信息資源規(guī)劃(Information Resource Planning,簡稱IRP)是指對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營所需要的信息,從采集、處理、傳輸?shù)绞褂玫娜嬉?guī)劃。在企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)中,無時(shí)無刻不充滿著信息的產(chǎn)生、流動(dòng)及使用。
美國信息資源管理學(xué)家霍頓(F.W.Horton)和馬錢德(D.A.Marchand)等人指出:信息資源(Information Resources)與人、財(cái)、物資源一樣,都是企業(yè)的重要資源。目前,許多企業(yè)都已經(jīng)認(rèn)識到信息資源規(guī)劃的重要性,認(rèn)識到它是企業(yè)信息化建設(shè)的基礎(chǔ)工程。只有做好信息資源規(guī)劃工作,才能理清并規(guī)范企業(yè)的真正需求,貫徹信息化建設(shè)的應(yīng)用主導(dǎo)方針;才能消除因缺乏信息資源管理基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)而產(chǎn)生的信息孤島,從而整合信息資源,實(shí)現(xiàn)應(yīng)用系統(tǒng)集成;才能指導(dǎo)SCM、ERP、CRM等應(yīng)用軟件的選型并保證成功實(shí)施。
企業(yè)信息化是一項(xiàng)相當(dāng)艱巨復(fù)雜的系統(tǒng)工程,許多企業(yè)雖然已認(rèn)識到其重要性,但無論在規(guī)劃還是在建設(shè)信息化過程中,都還存在很多疑慮和困惑。對究竟如何規(guī)劃和建設(shè)本企業(yè)的信息化非常茫然,不得要領(lǐng),既怕倉促上馬招致失敗,又怕遲疑不決貽誤良機(jī)。而對于企業(yè)信息化的基礎(chǔ)工程信息資源規(guī)劃,更是怕企業(yè)信息化大廈的地基打不好,導(dǎo)致整個(gè)信息化建設(shè)不能正確持續(xù)的發(fā)展。本人認(rèn)為企業(yè)要想成功實(shí)施信息資源規(guī)劃,必須遵從四一三三原則。
一、四個(gè)基本理論。企業(yè)信息資源規(guī)劃的理念和工程化方法,是通過引進(jìn)國際上的信息資源管理(IRM)和信息工程方法論(IEM)等先進(jìn)理論,經(jīng)過多年的理論與實(shí)踐相結(jié)合的研究而提出來的。所以,企業(yè)在進(jìn)行信息資源規(guī)劃之前,必須首先熟悉并理解相關(guān)的理論。
1、信息資源管理(IRM)。霍頓(F.W.Horton)和馬錢德(D.A.Marchand)等人于上世紀(jì)80年代初提出的信息資源管理(Information Resources Management,簡稱IRM)的主要觀點(diǎn)有:
·信息資源(Information Resources)與人力、物力、財(cái)力和自然資源一樣,都是企業(yè)的重要資源,因此,應(yīng)該像管理其他資源那樣管理信息資源。IRM是企業(yè)管理的必要環(huán)節(jié),應(yīng)該納入企業(yè)管理的預(yù)算。
·IRM包括數(shù)據(jù)資源管理和信息處理管理。前者強(qiáng)調(diào)對數(shù)據(jù)的控制,后者則關(guān)心企業(yè)管理人員在一定條件下如何獲取和處理信息,且強(qiáng)調(diào)企業(yè)中信息資源的重要性。
·IRM的目標(biāo)是通過增強(qiáng)企業(yè)處理動(dòng)態(tài)和靜態(tài)條件下內(nèi)外信息需求的能力來提高管理的效益。IRM追求3EEfficient、Effective和Economical,即高效、實(shí)效、經(jīng)濟(jì)。
2、數(shù)據(jù)管理(DA)。威廉·德雷爾(WilliamDurell)1985年出版的專著《數(shù)據(jù)管理》(DATAADMINISTRATION:APractical Guide to Successful Data Management)總結(jié)了信息資源管理的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理標(biāo)準(zhǔn)化方面的經(jīng)驗(yàn)。主要觀點(diǎn)有:
·沒有卓有成效的數(shù)據(jù)管理,就沒有成功高效的數(shù)據(jù)處理,更建立不起來整個(gè)企業(yè)的計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)。
·數(shù)據(jù)元素是最小的信息單元,數(shù)據(jù)管理工作必須從數(shù)據(jù)元素標(biāo)準(zhǔn)化做起。
