，總流程時(shí)間的70％左右被非增值作業(yè)占用了。因此，想辦法盡可能縮短非增值作業(yè)活動(dòng)時(shí)間，將會(huì)有效縮減采購(gòu)管理流程的時(shí)間周期，有助于明顯提高流程周期效率。

    從數(shù)據(jù)來(lái)看，我們發(fā)現(xiàn)等待時(shí)間所占比例過(guò)大，達(dá)到42.6％，當(dāng)然其中某些活動(dòng)是由其活動(dòng)性質(zhì)決定的，例如活動(dòng)12簽訂采購(gòu)合同，因其中還要經(jīng)過(guò)大量的審價(jià)環(huán)節(jié)，并且如果是臨時(shí)調(diào)整，還有與供應(yīng)商的協(xié)商環(huán)節(jié)，所以等待時(shí)間較長(zhǎng)；而另一些活動(dòng)，例如入庫(kù)檢驗(yàn)和車(chē)間領(lǐng)用的等待時(shí)間長(zhǎng)達(dá)28小時(shí)，分解采購(gòu)計(jì)劃等待17.3小時(shí)，比業(yè)務(wù)處理時(shí)問(wèn)還多出6小時(shí)，這些都是重點(diǎn)改善的地方。

    另外很多活動(dòng)的信息傳遞時(shí)間也很長(zhǎng)。例如活動(dòng)1銷(xiāo)售分公司制訂銷(xiāo)售計(jì)劃。業(yè)務(wù)處理時(shí)間為6小時(shí)，信息傳遞時(shí)間卻長(zhǎng)達(dá)8.7小時(shí)：從生產(chǎn)計(jì)劃的制訂到計(jì)劃傳到供配處需要一天的時(shí)間；從生產(chǎn)計(jì)劃的變更到供配處得到消息也需要超過(guò)一天的時(shí)間。究其原因，跨部門(mén)的信息交流速度緩慢是主要問(wèn)題，反映了部門(mén)橫向溝通交流的機(jī)制不健全；在公司實(shí)施信息化后非增值不必要作業(yè)2和5就可以省略，相關(guān)人員通過(guò)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)可以直接得到信息，其他一些信息傳遞活動(dòng)也可以大大節(jié)省時(shí)間。

    調(diào)查還發(fā)現(xiàn)某些處理時(shí)間中理想時(shí)間、一般時(shí)間和最長(zhǎng)時(shí)間之間有很大的差別。一些活動(dòng)是因?yàn)樘幚韺?duì)象的不同或是實(shí)際工作性質(zhì)而造成的，另一些卻是正常處理時(shí)間被人為的延長(zhǎng)。

    (三)該公司采購(gòu)流程再造的重點(diǎn)及措施

    綜上所述，可以提出該公司采購(gòu)業(yè)務(wù)流程再造的初步方案。

    1、將非增值不必要作業(yè)環(huán)節(jié)減少到最低，并且盡可能壓縮非增值必要作業(yè)的處理時(shí)間，同時(shí)，對(duì)企業(yè)組織結(jié)構(gòu)按扁平化要求進(jìn)行改造，加快信息傳遞速度和審批進(jìn)行速度。

    2、提高企業(yè)信息化建設(shè)整體水平，用快捷、高效、便利的信息化處理取代傳統(tǒng)的手工處理，這樣既可以提高工作效率，還可以解決由于信息傳遞失真而造成的采購(gòu)計(jì)劃不準(zhǔn)確的問(wèn)題。

    3、加強(qiáng)對(duì)流程執(zhí)行過(guò)程的動(dòng)態(tài)監(jiān)控，通過(guò)對(duì)過(guò)程信息進(jìn)行跟蹤，及時(shí)發(fā)現(xiàn)存在的問(wèn)題，迅速采取有效措施實(shí)施干預(yù)，比如采用并行工程，這樣，可以變事后控制為事中控制，來(lái)提高流程周期效率和運(yùn)行質(zhì)量。

三、結(jié)束語(yǔ)

    通過(guò)運(yùn)用ABC作業(yè)成本法和時(shí)間效率法。對(duì)企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行量化分析，與定性分析相結(jié)合，針對(duì)重慶某機(jī)器有限責(zé)任公司提出了實(shí)施采購(gòu)流程再造的重點(diǎn)和措施，使企業(yè)能夠通過(guò)采購(gòu)業(yè)務(wù)重構(gòu)最大限度地獲取和利用資源，適應(yīng)市場(chǎng)環(huán)境出現(xiàn)的新變化，增強(qiáng)競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。

核心關(guān)注：拓步ERP系統(tǒng)平臺(tái)是覆蓋了眾多的業(yè)務(wù)領(lǐng)域、行業(yè)應(yīng)用，蘊(yùn)涵了豐富的ERP管理思想，集成了ERP軟件業(yè)務(wù)管理理念，功能涉及供應(yīng)鏈、成本、制造、CRM、HR等眾多業(yè)務(wù)領(lǐng)域的管理，全面涵蓋了企業(yè)關(guān)注ERP管理系統(tǒng)的核心領(lǐng)域，是眾多中小企業(yè)信息化建設(shè)首選的ERP管理軟件信賴(lài)品牌。

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