采購訂單指定結(jié)束作業(yè)是ERP系統(tǒng)中一個必不可少的作業(yè)。可以這么說，有了這個作業(yè)，才使得采購訂單管理更加順暢。特別是利用采購訂單指定結(jié)束作業(yè)來應對一些采購管理上的突發(fā)事件，更是游刃有余。筆者今天就針對這支作業(yè)，分析其背后的業(yè)務邏輯以及管理要點。希望借此幫助大家提高對這個作業(yè)的控制力度。
一、為什么要有這支作業(yè)？
在現(xiàn)實工作中，ERP系統(tǒng)的采購訂單指定結(jié)束作業(yè)非常有用。它主要是用來處理一些意外事件。雖然說是意外，但是在采購管理中卻又時常發(fā)生。
一是解決一些采購訂單的尾數(shù)問題。在采購管理中，尾數(shù)問題很難采購員頭疼。在下采購訂單時，可能是考慮了損耗率的關(guān)系，有時會采購訂單上的下單數(shù)量就可能為1001套。但是，供應商在發(fā)貨的時候，由于包裝或者生產(chǎn)線的限制，可能只給企業(yè)送了1000套的原材料。此時，在采購單上就會有1套的尾數(shù)。由于考慮了損耗，所以通常情況下這1套的尾數(shù)就不會再向供應商要。那么這1套的數(shù)量就時刻掛在那邊了。采購原每次從系統(tǒng)中導采購訂單未結(jié)案報表時，這些尾數(shù)訂單也會顯示出來，需要手工的過濾。這顯然非常的麻煩。若有指定結(jié)束作業(yè)的話，那么采購員就可以定期使用指定結(jié)束作業(yè)，把這些尾數(shù)訂單結(jié)束掉。
二是針對一些突然更換供應商的行為。有時候，采購員把訂單下給供應商之后，由于某些原因，供應商會回應無法生產(chǎn)或者無法及時交貨。此時，采購員就可能轉(zhuǎn)下給其他的供應商。為此，采購員就需要把這采購單指定結(jié)束到，然后轉(zhuǎn)下給其他的供應商。此時，也需要用到這個指定結(jié)束作業(yè)。另外，有時候因為生產(chǎn)計劃或者銷售訂單取消了，若供應商還沒有開始生產(chǎn)，則采購員也可能需要指定結(jié)束采購訂單，以免造成不必要的庫存。
三是中斷供應商的送貨。如在供應商分批交貨中，由于供應商某批次的產(chǎn)品可能有質(zhì)量問題而且暫時無法解決，為此，企業(yè)就有權(quán)利終止這張采購訂單。為了控制這些原材料后續(xù)企業(yè)無法收貨，采購員就需要利用指定結(jié)束作業(yè)，把采購訂單指定結(jié)束掉。如此，在ERP系統(tǒng)中，就不能夠再根據(jù)這張采購單來進行收貨。
可見，采購訂單手工指定結(jié)束作業(yè)，在日常工作中還是很有用武之地。
二、簡述手工指定采購訂單的工作原理。
為了管理采購訂單的狀態(tài)，在采購訂單頭與訂單行中都有一個字段（如狀態(tài)碼），專門用來控制采購訂單。通常情況下，這個字段有三個字母構(gòu)成，分別為N（未結(jié)案）、Y（正常結(jié)束）、y（指定結(jié)束）。若采購訂單行的采購訂單數(shù)量大于已收數(shù)量，則默認情況下狀態(tài)碼為N；若采購訂單行的采購數(shù)量小于等于已收數(shù)量時，則這個狀態(tài)碼會自動變?yōu)閅，即表示采購訂單已交付完畢。而弱遇上一些如上所述的意外事件，手工指定結(jié)束采購訂單的話，則此時這個狀態(tài)碼就會變?yōu)閥，表示不是正常結(jié)束。有些ERP系統(tǒng)是用阿拉伯數(shù)字1、2、3來表示這三個狀態(tài)。當采購訂單中所有的行項目狀態(tài)為正常結(jié)束或者手工結(jié)束后，采購訂單頭的狀態(tài)碼也會自動改變。
當采購訂單單頭或者行項目的狀態(tài)碼為Y或者y時，收貨單就不能夠再根據(jù)這些采購項目收貨，而采購訂單變更單也不能夠再變更這些內(nèi)容。也就是說，指定結(jié)束的效力與正常結(jié)束的效力是相同的。
三、指定結(jié)束作業(yè)的難點。
雖然說，指定結(jié)束作業(yè)要比一些物料需求計劃簡單許多，但是，要做好這個作業(yè)的話，仍然不是一件容易的事情。筆者在項目實施過程中，經(jīng)常會發(fā)現(xiàn)用戶因為這個作業(yè)的誤操作，而給其他員工帶來了不必要的麻煩。為此，筆者列舉一些這支作業(yè)運行中常見的錯誤，希望大家引以為戒。
常見錯誤一：只需要結(jié)束某一行卻結(jié)束了整張采購訂單。
