ERP(EntERPrise ResourcePlanning)，即企業(yè)資源計(jì)劃系統(tǒng)，是指建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上，以系統(tǒng)化的管理思想，為企業(yè)決策層及員工提供決策運(yùn)行手段的管理平臺。ERP系統(tǒng)將企業(yè)的人、財(cái)物、客戶、供應(yīng)商等所有資源，利用信息技術(shù)進(jìn)行整合，對企業(yè)的采購、銷售、庫存、生產(chǎn)、財(cái)務(wù)、人力資源進(jìn)行規(guī)劃，從而達(dá)到最佳資源組合，提高企業(yè)的市場競爭能力。

    盡管商品化的ERP軟件在開發(fā)過程中進(jìn)行了大量的企業(yè)調(diào)研，但由于不同企業(yè)的組織架構(gòu)、業(yè)務(wù)流程、作業(yè)習(xí)慣不同，任何ERP軟件都不可能與企業(yè)的需求完全相同，即使是專業(yè)化、行業(yè)化的ERP軟件，也會(huì)與企業(yè)的需求存在一定的差異。

    如果ERP軟件與企業(yè)需求之間的差異很大，或者說ERP軟件的功能和實(shí)施者的解決方案遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足企業(yè)的真實(shí)管理需求，就會(huì)導(dǎo)致ERP系統(tǒng)實(shí)施失敗。

    綜上所述，企業(yè)在ERP系統(tǒng)實(shí)施過程中，應(yīng)該怎樣做，按照什么原則和步驟，完成什么樣的工作，才能解決ERP軟件與企業(yè)需求之間的差異呢?本文對此進(jìn)行論述。

1 選擇適合企業(yè)需求的ERP系統(tǒng)

    根據(jù)中國電子信息產(chǎn)業(yè)研究院統(tǒng)計(jì)表明，國內(nèi)企業(yè)實(shí)施ERP項(xiàng)目失敗的因素67%在于軟件選型不當(dāng)。只有選擇合適的ERP系統(tǒng)，才能減少ERP軟件與企業(yè)需求的差異，才能使作業(yè)人員快速掌握操作規(guī)范，縮短適應(yīng)周期。那么，企業(yè)怎樣做才能選擇適合企業(yè)需求的ERP系統(tǒng)呢?筆者認(rèn)為應(yīng)從以下方面著手：

    (一)明確需求并組建ERP系統(tǒng)選型小組

    很多企業(yè)在選擇ERP軟件之前，并不了解當(dāng)前存在的問題和真正的需求，不了解什么樣的ERP軟件才能適應(yīng)自身的現(xiàn)狀和發(fā)展。因此，企業(yè)在選擇ERP系統(tǒng)之前，應(yīng)對自身的企業(yè)管理進(jìn)行診斷和冷靜的思考，在對現(xiàn)狀進(jìn)行認(rèn)真分析的基礎(chǔ)上，明確自身的問題和需求。

    由于ERP系統(tǒng)的實(shí)施是個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，涉及企業(yè)的各個(gè)職能部門和各層級管理人員，因此，在ERP系統(tǒng)選型之前，應(yīng)組建ERP系統(tǒng)選型小組，小組成員應(yīng)包括企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)、管理業(yè)務(wù)骨干、計(jì)算機(jī)技術(shù)骨干及適當(dāng)?shù)男袠I(yè)ERP系統(tǒng)專家或顧問。

    (二)制定ERP系統(tǒng)選型工作計(jì)劃

    ERP系統(tǒng)選型小組在經(jīng)過培訓(xùn)后，應(yīng)對企業(yè)的管理現(xiàn)狀和當(dāng)前存在的問題進(jìn)行分析，明確企業(yè)目前最迫切需要解決的問題是什么?ERP系統(tǒng)是否能夠解決?ERP系統(tǒng)到底能夠解決哪些問題?ERP系統(tǒng)實(shí)施應(yīng)達(dá)到哪些目標(biāo)?

    根據(jù)以上分析，形成ERP軟件需求說明書，制定選型工作計(jì)劃，確定選型工作的目標(biāo)、范圍、預(yù)計(jì)工作進(jìn)度、費(fèi)用開支和制定工作標(biāo)準(zhǔn)。選型工作計(jì)劃是指導(dǎo)整個(gè)選型工作的基礎(chǔ)工具，也是ERP軟件選型的依據(jù)。

    (三)考察ERP軟件功能是否滿足企業(yè)需求

    按照選型工作計(jì)劃，ERP系統(tǒng)選型小組可進(jìn)入ERP系統(tǒng)選型的考察階段。該階段的主要任務(wù)是對ERP系統(tǒng)市場進(jìn)行全方面的實(shí)地考察，得到第一手的ERP系統(tǒng)資料。