·企業(yè)數(shù)據(jù)管理部門的重要職責(zé),是集中控制和管理數(shù)據(jù)定義,建立全企業(yè)數(shù)據(jù)管理基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范化的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu),協(xié)調(diào)計(jì)算機(jī)應(yīng)用開發(fā)人員和用戶實(shí)施數(shù)據(jù)管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。
·數(shù)據(jù)管理是企業(yè)管理的重要組成部分,是長期復(fù)雜的工作,會遇到許多困難,持之以恒才能見到效果。
3、信息工程方法論(IEM)。詹姆斯·馬丁(James Martin)于上世紀(jì)80年代初在總結(jié)許多企業(yè)計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)開發(fā)的成功與失敗經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上,提出了一整套建立計(jì)算機(jī)化企業(yè)的理論與方法,即信息工程方法論(Information Engineering Methodology,簡稱IEM)。信息工程的基本原理是:
·數(shù)據(jù)位于現(xiàn)代數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)的中心;
·數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)是穩(wěn)定的,處理是多變的;
·最終用戶必須真正參加開發(fā)工作。
詹姆斯·馬丁總結(jié)提出的四類數(shù)據(jù)環(huán)境(Data Environment)是:數(shù)據(jù)文件(DataFiles)、應(yīng)用數(shù)據(jù)庫(Application Data Bases)、主題數(shù)據(jù)庫(Subject Data Bases)和信息檢索系統(tǒng)(Information Retrieval System)。前兩類是低檔次的數(shù)據(jù)環(huán)境,后兩類是高檔次的數(shù)據(jù)環(huán)境。主題數(shù)據(jù)庫的特征是:
·面向業(yè)務(wù)主題建庫(不是面向單證報(bào)表建庫);
·支持信息共享;
·要求所有源數(shù)據(jù)一次一處輸入系統(tǒng)(不是多次多處輸入);
·每個(gè)主題數(shù)據(jù)庫都由基本表(BaseTable)構(gòu)成,基本表具有原子性(表中的數(shù)據(jù)項(xiàng)是數(shù)據(jù)元素)、演繹性(可由表中的數(shù)據(jù)生成全部輸出數(shù)據(jù))和規(guī)范性(表中數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)滿足三范式要求)。
4、計(jì)算機(jī)化企業(yè)發(fā)展階段論。理查德·諾蘭(Richard·L·Nolan)在上世紀(jì)80年代初總結(jié)美國一些企業(yè)計(jì)算機(jī)應(yīng)用的發(fā)展規(guī)律,提出企業(yè)計(jì)算機(jī)應(yīng)用發(fā)展過程有六個(gè)階段:起步、擴(kuò)展、控制、集成、數(shù)據(jù)管理、成熟,這就是所謂的諾蘭模型。六階段模型反映了企業(yè)計(jì)算機(jī)應(yīng)用發(fā)展的規(guī)律性,前三個(gè)階段具有計(jì)算機(jī)時(shí)代的特征,后三個(gè)階段具有信息時(shí)代的特征,其轉(zhuǎn)折點(diǎn)處是進(jìn)行信息資源規(guī)劃的時(shí)機(jī)。諾蘭模型的預(yù)見性,被其后國際上許多企業(yè)的計(jì)算機(jī)應(yīng)用發(fā)展情況所證實(shí)。
目前,我國許多企業(yè)的信息化進(jìn)程基本上是處于諾蘭模型的第三階段,要想進(jìn)一步推進(jìn)企業(yè)信息化的發(fā)展,就應(yīng)該抓住時(shí)機(jī)進(jìn)行信息資源規(guī)劃。所以,信息資源規(guī)劃對企業(yè)來說,已經(jīng)到了刻不容緩的階段。
二、一把手工程。企業(yè)中的一把手在企業(yè)發(fā)展中起著決定性作用,他對信息化的理解,對知識的拓展,對競爭的感覺,會影響到企業(yè)信息化的實(shí)施。信息是企業(yè)的重要資源,對如何發(fā)揮信息資源作用的規(guī)劃工作,高層領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)然要親自掌握,另外,信息資源總體規(guī)劃要涉及企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展政策和目前的組織機(jī)構(gòu)及管理過程的改革和重新調(diào)整,而只有高層領(lǐng)導(dǎo)才能決定這些重大事情。