有時候，一張訂單中可能有多個采購項目。而采購員本意是只想結(jié)束其中的某一個項目。如采購員下單后發(fā)現(xiàn)某個半成品生產(chǎn)可能準備自己做，在征得供應商的允許下，就取消了這個半成品的采購。但是，不影響這個采購訂單中的其他項目�？墒牵行┎少弳T由于不熟悉這個作業(yè)或者因為粗心的緣故，就把整張采購訂單結(jié)束掉了。此時，這張采購訂單下的所有項目其狀態(tài)碼都變?yōu)榱藋，無法再進行后續(xù)的操作。
其實，在ERP系統(tǒng)中，指定結(jié)束作業(yè)包括兩部分內(nèi)容。一是整張采購單都沒有用來，需要全部結(jié)束掉；二是只是針對采購訂單中某個行進行項目進行的操作。把采購單中某個行項目指定結(jié)束掉，不會影響其他采購行項目。所以，無論是在對員工進行培訓，還是員工在實際操作中，一定要選擇合適的操作模式。千萬不要誤操作，只需要結(jié)束某個行項目但是卻把整張采購訂單結(jié)束掉了。這需要引起用戶的高度警覺。
常見錯誤二：想進行逆向操作。
如筆者碰到一個用戶，由于其一不小心，把一張本不應該指定結(jié)束的采購訂單指定結(jié)束掉了。他就問我，能否進行逆向操作，即重新把這張采購訂單的狀態(tài)改為未結(jié)案。由于種種限制，這種逆向操作是不允許的。
上面筆者說過，指定結(jié)束與正常結(jié)束具有同等的效力。若結(jié)束后，仍然允許用戶把訂單狀態(tài)改為未結(jié)案，那么就可能會造成一些管理上的漏洞。如采購員可以在正常收貨后更改采購訂單的數(shù)量或者采購價格，從而跟供應商同流合污，從中收取非法利益。為了企業(yè)資金的安全，這些操作在ERP系統(tǒng)都是被禁止掉的。也就是說，只要采購訂單的狀態(tài)為Y或者y，無論是采購訂單頭又或者是采購訂單行，都無法再將其改為N。這是出于管理控制的需要。這也是在警示采購人員，在指定結(jié)束采購訂單時一定要慎重。除非有百分之百的把握，否則不要指定結(jié)束采購訂單。這個作業(yè)的逆向操作是行不通的。據(jù)筆者所知，大部分的ERP系統(tǒng)都是類似設計的。如易飛ERP系統(tǒng)或者最大的開源ERP系統(tǒng)Compiere等等，都是這么設計的。對于結(jié)束或者關(guān)閉的采購訂單，都無法再對其進行更改。
常見錯誤三：刪除采購訂單與采購訂單指定結(jié)束效果是不同的。
若需要取消采購訂單，往往有兩種方式。第一種方式直接刪除。若采購訂單還沒有涉及到收貨，也沒有指定結(jié)束掉，則可以在ERP系統(tǒng)中把已經(jīng)審核了的采購訂單重新打開，然后進行刪除操作。第二種方式是指定結(jié)束。當然，采購員覺得某張采購訂單不需要時，也可以直接把采購訂單指定結(jié)束掉。
這兩種操作表面上看起來，效果差不多。其實，其后續(xù)影響是不同的。
如果把采購訂單撤銷審核后直接刪除的話，那么這個刪除操作會更新其采購計劃中的采購碼。在采購計劃中，有一個字段為采購碼。若這個碼為Y，就表示這個采購計劃已經(jīng)安排采購。下次再根據(jù)這個采購計劃生成采購單時，這個項目將不會被重新采購。若這個碼為N時，則表示還沒有進行采購。若依據(jù)這個采購計劃生成采購訂單時，這個項目將會在采購訂單中顯示。若對采購訂單進行刪除，則會更新采購計劃中的采購碼，從Y變?yōu)镹。而現(xiàn)在采購員的本意是以后也不需要采購了。若直接采取刪除操作，則采購員下次仍然可以進行采購。顯然，這給日后的操作留下了一些安全隱患。而采購員采取指定結(jié)束作業(yè)的話，就不會更新采購計劃中的采購碼。
另外，對采購訂單進行刪除也有一些限制條件。如采購訂單中已經(jīng)有部分收貨，而采購員想取消未收貨的項目。但是，因為采購訂單的某個項目已經(jīng)收過貨，為了業(yè)務的安全，所以這張采購訂單是不允許撤銷審核的。為審核的狀態(tài)下，采購員也就不能夠刪除其他的行項目。
為此，采購員要盡量采用指定結(jié)束作業(yè)來取消采購訂單，而不是采用刪除操作。即使采購訂單沒有審核的情況下，若確定以后不需要采購，則最好先把采購訂單審核掉，然后進行指定結(jié)束處理。這可以在最大程度上保障業(yè)務的連續(xù)性與安全性。
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