    企業(yè)在選擇ERP軟件時(shí)，可通過網(wǎng)站瀏覽、產(chǎn)品資料分析、ERP系統(tǒng)廠商實(shí)地考察、觀看多家ERP系統(tǒng)軟件演示，確定幾個(gè)典型的ERP軟件產(chǎn)品，所選ERP軟件最好在同行業(yè)企業(yè)有成功實(shí)施的案例，ERP系統(tǒng)選型小組最好親自到已成功實(shí)施ERP系統(tǒng)的同行業(yè)企業(yè)去了解一下系統(tǒng)的實(shí)際運(yùn)行情況。此外，ERP系統(tǒng)選型小組應(yīng)在該階段形成ERP系統(tǒng)考察報(bào)告和若干個(gè)候選的ERP系統(tǒng)。

    (四)ERP系統(tǒng)模擬運(yùn)行

    該階段的主要工作內(nèi)容是指ERP系統(tǒng)廠商根據(jù)用戶提供的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，按照ERP系統(tǒng)軟件的要求布置軟硬件環(huán)境，模擬ERP系統(tǒng)的實(shí)際運(yùn)行。在模擬運(yùn)行過程中，應(yīng)模擬企業(yè)的成本核算和業(yè)務(wù)流程。ERP系統(tǒng)模擬運(yùn)行可檢驗(yàn)候選ERP系統(tǒng)的運(yùn)行效率和運(yùn)行效果。運(yùn)行效率是指ERP系統(tǒng)單位業(yè)務(wù)操作所需要的時(shí)間，運(yùn)行效果則是指ERP系統(tǒng)處理業(yè)務(wù)操作的正確性。同時(shí)，應(yīng)通過ERP系統(tǒng)模擬運(yùn)行檢驗(yàn)企業(yè)業(yè)務(wù)環(huán)境與各候選的ERP系統(tǒng)之間的匹配程度。

    (五)ERP系統(tǒng)的招標(biāo)和決策

    根據(jù)ERP系統(tǒng)考察報(bào)告和ERP系統(tǒng)模擬運(yùn)行報(bào)告，ERP系統(tǒng)選型小組和招標(biāo)評價(jià)專家編寫招標(biāo)報(bào)告，設(shè)計(jì)評標(biāo)程序，記錄評標(biāo)過程和評標(biāo)結(jié)果，并最終確定、公布中標(biāo)的ERP系統(tǒng)廠商，簽訂ERP系統(tǒng)供貨服務(wù)合同。

2 企業(yè)的業(yè)務(wù)流程改進(jìn)和組織設(shè)計(jì)

    經(jīng)過上述過程選定的ERP系統(tǒng)，在產(chǎn)品特點(diǎn)、生產(chǎn)類型、生產(chǎn)組織方式、經(jīng)營管理方式等方面，基本能夠滿足企業(yè)的需求，與企業(yè)的業(yè)務(wù)環(huán)境匹配程度較高。但是，ERP系統(tǒng)作為一種先進(jìn)的軟件解決方案，不僅融合了計(jì)算機(jī)信息管理技術(shù)，同樣也融合了國內(nèi)外先進(jìn)企業(yè)的管理理念和業(yè)務(wù)流程，而任何ERP系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程都不可能與工廠實(shí)際作業(yè)完全相同，即使是專業(yè)化、行業(yè)化的ERP系統(tǒng)也一樣，只可能是差異的大小而已。

    如果選定的ERP軟件會(huì)與企業(yè)現(xiàn)行的某些業(yè)務(wù)流程存在差異，而這些差異是因?yàn)槠髽I(yè)業(yè)務(wù)流程不先進(jìn)、不合理導(dǎo)致的，企業(yè)應(yīng)修改自身的業(yè)務(wù)流程和組織設(shè)計(jì)，確保業(yè)務(wù)流程先進(jìn)、合理，以適應(yīng)當(dāng)前選定的ERP系統(tǒng)。

    企業(yè)進(jìn)行業(yè)務(wù)流程改進(jìn)并不完全是應(yīng)用ERP的需要，而主要是由于市場競爭、外部環(huán)境的變化、內(nèi)部規(guī)范管理的要求以及管理方式的變革，促使企業(yè)進(jìn)行業(yè)務(wù)流程改進(jìn)，進(jìn)而提高企業(yè)整體水平和競爭能力。

    在ERP系統(tǒng)流程配置過程中，ERP系統(tǒng)實(shí)施團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)發(fā)現(xiàn)企業(yè)現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程存在的問題，確定流程優(yōu)化后要達(dá)到的目標(biāo)。根據(jù)設(shè)定的目標(biāo)以及及流程優(yōu)化的原則，對現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程進(jìn)行優(yōu)化，在滿足業(yè)務(wù)和管理需要的前提下，改進(jìn)企業(yè)業(yè)務(wù)流程，消除業(yè)務(wù)流程中的不增值環(huán)節(jié)，打破部門間的壁壘，使企業(yè)能夠快速適應(yīng)以客戶需求為導(dǎo)向的市場環(huán)境，同時(shí)，使優(yōu)化后的業(yè)務(wù)流程與選定的ERP系統(tǒng)更好地匹配。