在一些企業(yè)的信息化的過程中,如果對于組織、流程的改造涉及到一些部門的利益時(shí),業(yè)務(wù)部門往往對信息化持抵觸的態(tài)度。他們不是從企業(yè)的角度,而是從自己部門利益的角度出發(fā)來衡量信息化的意義,在各方面為自己爭權(quán)。這也需要企業(yè)一把手從全局角度來協(xié)調(diào)各方面的關(guān)系。
三、三個(gè)協(xié)調(diào)。信息資源規(guī)劃是一項(xiàng)復(fù)雜的工程,涉及到企業(yè)的各個(gè)環(huán)節(jié),需要企業(yè)各個(gè)層次的人員參與,需要業(yè)務(wù)人員與技術(shù)人員親密配合,并且真正參與到開發(fā)中來,才能了解業(yè)務(wù)過程和管理上的信息需求,使信息資源規(guī)劃成果真正滿足企業(yè)的需要。在企業(yè)員工參與的過程中,需要協(xié)調(diào)好以下三種關(guān)系。
1、協(xié)調(diào)部門與整體的信息利益,克服信息私有和自采自用的傾向,追求信息共享和全局信息資源優(yōu)化管理。企業(yè)進(jìn)行信息資源規(guī)劃,就是要消除’信息孤島’現(xiàn)象,實(shí)現(xiàn)’信息數(shù)據(jù)共享’,所以,要堅(jiān)決杜絕以部門角度出發(fā)考慮問題。對于各部門原有的業(yè)務(wù)系統(tǒng),應(yīng)本著取其精華,去其糟粕的原則,抽取其最基本的數(shù)據(jù)元素,組成信息資源規(guī)劃中的主體數(shù)據(jù)庫,達(dá)到整個(gè)企業(yè)數(shù)據(jù)共享的目的,為以后的應(yīng)用軟件工程作好基礎(chǔ)工作。另外,在信息資源規(guī)劃過程中,職能域的劃分不是以現(xiàn)有的部門來劃分,而是以業(yè)務(wù)活動(dòng)的相關(guān)性劃分的,這也需要各部門在信息資源規(guī)劃過程中要打破現(xiàn)有部門的框框,從全局的角度對數(shù)據(jù)進(jìn)行規(guī)劃整理。
2、協(xié)調(diào)業(yè)務(wù)管理人員與信息技術(shù)人員的關(guān)系,注意調(diào)動(dòng)和保護(hù)兩類人員的積極性,引導(dǎo)和鼓勵(lì)相互學(xué)習(xí)、相互尊重、加強(qiáng)討論、揚(yáng)長避短。由于業(yè)務(wù)部門和信息技術(shù)部門雙方的知識是不對稱的,雙方的知識背景不一樣,關(guān)心的事情也不一樣,自然對許多問題的看法也不一致。這就存在一個(gè)雙方在實(shí)際的實(shí)施過程中如何溝通合作的問題。在信息化建設(shè)過程中,我們先后經(jīng)歷了技術(shù)部門主導(dǎo)和業(yè)務(wù)部門主導(dǎo)兩個(gè)過程,事實(shí)證明,兩種方式都是不科學(xué)的。企業(yè)信息化的結(jié)果不是屬于信息部門的,也不是屬于業(yè)務(wù)部門的,而是屬于整個(gè)企業(yè)的,這中間沒有誰是主導(dǎo)的問題,只有雙方很好地溝通與合作,才能獲得信息化的成功。
3、協(xié)調(diào)個(gè)人與集體、小組與大組之間的關(guān)系,既要提倡發(fā)揮每個(gè)規(guī)劃分析人員、每個(gè)小組的知識經(jīng)驗(yàn)和創(chuàng)造精神,又要強(qiáng)調(diào)團(tuán)隊(duì)意識和發(fā)揮集體智慧,把規(guī)劃過程作為共同學(xué)習(xí)和提高的過程。信息資源規(guī)劃工作是對企業(yè)所有業(yè)務(wù)活動(dòng)的梳理及對數(shù)據(jù)元素的提煉,需要每個(gè)人都要積極參與,交流所掌握的業(yè)務(wù)、技術(shù)知識。信息化建設(shè)是一個(gè)循序漸進(jìn)的過程,企業(yè)也應(yīng)注重培養(yǎng)和鍛煉一支思想素質(zhì)高、技術(shù)過硬的隊(duì)伍,為以后的信息化建設(shè)做好人才準(zhǔn)備。
四、三個(gè)控制。有些企業(yè)根本不懂信息資源規(guī)劃的意義,在規(guī)劃時(shí)沒有明確的目標(biāo),落實(shí)到具體問題上沒有明確的定義、范圍和標(biāo)準(zhǔn),使具體實(shí)施人員無所適從。所以,在信息資源規(guī)劃過程中必須明確目標(biāo),制訂適合的規(guī)劃方案,合理控制實(shí)施的目標(biāo)范圍,具體可從以下三個(gè)方面進(jìn)行控制。
1、控制規(guī)模。信息資源規(guī)劃的目標(biāo)和職能域應(yīng)該是有限的,界定后不要在規(guī)劃過程中不適當(dāng)?shù)嘏蛎洝F髽I(yè)在做信息資源規(guī)劃時(shí)首先要明確企業(yè)的發(fā)展目標(biāo),發(fā)展戰(zhàn)略和發(fā)展需求,研究整個(gè)行業(yè)的發(fā)展趨勢和信息技術(shù)產(chǎn)品的發(fā)展趨勢,分析行業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀,發(fā)展特點(diǎn),發(fā)展動(dòng)力,發(fā)展方向,以及信息技術(shù)在行業(yè)發(fā)展中起的作用,掌握信息技術(shù)本身的發(fā)展現(xiàn)狀,發(fā)展特點(diǎn)和發(fā)展方向。了解競爭對手對信息技術(shù)的應(yīng)用情況,最后還要認(rèn)識企業(yè)目前的信息化程度和信息資源。只有這樣,才能在信息資源規(guī)劃中分清主次,把握重點(diǎn),不照搬其它企業(yè)的成功經(jīng)驗(yàn)及數(shù)據(jù),使信息資源規(guī)劃真正做到個(gè)性化、專業(yè)化、實(shí)用化。另外,信息資源規(guī)劃是一個(gè)循序漸進(jìn)的過程,如果一味的追求做大做全,既分不清重點(diǎn),又浪費(fèi)了時(shí)間,是得不償失的。
2、控制細(xì)化程度。不論業(yè)務(wù)模型、功能模型還是數(shù)據(jù)模型要做到概念層和部分邏輯層,分解與細(xì)化要適當(dāng),不能與系統(tǒng)的邏輯設(shè)計(jì)相混淆,處理好分解與集結(jié)、粗與細(xì)的關(guān)系。所有企業(yè)最基本的職能域大體相同,但不同的行業(yè)、不同的企業(yè)由于所處的生存環(huán)境、市場環(huán)境及客戶關(guān)系環(huán)境不同,在規(guī)劃重點(diǎn)上也有所側(cè)重。對于本企業(yè)重點(diǎn)的部分應(yīng)重點(diǎn)規(guī)劃分析,但有的企業(yè)在某一環(huán)節(jié)上劃分的過細(xì),將一些需要在應(yīng)用系統(tǒng)中處理的問題也在信息系統(tǒng)規(guī)劃中體現(xiàn)。例如,在做功能模型時(shí),將一些通常在應(yīng)用程序界面中出現(xiàn)的打印,復(fù)制等功能按鈕也作為一程序模塊列出來。另外,還有的將計(jì)算機(jī)不能處理的活動(dòng)也做為程序模塊提出來。
3、控制一致性。認(rèn)真執(zhí)行統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn),凡不符合規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的要及時(shí)糾正;規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)有問題要認(rèn)真研究、統(tǒng)一解決。規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)是對信息化架構(gòu)的技術(shù)支持,通過選擇具有應(yīng)用最為廣泛,發(fā)展最有前景的信息技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范,可以使企業(yè)信息化具有良好的可靠性,兼容性,擴(kuò)展性,靈活性,協(xié)調(diào)性和一致性。從而提供安全,先進(jìn),有競爭力的服務(wù),并且降低開發(fā)成本和時(shí)間。信息資源規(guī)劃的基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)包括數(shù)據(jù)元素標(biāo)準(zhǔn)、信息分類標(biāo)準(zhǔn)編碼標(biāo)準(zhǔn)、用戶視圖標(biāo)準(zhǔn)、概念數(shù)據(jù)庫標(biāo)準(zhǔn)和邏輯數(shù)據(jù)庫標(biāo)準(zhǔn)等。目前,國內(nèi)許多企業(yè)在管理信息系統(tǒng)的開發(fā)建設(shè)過程中,對信息資源的標(biāo)準(zhǔn)化認(rèn)識不足,往往是重視系統(tǒng)硬件的配置和軟件的開發(fā),而對信息表示方法沒有重視。造成信息分類編碼混亂,互不兼容,很難滿足現(xiàn)代信息管理的要求。而國外發(fā)達(dá)國家,在信息系統(tǒng)建立時(shí),非常重視信息資源標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)分析和整體規(guī)劃。我們應(yīng)吸取國外發(fā)達(dá)國家先進(jìn)、成功的經(jīng)驗(yàn),在信息化建設(shè)中做到標(biāo)準(zhǔn)先行。
參考文獻(xiàn)
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2、《業(yè)務(wù)部門主導(dǎo)有誤區(qū)》北京大學(xué)光華管理學(xué)院教授李東
3、《策略制勝企業(yè)信息化的關(guān)鍵》中企信通公司總裁李克明
4、《企業(yè)信息化是一把手工程》清華大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院教授陳國青
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本文標(biāo)題:淺析企業(yè)如何實(shí)施信息資源規(guī)劃
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