    在企業(yè)業(yè)務(wù)流程改進(jìn)過程中，應(yīng)獲得企業(yè)的中層經(jīng)理和業(yè)務(wù)主管們的積極參與和支持，應(yīng)征求流程涉及的各崗位員工意見，說明原流程有哪些弊端，新流程應(yīng)如何設(shè)計(jì)使之具有可操作性，因?yàn)樗麄冊诰唧w的業(yè)務(wù)實(shí)踐中積累了豐富的經(jīng)驗(yàn)，對業(yè)務(wù)流程的問題有深刻的體會(huì)和理解，可以總結(jié)出一些不合理的流程與業(yè)務(wù)方式。因此，業(yè)務(wù)流程改進(jìn)應(yīng)充分考慮中層經(jīng)理、業(yè)務(wù)主管、流程使用者的實(shí)際需求，在項(xiàng)目實(shí)施中獲得他們的積極參與和支持，是業(yè)務(wù)流程改進(jìn)獲得成功的關(guān)鍵因素。

3 對ERP系統(tǒng)進(jìn)行定制修改

    在多數(shù)情況下，企業(yè)通過ERP系統(tǒng)選型和業(yè)務(wù)流程優(yōu)化設(shè)計(jì)，再對ERP系統(tǒng)進(jìn)行有針對性的部署和配置，ERP軟件與企業(yè)優(yōu)化后的業(yè)務(wù)流程可以進(jìn)行較好的匹配。通常不需要對ERP軟件進(jìn)行定制修改，就可以消除ERP軟件與企業(yè)需求之間的差異。如果企業(yè)在ERP 系統(tǒng)選型及業(yè)務(wù)流程優(yōu)化后，ERP軟件與企業(yè)的需求的差異仍然存在，而且無法通過業(yè)務(wù)流程改進(jìn)來消除這些差異，企業(yè)應(yīng)會(huì)同ERP軟件提供商或二次開發(fā)合作伙伴，根據(jù)企業(yè)的需求，對ERP軟件進(jìn)行定制修改，也就是ERP軟件二次開發(fā)，進(jìn)一步消除ERP軟件與企業(yè)的需求的差異，使ERP軟件更好地適應(yīng)企業(yè)的需求。

    在ERP系統(tǒng)實(shí)施過程中，對ERP系統(tǒng)軟件進(jìn)行定制修改是不提倡的。因?yàn)�，這種修改在時(shí)間上比較倉促、修改后的ERP系統(tǒng)沒有經(jīng)過大量的測試和實(shí)踐驗(yàn)證，再加上ERP系統(tǒng)的復(fù)雜性和關(guān)聯(lián)性，常常修改一處涉及和影響系統(tǒng)中的其他多個(gè)模塊，這種修改極易出現(xiàn)問題。一個(gè)穩(wěn)定的ERP系統(tǒng)版本是與規(guī)范的配置管理、嚴(yán)格的系統(tǒng)測試和大量的時(shí)間應(yīng)用分不開的。綜上所述，在對ERP系統(tǒng)進(jìn)行定制修改前，必須進(jìn)行規(guī)劃和分析，確認(rèn)ERP系統(tǒng)的定制修改是否對企業(yè)管理有所提升，是否有利于業(yè)務(wù)流程的順暢。如果決定對ERP系統(tǒng)進(jìn)行定制修改，需要在一定條件下完成，即ERP系統(tǒng)廠商或二次開發(fā)合作伙伴應(yīng)提供ERP軟件二次開發(fā)方案，明確ERP系統(tǒng)定制修改的范圍、時(shí)間、成本及測試手段，同時(shí)，應(yīng)適當(dāng)延長ERP系統(tǒng)的實(shí)施周期，適當(dāng)追加ERP系統(tǒng)的實(shí)施預(yù)算，制定ERP軟件二次開發(fā)的測試方案。所以，企業(yè)在ERP軟件的定制修改過程中，建議遵循以下原則：

    (一)明確二次開發(fā)的需求并理清業(yè)務(wù)流程

    在ERP軟件定制修改前，ERP系統(tǒng)廠商或二次開發(fā)合作伙伴應(yīng)與企業(yè)業(yè)務(wù)部門一起明確企業(yè)對ERP軟件二次開發(fā)的需求，理清企業(yè)合理的業(yè)務(wù)流程，確定哪些業(yè)務(wù)流程既不能再進(jìn)行優(yōu)化，也不能通過ERP軟件的部署和配置來執(zhí)行，而只能通過二次開發(fā)來解決ERP軟件與企業(yè)需求的差異。

    (二)控制ERP軟件定制修改的范圍

    在ERP軟件定制修改過程中，應(yīng)把“盡量避免修改核心代碼”作為基本原則，盡量避免更改ERP 軟件的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)，對ERP軟件的核心功能予以保留，對于ERP軟件的一些細(xì)枝末節(jié)，如報(bào)表格式等，不要過分糾纏，而應(yīng)該將ERP軟件二次開發(fā)的重點(diǎn)放在軟件的流程管理和設(shè)計(jì)上。

    (三)尋找合適的ERP軟件二次開發(fā)合作伙伴

    企業(yè)如果不用ERP軟件開發(fā)商所提供的有償服務(wù)或者自己進(jìn)行二次開發(fā)，那么就需要尋找二次開發(fā)合作伙伴，選擇合作伙伴要選同行業(yè)有成功案例的，企業(yè)應(yīng)參考合作伙伴的用戶的ERP軟件使用情況，同時(shí)要結(jié)合企業(yè)IT部門自身的情況，選擇合適的二次開發(fā)合作伙伴。

    (四)保持ERP軟件二次開發(fā)的可追溯性

    ERP軟件是一個(gè)很復(fù)雜的大型軟件，從軟件工程的角度來說，ERP軟件二次開發(fā)應(yīng)該做好原有ERP軟件的備份，保持對ERP軟件二次開發(fā)的可追溯性。在ERP軟件二次開發(fā)過程中，應(yīng)盡量使二次開發(fā)做出的功能模塊獨(dú)立于原來的ERP系統(tǒng)。這樣當(dāng)ERP系統(tǒng)版本更新時(shí)，二次開發(fā)出來的模塊無需修改或者只需較少地修改就可以應(yīng)用于高版本的ERP系統(tǒng)。

    (五)對二次開發(fā)后的ERP軟件進(jìn)行嚴(yán)格測試

    在ERP系統(tǒng)二次開發(fā)完成后，應(yīng)對二次開發(fā)后ERP軟件進(jìn)行嚴(yán)格的測試。應(yīng)由ERP實(shí)施小組會(huì)同軟件開發(fā)商編制ERP軟件二次開發(fā)后的測試方案，包括測試計(jì)劃、測試設(shè)計(jì)、測試用例、測試執(zhí)行、測試驗(yàn)收等環(huán)節(jié)。

    測試流程的管理是ERP軟件二次開發(fā)測試的重要工作，包括文檔管理、配置管理、缺陷管理、進(jìn)度管理、質(zhì)量管理、資源管理、變更管理等方面。二次開發(fā)測試應(yīng)遵守測試方案和測試流程，明確流程變更的條件和方法，杜絕測試的隨意性和失控性，保證測試進(jìn)度和質(zhì)量的目標(biāo)。

    (六)做好ERP軟件二次開發(fā)成本控制

    ERP軟件二次開發(fā)成本包括外包費(fèi)用、測試費(fèi)用、實(shí)施費(fèi)用、人工費(fèi)用、時(shí)間成本、機(jī)會(huì)成本及在系統(tǒng)轉(zhuǎn)換過程中可能對企業(yè)的影響。企業(yè)在ERP二次開發(fā)前應(yīng)做一個(gè)良好的規(guī)劃，對二次開發(fā)的成本作出一個(gè)大致的預(yù)算。預(yù)算做出以后就需要進(jìn)行跟蹤控制，企業(yè)應(yīng)努力把二次開發(fā)成本降至最低。

4 結(jié)論

    ERP軟件與企業(yè)的需求的差異會(huì)導(dǎo)致ERP 系統(tǒng)實(shí)施的失敗，企業(yè)應(yīng)通過選擇適合自己的ERP系統(tǒng)而進(jìn)行業(yè)務(wù)流程優(yōu)化，來減少ERP軟件與企業(yè)需求的差異。但是，隨著外部環(huán)境、市場、業(yè)務(wù)的不斷變化，企業(yè)也會(huì)出現(xiàn)新的管理需求，導(dǎo)致ERP系統(tǒng)有時(shí)也需要定制修改，而對ERP系統(tǒng)軟件進(jìn)行定制修改是不提倡的，因?yàn)檫@種修改極易出現(xiàn)問題。如果必須對ERP系統(tǒng)進(jìn)行定制修改，應(yīng)制定二次開發(fā)方案，明確ERP軟件二次開發(fā)的需求、范圍、成本、可追溯性及測試方案等。

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本文標(biāo)題：如何解決ERP軟件與企業(yè)需求差異的矛盾？

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